ينغمس السكرتير التنفيذي في الغالب في الأعمال الإدارية المتعلقة بجدول السلطة التنفيذية. تشمل الأدوار والمسؤوليات الحفاظ على السجلات ، وإعداد العروض التقديمية ، وتأكيد مواعيد الاجتماعات ، وما إلى ذلك. لذلك ، سيركز القائم بإجراء المقابلة على مهارات الحياة الواقعية وليس المعرفة الكتابية. تعد الخبرة مهمة جدًا لهذه الوظيفة حيث يحتاج الأمناء التنفيذيون إلى العمل باستمرار لفهم المهام اليومية في أعمق التفسيرات ، بغض النظر عن جداول الأعمال.
يعد الاتصال جزءًا أساسيًا من هذا الدور نظرًا لأن معارف المدير التنفيذي يحتاجون إلى إبلاغهم بالتغييرات الأخيرة في الجدول الزمني بحيث يمكن إدارة كل شيء آخر وفقًا لذلك. من ناحية أخرى ، قد تعيق المصالح الشخصية التقدم لأن السكرتير قد لا يركز فقط على المهام الموكلة. للتحضير لهذه المقابلة ، قد يكون الدخول في مكان السكرتير ضروريًا لأولئك الذين ليس لديهم خبرة سابقة ويرغبون في الذهاب إلى الوظيفة لتحسين سيرتهم الذاتية.
أهم 21 سؤال مقابلة للتحضير الجيد
1. كيف يمكن للأمين التنفيذي الحفاظ على الكفاءة في العمل؟
عينة إجابة
الطريقة المثلى للحفاظ على الكفاءة كسكرتير تنفيذي هي حفظ الجدول الزمني. هذا سوف يقلل من الأخطاء المحتملة.
2. تقديم موجز عن مناطقك القوية والضعيفة.
عينة إجابة
تشمل مجالاتي القوية التواصل والتفاوض. يمكنني بسهولة إقناع الناس بالاتفاق على نقطة مشتركة حتى لا يتم المساس بالمصالح المكتسبة. تشمل مناطقي الضعيفة الإفراط في التفكير والكمال. أنا أفعل كل شيء حسب مخيلتي لكن الظروف لا تسمح بذلك في بعض الأحيان.
3. هل الامتثال للقواعد يستحق كل هذا العناء حقًا؟
عينة إجابة
يعد الامتثال لقواعد المكتب أمرًا ضروريًا فقط إلى الحد الذي تساعد فيه القواعد في تعزيز مصالح العمال. على العكس من ذلك ، يجب الاحتجاج على القواعد غير الإنسانية في أسرع وقت ممكن.
4. هل من الضروري الحفاظ على علاقات شخصية جيدة مع المسؤول التنفيذي بعد ساعات العمل أكثر من اللازم؟
عينة إجابة
يعتمد ذلك على كمية الواجبات المعينة للأمين التنفيذي. في معظم الحالات ، من الأفضل قصر ذلك على ساعات العمل حتى لا تؤثر العلاقات الشخصية على العمل الذي يتعين القيام به.
5. ما هو رأيك في المساواة بين الجنسين في مكان العمل؟
عينة إجابة
تساعد المساواة بين الجنسين في الحفاظ على مشاعر الثقة والجدارة في مكان العمل. لا ينبغي أن تكون الأدوار المعينة خاصة بالجنس ، بل يجب أن تكون خاصة بالموهبة حتى يتمكن الذكور ، وكذلك الإناث ، من إثبات أنفسهم في مجالاتهم الخاصة.
6. ماذا ستفعل إذا تم إلغاء اجتماع في اللحظة الأخيرة؟
عينة إجابة
أود إبلاغ السلطة التنفيذية على الفور وسأحاول استبدال بعض التعيينات المعلقة خلال ذلك الإطار الزمني. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فسأحاول معرفة الفتحة المحتملة التالية حتى لا يضيع اليوم بأكمله بسبب افتراضي واحد.
7. هل يجوز لسكرتير تنفيذي إدارة الحسابات الشخصية؟
عينة إجابة
لا ، يجب إدارتها من قبل المحاسبين فقط.
