لطالما تخيلنا حياة المسؤول التنفيذي الأعلى في أي قسم أو مؤسسة مليئة بالشهرة والاحترام والمال وما إلى ذلك ، ولكن لا يوجد شيء خاطئ! نعم ، هذه هي الطريقة التي تبدو بها ، ولكن هناك تغيير.
تخيل أيضًا وجود الكثير من العمل والواجبات والمسؤوليات والقرارات وماذا وغير ذلك. هذا ما تشعر به عندما تكون مديرًا تنفيذيًا في شركة كبيرة متعددة الجنسيات أو شركة أو أي مكتب حكومي. لا شك أنك محترم ، أنت محبوب ولكن في نفس الوقت ، عليك أن تتعامل مع مسؤوليات مختلفة على عاتقك.
هنا يأتي دور المساعدون ، هؤلاء هم هؤلاء الأبطال الذين يخففون من ثقل المسؤوليات التي يتحملها المدير التنفيذي.
المساعدون التنفيذيون هم أولئك الذين يديرون المهام اليومية أو بعض المهام المهمة ولكن ليس أكثر من أنواع الأعمال الأخرى، على سبيل المثال: جدولة الاجتماعات، وتدوين المحاضر، وتقديم التقارير والبيانات، وما إلى ذلك.
كما فهمنا بوضوح عن المساعد التنفيذي ، فلننتقل الآن نحو المعايير الأخرى مثل الوصف الوظيفي ، والواجبات ، والمهارات ، والراتب ، وما إلى ذلك.
الوصف الوظيفي لمساعد تنفيذي
تتمثل المهمة الرئيسية للمساعد التنفيذي في تقديم المساعدة المناسبة إلى المستوى التنفيذي الأعلى للمؤسسة. على أنها ليست مباشرة ولكنك في النهاية تزيد من كفاءة شركتك تمامًا.
على سبيل المثال ، يمكن أن يكون المساعد التنفيذي مسؤولاً عن الاحتفاظ بسجلات بعض قواعد البيانات ، وتحليل البيانات ، وجدولة الاجتماعات ، وما إلى ذلك.
يجب أن يكون كل هدفه هو تولي جميع المهام التي يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لها وتنفيذها بدقة.
واجبات مساعد تنفيذي
كما ذكرنا سابقًا ، فإن المساعد التنفيذي هو تسهيل عمل المستوى الأعلى. واجباته / واجباتها هي كل تلك الأعمال الضرورية ويمكن تكليفها بشخص موالٍ.
- العمل كوسيط بين المديرين التنفيذيين والزملاء الداخليين أو الخارجيين
- جدولة الاجتماعات والمؤتمرات وإشراك قاعات المؤتمرات
- للحفاظ على نظام الملفات وقواعد البيانات المستمر ، والبحث عن طرق لتحديث البرامج والأجهزة الحالية
- لإجراء ترتيبات الترحيل وحجز التذاكر للمواعيد الخارجية
- لتدوين محاضر الاجتماعات ونشرها وفقًا لذلك
- لإدارة التقويم والجدول الزمني اليومي للمدير التنفيذي
المهارات اللازمة لمساعد تنفيذي
الشخصية القوية ضرورية لمساعد ، مع تلك الشخصية المهارات المطلوبة ، هي التي تشكل مساعدًا قيِّمًا.
لذلك دعونا نلقي نظرة على ما هي تلك المهارات الخاصة المطلوبة لتكون مساعدًا.
- مهارات التواصل
ليس فقط بالنسبة إلى المساعد ولكن في كل مجال من مجالات العمل ، تعد هذه المهارة الخاصة مهمة جدًا ، إنها عالمية. المساعد هو الشخص الذي يتواصل تقريبًا مع كل شخص آخر على اتصال بمدير تنفيذي.
الأشخاص الذين لهم علاقة بالمديرين التنفيذيين هم أولئك الذين يعملون في مجال الأعمال ويجب خدمتهم بحكمة شديدة. كونك مساعدًا، يجب أن تتمتع بمهارات التواصل المناسبة حتى تتمكن من التواصل معهم بسلاسة كما يفعل المديرون التنفيذيون. في نهاية المطاف، كل شيء يمكن أن يبنى بالكلمات.
- الثقة
يعتبر المسؤولون التنفيذيون أن المساعدين هم اليد اليمنى أو نفس السلطة مع هيئات مختلفة ، وجميع المسؤوليات التي يحملها المساعدون هي جزء من واجبات المدير التنفيذي.
ومن ثم فإن الصدق إلى الأبد هو ما يبحث عنه كل مسؤول تنفيذي. يحتفظ المساعد بجميع البيانات الداخلية أو الداخلية للشركة وهذا هو سبب أهمية الجدارة بالثقة في هذا المجال.
