في بيئة مكتبية نموذجية، يوجد رئيس وعماله أو مساعدوه مسؤولون عن التنفيذ السلس للمهام والواجبات الكتابية. يُعرف مساعد المكتب بعدة أسماء مختلفة مثل كتبة المكاتب/المساعد الإداري/أخصائي الدعم، وما إلى ذلك. نظرًا لأن كل مكتب أو مؤسسة تقريبًا تحتاج إلى مساعد مكتب لإدارة مهامها الكتابية، فإنها تتمتع بطلب كبير وتوقعات جيدة للراتب.
الملف الوظيفي والواجبات
مساعد المكتب مسؤول عن أداء الواجبات الكتابية. قد تختلف الواجبات وتختلف من منظمة إلى أخرى، ولكن الواجبات العامة والأبرز مذكورة أدناه:
- تنظيم وإدارة الملفات الخاصة بمختلف عملاء الشركة
- تدوين الملاحظات وتحضير محضر اجتماع مجلس الإدارة
- اختيار المكالمات الهاتفية والرد عليها
- تعامل مع جميع الاتصالات
- العمل كقناة اتصال بين الإدارة العليا وعملاء الشركة
- صياغة المستندات التجارية والردود ومعالجة النصوص
- الحفاظ على جداول مواعيد المديرين
- إعادة جدولة المواعيد بناءً على طلب من مدير أو عملاء الشركة
- تأكد من أن اللوازم المكتبية والقرطاسية متوفرة بكميات كبيرة
- الاحتفاظ بقاعدة بيانات لعملاء الشركة
- تخطيط وتنظيم والإشراف على رحلات العمل الخاصة بالإدارة العليا
- استكمال الأعمال الورقية وإدخال البيانات
- رحب بالعملاء والعملاء الذين يدخلون مباني المكتب
- قم بمهام قصيرة لتوصيل أو جمع شيء ما
- تأكد من أن جميع المعدات المكتبية والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات تعمل بشكل جيد وفي حالة جيدة
- تأكد من أن جميع معدات الكهرباء والحريق في مكانها الصحيح ومركبة بالكامل
- حافظ على لياقة المكتب
المهارات المطلوبة
يُعرف مساعد المكتب بأنه متعدد المستويات ومسؤول عن إدارة جميع المهام المتنوعة بكفاءة. هناك العديد من المهارات التي يجب أن يمتلكها مساعد المكتب. بعض أبرزها مذكورة أدناه:
| اسم المهارات | سبب |
| مهارات التواصل | من أجل الرد على استفسارات العميل وإعادة جدولة المواعيد بطريقة فعالة |
| مهارات الصياغة | من أجل إعداد اتصالات مكتوبة خالية من العيوب وصحيحة نحويًا ومنطقية |
| شخصية ساحرة | من أجل تحية وإثارة إعجاب عملاء الشركة |
| انضباط | من أجل إدارة الكثير من الأشياء في وقت واحد ، يجب أن تكون منضبطًا ومنظمًا |
| ذاكرة جيدة | من أجل إدارة ملفاتك بشكل فعال وإنتاج الملف المطلوب في أقل وقت ممكن ، يجب أن تكون لديك ذاكرة حادة. |
احتمالات الراتب
إن احتمالات رواتب مساعد مكتب مشرقة بسبب زيادة الطلب والحاجة. يعتمد الراتب الذي يتم الحصول عليه في دور مماثل على عوامل مختلفة كما هو موضح أدناه:
| اسم العامل | التأثير على الراتب |
| الموقع الجغرافي | إن مساعد المكتب، الذي يتم نشره في مواقع ذات تكلفة معيشة أعلى، سيجلب رواتب عالية مقارنة بالمساعدين العاملين في المناطق شبه الحضرية أو الريفية. الزيادة أو الزيادة في الراتب هي في الأساس للتعويض عن التضخم. |
| الخبرة | تلعب الخبرة دورًا رئيسيًا في الراتب المكتسب. كلما زادت خبرة المساعد المكتبي ، كان راتبه أو راتبه أعلى. |
| مهاراتي | دائمًا ما يكون المساعد المكتبي الماهر والفعال على رادار أصحاب العمل، ومن أجل الحفاظ على مثل هذه الموهبة، تدفع المنظمات رواتب أعلى من المتوسط. |
| الشهادات | إن مساعد المكتب المؤهل تأهيلاً عاليًا والذي أجرى دورات تعليمية ذات صلة سيحصل على رواتب عالية. |
المؤهلات الدراسية
دور المساعد المكتبي هو اختصاصي وليس متخصص. وبالتالي ، فإن المتطلبات التعليمية ليست كبيرة. ومع ذلك ، يجب أن يكون لدى المرء واحد على الأقل مما يلي:
- درجة البكالوريوس في أي مجال (سنوات 3)
- دبلوم في إدارة المكاتب (سنوات 2)
أحدث الدورات والشهادات
كما نوقش أعلاه ، فإن الشخص المؤهل تأهيلا عاليا الذي لديه وعي بأحدث البرامج والدورات الأكاديمية ذات الصلة سوف يتمتع دائمًا بمرتبات أعلى وتقدم وظيفي أفضل. وبالتالي ، من الضروري دائمًا إضافة بعض الشهادات الرئيسية إلى سلتك من أجل تحسين فرصك في الاختيار وتوقعات الراتب. بعض الدورات الرئيسية هي:
| اسم الدورة | مدة الدراسة |
| أصول الإدارة المهنية | اشتراك شهرين |
| مهارات الخطابة والتواصل الفعال | اشتراك شهرين |
| المحاسبة الأساسية والإدارة العامة | 5-6 أشهر |
| محضر اجتماع مجلس الإدارة - إرشادات كاملة | اشتراك شهرين |
| دورة صياغة الأعمال والاتصال | اشتراك شهرين |
3 يجب إعداد أسئلة المقابلة
تعتبر المقابلات الخاصة بمنصب مساعد مكتب صعبة وتتطلب الكثير من الإعداد والمثابرة بسبب المنافسة الشديدة. ولكن، مع الإعداد المناسب، يمكن للمرء بسهولة أن يتفوق في المقابلة. ثلاثة أسئلة يجب إعدادها للمقابلة هي:
1) كيف تدير الملفات والمستندات؟
تمكن الإجابة على هذا السؤال المحاور من فهم أسلوبك في التعامل مع الملفات والأوراق المهمة ووثائق العمل.
