اسأل أصحاب الأعمال ، فإن الأمر يتطلب الكثير من الجهد والطاقة للإشراف على العمليات المكتبية اليومية وإدارتها والإشراف عليها. يتم تنفيذ هذه المهمة الصعبة من قبل مديري المكاتب ، وهم مسؤولون عن:
- أداء الوظائف الإدارية
- إدارة اللوازم المكتبية والقرطاسية
- فرز وترتيب وطلب ملفات الأعمال
- يدعم موظفي المكتب حتى يتمكنوا من أداء وظائفهم بسلاسة و
- إعداد ميزانيات المكتب
كونه في منصب إشرافي، يحصل مدير المكتب على راتب وحوافز مربحة. ومع ذلك، من الضروري الاستعداد بصدق لجلسة المقابلة من خلال قراءة الكثير من أسئلة المقابلة المتداولة.
21 أفضل أسئلة مقابلة للدراسة
1. ماذا تقصد بمفهوم الحصافة؟ اشرح المفهوم بتطبيق عملي.
كونك مدير مكتب ، فمن المؤكد أنك ستشارك في الأنشطة الأساسية المتعلقة بالتجارة ، مثل المحاسبة أو الميزانية أو ربما التدقيق. وبالتالي ، ستكون هناك دائمًا أسئلة ستتحقق من معرفتك فيما يتعلق بمفاهيم ومبادئ المحاسبة الأساسية.
عينة إجابة
سيدي ، وفقًا للمفهوم المحاسبي لشركة Prudence ، من الضروري أن تدرك مؤسسات الأعمال الخسائر المتوقعة ، التي تتوقع تكبدها في المستقبل القريب. يتم الاعتراف بتخصيص جزء من الأرباح وإنشاء مخصص لها. تطبيقه العملي هو مخصص الديون المعدومة والمشكوك في تحصيلها ، حيث تقوم الشركة بتخفيض أرباحها بالمبلغ ، وتتوقع ألا يتم استردادها من قبل المدينين.
2. ما هو فهمك لمصطلح "البيانات المالية"؟
يختبر هذا السؤال معرفتك وفهمك للمفاهيم والبيانات المحاسبية الأساسية.
عينة إجابة
سيدي، تشير البيانات المالية إلى ثلاثة أنواع من البيانات، وهي:
- ورقة التوازن: يمثل هذا البيان ملخصًا لأصول وخصوم الشركة في تاريخ معين.
- حساب الربح والخسارة: يمثل هذا البيان جميع دخول ومصروفات الشركة على جانبي الائتمان والخصم على التوالي.
- بيان التدفقات النقدية: يمثل هذا البيان جميع التدفقات النقدية الداخلة والخارجة التي تحدث في سياق العمل العادي. يفصل ويقسم التدفقات النقدية إلى ثلاث فئات مختلفة ، وهي:
- التدفق النقدي من أنشطة الاستثمار
- التدفقات النقدية من الأنشطة التشغيلية
- التدفق النقدي من أنشطة التمويل
3. نعتقد أنه يجب على المديرين إظهار "الجودة" في عملياتهم التجارية. كيف تفسر مصطلح "الجودة"؟
هذا سؤال مقابلة يعتمد على الكلمات ، حيث يُطلب منك تفسير مصطلح "الجودة". يمكن أن يكون هناك العديد من التفسيرات لهذا المصطلح ، ومع ذلك ، يريد القائم بإجراء المقابلة معرفة نسختك.
عينة إجابة
سيدي ، "الجودة" مصطلح غامض ويمكن أن ترتبط به معاني مختلفة. ومع ذلك ، من وجهة نظري ، سيطلق على العمليات التجارية مهام "جودة" عندما تلبي المعايير والمعايير المحددة من قبل الشركة. علاوة على ذلك ، يجب أن تكون هذه المهام قادرة على إرضاء عملاء الشركة وتزويدهم بالمرافق اللازمة.
4. وصف موقفًا عندما أظهرت الالتزام في مكان عملك.
هذا سؤال مقابلة يعتمد على الموقف حيث يُطلب منك مشاركة موقف حقيقي واجهته أثناء العمل سابقًا في مؤسسات أخرى.
