تعتبر الإدارة مهمة حيوية لإدارة الموارد والأشياء القيمة الأخرى في المكتب أو مكان العمل. بدون إدارة وإدارة فعالة، فإن المنظمة محكوم عليها بالفشل وحتى في الظروف القصوى ستفلس. هذا هو السبب الرئيسي الذي يجعل المنظمات، بما في ذلك الحكومات والوكالات الفيدرالية، تحتاج إلى خدمات كاتب المدينة الذي تتمثل مسؤولياته الأساسية في الإشراف على موارد المنظمات والإشراف عليها وإدارتها بالإضافة إلى المهام المكتبية اليومية. إن دور كاتب المدينة هو دور عام ومن المفترض أن يقوم هو أو هي بأداء مجموعة متنوعة من الواجبات أثناء الخدمة.
21 أفضل أسئلة مقابلة للدراسة
1) كيف ستفرز ملفات Office المختلفة؟
يختبر هذا السؤال معرفتك فيما يتعلق بإجراءات العمل العملية.
عينة إجابة
سيدي ، إدارة ملفات المكتب مهمة أساسية ويجب أداؤها بمستوى عالٍ من الإخلاص. من أجل إدارة الملفات ، أود أولاً وقبل كل شيء وضع لافتة على جوانب الملف. بعد ذلك ، سأصنف الملفات ذات الطبيعة المتشابهة وأضع علامة عليها باستخدام اختصار أو رمز معين. يجب وضع الملفات التي تحمل الرمز المشترك أو الاختصار وتصنيفها في مكان واحد بحيث تكون متاحة بسهولة في تاريخ ما في المستقبل.
2) كيف ستدير موارد القرطاسية المختلفة للمنظمة؟
هذه فوضى ومشكلة شائعة تواجهها تقريبًا جميع المكاتب المنتشرة في جميع أنحاء البلاد. هناك دائمًا حالات متكررة من السرقة والسرقة والسرقة في أماكن العمل خاصةً الأدوات المكتبية الشائعة ، مثل الأقلام والملفات وحاملي البطاقات وما إلى ذلك. إنه من الواجب الأساسي لموظف المدينة إدارة هذه الموارد والعناية بها بالشكل المناسب.
عينة إجابة
سيدي ، أنا أفهم تمامًا أهمية هذا السؤال. كان هناك ارتفاع ثابت في بعض الأنشطة غير الأخلاقية في مكان المكتب ، الأمر الذي لا يؤدي إلى خسارة المنظمة فحسب ، بل يعيق أيضًا الأداء الطبيعي للمكتب. كن مطمئنًا ، فأنا على دراية كاملة بهذه الظروف ومجهز جيدًا لمنع حدوثها. من أجل القيام بذلك ، أقوم دائمًا بوضع الأدوات المكتبية والأشياء الضعيفة الأخرى تحت قفل ومفتاح. كل يوم في الصباح ، في وقت التوزيع ، أقوم دائمًا بإعداد قائمة بهذه الموارد وأستعيد كل عنصر في المساء.
3) ما مدى تكيفك؟
بصفتك كاتبًا في المدينة ، سيُطلب منك أداء مجموعة متنوعة من المهام التي تتراوح من كونك مسؤول علاقات عامة إلى محاسب إلى كونك مدير مكتب. هذا هو تنوع المهام ، حيث يجب أن يتمتع موظف المدينة بقدرة استثنائية على التكيف والمرونة ، والتي بدونها قد لا يكون قادرًا على النجاح في مكان عمله.
عينة إجابة
سيدي ، كاتب المدينة هو منصب عام بدلاً من أن يكون متخصصًا. هذا يعني ببساطة أنه يتعين عليه أو عليها أداء الأدوار وتنفيذ المهام الجديدة وتتطلب مجموعة مهارات جديدة تمامًا. بعد خبرة 3 سنوات ، طورت بشكل كامل تعدد الاستخدامات والقدرة على التكيف من خلال العمل في مختلف المجالات والمجالات. ومن ثم ، فأنا أمتلك إيمانًا تامًا بقدراتي وأرغب في أن أعلن أنني أتمتع بمستوى عالٍ من القدرة على التكيف.