8. إذا استمر شخص ما في الزيارة على أساس يومي دون أي موعد مسبق ، فكيف ستدير السيناريو؟
عينة إجابة
يجب أن يكون هذا الشخص على دراية بالقواعد. سأحاول التأكيد على أهمية القواعد في المكتب وسأحاول تحديد أقرب موعد ممكن. في حالة العملاء العنيدين ، سيتعين على الحراس التعامل مع المشكلة برمتها وفقًا للظروف.
9. هل ستكون قادرًا على إدارة الإجهاد اليومي في مكان العمل؟
عينة إجابة
نعم. بما أنني على دراية بالبروتوكولات ، سيكون من الأسهل تقليل التوتر. في حالات استثنائية ، أستخدم تقنيات اليقظة للتعامل مع أي قدر موجود من التوتر في مكان العمل. قد يساعد إنشاء توازن مناسب بين العمل والحياة أيضًا في هذا الصدد.
10. هل يمكنك اقتراح خمس طرق للحفاظ على الملفات الهامة منظمة؟
عينة إجابة
يمكن تنظيم الملفات الأساسية بالطرق الخمس التالية:
- افصل وفقًا لجدول الأعمال
- ضعهم في مجلدات منفصلة
- رتب المجلدات حسب الجدول الزمني
- اجمع التاريخ إذا كان هناك احتمال
- قد يساعد تقسيم المجلدات إلى فئات فرعية أخرى في إنشاء تدفق للمعلومات.
11. بصفتك سكرتيرًا تنفيذيًا ، كيف يُفترض بك أن تتعامل مع أسرار أرباب العمل السابقين؟
عينة إجابة
يجب أن تظل سرية بأي ثمن لأنها قد تعرقل عمل الأمناء التنفيذيين الآخرين. لا ينبغي إفشاء أي معلومات رسمية أمام العملاء دون إذن مسبق.
12. كيف ستدير جداول أعمال متعددة مخصصة ليوم واحد؟
عينة إجابة
سأرتبهم حسب أولويات السلطة التنفيذية. سيساعد هذا في القيام بمهمة واحدة في كل مرة أثناء إكمال المهام المجدولة في التاريخ المذكور.
13. ما هي التغييرات التي سيسمح لك إجراؤها على الجدول؟
عينة إجابة
وفقًا لتأكيد منظمي الاجتماع ، يُسمح لسكرتير تنفيذي بتغيير الجدول بناءً على إرشادات المدير التنفيذي. سأقوم بتعديله فقط إلى الحد الذي يسمح لي صاحب العمل بذلك. من الضروري الحفاظ على المستوى الأمثل للتنسيق.
14. كيف يمكنك إدارة العملاء من الدول الأجنبية فيما يتعلق بالحواجز اللغوية؟
عينة إجابة
سأحاول تعلم اللغة إذا كان العملاء منتظمين. في حالات أخرى ، قد يساعد المترجمون بكفاءة. يمكن للطرفين أيضًا أن يقررا التواصل بلغة معروفة لكلا الجانبين في حالة ظهور مثل هذا السيناريو.
15. أذكر أهم سمة للأمين التنفيذي.
عينة إجابة
الصبر هو أهم سمات السكرتير التنفيذي. نظرًا لأنه قد يكون هناك العديد من الحالات التي لا يحضر فيها الأشخاص في وقت محدد أو يرغبون في ترتيب الاجتماع في وقت سابق ، سيجد الشخص المريض أنه من السهل إدارة مثل هذه المشكلات التافهة. قد يهدد غياب الصبر الوظيفة في ظروف استثنائية.
16. هل أنت على استعداد للسفر وفقا لجدول السكرتير؟
عينة إجابة
نعم ، يمكنني الانتقال بسهولة لهذه الوظيفة. من ناحية أخرى ، أنا مستعد لإدارة مهام السكرتير هنا عندما يتعين عليه أو عليها السفر حتى يتم الحفاظ على الإجماع في العمل الرسمي. يمكن التعامل مع تفويض الأنشطة الضرورية وفقًا لذلك.
17. وصف جوهر الانضباط في الحياة اليومية.
