Die 21 häufigsten Fragen in Vorstellungsgesprächen für Büroleiter im Jahr 2024 [mit Antworten]

By

Fragen Sie Geschäftsinhaber, es erfordert viel Mühe und Energie, den täglichen Bürobetrieb zu überwachen, zu verwalten und zu beaufsichtigen. Diese herausfordernde Aufgabe wird von den Office-Managern wahrgenommen, die für Folgendes verantwortlich sind:

  1. Führen Sie die administrativen Funktionen aus
  2. Verwalten Sie die Büromaterialien und Schreibwaren
  3. Sortieren, ordnen und ordnen Sie die Geschäftsakten
  4. Unterstützt das Innendienstpersonal, damit es seine Aufgaben reibungslos und reibungslos erfüllen kann
  5. Bereiten Sie Bürobudgets vor

In einer leitenden Position erhält ein Büroleiter ein lukratives Gehalt und Anreize. Es ist jedoch notwendig, sich ernsthaft auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten, indem Sie viele häufig gestellte Fragen im Vorstellungsgespräch lesen.

Fragen in Vorstellungsgesprächen für Office Manager

Die 21 besten Interviewfragen zum Lernen

1. Was meinen Sie mit dem Konzept der Vorsicht? Erklären Sie das Konzept mit einer praktischen Anwendung.

Als Büroleiter sind Sie sicherlich in grundlegende kaufmännische Tätigkeiten wie Buchhaltung, Budgetierung oder vielleicht eine Wirtschaftsprüfung involviert. Daher wird es immer Fragen geben, die Ihr Wissen in Bezug auf grundlegende Rechnungslegungskonzepte und -prinzipien überprüfen.

Beispielantwort

Sir, gemäß dem Rechnungslegungskonzept von Prudence ist es für Unternehmensorganisationen erforderlich, die erwarteten Verluste zu erfassen, die sie in naher Zukunft erwarten. Die Erfassung erfolgt durch Einstellung eines Gewinnanteils und Bildung einer Rückstellung für denselben. Seine praktische Anwendung ist die Rückstellung für uneinbringliche und zweifelhafte Forderungen, bei der ein Unternehmen seine Gewinne um den Betrag reduziert, von dem es erwartet, dass es von seinen Schuldnern nicht eingezogen wird.

2. Was verstehen Sie unter dem Begriff Jahresabschluss?

Diese Frage testet Ihr Wissen und Verständnis der grundlegenden Buchhaltungskonzepte und -auszüge.

Beispielantwort

Sir, Finanzberichte beziehen sich auf drei Arten von Abrechnungen:

  • Bilanz: Diese Aufstellung stellt eine Zusammenfassung der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten eines Unternehmens zu einem bestimmten Datum dar.
  • Gewinn-und Verlustrechnung: Diese Aufstellung stellt alle Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens auf der Haben- bzw. auf der Sollseite dar.
  • Geldflussrechnung: Diese Aufstellung berücksichtigt alle Geldzuflüsse und -abflüsse, die im normalen Geschäftsverlauf auftreten. Es trennt und unterteilt die Cashflows in drei verschiedene Kategorien:
    • Cashflow aus Investitionstätigkeit
    • Cash-Flow aus laufender Geschäftstätigkeit
    • Cashflow aus Finanzierungstätigkeit

3. Wir glauben, dass Manager in ihren Geschäftsabläufen „Qualität“ zeigen müssen. Wie interpretieren Sie den Begriff „Qualität“?

Dies ist eine wortbasierte Interviewfrage, in der Sie den Begriff „Qualität“ interpretieren müssen. Es könnte mehrere Interpretationen dieses Begriffs geben, aber ein Interviewer möchte Ihre Version wissen.

Beispielantwort

Sir, „Qualität“ ist ein mehrdeutiger Begriff und kann verschiedene Bedeutungen haben. Als „Qualitätsaufgabe“ wird aus meiner Sicht jedoch der Geschäftsbetrieb dann bezeichnet, wenn dieser den etablierten Maßstäben und vom Unternehmen definierten Standards entspricht. Darüber hinaus müssen diese Aufgaben in der Lage sein, die Kunden des Unternehmens zufriedenzustellen und ihnen die erforderlichen Hilfsmittel bereitzustellen.

4. Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie Engagement an Ihrem Arbeitsplatz gezeigt haben.

Dies ist eine situationsbezogene Interviewfrage, in der Sie eine reale Situation schildern müssen, die Sie erlebt haben, als Sie zuvor für andere Organisationen gearbeitet haben.

Beispielantwort

Sir, Engagement und Hingabe sind notwendige Mitarbeitereigenschaften. Ich habe das Glück, sie in mir zu haben. Ich möchte dies bekräftigen, indem ich einen Vorfall erzähle, der mir während meiner früheren Beschäftigung passiert ist. Es war Weihnachtszeit und plötzlich bekamen wir ein neues Projekt, das noch vor dem neuen Jahr fertig werden sollte. Dies erforderte von uns allen, im Büro zu bleiben und jeden Tag etwa vier Stunden zusätzlich zu arbeiten. Ich bin nie von meinem Engagement abgerückt und habe das geliefert, was von mir erwartet wurde.

5. Als Office Manager müssen Sie sich wiederholende Aufgaben ausführen, die für Sie täglich langweilig sein könnten. Wie gehen Sie mit dieser Monotonie um?

Dies ist eine häufige Interviewfrage, bei der Sie die Strategien angeben müssen, die Sie anpassen, um die Monotonie der Disziplin zu überwinden.

Beispielantwort

Mein Herr, ein Alltag kann beschwerlich sein und in seiner Langeweile und Langeweile erdrücken. Dies geschieht gegen Ende der Woche, wenn ein Mitarbeiter nicht in der Lage ist, sich effektiv zu konzentrieren und nicht einmal die regulären Geschäftsaufgaben zu erledigen. Das passiert mir tatsächlich, und um damit klarzukommen, bevorzuge ich:

  • Machen Sie kurze Pausen und hören Sie Musik
  • Spielen Sie in der Mittagspause ein paar lustige Spiele mit meinen Kollegen
  • Motiviere mich selbst, indem ich mich auf ermutigende Dialoge einlasse

6. Büroleiter handeln nicht mit den Kunden des Unternehmens. Kommentar zu dieser Aussage.

Dies ist eine negative Aussage, die falsch ist. Als Büroleiter müssen Sie die besuchenden Kunden begrüßen, willkommen heißen und dafür sorgen, dass sie sich wohlfühlen. Beantworten Sie diese Frage positiv.

Beispielantwort

Herr, ich bin mit dieser Aussage überhaupt nicht einverstanden. Gemäß meiner 3-jährigen Berufserfahrung müssen Büroleiter die Kunden des Unternehmens begrüßen und sogar ein hohes Maß an Gastfreundschaft zeigen, damit sie sich wohl fühlen und ihren Besuch genießen.

7. Was ist Ihre ethische Teamkultur?

Heutzutage bevorzugen Unternehmensorganisationen die Arbeit in einer Teamkultur, in der die Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten, ihres Bildungsniveaus und der Art der Aufgaben aufgeteilt und getrennt werden. Durch diese Frage möchte ein Interviewer wissen, welche verschiedenen Qualitäten oder Eigenschaften Sie von Ihren Teammitgliedern erwarten.

Beispielantwort

Sir, meiner Meinung nach müssen sich die Teammitglieder dafür einsetzen, ihre Ziele und Ziele zu erreichen. Darüber hinaus dürfen sich die Mitarbeiter nicht auf irgendeine Art von Hänseleien oder Belästigungspolitik einlassen und gleichzeitig ein hohes Produktivitätsniveau aufrechterhalten. Die Teammitglieder müssen unterstützend und gleichzeitig ermutigend sein.

8. Beschreiben Sie eine Zeit, in der Ihr Bürobudget nicht die erforderlichen Genehmigungen erhielt.

Dies ist eine knifflige Interviewfrage, bei der Sie Details zu einer geschäftlichen Aufgabe angeben müssen, die Mängel und Fehler aufwies.

Beispielantwort

Sir, es ist nicht möglich, jedes Mal ein perfektes Ergebnis zu liefern, egal wie sehr Sie sich bemühen. Das ist mir während meiner vorherigen Amtszeit passiert, als ich ein Bürobudget erstellt habe, aber nicht genügend historische Daten berücksichtigt habe. Mir wurde ausdrücklich gesagt, ich solle die historischen Daten der letzten 5 Jahre berücksichtigen, aber ich ging nur für die letzten 2 Jahre. Somit wurde meine Arbeit aufgrund mangelnder Genauigkeit und Logik verworfen.