4) هل يمكنك العمل في ظل ظروف ضاغطة؟
هذا سؤال شائع في المقابلة حيث يرغب القائم بإجراء المقابلة من خلاله في معرفة أسلوبك وعقليتك تجاه العمل في ظروف عمل محمومة ومحبطة تنطوي على حجم كبير من العمل.
عينة إجابة
نعم سيدي ، بالتأكيد. كوني كاتب مدينة ، أفهم أنه كان علي أداء مجموعة متنوعة من الواجبات وتنفيذ الكثير من المهام خلال يوم عملي. هذا لا يحتاج إلى طاقة وقوة بدنية فحسب ، بل يتطلب أيضًا تركيزًا وتركيزًا هائلين. يسعدني الرد على ذلك ، لقد طورت كلاهما من خلال الانخراط في التدريبات البدنية والتأمل. كن مطمئنًا ، لن أتعطل أبدًا أثناء العمل ولدي القدرة على امتصاص الضغط والإكراه.
5) كيف ستعد مذكرات / محاضر اجتماع مجلس الإدارة؟
بصفتك كاتبًا في المدينة ، سيُطلب منك إعداد ملاحظات عن اجتماعات مجلس الإدارة. عندما تعمل في المؤسسات والوكالات الحكومية ، من المحتمل أن يُطلب منك إعداد محاضر الاجتماع التشريعي أو اجتماع المجلس البلدي أو أي اجتماع إقليمي. وبالتالي ، يجب أن تكون لديك مهارات صياغة ومفردات أعمال ممتازة.
عينة إجابة
سيدي ، من أجل القيام بذلك ، سأستخدم أولاً وقبل كل شيء مهاراتي في الاستماع النشط ، حتى أتمكن من فهم وتفسير كل قرار يتم اتخاذه في اجتماع مجلس الإدارة. لدي سرعة طباعة ممتازة ، وبعد تفسير قرارات العمل ، سأقوم بإعداد وعرض القرارات المتخذة في نقاط منفصلة لسهولة القراءة. سأحاول تغطية جميع النقاط الرئيسية وإدراج قائمة بجميع الأعضاء الحاضرين في اجتماع مجلس الإدارة. علاوة على ذلك ، أود أن أرفق أيضًا ملخصًا في النهاية ، من شأنه أن يساعد مسؤول العلاقات العامة في إعداد بيان إعلامي.
6) ما الذي يحفزك على العمل؟
هذا سؤال مقابلة شائع يظهر في جميع جلسات المقابلة تقريبًا التي تُعقد في جميع أنحاء العالم. من خلال هذا السؤال ، يريد القائم بإجراء المقابلة معرفة العامل التحفيزي الذي يدفعك إلى العمل الجاد والمثابرة في مكان عملك.
عينة إجابة
سيدي ، الإجابة على هذا السؤال محددة وشخصية تمامًا ، لأن هذا السؤال يتأثر أساسًا بالظروف والأوضاع التي يعيشها الإنسان ويختبرها. في حالتي ، إنها واحدة من أقوى رغباتي وهي كسب التقدير والشهرة. عندما أعمل بجد وأحقق مهام وواجبات المنظمة بطريقة فعالة ومحددة زمنيًا ، فأنا ملزم بتلقي اعتراف واسع النطاق من جميع المجالات بما في ذلك زملائي وزملائي وحتى كبار السن. هذا يحفزني على دفع حدودي والعمل الجاد.
7) لماذا تركت مؤسستك السابقة؟
هذا سؤال مقابلة معقد يريد المحاور من خلاله معرفة الأسباب أو الأسباب أو الأسباب التي على أساسها تركت مؤسستك الأخيرة. هذا مطلوب بشكل أساسي للتحقق من صحة وسلامة الموظفين في مكان العمل.
