Pregúntele a los dueños de negocios, se necesita mucho esfuerzo y energía para supervisar, administrar y supervisar las operaciones diarias de la oficina. Esta desafiante tarea es realizada por los gerentes de oficina, quienes son responsables de:
- Desempeñar las funciones administrativas
- Administrar el material de oficina y artículos de papelería.
- Clasificar, organizar y ordenar los archivos comerciales
- Apoya al personal de la oficina para que puedan realizar sus funciones sin problemas y
- Preparar presupuestos de oficina.
Al ocupar un puesto de supervisión, un gerente de oficina recibe un salario lucrativo e incentivos. Sin embargo, es necesario prepararse sinceramente para la sesión de entrevista leyendo muchas preguntas frecuentes.
21 mejores preguntas de entrevista para estudiar
1. ¿Qué quiere decir con el concepto de prudencia? Explique el concepto con una aplicación práctica.
Como gerente de oficina, seguramente estará involucrado en actividades básicas relacionadas con el comercio, como contabilidad, elaboración de presupuestos o tal vez una auditoría. Así, siempre habrá preguntas que pondrán a prueba tus conocimientos en relación a los conceptos y principios contables básicos.
Respuesta ejemplo
Señor, según el concepto contable de la Prudencia, es necesario que las organizaciones empresariales reconozcan las pérdidas esperadas, que prevén incurrir en un futuro próximo. El reconocimiento se hará mediante la separación de una parte de las utilidades y la constitución de una provisión para las mismas. Su aplicación práctica es la Provisión para Deudas Incobrables y Dudosas, en donde una empresa reduce sus utilidades en la cantidad que anticipa no será recuperada por sus deudores.
2. ¿Cuál es su comprensión del término estados financieros?
Esta pregunta pone a prueba su conocimiento y comprensión de los conceptos y estados contables básicos.
Respuesta ejemplo
Señor, los estados financieros se refieren a tres tipos de estados, que son:
- Hoja de balance: Este estado representa un resumen de los activos y pasivos de una empresa en una fecha determinada.
- Cuenta de ganancias y Perdidas: Este estado representa todos los ingresos y gastos de la empresa en los lados de crédito y débito respectivamente.
- Estado de Flujo de Efectivo: Esta declaración da cuenta de todas las entradas y salidas de efectivo que ocurren en el curso normal de los negocios. Segrega y divide los flujos de efectivo en tres categorías diferentes, que son:
- Flujo de efectivo de las actividades de inversión
- El flujo de efectivo de las actividades de operaciones
- Flujo de efectivo de las actividades de financiación
3. Creemos que los gerentes deben mostrar "calidad" en sus operaciones comerciales. ¿Cómo interpreta el término "calidad"?
Esta es una pregunta de entrevista basada en palabras, en la que debe interpretar el término "calidad". Podría haber varias interpretaciones de este término, sin embargo, un entrevistador quiere saber tu versión.
Respuesta ejemplo
Señor, "calidad" es un término ambiguo y puede tener diferentes significados. Sin embargo, en mi opinión, las operaciones comerciales se denominarán tareas de "calidad" cuando cumplan con los puntos de referencia establecidos y los estándares definidos por la empresa. Además, estas tareas deben ser capaces de satisfacer a los clientes de la empresa y proporcionarles las utilidades necesarias.
4. Describe una situación en la que mostraste compromiso en tu lugar de trabajo.
Esta es una pregunta de entrevista basada en una situación en la que debe compartir una situación real, que experimentó mientras trabajaba anteriormente para otras organizaciones.
Respuesta ejemplo
Señor, el compromiso y la dedicación son rasgos necesarios de los empleados. Tengo la suerte de tenerlos en mí. Quisiera corroborar esto narrando un incidente que me sucedió durante mi anterior empleo. Era Navidad y de repente recibimos un nuevo proyecto que se suponía que se completaría antes del año nuevo. Esto requería que todos nos quedáramos en la oficina y trabajáramos alrededor de cuatro horas adicionales todos los días. Nunca me retracté de mi compromiso y entregué lo que se esperaba de mí.
5. Como gerente de oficina, se le pedirá que realice tareas repetitivas que pueden resultarle aburridas a diario. ¿Cómo lidias con esta monotonía?
Esta es una pregunta de entrevista común que requiere que establezca las estrategias, que adapta para vencer la monotonía de la disciplina.
Respuesta ejemplo
Señor, una rutina diaria puede ser engorrosa y aplastante por su aburrimiento y tedio. Esto sucede hacia el final de la semana, cuando un empleado no puede concentrarse de manera efectiva y se abstiene de realizar incluso las tareas comerciales habituales. Esto me pasa a mí y para afrontarlo prefiero:
- Toma descansos breves y escucha música.
