O especialista em documentação é responsável e responsável por cuidar de todos os documentos da organização ou empresa. Uma oportunidade profissional para um profissional de documentação é muito vasta, pois para cada organização ou empresa, é necessário um executor consistente neste campo.
Um especialista em documentação também manteria os arquivos digitais da organização. Portanto, ele ou ela deve ser uma pessoa qualificada e experiente. Na entrevista, o entrevistador procuraria principalmente conhecer seus planos e estratégias de como você manteria os documentos seguros.
O entrevistador faria algumas perguntas relacionadas às suas experiências anteriores. Na entrevista, o entrevistador abordaria tópicos como sua educação, talento, habilidades e personalidade para fazer perguntas.
As 21 principais perguntas da entrevista para se preparar para a entrevista do especialista em documentação
1. Que habilidades você possui que o ajudariam a se qualificar como especialista em documentação?
Resposta de amostra
Sou bom na organização de coisas ou dados. Sempre trabalhei de forma a aprimorar minhas habilidades de organização e gestão. Essas habilidades ajudariam a manter todos os dados das organizações seguros. Eu seria capaz de armazenar e proteger sistematicamente os dados para que os outros membros da equipe pudessem acessar os dados digitais sem problemas.
2. Como você administraria sua vida profissional para evitar atrasos no trabalho?
Resposta de amostra
O gerenciamento é a chave para obter um trabalho ou uma vida profissional sem complicações. Eu gostaria de terminar meu trabalho no mesmo dia em que foi dado. Atrasar o trabalho criaria uma carga extra para o dia seguinte e isso pode afetar a vida profissional. Por isso, procuro sempre acompanhar todos os trabalhos que me são prestados, para evitar o caos profissional.
3. Você conseguiria entregar o trabalho dentro do prazo, caso recebesse várias atribuições?
Resposta de amostra
Sim, eu seria capaz de fornecer um trabalho de qualidade no prazo, mesmo se fosse designado vários projetos ou atribuições. Para concluir várias tarefas ou projetos, gostaria de dividi-los com base em seus prazos. Eu gostaria de manter os projetos importantes no topo da minha lista. Eu aprenderia a técnica necessária para fazer o trabalho para que não houvesse atrasos.
4. Descreva-se como um ser humano que pode ter sucesso como especialista em documentação.
Resposta de amostra
Como pessoa, gosto que minha vida seja organizada e livre de confusões. Essa minha natureza me ajudaria a me tornar um bom especialista em documentação.
5. Como você vê os ataques cibernéticos que afetam os arquivos digitais de organizações ou empresas?
Resposta de amostra
Os ataques cibernéticos estão degradando a ética de trabalho de uma pessoa e das organizações. O trabalho árduo e a privacidade da empresa e dos funcionários estão sendo fortemente afetados devido a ataques cibernéticos.
6. Se você enfrentar uma situação de ataque cibernético em sua vida profissional, como gostaria de lidar com isso?
Resposta de amostra
Em primeiro lugar, jamais enfrentaria com segurança a situação de ataques cibernéticos afetando os arquivos digitais da empresa onde trabalho. Sempre prefiro tomar precauções a perder tempo gerenciando as consequências. Eu já teria usado várias técnicas para proteger os arquivos digitais.
7. Quais técnicas ou ideias você usaria para evitar ataques cibernéticos?
Resposta de amostra
O passo mais importante a ser dado é proteger os dados. Eu usaria muitos softwares de proteção ou vírus para manter meus dados protegidos contra ataques cibernéticos. Eu instalaria vários aplicativos (ou software) para manter meus dados protegidos contra ataques cibernéticos.
8. O que faz de você um especialista em documentação melhor do que os outros?
Resposta de amostra
A única coisa que posso dizer é que sou perfeito para fazer o trabalho de especialista em documentação. Como especialista em documentação, conseguiria manter a organização do documento, segura e correta para facilitar o acesso dos funcionários. Eu não trabalharia apenas para mim, mas para a reputação da empresa.
9. Habilidades de liderança são importantes para um especialista em documentação. Na sua opinião, quem é um bom líder?
Resposta de amostra
Um bom líder é uma pessoa que pode orientar outras pessoas da maneira certa. O sinal de um bom líder não é ser obcecado por si mesmo, mas concluir o projeto ou liderar a equipe, sem conflitos.
10. Os especialistas em documentação devem gerenciar e lidar com documentos muito importantes da organização. Como seria lidar com alguém fazendo atividades ilegais com a ajuda dos documentos da empresa?
Resposta de amostra
Se eu vir alguém envolvido em atividades ilegais com a ajuda de arquivos digitais da empresa, gostaria de informar o CEO da empresa para tomar medidas contra o responsável.
