Zeptejte se majitelů firem, dohlížet, řídit a dohlížet na každodenní kancelářský provoz vyžaduje hodně úsilí a energie. Tento náročný úkol provádějí manažeři Office, kteří jsou zodpovědní za:
- Proveďte administrativní funkce
- Spravujte kancelářské potřeby a papírenské zboží
- Třídit, uspořádat a objednat obchodní soubory
- Podporuje pracovníky kanceláře tak, aby byli schopni plynule vykonávat své funkce a
- Připravte rozpočty kanceláří
Vzhledem k tomu, že je manažer kanceláře v dozorčí pozici, dostává lukrativní plat a pobídky. Je však nutné se na pohovor poctivě připravit a přečíst si spoustu často kladených otázek.
21 nejlepších otázek na pohovor ke studiu
1. Co máte na mysli pod pojmem obezřetnost? Vysvětlete koncept pomocí praktické aplikace.
Jako office manager se jistě zapojíte do základních obchodních činností, jako je účetnictví, rozpočtování nebo třeba audit. Vždy tedy budou existovat otázky, které prověří vaše znalosti ve vztahu k základním účetním pojmům a principům.
Ukázka odpovědi
Pane, podle účetního konceptu Prudence je nutné, aby obchodní organizace uznaly očekávané ztráty, které očekávají v blízké budoucnosti. Zaúčtování se provede vyčleněním části zisku a vytvořením rezervy na zisk. Jeho praktickou aplikací je Opravná položka na nedobytné a pochybné pohledávky, kdy společnost snižuje zisk o částku, o níž předpokládá, že ji její dlužníci nevymohou.
2. Jak rozumíte termínu účetní závěrka?
Tato otázka prověří vaše znalosti a porozumění základním účetním pojmům a výkazům.
Ukázka odpovědi
Pane, účetní závěrka se týká tří typů výkazů, kterými jsou:
- Rozvaha: Tento výkaz představuje souhrn aktiv a pasiv společnosti k určitému datu.
- Výkaz zisku a ztráty: Tento výkaz představuje veškeré příjmy a výdaje společnosti na kreditní a debetní straně.
- Přehled o peněžních tocích: Tento výkaz zohledňuje všechny peněžní přítoky a odlivy, ke kterým dochází při běžném podnikání. Segreguje a rozděluje peněžní toky do tří různých kategorií, kterými jsou:
- Peněžní toky z investiční činnosti
- Peněžní toky z provozní činnosti
- Peněžní toky z finančních činností
3. Věříme, že manažeři musí ve svých obchodních operacích prokazovat „kvalitu“. Jak si vykládáte pojem „kvalita“?
Toto je otázka na pohovoru založená na slovech, ve které musíte vyložit pojem „kvalita“. Může existovat několik výkladů tohoto termínu, ale tazatel chce znát vaši verzi.
Ukázka odpovědi
Pane, „kvalita“ je nejednoznačný pojem a může mít různé významy. Podle mého názoru však budou obchodní operace označovány jako „kvalitní“ úkoly, pokud splňují stanovené standardy a standardy definované společností. Tyto úkoly navíc musí být schopny uspokojit zákazníky společnosti a poskytnout jim potřebné služby.
4. Popište situaci, kdy jste na svém pracovišti projevili odhodlání.
Jedná se o situační otázku pohovoru, ve které jste povinni se podělit o skutečnou situaci, kterou jste zažili, když jste dříve pracovali pro jiné organizace.
Ukázka odpovědi
Pane, oddanost a obětavost jsou nezbytnou zaměstnaneckou vlastností. Mám štěstí, že je v sobě mám. Rád bych to potvrdil vyprávěním události, která se mi stala během mého předchozího zaměstnání. Byl vánoční čas a my jsme najednou dostali nový projekt, který měl být hotový před novým rokem. To vyžadovalo, abychom všichni zůstali v kanceláři a pracovali ještě asi čtyři hodiny denně. Nikdy jsem se nevzdal svého závazku a splnil to, co se ode mě očekávalo.
5. Jako vedoucí kanceláře budete muset vykonávat opakující se úkoly, které by pro vás mohly být každodenní nudné. Jak se vyrovnáváte s touto monotónností?
Toto je běžná otázka na pohovoru, která vyžaduje, abyste uvedli strategie, které přizpůsobíte, abyste překonali monotónnost disciplíny.
Ukázka odpovědi
Pane, každodenní rutina může být těžkopádná a může se rozdrtit ve své nudnosti a nudnosti. Stává se to ke konci týdne, kdy se zaměstnanec není schopen efektivně soustředit a zdržet se ani běžných pracovních úkolů. To se mi stává, a abych se s tím vyrovnal, raději:
- Dělejte si krátké přestávky a poslouchejte hudbu
- Během polední přestávky si s kolegy zahrajte nějaké zábavné hry
- Motivuji se tím, že se zapojím do povzbuzujících dialogů
6. Manažeři kanceláří nejednají se zákazníky společnosti. Komentář k tomuto prohlášení.
Toto je negativní tvrzení, které je nepravdivé. Jako vedoucí kanceláře budete muset zdravit, přivítat a zajistit, aby se návštěvníci cítili příjemně. Odpovězte na tuto otázku kladně.