عينة إجابة
كانت منظمتي السابقة رائعة وكانت تدعمني دائمًا بل وساعدتني في التقدم في أوقات الشدة. ومع ذلك ، كان من العار أن أضطر إلى الهجرة من مثل هذه المنظمة الموقرة لأن مكان عملي كان بعيدًا جدًا عن مكان إقامتي. كان يستغرق مني ما يقرب من ساعتين من جانب واحد. لقد اعتدت حقًا على الغمر بالتعب والإرهاق بعد رحلة مكتبي. ما زلت أعمل هناك لمدة 2 سنوات. ولكن بسبب التطور الأخير في آلام الظهر ، قررت الهجرة والإقلاع عن التدخين.
8) ما هو النجاح بالنسبة لك؟
يتم طرح هذا السؤال لتقييم عقليتك وشخصيتك بشكل عام. الجميع يريد أن يكون ناجحا في الحياة، ولكن النجاح يختلف باختلاف الأفراد. بالنسبة للبعض، الأمر مجرد كسب أموال طائلة، وهي الإجابة الأكثر شيوعًا على هذا السؤال. من أجل إقناع الشخص الذي يجري معك المقابلة، ننصحك بتجنب الإجابات العامة.
عينة إجابة
في رأيي المتواضع ، النجاح هو شيء يختبره الشخص عندما يستمتع بوقت حياته. لا أعتقد أن كسب المال هو نجاح أو أن تعلم الكثير من الشهرة هو نجاح. أنا أؤمن ببساطة ، عندما يستمتع الشخص حقًا بكل جانب ومراحل من حياته ، يكون ذلك عندما يحقق الشخص النجاح.
9) كيف ستسجل معاملة غير نقدية في دفاتر الحسابات؟
كونك كاتب مدينة ، وهو منصب عام ، فقد يُطلب منك أحيانًا العمل على إدخالات محاسبية أساسية وإعداد البيانات. لهذا ، من الضروري أن يكون لديك معرفة محاسبية أساسية وامتلاك جيد لمفاهيم المحاسبة الأساسية.
عينة إجابة
وفقًا لمبادئ المحاسبة المقبولة عموماً في الولايات المتحدة ، يُحظر على أي مؤسسة تسجيل معاملة غير نقدية في دفاتر الحسابات. هذا يرجع في المقام الأول إلى مفهوم التكلفة للمحاسبة ، والذي ينص على أنه سيتم تسجيل تلك المعاملات فقط في دفاتر الحسابات التي لديها القدرة على قياسها من الناحية النقدية.
10) ما مدى كفاءة العمل ضمن فريق؟
يُطلب سؤال المقابلة هذا بشكل أساسي لفهم وجهات نظرك تجاه العمل في إطار الفريق. تأكد من أنك قادر على الإجابة بطريقة إيجابية حيث تعمل جميع المنظمات تقريبًا في الوقت الحاضر في فريق.
عينة إجابة
سيدي ، في رأيي المتواضع أنا ماهر لاعب فريق ولدي القدرة على الحفاظ على علاقة ممتازة مع أعضاء فريقي. أستمتع دائمًا بالعمل في إطار فريق لأن ذلك لا يساعد فقط في إزالة الشكوك بشكل فوري ولكنه يساعد أيضًا في تحفيز الموظفين حتى يتمكنوا من العمل بإخلاص ، نحو تحقيق هدف مشترك.
11) ما هو مستوى التسامح الخاص بك لسوء الإدارة؟
هذا سؤال مقابلة معقد. كونك كاتب مدينة مطلوب منك إدارة كل شيء في المكتب ويجب ألا تتسامح مع أي نوع من سوء الإدارة. وبالتالي ، أجب دائمًا على هذا السؤال بالنفي.
عينة إجابة
سيدي ، بصفتي كاتب مدينة ، أضمن دائمًا أنني قادر على إدارة المكتب والإشراف عليه بطريقة فعالة. أحفز دائمًا زملائي وزملائي على الحفاظ دائمًا على اللياقة في مكان العمل والعمل بانضباط وتسامح. ومع ذلك ، بالنظر إلى سوء الإدارة ، لن أتسامح حتى مع حالة واحدة وسأبلغ عنها وأتخذ الإجراء المناسب عند ظهورها.