11. O que o levou a se envolver na área de especialista em documentação?
Resposta de amostra
Um especialista em documentação é uma posição muito reputada, pois permite que uma pessoa lide com documentos importantes da organização. Eu gostaria de ingressar nesta posição como especialista em documentação para ter um desempenho melhor em meu campo e interesse.
12. Quais são os objetivos da sua vida?
Resposta de amostra
O objetivo da minha vida é ficar feliz quando estou trabalhando. Prefiro que o trabalho seja uma vida em que alguém goste de fazer seu trabalho. Portanto, gostaria de ingressar nesta posição para cumprir meus objetivos e sonhos.
13. A responsabilidade de um especialista em documentação é repleta de riscos enormes e um pequeno erro pode afetar os arquivos digitais. Você acha que seria capaz de evitar erros em sua vida profissional em todas as situações?
Resposta de amostra
Acredito que não há nenhuma desvantagem ou exceção para qualquer profissional que trabalha. Todos devem estar cientes de seus atos e das repercussões de suas ações. Eu sempre manteria minha ética de trabalho acima de minhas questões pessoais ou profissionais e isso me ajudaria a evitar qualquer erro em minha vida profissional.
14. Que medidas você tomaria para garantir que seus documentos e procedimentos de documentação satisfizessem os requisitos legais?
Resposta de amostra
Eu verificaria os termos e diretrizes legais da empresa antes de iniciar os procedimentos de documentação. Verificaria os formatos dos documentos antes de armazená-los ou autorizar seu acesso.
Se o formato dos documentos estivesse de acordo com os termos e condições legais, iniciaria o processo de documentação seguindo todas as etapas necessárias fornecidas pela empresa.
15. Como você controlaria e administraria a autorização de acesso de todos os documentos?
Resposta de amostra
Acredito que o acesso a documentos sensíveis deva ser dado a um número muito limitado de funcionários. Os documentos normais que não contêm dados confidenciais podem ser acessados pelos funcionários da empresa.
Por outro lado, o acesso a documentos confidenciais deve ser concedido apenas a algumas pessoas específicas que a empresa permitiria. Portanto, eu sempre identificaria o tipo de documento antes de dar acesso aos funcionários.
16. Que desafios você enfrentaria trabalhando como especialista em documentação?
Resposta de amostra
Não vejo nenhum desafio chegando na minha vida profissional. Prefiro dizer todos os desafios que posso enfrentar em minha vida profissional como responsabilidades a serem cumpridas por mim. Eu aceitaria todos os desafios como minhas responsabilidades que ajudariam a fazer o bem em minha vida profissional.
17. Por que você acha que nossa empresa é o melhor lugar para você?
Resposta de amostra
Já ouvi falar muito dessa empresa. A revisão básica desta empresa é sempre excepcionalmente boa. Era meu sonho entrar na sua empresa, mas preferi me preparar para conseguir esse cargo de renome. Agora acho que tenho uma boa experiência e conhecimento para obter o cargo de especialista em documentação em sua empresa.
18. Descreva-se em uma palavra como especialista em documentação.
Resposta de amostra
Se me pedissem para me descrever em uma palavra, seria “especialista dedicado”.
19. Quem é sua motivação constante na vida?
Resposta de amostra
São muitas as pessoas que me motivam diariamente. Para mim, a principal fonte de motivação vem da minha mãe, que é a melhor pessoa para aprender habilidades de organização. Obtenho motivação de homens e mulheres trabalhadores que precisam cuidar de seus filhos depois de concluir um trabalho cansativo.
Todos que lutam silenciosamente em suas batalhas, mas permanecem profissionais em sua vida profissional, me motivam a fazer melhor em minha área.
20. Como você acha que um especialista em documentos deve trabalhar para uma empresa?
Resposta de amostra
Na minha opinião, a especialização documental deve seguir três etapas para o trabalho diário. Essas três etapas são gerenciar, armazenar e atualizar os documentos da empresa.
21. Conte-nos uma razão pela qual não devemos contratá-lo para esta posição de especialista em documentos.
Resposta de amostra
Não vejo nenhuma razão para você não me contratar para este cargo. A meu ver, sou capaz o suficiente para ocupar este cargo com as intenções certas para evitar problemas relacionados a documentos para a empresa.
Baixe a lista de perguntas em formato .PDF, para praticar com eles mais tarde ou para usá-los em seu modelo de entrevista (para entrevista com especialista em documentação):
Referências
- https://dl.acm.org/doi/abs/10.1145/2038476.2038509
- https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/EUM0000000007177/full/html
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Sandeep Bhandari é o fundador do site PrepMyCareer.com.
Sou um blogueiro profissional em tempo integral, um profissional de marketing digital e um instrutor. Adoro tudo relacionado à Web e tento aprender novas tecnologias todos os dias.
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