Chuyên gia tài liệu chịu trách nhiệm và chịu trách nhiệm quản lý tất cả các tài liệu của tổ chức hoặc công ty. Cơ hội nghề nghiệp cho một chuyên gia tài liệu là rất lớn vì đối với mọi tổ chức hoặc công ty, cần có một người thực hiện nhất quán trong lĩnh vực này.
Một chuyên gia tài liệu cũng sẽ duy trì các tệp kỹ thuật số của tổ chức. Vì vậy, người đó phải là người có trình độ và hiểu biết. Trong cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn chủ yếu muốn biết các kế hoạch và chiến lược của bạn về cách bạn giữ an toàn cho các tài liệu.
Người phỏng vấn sẽ hỏi một số câu hỏi liên quan đến kinh nghiệm trong quá khứ của bạn. Trong cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn sẽ đề cập đến các chủ đề như trình độ học vấn, tài năng, kỹ năng và tính cách của bạn để đặt câu hỏi.
21 câu hỏi phỏng vấn hàng đầu để chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn chuyên gia tài liệu
1. Bạn có những kỹ năng nào giúp bạn đủ điều kiện trở thành chuyên gia tài liệu?
Câu trả lời mẫu
Tôi giỏi tổ chức mọi thứ hoặc dữ liệu. Tôi luôn làm việc theo cách để nâng cao kỹ năng tổ chức và quản lý của mình. Những kỹ năng này sẽ giúp giữ an toàn cho tất cả dữ liệu của các tổ chức. Tôi sẽ có thể lưu trữ và bảo vệ dữ liệu một cách có hệ thống để các thành viên khác trong nhóm có thể truy cập dữ liệu kỹ thuật số mà không gặp bất kỳ sự cố nào.
2. Bạn quản lý cuộc sống công việc của mình như thế nào để tránh bị chậm trễ trong công việc?
Câu trả lời mẫu
Quản lý là chìa khóa để có được một công việc hoặc cuộc sống chuyên nghiệp không hối hả. Tôi muốn hoàn thành công việc của mình vào cùng ngày nó được giao. Trì hoãn công việc sẽ tạo thêm gánh nặng cho ngày hôm sau và điều này có thể ảnh hưởng đến cuộc sống nghề nghiệp. Vì vậy, tôi sẽ luôn cố gắng theo dõi tất cả các công việc mà tôi được giao, để tránh sự hỗn loạn về chuyên môn.
3. Bạn có thể nộp bài trước hạn chót không, nếu bạn được giao nhiều bài tập?
Câu trả lời mẫu
Có, tôi sẽ có thể cung cấp công việc chất lượng kịp thời, ngay cả khi tôi được giao nhiều dự án hoặc bài tập. Để hoàn thành nhiều bài tập hoặc dự án, tôi muốn chia chúng dựa trên thời hạn của chúng. Tôi muốn giữ các dự án quan trọng ở đầu danh sách của mình. Tôi sẽ học kỹ thuật cần thiết để thực hiện công việc để không bị chậm trễ.
4. Mô tả bản thân bạn là một người có thể thành công với tư cách là một chuyên gia tài liệu.
Câu trả lời mẫu
Là một người, tôi thích cuộc sống của mình được tổ chức và không bị nhầm lẫn. Bản chất này của tôi sẽ giúp tôi trở thành một chuyên gia tài liệu giỏi.
5. Bạn thấy các cuộc tấn công mạng ảnh hưởng đến các tệp kỹ thuật số của các tổ chức hoặc công ty như thế nào?
Câu trả lời mẫu
Các cuộc tấn công mạng đang làm suy giảm đạo đức làm việc của một người và các tổ chức. Công việc khó khăn và quyền riêng tư của công ty và nhân viên đang bị ảnh hưởng nặng nề do các cuộc tấn công mạng.
6. Nếu bạn từng đối mặt với tình huống bị tấn công mạng trong công việc, bạn muốn giải quyết nó như thế nào?
Câu trả lời mẫu
Thứ nhất, tôi tự tin sẽ không bao giờ gặp phải tình trạng bị tấn công mạng làm ảnh hưởng đến các tệp tin số của công ty nơi tôi làm việc. Tôi luôn thích thực hiện các biện pháp phòng ngừa hơn là lãng phí thời gian để giải quyết hậu quả. Tôi đã sử dụng một số kỹ thuật để bảo vệ các tệp kỹ thuật số.
