هناك أنواع عديدة من الرسائل في العالم قد نرسلها بالطريقة القديمة أو التقليدية أو عبر الإنترنت. جميع أنواع الرسائل لها تنسيقها الخاص وسبب إرسالها إلى الطرف الثاني. يمكن الاهتمام بالرسائل غير الرسمية تمامًا ولكن عندما يتعلق الأمر بكتابة الرسائل رسميًا ، نحتاج جميعًا إلى اتباع بعض التنسيق أو القواعد لتوضيح ذلك حتى لا يواجه الشخص الثاني أو الشخص الثالث مشكلة في قراءة ما نحاول شرحه .
يُطلق على خطاب الغلاف أيضًا خطاب تحفيزي ، وهو خطاب تقديم مرفق أو يتم إرساله مع مستندات أخرى أو سيرتك الذاتية قبل التقدم للحصول على وظيفة. إنهم يقدمون فقط نبذة مختصرة عن أعمالك ، وكل ما قمت بإنجازه ، وما أنجزته وغير ذلك الكثير. ولكن ، لديها بعض التنسيق الذي يجب اتباعه ولتوضيح أنك بحاجة إلى اتباع بعض النصائح والحيل حتى ينجذب القارئ إلى خطاب الغلاف الخاص بك.
فيما يلي بعض الطرق لمعالجة رسالة الغلاف التي ستثير اهتمام القارئ
من المؤكد أن كتابة خطابات الغلاف لن تكون سهلة إذا لم يكن لديك شيء مثير للاهتمام في سيرتك الذاتية لتظهره. أول الأشياء أولاً ، عليك أن تثبت لنفسك أنك قادر على الوظيفة أو المنصب الذي تبحث عنه في المنظمة. أنت بحاجة إلى بناء حياتك المهنية واكتساب الخبرة التي تحتاجها لجعل القارئ أو المحاور الخاص بك سعيدًا ومُعجبًا. أيضًا ، لا تريد أن تجعل انطباعك الأول سيئًا وانطباعًا أخيرًا لمحاورك أو للقارئ. لذلك لتجنب ذلك ، هناك نصائح وحيل يجب أن تضعها في اعتبارك قبل كتابة خطاب تغطية. فيما يلي بعض النصائح لكتابة خطاب تغطية جيد:
- اختر النوع الصحيح من خطاب الغلاف - قد لا يعرف الكثير منا ، ولكن هناك عدة أنواع من خطابات الغلاف للوظيفة أو المنصب الذي تختاره أو ترغب في القيام به. تُعرف خطابات الغلاف التقليدية أيضًا باسم خطابات التطبيق التي تتم كتابتها عندما يكون هناك فرص عمل محددة فقط. لن يؤدي اختيار النوع الصحيح من خطابات الغلاف إلى إثارة إعجاب القائم بإجراء المقابلة أو القارئ فحسب ، بل ستحصل أيضًا على فائدة ما وكيف يجب إضافة تجاربك. باختصار ، يجب أن يعكس النوع الذي تختاره الوظيفة التي تتقدم لها ، وسبب الكتابة وما الذي تطلبه بالضبط.
- اكتب موجزًا وسهلاً - اجعل خطاب الغلاف صعبًا للقراءة للمحاور. يجب أن يكونوا قادرين على فهم ومعرفة نوع الشخص الذي أنت عليه ، لذا اجعل الأمر سهلاً عليهم. أيضًا ، يجب أن يكون خطاب الغلاف مرتبطًا بسيرتك الذاتية التي ترفقها بها ولا تخرج عن الموضوع ، بل يجب أن تتحدث عما حققته أو عن إرادتك في المستقبل لا شيء غير ذلك. بالطبع ، تأكد من اختيار حجم خط جيد وخطوط الهامش لجعل الحرف أنيقًا ونظيفًا.
- لا تجعلها طويلة جدًا - لا أحد يحب قراءة الأحرف الطويلة وغالبًا عندما تكون أحرفًا رسمية. يحب القراء قراءة الرسائل القصيرة والبسيطة التي تتحدث نيابة عنك إلى حد ما تريده منهم بالضبط. حاول كتابة أو إكمال خطاب الغلاف على صفحة واحدة فقط ولا تجعله ينتقل إلى صفحتين أو ثلاث صفحات ستكون غير مناسبة لك وللقارئ أيضًا. قد يتخطى القارئ أجزاء أثناء القراءة ونعتقد أنك لا تريد أن يحدث ذلك.