12) كم عدد الطوب الذي تعتقد أنه تم استخدامه في بناء قصر باكينجهام الشهير؟
هذا سؤال مقابلة معقد. ستجد دائمًا بعض أسئلة المقابلة التي من شأنها أن تزعجك وتذهلك تمامًا. ومع ذلك ، يجب ألا تدع هذه الأسئلة لغة جسدك تصبح متوترة أو متوترة ، لأن مثل هذا الموقف يمكن أن يكتشفه بسهولة المحاور المخضرم.
عينة إجابة
سيدي ، في رأيي المتواضع ، تم استخدام حوالي 500,000 ألف طوبة بهامش خطأ 50٪ صعودًا وهبوطًا. من الواضح أن هذا تخمين ولم أقم بعدًا فعليًا للقصر ، ولن يُسمح لي بالقيام بذلك في حياتي. ومن ثم ، إذا كنت قد أجريت العد المادي ، فيرجى تصحيحه.
13) هل يمكنك شرح أصعب المواقف التي واجهتها في مكان العمل؟
هذا سؤال شائع للمقابلة يريد من خلاله القائم بإجراء المقابلة أن يعرف مقدار قوتك وقدرتك على الإدارة وكذلك التعامل مع الأشياء في مكان العمل الخارجة عن سيطرتك ومنطقة الراحة الخاصة بك.
عينة إجابة
بالتأكيد سيدي ، لقد واجهت موقفًا صعبًا مشابهًا خلال فترة عملي السابقة مع منظمة تجارية مرموقة حيث كان من المفترض أن أفرز أكثر من 5,000 ملف في غضون أيام قليلة. كان هذا حقًا صعبًا وصعبًا في رأيي وفي البداية كنت متشككًا جدًا في نفس الشيء. لكنني شخص متفاني وملتزم يؤمن بتنفيذ المهام بدلاً من تنظيمها. ومن ثم ، قبلت التحدي بسعادة وبدأت في تنفيذه بكل إرادتي وشغفي ومثابرة. كانت النتيجة النهائية حلوة وتمكنت من إكمال جميع واجباتي في إطار زمني محدد.
14) ما الذي تفهمه من خلال مفهوم الحكمة في المحاسبة؟
بصفتك كاتبًا في المدينة ، سيُطلب منك تنفيذ بعض المهام المتعلقة بالمحاسبة ، وبالتالي من المفترض أن تكون لديك معرفة أساسية جيدة بمبادئ وسياسات المحاسبة المختلفة ، حيث توجد فرصة كبيرة لأن يُطرح عليك بعض الأسئلة من ذلك منطقة.
عينة إجابة
أفهم ولدي معرفة كاملة فيما يتعلق بمفهوم الحيطة الهام المستخدم على نطاق واسع أثناء إعداد الحسابات المالية للمنظمة. وفقًا لهذا المفهوم ، يجب على المنظمة توقع جميع الخسائر المحتملة وتسجيلها في دفاتر حساباتها من خلال وضع المخصصات. ومع ذلك ، يُحظر على أي منظمة توقع الدخول المحتملة وحجزها.
15) كم عدد الرجال المطلوبين لتجهيز مبنى في يوم واحد إذا تطلب الأمر 25 يومًا لإكماله ، عندما تكون كفاءة رجل واحد هي وحدتان؟
بصفتك كاتبًا في المدينة ، من المتوقع أن تتمتع بمعرفة حسابية استثنائية بالإضافة إلى إحساس حاد بالتفكير النقدي والحكم.
عينة إجابة
سيدي ، في رأيي ، ستكون هناك حاجة إلى 12.5 رجلًا لإكمال 25 يوم عمل في يوم واحد ، يجب عليك تنفيذ 25 وحدة. إذا تمكن رجل واحد من تنفيذ وحدتين في يوم واحد ، فسيطلب من 2 رجل تحقيق الهدف. وبالتالي ، سيُطلب من 12.5 رجلاً العمل ليوم كامل وسيُطلب من رجل واحد العمل لمدة نصف يوم.