- Jugar algunos juegos divertidos con mis colegas durante el almuerzo
- Motivarme participando en diálogos alentadores
6. Los gerentes de oficina no tratan con los clientes de la empresa. Comente sobre esta declaración.
Esta es una afirmación negativa, que es falsa. Como gerente de oficina, deberá saludar, dar la bienvenida y hacer que los clientes visitantes se sientan cómodos. Contesta esta pregunta afirmativamente.
Respuesta ejemplo
Señor, estoy completamente en desacuerdo con esta afirmación. Según mi experiencia laboral de 3 años, los gerentes de oficina deben saludar a los clientes de la empresa e incluso mostrar un alto nivel de hospitalidad para que se sientan cómodos y disfruten de su visita.
7. ¿Cuál es la cultura de su equipo ético?
Hoy en día, las organizaciones empresariales prefieren trabajar en una cultura de equipo, en la que los empleados se dividen y segregan en función de su conjunto de habilidades, niveles de educación y naturaleza de las tareas. A través de esta pregunta, un entrevistador quiere saber cuáles son las diversas cualidades o atributos que espera que tengan los miembros de su equipo.
Respuesta ejemplo
Señor, en mi opinión, los miembros del equipo deben estar dedicados a lograr sus metas y objetivos. Además, los empleados no deben involucrarse en ningún tipo de política de burla o acoso, además de mantener un alto nivel de productividad. Los miembros del equipo deben ser solidarios y al mismo tiempo alentadores.
8. Describa una época en la que el presupuesto de su oficina no obtuvo las aprobaciones necesarias.
Esta es una pregunta de entrevista complicada que requiere que brinde detalles sobre una tarea comercial que tuvo fallas y errores.
Respuesta ejemplo
Señor, no siempre es posible obtener un resultado perfecto, sin importar cuánto lo intente. Esto me sucedió durante mi mandato anterior cuando preparé un presupuesto de oficina pero no consideré suficientes datos históricos. Me dijeron específicamente que tuviera en cuenta los datos históricos de los últimos 5 años, pero fui solo durante los últimos 2 años. Por lo tanto, mi trabajo fue rechazado por falta de precisión y lógica.
9. Mencione los tres mejores software que se utilizan ampliamente en la industria para la gestión eficiente de la oficina.
Esta pregunta comprueba qué tan experto en tecnología eres y cuánto sabes sobre el software de tendencias utilizado en tu campo.
Respuesta ejemplo
Claro señor, estos son:
- Trello
- LibreOffice
- Mundo de tareas
10. Los gerentes de oficina operan en un entorno comercial desafiante. ¿Cómo maneja sus fallas?
Es común que los entrevistadores pregunten sobre sus técnicas y estrategias con las que puede manejar sus fallas relacionadas con el trabajo. Esta es una pregunta de entrevista importante, debido a la noción común de que después de sufrir una falla, los empleados tienden a perder la confianza y ofrecen un desempeño por debajo del estándar en su lugar de trabajo.
11. Describe a tu mejor y peor jefe.
Los empleados migran de una organización empresarial a otra, en busca de mejores oportunidades de empleo, salario, beneficios, conciliación de la vida familiar y laboral, etc. Esto hace que nos encontremos con una gran variedad de jefes y gerentes. Es cierto que no todos ellos son capaces de hacer una entrada en nuestros buenos libros, y algunos simplemente se colocan en la categoría de malos jefes. Un entrevistador a través de esta pregunta quiere saber cuál es la razón principal o la base con la que clasifica a sus buenos y malos jefes.
12. ¿Cuál es el trabajo de sus sueños?
Todos soñamos, y algunos incluso quieren trabajar junto al Sr. Elon Musk o tal vez como asistente del entrenador de su equipo de fútbol favorito. Estos son sueños, estamos de acuerdo, pero no aptos para ser compartidos en respuesta a esta pregunta. Una respuesta ideal a esta pregunta siempre estará relacionada con la empresa en cuestión y enumerará todas las mejoras prácticas y las posibles expectativas.
13. El gerente de oficina es un puesto generalista y se le pedirá que trabaje en varios campos. ¿Cómo maneja su estrés relacionado con el trabajo?
La gestión del estrés es una expectativa común de las organizaciones empresariales. Como gerente de oficina, seguramente manejará y operará varias tareas que irán desde la contabilidad básica hasta la clasificación de archivos y el manejo de clientes. Cuando se realiza a diario, esto sin duda puede aumentar sus niveles de estrés. Como respuesta ideal a esta pregunta, comparta las estrategias y técnicas con las que puede aliviar su estrés relacionado con el trabajo.
