تشترك جميع منظمات الأعمال تقريبًا في هذا العالم ، سواء كان ذلك في مجال الاستشارات أو تصنع منتجًا ، في شيء واحد مشترك ، وهو الإدارة. يتعين على كل واحد منهم التعامل مع كومة كبيرة من الملفات والتعامل معها وإدارة المواعيد وجدولة الاجتماعات وما إلى ذلك. قد يبدو هذا مملًا ومتكررًا بطبيعته ، ولكن صدقنا ، يتطلب الأمر بعض المهارات والمعرفة الجادة لتنفيذ هذه المهام.
مدير المكتب هو تعيين متخصص في التعامل مع وإدارة جميع المهام الإدارية التي تتعلق بمنظمة الأعمال. من خلال هذه المقالة ، سنناقش ملف تعريف الوظيفة هذا بالتفصيل.
الواجبات الواجب أداؤها
يشغل مدير المكتب منصبًا حيويًا ورئيسيًا في أي مؤسسة تجارية ويتعين عليه أداء مجموعة متنوعة من الواجبات والمهام ، مثل:
- يقوم بجدولة المواعيد للإدارة العليا للمؤسسات ويضمن تحديث الموظفين المعنيين من وقت لآخر حول حالة الاجتماع المجدول.
- يدير ويشرف ويتعامل مع سفر الشركات أو العمل لكبار المديرين في المؤسسة.
- ينظم ويدير المؤتمرات الصحفية والفعاليات الخاصة بمنظمة الأعمال.
- إعداد الاتصالات التجارية والمسودات والخطابات القانونية لإرسالها إلى الأطراف المعنية
- يدير متطلبات القرطاسية والأثاث لمؤسسة الأعمال
- يتعامل ويعالج شكاوى المستهلكين واستفساراتهم وتعليقاتهم
- يضمن أن جميع موظفي المنظمة راضون ولا يشارك أحد في ممارسات وسلوكيات غير أخلاقية.
- يضمن تلبية متطلبات الميزانية الخاصة بالمنظمة والامتثال لها بالكامل
- يشرف على حالة الموظف وكذلك مطالبات المستهلك
- إعداد محاضر اجتماعات مجلس الإدارة
- إعداد البيانات الصحفية للعاملين في وسائل الإعلام
المهارات المطلوبة
إن دور مدير المكتب هو دور اختصاصي عام ، حيث يجب أن يكون لديه معرفة وتخصص حول مجموعة متنوعة من الجوانب مثل التمويل والتنظيم والفرز والإدارة وما إلى ذلك. يجب أن يمتلك المدير المهارات التالية:
| اسم المهارة | لماذا هو مطلوب؟ |
| موقف حل المشكلات | إدارة مكتب والتعامل مع القوى العاملة بأكملها ليست مهمة سهلة. هذا يطرح الكثير من التحديات أمامك ، وفي بعض الأحيان قد تكون المواقف صعبة للغاية ، وتتطلب حلاً سريعًا وفعالًا. يعتبر موقف حل المشكلات من أكثر المهارات المطلوبة لمدير المكتب والتي لن تساعد فقط في حل المشكلات ولكن أيضًا تحسين مستويات الإنتاجية لجميع الموظفين. |
| منظمة | دور مدير المكتب يدور حول الإدارة الفعالة. سيتعامل هو أو هي مع الكثير من الملفات والبيانات التي تحتاج إلى فرزها وإدارتها، وذلك لاستخلاص بعض الاستنتاجات المفيدة. ومن ثم، يجب أن يكون مدير المكتب منضبطًا ومنظمًا للغاية. |
| مهارات تقنية المعلومات الجيدة | يدور هذا العالم حول التكنولوجيا ولن يكون هناك أي منظمة تجارية لا تستخدم تكنولوجيا المعلومات لإجراء عملياتها التجارية. كونك مدير مكتب في هذا العالم الذي تهيمن عليه التكنولوجيا ، يجب أن تكون لديك معرفة شاملة بأحدث البرامج بالإضافة إلى مهارات تشغيل الكمبيوتر الأساسية من أجل تنفيذ مهامك وواجباتك بشكل فعال. |
| مهارات التواصل | يتعين على مدير المكتب التحدث كثيرًا مع كبار السن أو المرؤوسين أو حتى البائعين الخارجيين. من أجل إلقاء الخطب بطلاقة والدخول في محادثات هادفة ، من الضروري أن تكون لديك مهارات اتصال ممتازة. |