7. Bạn sẽ sử dụng những kỹ thuật hoặc ý tưởng nào để tránh các cuộc tấn công mạng?
Câu trả lời mẫu
Bước quan trọng nhất cần thực hiện là bảo vệ dữ liệu. Tôi sẽ sử dụng nhiều phần mềm bảo vệ hoặc vi-rút để bảo vệ dữ liệu của mình khỏi các cuộc tấn công mạng. Tôi sẽ cài đặt nhiều ứng dụng (hoặc phần mềm) khác nhau để giữ an toàn cho dữ liệu của mình trước các cuộc tấn công mạng.
8. Điều gì khiến bạn trở thành một chuyên gia tài liệu giỏi hơn những người khác?
Câu trả lời mẫu
Điều duy nhất mà tôi có thể nói là, tôi hoàn hảo để làm công việc của một chuyên gia tài liệu. Là một chuyên gia về tài liệu, tôi sẽ có thể sắp xếp tài liệu một cách an toàn và chính xác để nhân viên dễ dàng truy cập. Tôi sẽ làm việc không chỉ vì bản thân mà còn vì danh tiếng của công ty.
9. Kỹ năng lãnh đạo rất quan trọng đối với một chuyên gia tài liệu. Theo bạn, ai là người lãnh đạo giỏi?
Câu trả lời mẫu
Một nhà lãnh đạo giỏi là người có thể hướng dẫn người khác đi đúng hướng. Dấu hiệu của một nhà lãnh đạo giỏi là không bị ám ảnh bởi bản thân, mà là hoàn thành dự án hoặc lãnh đạo nhóm mà không có bất kỳ xung đột nào.
10. Chuyên viên văn thư phải quản lý và xử lý những văn bản rất quan trọng của cơ quan. Nó sẽ bị xử lý như thế nào với bất kỳ ai thực hiện các hoạt động bất hợp pháp với sự trợ giúp của các tài liệu của công ty?
Câu trả lời mẫu
Nếu tôi thấy bất kỳ ai tham gia vào các hoạt động bất hợp pháp với sự trợ giúp của các tệp kỹ thuật số của công ty, thì tôi muốn thông báo cho Giám đốc điều hành của công ty để có hành động chống lại người chịu trách nhiệm.
11. Điều gì đã khiến bạn tham gia vào lĩnh vực chuyên gia tài liệu?
Câu trả lời mẫu
Chuyên gia tài liệu là một vị trí rất có uy tín vì nó cho phép một người xử lý các tài liệu quan trọng của tổ chức. Tôi muốn tham gia vị trí này với tư cách là chuyên gia tài liệu để tôi có thể làm tốt hơn trong lĩnh vực và sở thích của mình.
12. Mục tiêu của cuộc đời bạn là gì?
Câu trả lời mẫu
Mục tiêu của cuộc đời tôi là luôn vui vẻ khi tôi đang làm việc. Tôi thích rằng công việc là một cuộc sống mà ai đó nên tận hưởng công việc của mình. Vì vậy, tôi muốn tham gia vị trí này để thực hiện mục tiêu và ước mơ của mình.
13. Trách nhiệm của một chuyên gia tài liệu chứa đầy rủi ro lớn và một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến các tệp kỹ thuật số. Bạn có nghĩ rằng bạn sẽ có thể tránh được những sai lầm trong cuộc sống công việc của bạn trong mọi tình huống?
Câu trả lời mẫu
Tôi tin rằng không có nhược điểm hay ngoại lệ nào đối với bất kỳ người làm việc chuyên nghiệp nào. Mọi người nên nhận thức được hành vi của họ và hậu quả của hành động của họ. Tôi sẽ luôn đặt đạo đức làm việc của mình lên trên các vấn đề cá nhân hoặc nghề nghiệp và điều này sẽ giúp tôi ngăn ngừa mọi sai lầm trong cuộc sống công việc của mình.
14. Bạn sẽ thực hiện những bước nào để đảm bảo rằng các tài liệu và thủ tục tài liệu của bạn đáp ứng yêu cầu pháp lý?
Câu trả lời mẫu
Tôi sẽ kiểm tra các điều khoản pháp lý và hướng dẫn của công ty trước khi bắt đầu với các thủ tục giấy tờ. Tôi sẽ kiểm tra định dạng của tài liệu trước khi lưu trữ hoặc cấp quyền truy cập tài liệu đó.
Nếu định dạng của tài liệu tuân theo các điều khoản và điều kiện pháp lý, thì tôi sẽ bắt đầu quy trình lập tài liệu theo tất cả các bước cần thiết do công ty cung cấp.
15. Bạn sẽ kiểm soát và quản lý quyền truy cập của tất cả các tài liệu như thế nào?
Câu trả lời mẫu
Tôi tin rằng quyền truy cập vào các tài liệu nhạy cảm nên được trao cho một số lượng rất hạn chế nhân viên. Các tài liệu thông thường không có bất kỳ dữ liệu nhạy cảm nào trong đó có thể được nhân viên của công ty truy cập.