9. Nennen Sie die drei besten Softwares, die in der Branche für eine effiziente Büroverwaltung weit verbreitet sind.

Diese Frage überprüft, wie technisch versiert Sie sind und wie viel Sie über die Trendsoftware wissen, die in Ihrem Bereich verwendet wird.

Beispielantwort

Sicher, Sir, das sind:

  • Trello
  • LibreOffice
  • Aufgabenwelt

10. Büroleiter arbeiten in einem herausfordernden Geschäftsumfeld. Wie gehen Sie mit Ihren Fehlern um?

Es ist üblich, dass die Interviewer nach Ihren Techniken und Strategien fragen, mit denen Sie Ihre arbeitsbedingten Misserfolge bewältigen können. Dies ist eine wichtige Interviewfrage, da allgemein angenommen wird, dass Mitarbeiter nach einem Misserfolg dazu neigen, das Vertrauen zu verlieren und an ihrem Arbeitsplatz minderwertige Leistungen zu erbringen.

11. Beschreiben Sie Ihren besten und schlechtesten Chef.

Mitarbeiter wandern von einer Unternehmensorganisation zu einer anderen ab, auf der Suche nach besseren Beschäftigungsmöglichkeiten, Gehältern, Sozialleistungen, Work-Life-Balance usw. Dadurch begegnen wir einer Vielzahl von Chefs und Managern. Es ist wahr, dass nicht alle in unsere guten Bücher eingehen können, und einige werden einfach in die Kategorie der schlechten Chefs gesteckt. Ein Interviewer möchte durch diese Frage wissen, was der Hauptgrund oder die Grundlage ist, anhand derer Sie Ihre guten und schlechten Chefs kategorisieren.

12. Was ist dein Traumjob?

Wir alle träumen davon, und einige möchten sogar mit Mr. Elon Musk oder vielleicht als stellvertretender Trainer ihres Lieblingsfußballteams arbeiten. Wir sind uns einig, dass dies Träume sind, die jedoch nicht als Antwort auf diese Frage geteilt werden können. Eine ideale Antwort auf diese Frage bezieht sich immer auf das jeweilige Unternehmen und listet alle praktischen Verbesserungen und möglichen Erwartungen auf.

13. Office Manager ist eine generalistische Position und Sie müssen in verschiedenen Bereichen arbeiten. Wie gehen Sie mit arbeitsbedingtem Stress um?

Stressbewältigung ist eine allgemeine Erwartung von Unternehmensorganisationen. Als Büroleiter werden Sie sicherlich mehrere Aufgaben übernehmen und ausführen, die von der grundlegenden Buchhaltung über das Sortieren von Dateien bis hin zur Kundenverwaltung reichen. Wenn dies täglich durchgeführt wird, kann dies Ihren Stresspegel sicherlich erhöhen. Teilen Sie als ideale Antwort auf diese Frage die Strategien und Techniken, mit denen Sie Ihren arbeitsbedingten Stress lindern können.

14. Was sind Ihre Gehaltserwartungen?

Dies ist eine nicht-technische Vorstellungsgesprächsfrage, kann aber Ihre Auswahlchancen ruinieren. Es wird immer empfohlen, eine Gehaltszahl anzugeben, die auf ausführlicher Marktforschung basiert. Es wird empfohlen, ein Durchschnittsgehalt zu ermitteln, das in Ihrer Branche den Fachleuten angeboten wird, die ähnliche Aufgaben wie Sie ausführen. Ihr Gehaltsvorschlag muss dem ermittelten Durchschnittsgehalt ähnlich sein.

15. Wie arbeitest du am liebsten – im Team oder alleine?

Dies ist eine knifflige Interviewfrage, bei der Sie sich zwischen den beiden Optionen entscheiden müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Auswahl mit ausreichend Logik und Begründungen begründen können. In Anbetracht des aktuellen Marktszenarios sollten Sie sich vorzugsweise immer für Teamarbeit als erste Wahl entscheiden.