16) ما هو أول شيء تريد تغييره في نفسك؟
هذه مجرد نسخة أخرى من السؤال عن نقطة ضعفك الرئيسية. تتجه مثل هذه الأسئلة إلى حد كبير في جلسات المقابلة التي تُعقد في جميع أنحاء العالم ، وبالتالي يلزم إعداد مخلص ومركّز.
عينة إجابة
سيدي ، لا يوجد رجل في هذا العالم كامل ولست استثناء. لكن يمكننا دائمًا محاولة تحسين أنفسنا والقضاء على جميع أوجه القصور في أنفسنا ، من خلال غرس العادات الجيدة والقضاء على الهالة السيئة. أول شيء أود تغييره في داخلي هو قصري. أميل إلى الشعور بالإحباط بسهولة شديدة وأقول إنني أقدم دائمًا أداء أقل من المعتاد. أنا في طريقي لتحسين هذا القصور وقد قمت حتى بإجراء فصل دراسي لتهيئة الشخصية عبر الإنترنت للتخلص من نقطة الضعف هذه.
17) كيف تدير حالة حدوث مضايقات في مكان العمل؟
التنمر والتحرش والمضايقة والسحب في أماكن العمل هي مشكلة شائعة ومنتشرة في العديد من المكاتب. من الضروري منع مثل هذه الحالات من خلال إشراك واتباع القواعد الموضوعة للشركة وسياسات الوقاية. بصفتك كاتبًا في المدينة ، يجب أن تكون قادرًا على التعامل مع مثل هذه المواقف التي تنشأ في مكان العمل والحد منها.
عينة إجابة
سيدي ، أنا أتفق تمامًا على أن الجرأة والبلطجة في أماكن العمل لا تؤثر فقط على إنتاجية الموظف ولكن أيضًا تعيق الأداء العام والربحية للمؤسسة. ومن ثم ، فهذه غير أخلاقية للغاية ويجب إيقافها بأي ثمن. إذا واجهت مثل هذه المواقف أو تلقيت شكوى ، فسأقوم على الفور باتخاذ الإجراء المناسب داخل الجدران الأربعة للقانون. علاوة على ذلك ، من الممارسات الشائعة للشركات التجارية الكبيرة تنفيذ سياسات معينة لمكافحة التحرش ومكافحة البلطجة على مستوياتها الخاصة لمنع حدوث مثل هذه الحوادث.
18) قيم مستوى إجادتك في مجموعة MS Office الإجمالية على مقياس من واحد إلى خمسة.
نظرًا لكونك كاتبًا في المدينة ، فمن المحتمل أن تتم مطالبتك بالعمل على برامج إدارة نموذجية ، مثل MS Office و MS Excel و Outlook. وبالتالي ، من المتوقع أن تكون لديك معرفة كاملة بنفس الخبرة والكفاءة العالية.
عينة إجابة
سيدي ، لدي معرفة متخصصة في حزمة MS Office الكاملة مع إتقان خاص وخبرة في اثنين من برامج الإدارة الرائدة MS Office و MS Excel. لدي ثقة كاملة في مهاراتي وأود أن أقيم نفسي بـ 4.8.
19) ما هي أعظم قوتك؟
هذا سؤال شائع للمقابلة قد تواجهه في جميع جلسات المقابلة تقريبًا التي تُعقد في جميع أنحاء العالم. ومن ثم ، فإن الاستعداد لهذا السؤال بإخلاص أمر محوري وضروري. أفضل طريقة لإعداد إجابة لهذا السؤال هي إعداد تقرير مكتوب وذكر نقاط القوة الرئيسية فيه ، بعد تحليل نفسك بعناية.
عينة إجابة
سيدي ، أنا محظوظ لأن لدي الكثير من نقاط القوة بداخلي ، لكن هناك شيئًا واحدًا يرتبط بي ارتباطًا وثيقًا ويعرفني تمامًا. إنها قدرتي على البقاء دون قلق وتركيز حتى في بيئة العمل الأكثر إزعاجًا. أنا موظف متفاني وملتزم في المنظمة يحب أن يهتم بعملي الخاص ولا يركز أبدًا أو يقضي وقتًا في محادثات عديمة الفائدة أو blarney. هذا يساعدني بشكل كبير ويساعدني على تحقيق أهدافي وغاياتي في إطار زمني محدد.