عينة إجابة
أقوم دائمًا بإعداد قائمة مذكرات وملاحظات جنبًا إلى جنب مع تنظيم الملفات بترتيب منطقي. من عادتي أن أضع قطع صغيرة من الورق في كل ملف ، مما يميزها عن البقية. علاوة على ذلك ، يعد التصنيف المناسب للملفات في غاية الأهمية لتقليل الوقت المستغرق في توفير الملفات.
2) ما مدى كفاءة صياغة المراسلات المكتوبة؟
تعد الصياغة مهارة مهمة لمساعدي المكاتب يتوقعها جميع أصحاب العمل تقريبًا. إذا كنت تفتقر إلى هذه المهارة ، فيجب عليك الانضمام إلى دورة تدريبية للحصول على الشهادات ، وبدون ذلك ، فإن فرصك في الاختيار تكاد تكون معدومة.
عينة إجابة
الصياغة مهارة مهمة ، ولدي معرفة متخصصة في هذا المجال. إنني على دراية بجميع المصطلحات التجارية والأخلاقيات الواجب اتباعها ، والأهم من ذلك ، التنسيقات المختلفة لوثائق العمل المتعددة. إلى جانب ذلك ، لدي قاعدة نحوية ماهرة مع القدرة على تأطير جمل طويلة ذات مغزى.
3) كيف تتعامل مع كميات كبيرة من العمل؟
يأتي عبء العمل وإدارة كميات كبيرة من الملفات بشكل طبيعي إلى مهنة مساعد المكتب. هو أو هي مساعد اداري للشركة وقد تتطلب العمل الإضافي من أجل إدارة الملفات بشكل فعال.
عينة إجابة
أنا أفهم تمامًا متطلبات الأحمال الكبيرة من العمل. أؤكد لكم أن لديّ القدرة على العمل لساعات طويلة ممتدة ، بسبب المستوى العالي من التركيز والتركيز المتطور. هذا يساعدني على العمل بفعالية وأداء واجباتي ومهامي بكفاءة. للحفاظ على هذا أمارس التأمل لمدة 15 دقيقة يوميًا.
وفي الختام
مساعد المكتب هو حاجة الساعة لجميع المنظمات العاملة في جميع أنحاء العالم. هو أو هي يسمح للمديرين أو الإدارة العليا بالتركيز على المهام المهمة والقرارات الإستراتيجية ، دون القلق بشأن ملفاتهم وتفاصيل العميل. يتم تعويضهم بشكل جيد ومع مرور الوقت يزيد تعويضهم بسرعة فائقة. إذا كنت تحب مقالاتنا فلا تنس مشاركتها مع عائلتك وأصدقائك. أيضًا ، أخبرنا من خلال قسم التعليقات أدناه ، كم تحب مقالاتنا.
مراجع حسابات
لقد بذلت الكثير من الجهد في كتابة منشور المدونة هذا لتقديم قيمة لك. سيكون مفيدًا جدًا بالنسبة لي ، إذا كنت تفكر في مشاركته على وسائل التواصل الاجتماعي أو مع أصدقائك / عائلتك. المشاركة هي ♥ ️
سانديب بهانداري هو مؤسس موقع PrepMyCareer.com.
أنا مدون محترف بدوام كامل ومسوق رقمي ومدرب. أحب أي شيء متعلق بالويب ، وأحاول تعلم تقنيات جديدة كل يوم.
يتم التعامل مع جميع مهام إدارة الفريق وإنشاء المحتوى وتحقيق الدخل من قبلي. بالتعاون مع الفريق في PrepMyCareer ، الهدف هو توفير محتوى مفيد وجذاب لقرائنا.