عينة إجابة
سيدي ، الالتزام والتفاني سمة ضرورية من سمات الموظف. أنا محظوظ لوجودهم في داخلي. أود أن أؤكد ذلك من خلال سرد حادثة وقعت لي أثناء عملي السابق. حان وقت الكريسماس ، وفجأة حصلنا على مشروع جديد كان من المفترض أن يكتمل قبل حلول العام الجديد. تطلب هذا منا جميعًا البقاء في المكتب والعمل لحوالي أربع ساعات إضافية كل يوم. لم أتراجع أبدًا عن التزامي وأنجزت ما كان متوقعًا مني.
5. بصفتك مدير مكتب ، سيُطلب منك أداء مهام متكررة قد تكون مملة بالنسبة لك لأدائها على أساس يومي. كيف تتعامل مع هذا الرتابة؟
هذا سؤال شائع للمقابلة يتطلب منك ذكر الاستراتيجيات التي تكيفها للتغلب على رتابة الانضباط.
عينة إجابة
سيدي، يمكن للروتين اليومي أن يكون مرهقًا ويمكن أن يسحقه في بلادته وملله. ويحدث هذا في نهاية الأسبوع، عندما لا يكون الموظف قادرًا على التركيز بشكل فعال والامتناع عن أداء حتى مهام العمل العادية. هذا ما يحدث معي، ولكي أتغلب عليه أفضل أن:
- خذ فترات راحة قصيرة واستمع إلى الموسيقى
- العب بعض الألعاب الممتعة مع زملائي خلال استراحة الغداء
- حفز نفسي من خلال الانخراط في تشجيع الحوارات
6. لا يتعامل مديرو المكاتب مع عملاء الشركة. التعليق على هذا البيان.
هذا بيان سلبي ، وهو خطأ. بصفتك مدير مكتب ، سيُطلب منك الترحيب بالزبائن الزائرين والترحيب بهم وجعلهم يشعرون بالراحة. أجب على هذا السؤال بشكل إيجابي.
عينة إجابة
سيدي ، أنا أختلف تمامًا مع هذا البيان. وفقًا لخبرتي العملية لمدة 3 سنوات ، يُطلب من مديري المكاتب الترحيب بعملاء الشركة وحتى إظهار مستوى عالٍ من الضيافة حتى يشعروا بالراحة والاستمتاع بزيارتهم.
7. ما هي ثقافة فريقك الأخلاقي؟
تفضل منظمات الأعمال في الوقت الحاضر العمل في ثقافة الفريق ، حيث يتم تقسيم الموظفين وعزلهم على أساس مجموعة مهاراتهم ومستويات تعليمهم وطبيعة المهام. من خلال هذا السؤال ، يريد القائم بإجراء المقابلة معرفة الصفات أو السمات المختلفة التي تتوقع أن يمتلكها أعضاء فريقك.
عينة إجابة
سيدي ، في رأيي ، يجب على أعضاء الفريق أن يكرسوا جهودهم لتحقيق أهدافهم وغاياتهم. علاوة على ذلك ، يجب على الموظفين عدم الانخراط في أي نوع من سياسات المضايقة أو المضايقة ، إلى جانب الحفاظ على مستوى عالٍ من الإنتاجية. يجب أن يكون أعضاء الفريق داعمين ومشجعين في نفس الوقت.
8. صف حول الوقت الذي لم تحصل فيه ميزانية مكتبك على الموافقات اللازمة.
هذا سؤال مقابلة معقد يتطلب منك تقديم تفاصيل حول مهمة عمل بها عيوب وأخطاء.
عينة إجابة
سيدي ، ليس من الممكن في كل مرة تقديم نتيجة مثالية ، بغض النظر عن مدى صعوبة المحاولة. حدث هذا معي خلال فترة ولايتي السابقة عندما أعددت ميزانية المكتب ولكني فشلت في مراعاة البيانات التاريخية الكافية. لقد طُلب مني تحديدًا أن آخذ في الاعتبار البيانات التاريخية للسنوات الخمس الماضية ، لكنني ذهبت لمدة عامين فقط. وهكذا تم رفض عملي بسبب عدم الدقة والمنطق.
9. اذكر ثلاثة من أفضل البرامج المستخدمة على نطاق واسع في الصناعة من أجل إدارة مكتبية فعالة.
يتحقق هذا السؤال من مدى معرفتك بالتكنولوجيا ومقدار ما تعرفه عن البرامج الشائعة المستخدمة في مجال عملك.