16. Als Office Manager erledigen Sie mehrere Aufgaben an einem einzigen Tag. Wie priorisieren Sie?

Der Büroleiter wird als Allrounder wahrgenommen und Sie werden sicherlich den ganzen Arbeitstag lang mit unterschiedlichen Aufgaben beschäftigt sein. Um diese Aufgaben zeitgebunden zu erledigen, ist es notwendig, dass Sie sie auf einer strategischen Basis anordnen, wie z. B. Schwierigkeitsgrad, Zeitaufwand, Ertrag usw. Teilen Sie Ihre geeignete Strategie mit und begründen Sie Ihre Auswahl mit Logik.

17. Was sind Ihre Stärken als Office Manager?

Dies ist eine häufige Interviewfrage, die in fast allen Interviewsitzungen auf der ganzen Welt auftaucht. Der beste Weg, um eine Antwort auf diese Frage vorzubereiten, besteht darin, Ihre Persönlichkeit gründlich zu untersuchen und mindestens drei Ihrer größten Stärken aufzuschreiben. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie die Stellenbeschreibung Ihres Arbeitgebers gelesen und verstanden haben.

18. Motivation ist ein notwendiges Element, um unser Bestes zu geben. Was motiviert Sie zu arbeiten?

Wir alle werden durch einige Elemente motiviert, die uns dazu anregen und antreiben, an unserem Arbeitsplatz hart zu arbeiten. Diese Faktoren sind persönlicher Natur und werden weitgehend von unseren persönlichen Situationen und Umständen beeinflusst. Für manche ist es Geld, für andere der Wunsch nach Anerkennung. Auf diese Frage gibt es keine perfekte Antwort, da sie weitgehend von den Vorlieben, dem Verhalten und der Herangehensweise des Menschen beeinflusst wird. Stellen Sie daher sicher, dass Sie eine originelle Antwort geben.

19. Ab wann können Sie für unser Büro arbeiten?

Dies ist eine einfache Frage, bei der Sie das Datum angeben müssen, an oder nach dem Sie für das Unternehmen arbeiten können. Diese Frage ist keine Garantie für Ihre Auswahl, und daher muss man davon absehen, sie so zu interpretieren.

20. Warum haben Sie uns gewählt?

Diese Frage überprüft Ihre Ernsthaftigkeit und Ihr Engagement für das Unternehmen. Bereiten Sie diese Frage vor, indem Sie die offizielle Website des Unternehmens durchsuchen. Notieren Sie alle wichtigen Fakten, Errungenschaften und Errungenschaften des Unternehmens von der Website und fügen Sie Ihre persönlichen Interessen hinzu. Dies wird Ihnen eine perfekte Antwort auf diese Frage geben.

21. Haben Sie Fragen an uns?

Sei es das Stellenprofil eines Büroleiters, eines Ingenieurs oder vielleicht eines Digital Marketers, jede Interviewsitzung endet mit dieser Interviewfrage. Dies ist die letzte Frage jedes Interviews, mit der ein Interviewer etwas über Ihre Zweifel und Befürchtungen erfahren möchte. Es ist notwendig, diese Frage immer zu stellen und Ihrem Gesprächspartner ein paar relevante Gegenfragen zu stellen. Zum besseren Verständnis verweisen wir auf die unten aufgeführten Musterfragen:

Modellfragen

  • Was sind die verschiedenen Anreize und Zulagen, die den Büroleitern für Überstunden angeboten werden?
  • Welche Werbepolitik verfolgt das Unternehmen?
  • Ist es die Politik des Unternehmens, seinen Mitarbeitern bezahlten Urlaub zu gewähren, insbesondere in Situationen medizinischer Notfälle?

Laden Sie den Fragenkatalog im .PDF-Format herunter, um später mit ihnen zu üben oder sie in Ihrer Interviewvorlage zu verwenden (für Office Manager-Interviews):

Screenshots von 2022 09 15 141748

Bibliographie

  1. https://link.springer.com/article/10.1007/s42001-021-00138-4
  2. http://sk.sagepub.com/cases/emotional-intelligence-job-candidates-inventory-interview-questions
Eine Bitte?

Ich habe mir so viel Mühe gegeben, diesen Blogbeitrag zu schreiben, um Ihnen einen Mehrwert zu bieten. Es wird sehr hilfreich für mich sein, wenn Sie es in den sozialen Medien oder mit Ihren Freunden / Ihrer Familie teilen möchten. TEILEN IST ♥️