| تكيف | تقوم المنظمة باستمرار بترقية أو تعديل إدارة عملياتها من أجل تحسين آفاق أعمالها وطريقة إدارة الأشياء. يمكن أن يشمل ذلك إدخال تقنية جديدة ، وإجراءات جديدة لفرز الملفات ، ومبادئ توجيهية منقحة متعلقة بالعمل ، وما إلى ذلك. وبالتالي ، يجب أن يكون مدير المكتب قابلاً للتكيف ويجب أن يكون لديه القدرة على استيعاب القواعد الجديدة تمامًا. |
توقعات الراتب
يعد مدير المكتب منصبًا حاسمًا في أي منظمة أعمال ويعتبر من الموظفين الرئيسيين. يحصل الشخص العامل في هذا التعيين على رواتب عالية ويتمتع بحوافز مربحة. ومع ذلك، فإن الراتب الذي يحصل عليه مدير المكتب يختلف ويعتمد على العوامل التالية:
| تفاصيل | تفسير |
| الموقع الجغرافي | إن مدير المكتب الذي يتم توظيفه أو نشره في موقع حضري أو حضري سيحصل دائمًا على راتب أعلى من الأشخاص الذين يعملون في مواقع شبه ريفية أو ريفية. |
| خبرة في العمل | مثل كل وظيفة أخرى ، تلعب خبرة العمل دورًا مهمًا في تحديد راتب مدير المكتب. تحافظ الخبرة والراتب دائمًا على علاقة مباشرة مع بعضهما البعض. كلما زادت خبرة مدير المكتب ، كانت توقعات راتبه أكثر إشراقًا. |
| مهاراتي | تفضل كل مؤسسة صاحب عمل توظيف ودفع أجور موظفين ماهرين لديهم المعرفة بالإضافة إلى فهم مجموعة متنوعة من المهارات المختلفة ، مثل MS Office و Advanced Excel وعروض Powerpoint وأنظمة المحاسبة وما إلى ذلك. وكلما زاد عدد المهارات ، سيكون راتبه أعلى. |
المؤهلات الدراسية
لكي تصبح مدير مكتب ، من المتوقع أن يكون الشخص قد أكمل بنجاح درجة البكالوريوس على الأقل في أي مجال (يفضل الإدارة أو إدارة الأعمال). علاوة على ذلك ، من أجل الحصول على ترقيات سريعة وراتب جيد ، يمكن للمرشح إضافة دورات شهادات مختلفة بالإضافة إلى دورات بدوام كامل (مثل CPA ، MBA) إلى ترسانته.
يجب أن يكون لدى الشعبية شهادات
تلعب الشهادات دورًا مهمًا في تحديد الراتب بالإضافة إلى فرص العمل للمرشح. توصي Prepmycareer كل شخص في الإدارة الوسطى أو الدنيا لمتابعة بعض الشهادات ذات الصلة. في سياق وظيفة مدير المكتب ، فيما يلي قائمة ببعض أبرز الشهادات:
| تفاصيل | مدة الدراسة |
| التفوق المتقدم | 3-4 أشهر |
| أنظمة محاسبة التشغيل (مثل Quickbooks و Xero و Zoho Accounts وما إلى ذلك) | اشتراك شهرين |
| إدارة الرواتب | اشتراك شهرين |
| التســويق الإلكتروني | اشتراك شهرين |
| التحدث أمام الجمهور (مهارات الاتصال) | اشتراك شهرين |
مراجع حسابات
- https://www.journals.uchicago.edu/doi/abs/10.1086/344121
- https://repository.library.georgetown.edu/handle/10822/559297
لقد بذلت الكثير من الجهد في كتابة منشور المدونة هذا لتقديم قيمة لك. سيكون مفيدًا جدًا بالنسبة لي ، إذا كنت تفكر في مشاركته على وسائل التواصل الاجتماعي أو مع أصدقائك / عائلتك. المشاركة هي ♥ ️
سانديب بهانداري هو مؤسس موقع PrepMyCareer.com.
أنا مدون محترف بدوام كامل ومسوق رقمي ومدرب. أحب أي شيء متعلق بالويب ، وأحاول تعلم تقنيات جديدة كل يوم.
يتم التعامل مع جميع مهام إدارة الفريق وإنشاء المحتوى وتحقيق الدخل من قبلي. بالتعاون مع الفريق في PrepMyCareer ، الهدف هو توفير محتوى مفيد وجذاب لقرائنا.