عينة إجابة
بالتأكيد سيدي ، هذه هي:
- Trello
- LibreOffice
- عالم المهام
10. يعمل مديرو المكاتب في بيئة عمل مليئة بالتحديات. كيف تدير إخفاقاتك؟
من الشائع أن يستفسر القائمون على المقابلات عن تقنياتك واستراتيجياتك التي يمكنك من خلالها إدارة إخفاقاتك المتعلقة بعملك. هذا سؤال مقابلة مهم ، بسبب الفكرة الشائعة القائلة بأنه بعد استمرار الفشل ، يميل الموظفون إلى فقدان الثقة وتقديم أداء دون المستوى في مكان عملهم.
11. صِف أفضل رئيس لديك وأسوأ رئيس.
يهاجر الموظفون من مؤسسة أعمال إلى أخرى ، بحثًا عن فرص عمل أفضل ، ورواتب ، ومزايا ، وتوازن بين العمل والحياة ، وما إلى ذلك. وهذا يجعلنا نواجه مجموعة متنوعة من الرؤساء والمديرين. صحيح أنه ليس كل منهم قادر على الدخول في كتبنا الجيدة ، وبعضهم يوضع فقط في فئة الرؤساء السيئين. يريد القائم بإجراء المقابلة من خلال هذا السؤال معرفة السبب الرئيسي أو الأساس الذي تستخدمه لتصنيف مديرك الجيدين والسيئين.
12. ما هي وظيفة أحلامك؟
كلنا نحلم ، والبعض يريد العمل جنبًا إلى جنب مع السيد إيلون ماسك أو ربما كمدير مساعد لفريق كرة القدم المفضل لديهم. هذه أحلام ، نحن متفقون ، لكنها غير صالحة للمشاركة في الرد على هذا السؤال. ستكون الإجابة المثالية على هذا السؤال مرتبطة دائمًا بالشركة المعنية وستدرج جميع التحسينات العملية والتوقعات المحتملة.
13. مدير المكتب هو منصب عام وسيُطلب منك العمل في مختلف المجالات. كيف تدير الضغوط المرتبطة بعملك؟
إدارة الإجهاد هو توقع شائع لمنظمات الأعمال. بصفتك مدير مكتب ، ستتعامل بالتأكيد وتدير العديد من المهام التي تتراوح من المحاسبة الأساسية إلى فرز الملفات إلى التعامل مع العملاء. عندما يتم إجراؤه على أساس يومي ، يمكن أن يؤدي ذلك بالتأكيد إلى زيادة مستويات التوتر لديك. كإجابة مثالية على هذا السؤال ، شارك الاستراتيجيات والتقنيات التي يمكنك من خلالها تخفيف الضغط المرتبط بعملك.
14. ما هي توقعات راتبك؟
هذا سؤال غير تقني للمقابلة ، لكن لديه القدرة على تدمير فرصك في الاختيار. يُنصح دائمًا بمشاركة رقم راتب يعتمد على بعض أبحاث السوق الشاملة. يوصى بالتحقق من متوسط الراتب الذي يتم تقديمه في مجال عملك للمهنيين الذين يؤدون مهام مماثلة لك. يجب أن يكون عرض الراتب الخاص بك مماثلاً لمتوسط الراتب المحدد.
15. كيف تفضل العمل - كفريق أم بمفردك؟
هذا سؤال مقابلة صعب ، يتطلب منك الاختيار بين الخيارين. تأكد من أنك قادر على تبرير اختيارك باستخدام منطق وافر ومبررات. على نحو مفضل ، مع الأخذ في الاعتبار سيناريو السوق الحالي ، يجب عليك دائمًا اختيار العمل الجماعي باعتباره خيارك الأول للعمل.
16. بصفتك مدير مكتب ، ستقوم بأداء عدة مهام في يوم واحد. كيف تعطي الأولوية؟
يُنظر إلى مدير المكتب على أنه شخص شامل، ومن المؤكد أنك ستظل مشغولاً طوال يوم العمل، محملاً بمهام مختلفة. من أجل إكمال هذه المهام بطريقة محددة زمنيًا، من الضروري أن تقوم بترتيبها على أساس استراتيجي، مثل مستوى الصعوبة، واستهلاك الوقت، والعائد، وما إلى ذلك. شارك إستراتيجيتك المناسبة وقم بتبرير اختيارك بالمنطق.