- استخدم تنسيقًا جيدًا - في معظم الأحيان أثناء كتابة خطاب تقديمي أو أي خطاب رسمي آخر ننسى أو لا نستخدم تنسيقًا جيدًا. التنسيق المناسب مع جميع التعليمات والمعلومات هو ما لا يحتاجه عالم الشركة أكثر أو أقل. حاول أن تتدفق ولا تتحدث عن أشياء أخرى لا تتعلق بحياتك المهنية أو بما تتحدث عنه.
- فقط كن على طبيعتك وكيف تكون شخصيتك - تتحدث الكلمات كثيرًا عنك وبنفس الطريقة تتحدث كتاباتك كثيرًا عن كيف وما يمكن أن يكون عليه الشخص. تجنب استخدام عبارات مثل "سيدتي / سيدي / سيدة" فهذه لا تجعلها تبدو احترافية وتعكس شخصية لست في العالم الحقيقي. لتكوين خطاب تغطية إلى حد ما والاستخدام المهني المباشر للغة أو مهارات الكتابة إذا لم تكن لديك هذه العادة ، تعلم كيفية كتابة مقاطع الفيديو عبر الإنترنت وتعليم نفسك كيفية القيام بذلك. إن الكتابة بلغة مباشرة ستجذب بالتأكيد القارئ أو القائم بإجراء المقابلة.
كيف يجب أن تكون المقدمة
مقدمة إلى أي حرف هو ما يجب أن يكون جذابًا وجذابًا للغاية حتى يطور القارئ اهتمامًا بقراءة ما كتبته. في كثير من الأحيان نذهب جميعًا أو نتبع الإجراء الخاطئ بدءًا من أي خطاب رسمي ، فهناك بعض التنسيقات التي يجب عليك اتباعها أو الكلمات التي يجب أن تتعلمها من أجل الحصول على مقدمة جيدة. فيما يلي بعض النصائح للحصول على مقدمة جيدة لرسالة الغلاف الخاصة بك:
- استخدم كلمات جذابة وتجنب استخدام "لمن يهمه الأمر" والسيد العزيز / السيدة / سيدتي - استخدام مثل هذه الجمل أو العبارات في المقدمة يجعل خطاب الغلاف غير جذاب. نعم ، بمجرد استخدامها ولكن اعتبارًا من عالم اليوم ، فقد عفا عليها الزمن. بدلاً من ذلك ، يجب عليك معرفة اسم من يقوم بتعيينك ، أو اسم القائم بإجراء المقابلة وإرسال رسالتك إليهم. الآن ، للحصول على الأسماء ، يجب أن تأخذ زمام المبادرة للاتصال بالشركة وطلب الاسم الصحيح.
- لا تذكر وظيفتك مطلقًا - من فضلك لا تبدأ رسالتك بالقول "أنا على استعداد للتقدم بطلب" في السطور الأولى من خطاب التغطية الخاص بك. نعم ، يبدو الأمر مباشرًا ولكنه في نفس الوقت يجعل المقدمة مملة وغير جذابة للغاية. هناك عدة طرق أخرى للكتابة في جزء المقدمة من خطاب الغلاف. أثناء كتابة جزء المقدمة من خطاب الغلاف فقط لا تنس أنه يجب أن تكون مبدعًا.
- اذكر معرفتك أو اتصالك بالشركة - هذا شيء جيد لشخص سيقرأ خطاب الغلاف الخاص بك. إن ذكر الأشياء الإيجابية عن شركتهم من شأنه أن يجذب المحاور أو القارئ. يجب أن تعرف مهمة ورؤية شركتك التي ترغب في التقدم لها أيضًا إذا ذكرت ما تشعر به حيال ذلك ، فنحن على يقين من عدم وجود أي شخص يمنعك من منصبك في الشركة.
كيف يجب أن يكون الجسد في رسالة الغلاف؟
فيما يلي بعض الحيل والنصائح التي يجب اتباعها للحصول على بنية جسم أفضل لرسالة الغلاف الخاصة بك:
- لا تطيلها- اكتب كل شيء ، باختصار ، لا تجعل من الصعب على القارئ استعراض قائمة طويلة من العناصر أو الصفحات لقلبها.
- تحقق من جودة عملك - لا يعني جعله قصيرًا وفي صلب الموضوع أنه لن يكون هناك فحص للجودة. في الوقت نفسه ، تحتاج إلى معرفة مدى جودة كتابتك للرسالة التي يجب أن يتأثر بها من خلال كلماتك ، لذا اجعلها عملاً ذا نوعية جيدة.