Mặt khác, quyền truy cập vào các tài liệu nhạy cảm chỉ nên được trao cho một số người cụ thể mà công ty sẽ cho phép. Do đó, tôi sẽ luôn xác định loại tài liệu trước khi cấp quyền truy cập cho nhân viên.
16. Làm việc với tư cách là chuyên gia tài liệu, bạn sẽ gặp những thách thức gì?
Câu trả lời mẫu
Tôi không thấy bất kỳ thách thức nào đến trong cuộc sống công việc của mình. Tôi thà nói rằng tất cả những thách thức mà tôi có thể gặp phải trong cuộc sống công việc của mình là những trách nhiệm mà tôi phải hoàn thành. Tôi sẽ coi tất cả các thử thách là trách nhiệm của mình để giúp tôi làm tốt công việc của mình.
17. Tại sao bạn nghĩ công ty chúng tôi là nơi phù hợp nhất với bạn?
Câu trả lời mẫu
Tôi đã nghe rất nhiều về công ty này. Đánh giá cơ bản về công ty này luôn đặc biệt tốt. Ước mơ của tôi là được vào công ty của bạn, nhưng tôi muốn chuẩn bị cho mình để có được vị trí danh tiếng này. Bây giờ tôi nghĩ rằng tôi có kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn tốt để có được vị trí chuyên gia tài liệu trong công ty của bạn.
18. Hãy mô tả bản thân bằng một từ là chuyên gia tư liệu.
Câu trả lời mẫu
Nếu tôi được yêu cầu mô tả bản thân mình trong một từ, thì đó sẽ là “Chuyên gia tận tâm”.
19. Động lực không ngừng trong cuộc sống của bạn là ai?
Câu trả lời mẫu
Có rất nhiều người động viên tôi hàng ngày. Đối với tôi, nguồn động lực chính đến từ mẹ tôi, người tốt nhất để học các kỹ năng tổ chức. Tôi có động lực từ những người đàn ông và phụ nữ đi làm, những người phải chăm sóc con cái sau khi hoàn thành một công việc mệt mỏi.
Tất cả những người đang âm thầm đấu tranh với trận chiến của họ, nhưng vẫn chuyên nghiệp trong cuộc sống và công việc của họ, thúc đẩy tôi làm tốt hơn trong lĩnh vực của mình.
20. Theo anh/chị, chuyên viên văn thư nên làm việc cho công ty như thế nào?
Câu trả lời mẫu
Theo tôi, việc chuyên môn hóa tài liệu nên tuân theo ba bước để thực hiện công việc hàng ngày. Ba bước này là quản lý, lưu trữ và cập nhật các tài liệu của công ty.
21. Hãy cho chúng tôi biết lý do tại sao chúng tôi không nên thuê bạn cho vị trí chuyên gia tài liệu này.
Câu trả lời mẫu
Tôi không thể thấy bất kỳ lý do tại sao bạn không nên thuê tôi cho vị trí này. Theo tôi nghĩ, tôi đủ năng lực để đảm nhận vị trí này với mục đích đúng đắn để tránh mọi vấn đề liên quan đến tài liệu cho công ty.
Tải xuống danh sách các câu hỏi ở định dạng .PDF, để thực hành với chúng sau này hoặc để sử dụng chúng trong mẫu phỏng vấn của bạn (Đối với phỏng vấn Chuyên gia Tài liệu):
dự án
- https://dl.acm.org/doi/abs/10.1145/2038476.2038509
- https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/EUM0000000007177/full/html
Tôi đã nỗ lực rất nhiều để viết bài đăng trên blog này nhằm cung cấp giá trị cho bạn. Nó sẽ rất hữu ích cho tôi, nếu bạn cân nhắc chia sẻ nó trên mạng xã hội hoặc với bạn bè/gia đình của bạn. CHIA SẺ LÀ ♥️
Sandeep Bhandari là người sáng lập trang web PrepMyCareer.com.
Tôi là một blogger chuyên nghiệp toàn thời gian, một nhà tiếp thị kỹ thuật số và một huấn luyện viên. Tôi yêu thích bất cứ thứ gì liên quan đến Web và tôi cố gắng học các công nghệ mới mỗi ngày.
Tất cả các nhiệm vụ quản lý nhóm, tạo nội dung và kiếm tiền đều do tôi xử lý. Cùng với nhóm tại PrepMyCareer, mục tiêu là cung cấp nội dung hữu ích và hấp dẫn cho độc giả của chúng tôi.