17. ما هي قدراتك كمدير مكتب؟
هذا سؤال مقابلة شائع يشير إلى ظهوره في جميع جلسات المقابلات تقريبًا التي تُعقد في جميع أنحاء العالم. أفضل طريقة لإعداد إجابة عن هذا السؤال هي إجراء فحص عميق لشخصيتك وتسجيل ثلاثة على الأقل من أقرب نقاط قوتك. أثناء القيام بذلك ، تأكد من قراءة وفهم الوصف الوظيفي الصادر عن صاحب العمل.
18. الدافع هو عنصر ضروري لتقديم أفضل ما لدينا. ما الذي يحفزك على العمل؟
تحفزنا جميعًا بعض العناصر التي تحفزنا وتدفعنا إلى العمل الجاد في مكان عملنا. هذه العوامل شخصية بطبيعتها وتتأثر إلى حد كبير بمواقفنا وظروفنا الشخصية. بالنسبة للبعض هو المال، وبالنسبة للآخرين هو الرغبة في الاعتراف. لا توجد إجابة مثالية على هذا السؤال، لأنه يتأثر إلى حد كبير بتفضيلات الإنسان وسلوكه ونهجه. وبالتالي، تأكد من أنك تعطي الرد الأصلي.
19. متى يمكنك بدء العمل في مكتبنا؟
هذا سؤال بسيط يتطلب منك مشاركة التاريخ في أو بعد ذلك يمكنك بدء العمل في الشركة. هذا السؤال لا يضمن اختيارك ، وبالتالي يجب على المرء الامتناع عن تفسيره بهذه الطريقة.
20. لماذا اخترت لنا؟
هذا السؤال يتحقق من مستوى جديتك والتزامك تجاه الشركة. تحضير هذا السؤال من خلال تصفح الموقع الرسمي للشركة. قم بتدوين جميع الحقائق والإنجازات والإنجازات الرئيسية للشركة من الموقع الإلكتروني وإضافة اهتماماتك الشخصية إليه. سيعطيك هذا إجابة مثالية على هذا السؤال.
21. هل لديك أي أسئلة لنا؟
سواء كان الملف الوظيفي لمدير مكتب، أو مهندسًا أو ربما مسوقًا رقميًا، فإن كل جلسة مقابلة تنتهي بسؤال المقابلة هذا. هذا هو السؤال الأخير في كل مقابلة، والذي من خلاله يريد القائم بإجراء المقابلة التعرف على شكوكك ومخاوفك. من الضروري دائمًا تجربة هذا السؤال وطرح بعض الأسئلة المضادة ذات الصلة من الشخص الذي يجري معك المقابلة. لفهم أفضل، يرجى الرجوع إلى الأسئلة النموذجية المذكورة أدناه:
أسئلة النموذج
- ما هي الحوافز والبدلات المختلفة التي يتم تقديمها لمديري المكاتب مقابل العمل الإضافي؟
- ما هي السياسة الترويجية للشركة؟
- هل من سياسة الشركة منح إجازات مدفوعة لموظفيها خاصة في حالات الطوارئ الطبية؟
قم بتنزيل قائمة الأسئلة بتنسيق PDF، للتدرب معهم لاحقًا ، أو لاستخدامهم في قالب المقابلة (لمقابلات مدير المكتب):
مراجع حسابات
- https://link.springer.com/article/10.1007/s42001-021-00138-4
- http://sk.sagepub.com/cases/emotional-intelligence-job-candidates-inventory-interview-questions
لقد بذلت الكثير من الجهد في كتابة منشور المدونة هذا لتقديم قيمة لك. سيكون مفيدًا جدًا بالنسبة لي ، إذا كنت تفكر في مشاركته على وسائل التواصل الاجتماعي أو مع أصدقائك / عائلتك. المشاركة هي ♥ ️
سانديب بهانداري هو مؤسس موقع PrepMyCareer.com.
أنا مدون محترف بدوام كامل ومسوق رقمي ومدرب. أحب أي شيء متعلق بالويب ، وأحاول تعلم تقنيات جديدة كل يوم.
يتم التعامل مع جميع مهام إدارة الفريق وإنشاء المحتوى وتحقيق الدخل من قبلي. بالتعاون مع الفريق في PrepMyCareer ، الهدف هو توفير محتوى مفيد وجذاب لقرائنا.