20) متى يمكنك البدء؟
هذا سؤال شائع للمقابلة يريد من خلاله المحاور أن يأخذ اقتباسًا من مدى تواجدك. لا يضمن هذا السؤال اختيارك بأي حال من الأحوال ، ويُنصح بعدم المبالغة في الحماس أو الشعور بالحماس المفرط بعد سماع هذا السؤال.
عينة إجابة
- للطلاب الجدد / العاطلين عن العمل: سيدي ، بما أنني لا أعمل في أي مكان ، أود أن أذكر ذلك ، لدي القدرة على البدء على الفور. ليس لدي أي التزامات أو التزامات سابقة للوفاء بها.
- للأفراد العاملين: سيدي ، يمكنني أن أبدأ في (_____ أذكر تاريخ بدايتك ______). هذا لأنني أعمل حاليًا مع منظمة وهناك سياسة لمنحي خطاب إعفاء خلال 14 يومًا من تاريخ استلام خطاب الاستقالة. يتضمن هذا التاريخ أيضًا يومين من التخزين المؤقت لتغطية أي ظرف غير متوقع أو غير متوقع.
21) هل لديك أي أسئلة لنا؟
سواء كان ذلك منصبًا كتابيًا أو منصبًا إداريًا ، فهذا هو السؤال الأخير الذي يطرحه المحاور من المرشح. يعطي هذا السؤال فرصة للمرشحين لحل شكوكهم فيما يتعلق بالمنظمة والوظيفة مثل مواعيد العمل ، وثقافة العمل ، والسياسات التنظيمية المختلفة ، وما إلى ذلك. قد يكون تخطي هذا السؤال قاتلاً لفرص اختيار المرشح لأن ذلك من شأنه ببساطة تعتبر أن المرشح غير مهيأ أو غير جاد بالنسبة للمنظمة.
عينة الأسئلة
- ما هي العناصر المختلفة التي تتمحور حول الموظف التي تنفذها المنظمة في مكان العمل؟
- هل تقدم المنظمة إجازات مدفوعة الأجر لموظفيها في حالات الطوارئ الطبية أو أي حالات طوارئ أخرى مماثلة؟
- ما هي مواعيد العمل لهذه الوظيفة؟
- ما هي ثقافة العمل في المنظمة وكذلك مختلف سياسات مكافحة التحرش التي تنفذها المنظمة في مكان العمل؟
- يرجى شرح الإجراء المتعلق باحتساب الإجازات المدفوعة.
قم بتنزيل قائمة الأسئلة بتنسيق PDF، للتدرب معهم لاحقًا ، أو لاستخدامهم في نموذج المقابلة (لمقابلات City Clerk):
مراجع حسابات
- https://link.springer.com/article/10.1007/s11115-020-00481-6
- https://search.proquest.com/openview/bc78ff608faa683ab80dbb4f3bab4020/1?pq-origsite=gscholar&cbl=18750&diss=y
لقد بذلت الكثير من الجهد في كتابة منشور المدونة هذا لتقديم قيمة لك. سيكون مفيدًا جدًا بالنسبة لي ، إذا كنت تفكر في مشاركته على وسائل التواصل الاجتماعي أو مع أصدقائك / عائلتك. المشاركة هي ♥ ️
سانديب بهانداري هو مؤسس موقع PrepMyCareer.com.
أنا مدون محترف بدوام كامل ومسوق رقمي ومدرب. أحب أي شيء متعلق بالويب ، وأحاول تعلم تقنيات جديدة كل يوم.
يتم التعامل مع جميع مهام إدارة الفريق وإنشاء المحتوى وتحقيق الدخل من قبلي. بالتعاون مع الفريق في PrepMyCareer ، الهدف هو توفير محتوى مفيد وجذاب لقرائنا.