Ukázka odpovědi
Pane, s tímto tvrzením naprosto nesouhlasím. Podle mých tříletých pracovních zkušeností jsou manažeři kanceláří povinni zdravit zákazníky společnosti a dokonce projevovat vysokou úroveň pohostinnosti, aby se cítili pohodlně a užívali si návštěvu.
7. Jaká je kultura vašeho etického týmu?
V dnešní době obchodní organizace preferují práci v týmové kultuře, kde jsou zaměstnanci rozděleni a segregováni na základě jejich dovedností, úrovně vzdělání a povahy úkolů. Prostřednictvím této otázky chce tazatel vědět, jaké jsou různé vlastnosti nebo vlastnosti, které očekáváte od členů vašeho týmu.
Ukázka odpovědi
Pane, podle mého názoru se členové týmu musí věnovat dosažení svých cílů a záměrů. Zaměstnanci se navíc nesmí zapojovat do žádné politiky škádlení nebo obtěžování a zároveň udržovat vysokou úroveň produktivity. Členové týmu musí podporovat a zároveň povzbuzovat.
8. Popište dobu, kdy rozpočet vaší kanceláře nezískal potřebná schválení.
Toto je záludná otázka na pohovor, která vyžaduje, abyste uvedli podrobnosti o obchodním úkolu, který měl nedostatky a chyby.
Ukázka odpovědi
Pane, není vždy možné dosáhnout dokonalého výsledku, ať se snažíte sebevíc. To se mi stalo během mého předchozího funkčního období, kdy jsem připravoval rozpočet kanceláře, ale nezohlednil dostatek historických dat. Bylo mi výslovně řečeno, abych vzal v úvahu historická data za posledních 5 let, ale šel jsem jen na 2 minulé roky. Moje práce byla tedy zamítnuta pro nedostatek přesnosti a logiky.
9. Vyjmenujte tři nejlepší software, který je v průmyslu široce používán pro efektivní správu kanceláře.
Tato otázka prověří, jak jste technicky zdatní a jak moc víte o trendovém softwaru používaném ve vašem oboru.
Ukázka odpovědi
Jistě, pane, toto jsou:
- Trello
- LibreOffice
- TaskWorld
10. Manažeři kanceláří operují v náročném podnikatelském prostředí. Jak zvládáte svá selhání?
Je běžné, že se tazatelé ptají na vaše techniky a strategie, pomocí kterých jste schopni zvládat svá selhání související s prací. Toto je důležitá otázka při pohovoru, protože se všeobecně předpokládá, že zaměstnanci po neúspěchu ztrácejí důvěru a na svém pracovišti podávají nestandardní výkony.
11. Popište svého nejlepšího a nejhoršího šéfa.
Zaměstnanci migrují z jedné obchodní organizace do druhé při hledání lepších pracovních příležitostí, platů, benefitů, rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem atd. Díky tomu se setkáváme s širokou škálou šéfů a manažerů. Je pravda, že ne všichni jsou schopni zapsat se do našich dobrých knih a někteří jsou prostě zařazeni do kategorie špatných šéfů. Tazatel prostřednictvím této otázky chce vědět, jaký je primární důvod nebo základ, pomocí kterého kategorizujete své dobré a špatné šéfy.
12. Jaká je vaše vysněná práce?
Všichni sníme a někteří dokonce chtějí pracovat po boku pana Elona Muska nebo třeba jako asistent manažera jejich oblíbeného fotbalového týmu. To jsou sny, souhlasíme, ale nehodí se je sdílet jako odpověď na tuto otázku. Ideální odpověď na tuto otázku se bude vždy týkat dané společnosti a uvede všechna praktická vylepšení a možná očekávání.
13. Office Manager je všeobecná pozice a budete muset pracovat v různých oblastech. Jak zvládáte svůj pracovní stres?
Zvládání stresu je běžným očekáváním obchodních organizací. Jako vedoucí kanceláře jistě zvládnete a obsluhujete několik úkolů, které by sahaly od základního účetnictví přes třídění souborů až po manipulaci se zákazníky. Při každodenním provádění to jistě může zvýšit vaši hladinu stresu. Jako ideální odpověď na tuto otázku se podělte o strategie a techniky, pomocí kterých můžete zmírnit svůj pracovní stres.