- صِف خبرتك في العمل - لا تنس أن تذكر خبرتك في العمل لأنها ما تقدمه للوظيفة وهذا ما سيأخذه القارئ كأولوية.
- لا تنسَ إظهار القليل من شخصيتك - هناك العديد من الأشخاص الآخرين الذين تتولى الشركة العمل بالنظر إلى مؤهلاتهم ، لكن إظهار القليل من شخصيتك سيعكسك بشكل مختلف تجاه الشركة. يجب أن تشرح ما الذي يجعلك مهتمًا جدًا بالمنصب الذي ترغب في العمل فيه. من فضلك لا تستخدم اللغة الطبيعية التي تؤثر على شخصيتك ، فكر في الأمر واكتب ببطء لا تجعل ذلك على عجل.
- يمكنك إثبات تجربتك - إن إظهار تجربتك عندما واجهت صعوبة بالغة في القيام بشيء ما من شأنه أن يجعل القارئ يعرفك جيدًا. من المهم أن يعرف القارئ أو القائم بإجراء المقابلة ما تعرفه وماذا فعلت حتى يصبح الأمر أسهل عندما يجري مقابلة معك بالفعل. لقد قمت بدورك من خلال التعرف عليهم ولكن أعطِ لمحة عن نفسك عما حققته حتى الآن والذي يمكن أن يفيد المنظمة بأي شكل من الأشكال.
عينة من خطاب تقديمي
إلى مدير التوظيف ،
XYZ Ltd. ، شارع بيكر ، الولايات المتحدة الأمريكية
رقم الهاتف XXXXXXXXXX
معرف البريد الإلكتروني- XXXXXXXXXXX
25/06/2021
تطبيق لمدير الموارد البشرية
إلى صموئيل ،
من خلال قراءة بيانك في شركة XYZ المحدودة ، أدركت أنه من المهم جدًا بالنسبة للشركة توفير بيئة عمل جيدة. تعتبر القيمة الأساسية لشركتك ذات أهمية كبيرة بالنسبة لي ، لذلك أتقدم بطلب للحصول على منصب مدير الموارد البشرية كما تم الإعلان عنه في الكتيب الخاص بك وموقع الويب الخاص بك.
لقد عملت كمدير للموارد البشرية في Himali Limited على مدى السنوات الثلاث الماضية واكتسبت المهارات المطلوبة بالضبط لهذا المنصب. لقد لاحظت أيضًا أن نوعًا مشابهًا من العمل يتم هنا ولكن بمسؤولية كبيرة. لقد كان من حق خبرتي في إدارة العمل التعامل مع أشخاص مختلفين ومعالجة المواقف الصعبة.
من خلال خبرتي التي امتدت لثلاث سنوات كمدير في قسم الموارد البشرية ، أظهرت قدرة على التأثير على الآخرين ، ومواجهة المواقف الصعبة والتعامل معها ، والحفاظ على فريق جيد ، وإرضاء الجميع. من خلال عملي الجاد ، تمكنت من تحقيق نتائج مذهلة في مثل هذه الأماكن وكنت قادرًا على فعل أي شيء طلب مني.
أنا متأكد من أنه إذا أتيحت لي الفرصة من نهايتك ، فسوف أكون رصيدًا كبيرًا لشركتك.
شكرًا لك
التحيات،
جيمي كيميل
وفي الختام
من الصعب كتابة الرسائل ، يجب أن نعرف كيفية التعامل معها عندما يتعين عليك الكتابة إلى أي شخص رسميًا. آمل أن تساعد المقالة أعلاه المحتاجين بطريقة أو بأخرى من فضلك لا تنسى المشاركة والتعليق أدناه وترك تعليقاتك الثمينة.
مراجع حسابات
لقد بذلت الكثير من الجهد في كتابة منشور المدونة هذا لتقديم قيمة لك. سيكون مفيدًا جدًا بالنسبة لي ، إذا كنت تفكر في مشاركته على وسائل التواصل الاجتماعي أو مع أصدقائك / عائلتك. المشاركة هي ♥ ️
سانديب بهانداري هو مؤسس موقع PrepMyCareer.com.
أنا مدون محترف بدوام كامل ومسوق رقمي ومدرب. أحب أي شيء متعلق بالويب ، وأحاول تعلم تقنيات جديدة كل يوم.
يتم التعامل مع جميع مهام إدارة الفريق وإنشاء المحتوى وتحقيق الدخل من قبلي. بالتعاون مع الفريق في PrepMyCareer ، الهدف هو توفير محتوى مفيد وجذاب لقرائنا.