- تنفيذ إدارة الوقت
يقوم التنفيذيون بتعيين مساعد حتى يتمكنوا من التركيز على عملهم المهم للغاية لأنهم مشغولون جدًا للقيام بكل العمل. كمساعد ، يجب أن تكون لديك مهارة إدارة الوقت المناسبة حيث من المتوقع أن يتم كل شيء في الوقت المناسب لأن المزيد من المهام معلقة خلف الأخيرة.
- تعدد المهام
المساعدين لديهم العديد من المهام ليتم تنفيذها في نفس الوقت ، وأحيانًا لا يكون إعطاء الوقت الكامل لمهمة واحدة خيارًا جيدًا ، وبالتالي فإن تعدد المهام مهم أيضًا لأداء المساعد.
- الاهتمام بالتفاصيل
في حين أن العمل على الكثير من المهام في وقت واحد قد يكون محمومًا ، ولكن يجب على المساعد أن يقوم بذلك بطريقة أنيقة ، فإن مجرد العمل على العديد من المهام ليس أمرًا يحظى بالتقدير ولكن العمل على العديد من المهام بإتقان هو بالتأكيد.
التعليم مطلوب ليكون مساعد تنفيذي
من وجهة نظر تعليمية ، يفضل الحصول على شهادة جامعية أو مدرسة ثانوية على أن تكون مساعدًا. بعض الدورات الإضافية ستكون مفيدة على سبيل المثال: الكمبيوتر الأساسي ، و MS Excel ، و MS PowerPoint ، وما إلى ذلك. إذا كان أحدهم حاصل على أي درجة من الأعمال ذات الصلة ، فسيكون ذلك أفضل.
راتب مساعد تنفيذي
يكسب المساعدون التنفيذيون في المتوسط راتبًا سنويًا متوسطًا قدره 1,20,000،XNUMX،XNUMX روبل وهو أمر ليس سيئًا للطلاب الجدد أو لأولئك الذين تتطلع إليهم في هذا المجال كمهنة. يختلف الراتب حسب الخبرة والجوانب الأخرى ، ولكن كلما قضيت سنوات أكثر في هذا المجال ، فإنك تكسب المزيد من الراتب والعمولات والحوافز بصرف النظر عن ذلك.
وفي الختام
الهند هي دولة نامية حيث تحدث الابتكارات كل يوم ويتم تبنيها أيضًا بسرعة كبيرة ، لذا نظرًا لكونها جزءًا من مثل هذا البلد النامي ، فإن الشركات والأعمال تنمو أيضًا بشكل كبير مما يؤدي إلى تولي الكثير من المديرين التنفيذيين العديد من المسؤوليات في نهاية المطاف الطلب على المساعدين الذين يمكنهم تحمل نصف مسؤوليتهم على أكتافهم ، وبالتالي من الآمن أن نقول إن التعرض للمهنة في مستوى جيد.
ومن ثم ، إذا كنت تتطلع إلى هذا المجال كمهنة ، فيمكن أن يكون هذا هو القرار المناسب لك ، ولكن تأكد من أنك واثق ومكرس لعملك في هذا المجال.
أخيرًا ، هذا كل ما تحتاج لمعرفته حول المساعدين التنفيذيين. أتمنى أن تعجبك هذه المقالة ، وإذا كنت تفعل ذلك ، فتأكد من إبداء الإعجاب ومشاركتها مع أولئك الذين يريدون أن يكونوا كذلك. إذا فاتنا أي شيء أو كان عليك إضافة شيء ما ، فأخبرنا عن طريق التعليق أدناه ووميض أفكارك ، كما هو الحال دائمًا.
الرقم المرجعي
- https://www.comm-unityplus.org.au/images/documents/position_descriptions/2018-05-09_PD_Executive_Assistant.pdf
- https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-137-44424-0_3
لقد بذلت الكثير من الجهد في كتابة منشور المدونة هذا لتقديم قيمة لك. سيكون مفيدًا جدًا بالنسبة لي ، إذا كنت تفكر في مشاركته على وسائل التواصل الاجتماعي أو مع أصدقائك / عائلتك. المشاركة هي ♥ ️
سانديب بهانداري هو مؤسس موقع PrepMyCareer.com.
أنا مدون محترف بدوام كامل ومسوق رقمي ومدرب. أحب أي شيء متعلق بالويب ، وأحاول تعلم تقنيات جديدة كل يوم.
يتم التعامل مع جميع مهام إدارة الفريق وإنشاء المحتوى وتحقيق الدخل من قبلي. بالتعاون مع الفريق في PrepMyCareer ، الهدف هو توفير محتوى مفيد وجذاب لقرائنا.