14. Jaké jsou vaše očekávání platů?
Toto je netechnická otázka na pohovor, přesto má schopnost zničit vaše šance na výběr. Vždy se doporučuje sdílet výši platu, která je založena na důkladném průzkumu trhu. Doporučuje se zjistit průměrnou mzdu, která je ve vašem oboru nabízena profesionálům vykonávajícím podobné úkoly jako vy. Vaše mzdová nabídka musí být podobná zjištěné průměrné mzdě.
15. Jak nejraději pracujete – tým nebo sám?
Toto je záludná otázka na pohovoru, která vyžaduje, abyste si vybrali mezi dvěma možnostmi. Ujistěte se, že jste schopni svůj výběr zdůvodnit pomocí dostatečné logiky a zdůvodnění. S ohledem na současný tržní scénář byste měli vždy jako první volbu práce zvolit týmovou práci.
16. Jako vedoucí kanceláře budete provádět několik úkolů během jediného dne. Jak stanovíte priority?
Kancelář je vnímána jako všestranný člověk a vy budete jistě zaneprázdněni během celého pracovního dne různými úkoly. Abyste tyto úkoly splnili časově omezeným způsobem, je nutné, abyste je seřadili na strategickém základě, jako je úroveň obtížnosti, časová náročnost, výnos atd. Podělte se o svou vhodnou strategii a svůj výběr zdůvodněte logikou.
17. Jaké jsou vaše silné stránky jako manažera kanceláře?
Toto je běžná otázka při pohovorech, která se objevuje téměř na všech pohovorech konaných po celém světě. Nejlepší způsob, jak si připravit odpověď na tuto otázku, je provést důkladnou prohlídku své osobnosti a poznamenat si alespoň tři ze svých nejbližších silných stránek. Přitom se ujistěte, že jste si přečetli a porozuměli popisu práce vydaným vaším zaměstnavatelem.
18. Motivace je nezbytným prvkem, abychom ze sebe vydali to nejlepší. Co vás motivuje k práci?
Všichni jsme motivováni několika prvky, které nás stimulují a tlačí k tvrdé práci na našem pracovišti. Tyto faktory jsou osobní povahy a jsou do značné míry ovlivněny našimi osobními situacemi a okolnostmi. Pro někoho jsou to peníze a pro jiného touha po uznání. Na tuto otázku neexistuje dokonalá odpověď, protože je do značné míry ovlivněna lidskými preferencemi, chováním a přístupem. Proto se ujistěte, že dáváte originální odpověď.
19. Kdy můžete začít pracovat pro naši kancelář?
Toto je jednoduchá otázka, která vyžaduje, abyste sdělili datum, kdy nebo po kterém můžete začít pracovat pro společnost. Tato otázka nezaručuje váš výběr, a proto je třeba se zdržet tohoto výkladu.
20. Proč jste si vybrali nás?
Tato otázka prověří vaši úroveň serióznosti a oddanosti společnosti. Připravte si tuto otázku procházením oficiálních stránek společnosti. Poznamenejte si všechna hlavní fakta, úspěchy a úspěchy společnosti z webu a přidejte na něj své osobní zájmy. To vám dá perfektní odpověď na tuto otázku.
21. Máte pro nás nějaké dotazy?
Ať už jde o pracovní profil manažera kanceláře, inženýra nebo možná digitálního obchodníka, každý pohovor končí touto otázkou. Toto je poslední otázka každého pohovoru, prostřednictvím které chce tazatel vědět o vašich pochybách a obavách. Tuto otázku je nutné vždy zkoušet a položit svému tazateli několik relevantních protiotázek. Pro lepší pochopení se podívejte na níže uvedené modelové otázky:
Modelové otázky
- Jaké jsou různé pobídky a příplatky, které jsou nabízeny vedoucím kanceláří za práci přesčas?
- Jaká je propagační politika společnosti?
- Je politikou společnosti poskytovat svým zaměstnancům placené volno, zejména v situacích lékařské pohotovosti?
Stáhněte si seznam otázek ve formátu .PDF, abyste si s nimi mohli později procvičit nebo je použít v šabloně pohovoru (pro pohovory Office Manager):
Reference
- https://link.springer.com/article/10.1007/s42001-021-00138-4
- http://sk.sagepub.com/cases/emotional-intelligence-job-candidates-inventory-interview-questions
Vynaložil jsem tolik úsilí, abych napsal tento blogový příspěvek, abych vám poskytl hodnotu. Bude to pro mě velmi užitečné, pokud zvážíte sdílení na sociálních sítích nebo se svými přáteli / rodinou. SDÍLENÍ JE ♥️
Sandeep Bhandari je zakladatelem webu PrepMyCareer.com.
Jsem profesionální blogger na plný úvazek, digitální marketér a školitel. Miluji vše, co souvisí s webem, a každý den se snažím učit nové technologie.
O veškerou správu týmu, tvorbu obsahu a monetizaci se starám já. Společně s týmem v PrepMyCareer je cílem poskytovat našim čtenářům užitečný a poutavý obsah.