En una configuración de oficina típica, hay un jefe y sus trabajadores o asistentes responsables de la buena ejecución de las tareas y deberes administrativos. Un asistente de oficina se conoce con varios nombres diferentes, como empleado de oficina/asistente administrativo/especialista de apoyo, etc. Dado que casi todas las oficinas u organizaciones necesitan un asistente de oficina para gestionar sus tareas administrativas, gozan de una gran demanda y buenas perspectivas salariales.
Perfil de trabajo y deberes
Un asistente de oficina es responsable de realizar tareas administrativas. Los deberes pueden diferir y variar de una organización a otra, pero los deberes más amplios y destacados se mencionan a continuación:
- Organizar y gestionar los expedientes de los distintos clientes de la empresa.
- Tomar notas y preparar actas de la reunión de la junta.
- Recoger y contestar llamadas telefónicas
- Manejar todas las comunicaciones.
- Actuar como canal de comunicación entre la alta dirección y los clientes de la empresa
- Redacción de documentos comerciales, respuestas y procesamiento de textos.
- Mantener los horarios de citas de los gerentes.
- Reprogramar las citas a pedido del gerente o de los clientes de la empresa.
- Asegúrese de que los suministros de oficina y papelería estén en gran cantidad
- Mantener una base de datos de los clientes de la empresa.
- Planificar, organizar y supervisar los viajes de negocios de la alta gerencia.
- Complete el papeleo y la entrada de datos.
- Saludar a los clientes y a los clientes que ingresan a las instalaciones de la oficina.
- Realizar mandados cortos para entregar o recoger algo
- Asegúrese de que todo el equipo de oficina y la infraestructura de TI funcionen bien y estén en buenas condiciones
- Asegúrese de que todos los equipos de electricidad y contra incendios estén bien colocados y completamente instalados.
- Mantener el decoro de la oficina.
Habilidades requeridas
Un asistente de oficina se denomina y considera como un todoterreno que es responsable de gestionar todas las diversas tareas de manera eficiente. Hay varias habilidades que debe poseer un asistente de oficina. Algunos destacados se mencionan a continuación:
| nombre de las habilidades | Razón |
| Habilidades comunicativas | Con el fin de responder a las consultas de los clientes y reprogramar citas de manera efectiva |
| Habilidades de redacción | Con el fin de preparar comunicaciones impecables, gramaticalmente correctas y lógicamente escritas |
| Personalidad encantadora | Para saludar e impresionar a los clientes de la empresa. |
| Disciplina | Para manejar tantas cosas simultáneamente, necesitas ser disciplinado y organizado. |
| Buena memoria | Para administrar sus archivos de manera efectiva y producir el archivo requerido en el tiempo mínimo, necesita tener una memoria aguda. |
Perspectivas salariales
Las perspectivas salariales de un asistente de oficina son brillantes debido a una mayor demanda y necesidad. El salario obtenido en una función similar depende de varios factores, como se ilustra a continuación:
| Nombre del factor | Efecto sobre el salario |
| Destino | Un asistente de oficina, destinado en lugares con un costo de vida más alto, obtendría salarios más altos en comparación con los asistentes destinados en áreas semiurbanas o rurales. El aumento o alza salarial es básicamente para compensar la inflación. |
| Experimenta | La experiencia juega un papel importante en el salario ganado. Cuanto mayor sea la experiencia de un asistente de oficina, mayor será su salario. |
| Habilidades | Un asistente de oficina hábil y eficiente siempre está en el radar de los empleadores y, para retener ese talento, las organizaciones pagan salarios superiores a la media. |
| Certificaciones | Un asistente de oficina altamente cualificado y que haya realizado cursos de formación relevantes podría obtener salarios elevados. |
Preparación académica
El papel de un asistente de oficina es de un generalista y no de un especialista. Por lo tanto, los requisitos educativos no son mucho grandes. Sin embargo, uno debe tener al menos uno de los siguientes:
- Una licenciatura en cualquier campo. (año 3)
- Un diplomado en administración de oficinas. (año 2)
Últimos Cursos y Certificaciones
Como se discutió anteriormente, una persona altamente calificada con conocimiento sobre todo el software más reciente y cursos académicos relevantes siempre disfrutará de salarios más altos y un mejor avance profesional. Por lo tanto, siempre es necesario agregar algunas certificaciones importantes a su cesta para mejorar sus posibilidades de selección y perspectivas salariales. Algunos cursos importantes son:
| Nombre del curso. | Duración |
| Fundamentos del profesional administrativo | 3 meses |
| Habilidades para hablar en público y comunicación efectiva. | 3 meses |
| Contabilidad básica y gestión general. | 5-6 meses |
| Minutas de la Junta - Guía completa | 3 meses |
| Curso de redacción y comunicación empresarial. | 3 meses |
3 debe preparar las preguntas de la entrevista
Las entrevistas para el puesto de asistente de oficina son complicadas y requieren mucha preparación y perseverancia debido a la estricta competencia. Pero, con la preparación adecuada, uno puede superar fácilmente su entrevista. Tres preguntas que se deben preparar en la entrevista son:
1) ¿Cómo administra archivos y documentos?
La respuesta a esta pregunta le permite al entrevistador comprender su método de manejo de archivos, papeles importantes y documentos comerciales.
Respuesta ejemplo
Siempre preparo un diario y una lista de notas junto con la organización de archivos en un orden lógico. Tengo la costumbre de colocar pequeñas fichas de papel en todos y cada uno de los archivos, lo que los distingue del resto. Además, la categorización adecuada de los archivos es de suma necesidad para reducir el tiempo de espera consumido en la disponibilidad de los archivos.
2) ¿Con qué eficacia puede redactar comunicaciones escritas?
La redacción es una habilidad importante de los asistentes de oficina esperada por casi todos los empleadores. Si carece de esta habilidad, debe unirse a un curso de certificación, ya que, sin esto, sus posibilidades de selección son casi insignificantes.
Respuesta ejemplo
La redacción es una habilidad importante, y poseo conocimientos expertos en este campo. Conozco todas las terminologías comerciales, la ética que se debe seguir y, lo que es más importante, los diversos formatos de múltiples documentos comerciales. Junto con esto, tengo una base gramatical competente con la capacidad de enmarcar oraciones largas y significativas.
3) ¿Cómo maneja grandes volúmenes de trabajo?
La carga de trabajo y la gestión de grandes volúmenes de archivos es algo natural en la profesión de asistente de oficina. él o ella es el Asistente Administrativo de la empresa y podría requerir trabajar horas extras para administrar los archivos de manera efectiva.
Respuesta ejemplo
Entiendo completamente el requisito de grandes cargas de trabajo. Les aseguro, que tengo la capacidad de trabajar largas horas estiradas, debido a mi alto nivel de concentración y enfoque desarrollado. Esto me ayuda a trabajar con eficacia y realizar mis deberes y tareas de manera eficiente. Para mantener esto practico 15 minutos de meditación diariamente.
Conclusión
Un asistente de oficina es la necesidad del momento para todas las organizaciones que operan en todo el mundo. Él o ella permite que los gerentes o la alta gerencia se concentren en tareas importantes y decisiones estratégicas, sin preocuparse por sus archivos y detalles de clientes. Están bien compensados y con el tiempo su compensación aumenta a pasos agigantados. Si te gustan nuestros artículos, no olvides compartirlos con tu familia y amigos. Además, háganos saber a través de la sección de comentarios a continuación, cuánto le gustan nuestros artículos.
Referencias
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Sandeep Bhandari es el fundador del sitio web PrepMyCareer.com.
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