عينة إجابة
بالنسبة لي ، الانضباط هو أحد الركائز التي تدعم الحياة. يساعد الشخص في الحفاظ على الحالة في الوقت المناسب لجميع الأنشطة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لأي شخص منضبط أن يكون نموذجًا يحتذى به للآخرين. أعتقد أن غياب الانضباط يجعل الحياة أقرب إلى قارب بلا أشرعة. يتم تقليل الارتباك من خلال ممارسة فن الانضباط في الحياة اليومية.
18. ما هو الأكثر أهمية - أخذ دقائق من اجتماع أو التركيز على المحادثة بدلا من ذلك؟
عينة إجابة
بصفتي سكرتيرًا تنفيذيًا ، سيكون من واجبي تدوين محضر الاجتماع لتحديث قاعدة البيانات بشكل فعال. يجب على الأشخاص الذين ينغمسون في الاجتماع أن يركزوا على المحادثة المستمرة. من الأفضل القيام بمهام متعددة ولكن فيما يتعلق بالتركيز بشكل خاص ، يجب على المرء أن يقرر وفقًا للمنصب المحدد.
19. هل لديك خبرة سابقة في هذا المجال؟
عينة إجابة
نعم ، لقد كنت جزءًا من العديد من التدريبات الداخلية حيث كان علي العمل تحت إشراف أمناء تنفيذيين آخرين لمعرفة تعقيدات هذه الوظيفة. بعد الانتهاء بنجاح من ذلك ، تم تعييني في الوظيفة المطلوبة في مكتب محاماة مما ساعدني على إثراء معرفتي. على وجه التحديد ، تقتصر تجربتي على ثلاث سنوات اعتبارًا من الآن.
20. ما مدى مرونتك ، كمحترف؟
عينة إجابة
أنا أؤمن بالتكيف مع الظروف المتغيرة. على مقياس من واحد إلى عشرة ، سأقيم نفسي بسبعة على المرونة. يمكن أن يُعزى هذا القرار إلى أعرافي التي لا أؤمن بموجبها بالقيام بمهام غير عادلة للحصول على الترقيات ، وما إلى ذلك. فيما يتعلق بمكان العمل ، يمكنني إثبات مرونتي من خلال إجراء نوبات متعددة وتعلم لغات جديدة.
21. ما الذي تفهمه بمصطلح "حل النزاع البديل"؟
عينة إجابة
يشمل حل النزاع البديل جميع أنواع التسويات خارج المحكمة التي لا تدخل في نطاق التحكيم. وتشمل هذه التدابير التفاوض والوساطة والتسوية ، وما إلى ذلك. عندما تنغمس الأطراف في مثل هذه الممارسات ، يحتاج السكرتير التنفيذي إلى تقديم جميع الحقائق أمام المفاوض أو الوسيط. يتم حفظ التقاضي غير المثمر ، مما يعني أنه يتم توفير الوقت الثمين لكلا الطرفين دون أي نفقات إضافية لتوظيف المحامين ، وما إلى ذلك.
مراجع حسابات
- https://www.jstor.org/stable/2727611
- https://www.nato.int/nato_static_fl2014/assets/pdf/hungarian%20revolution%201957%20-%20private%20records/20130917_PR_56_57-ENG.pdf
لقد بذلت الكثير من الجهد في كتابة منشور المدونة هذا لتقديم قيمة لك. سيكون مفيدًا جدًا بالنسبة لي ، إذا كنت تفكر في مشاركته على وسائل التواصل الاجتماعي أو مع أصدقائك / عائلتك. المشاركة هي ♥ ️
سانديب بهانداري هو مؤسس موقع PrepMyCareer.com.
أنا مدون محترف بدوام كامل ومسوق رقمي ومدرب. أحب أي شيء متعلق بالويب ، وأحاول تعلم تقنيات جديدة كل يوم.
يتم التعامل مع جميع مهام إدارة الفريق وإنشاء المحتوى وتحقيق الدخل من قبلي. بالتعاون مع الفريق في PrepMyCareer ، الهدف هو توفير محتوى مفيد وجذاب لقرائنا.