14. ¿Cuáles son sus expectativas salariales?
Esta es una pregunta de entrevista no técnica, pero tiene la capacidad de arruinar sus posibilidades de selección. Siempre se recomienda compartir una cifra salarial basada en una investigación de mercado exhaustiva. Se recomienda averiguar un salario medio que se ofrece en su industria a los profesionales que realizan tareas similares a la suya. Su cotización salarial debe ser similar al salario medio determinado.
15. ¿Cómo prefiere trabajar: en equipo o solo?
Esta es una pregunta de entrevista complicada, que requiere que elijas entre las dos opciones. Asegúrese de poder justificar su selección utilizando amplia lógica y fundamentos. Preferiblemente, considerando el escenario actual del mercado, siempre debe elegir el trabajo en equipo como su primera opción de trabajo.
16. Como gerente de oficina, realizará varias tareas en un solo día. ¿Cómo priorizar?
El director de la oficina es percibido como un todoterreno y seguramente lo mantendrá ocupado durante toda la jornada laboral, cargado con diferentes tareas. Para completar estas tareas en un tiempo determinado, es necesario que las organices según una base estratégica, como el nivel de dificultad, el consumo de tiempo, el rendimiento, etc. Comparte tu estrategia adecuada y justifica tu selección con lógica.
17. ¿Cuáles son sus fortalezas como gerente de oficina?
Esta es una pregunta de entrevista común que marca su aparición en casi todas las sesiones de entrevista realizadas en todo el mundo. La mejor manera de preparar una respuesta para esta pregunta es realizar un escrutinio profundo de su personalidad y anotar al menos tres de sus fortalezas más cercanas. Mientras lo hace, asegúrese de haber leído y entendido la descripción del trabajo emitida por su empleador.
18. La motivación es un elemento necesario para dar lo mejor de nosotros. ¿Qué te motiva a trabajar?
Todos estamos motivados por algunos elementos que nos estimulan y empujan a trabajar duro en nuestro lugar de trabajo. Estos factores son de naturaleza personal y están influenciados en gran medida por nuestras situaciones y circunstancias personales. Para algunos es dinero y para otros es un deseo de reconocimiento. No existe una respuesta perfecta a esta pregunta, ya que está influenciada en gran medida por las preferencias, el comportamiento y el enfoque humanos. Por lo tanto, asegúrese de dar una respuesta original.
19. ¿Cuándo puede comenzar a trabajar para nuestra oficina?
Esta es una pregunta simple que requiere que comparta la fecha en o después de la cual puede comenzar a trabajar para la empresa. Esta pregunta no garantiza su selección y, por lo tanto, debe abstenerse de interpretarla de esa manera.
20. ¿Por qué nos eligió?
Esta pregunta comprueba su nivel de seriedad y compromiso con la empresa. Prepare esta pregunta navegando en el sitio web oficial de la empresa. Anote todos los principales hechos, logros y realizaciones de la empresa en el sitio web y agréguele sus intereses personales. Esto le dará una respuesta perfecta a esta pregunta.
21. ¿Tiene alguna pregunta para nosotros?
Ya sea el perfil laboral de un gerente de oficina, de un ingeniero o tal vez de un especialista en marketing digital, cada sesión de entrevista concluye con esta pregunta de la entrevista. Esta es la última pregunta de cada entrevista, a través de la cual el entrevistador quiere conocer sus dudas y aprensiones. Es necesario siempre intentar esta pregunta y hacer algunas contrapreguntas relevantes a su entrevistador. Para una mejor comprensión, consulte las preguntas modelo que se mencionan a continuación:
Preguntas modelo
- ¿Cuáles son los diversos incentivos y asignaciones que se ofrecen a los gerentes de oficina por trabajar horas extras?
- ¿Cuál es la política promocional de la empresa?
- ¿Es política de la empresa dar licencias pagadas a sus empleados, especialmente en situaciones de emergencias médicas?
Descarga la lista de preguntas en formato .PDF, para practicar con ellos más tarde, o para usarlos en su plantilla de entrevista (para entrevistas de Office Manager):
Referencias
- https://link.springer.com/article/10.1007/s42001-021-00138-4
- http://sk.sagepub.com/cases/emotional-intelligence-job-candidates-inventory-interview-questions
Me he esforzado mucho en escribir esta publicación de blog para brindarle valor. Será muy útil para mí, si considera compartirlo en las redes sociales o con sus amigos/familiares. COMPARTIR ES ♥️
Sandeep Bhandari es el fundador del sitio web PrepMyCareer.com.
Soy bloguera profesional a tiempo completo, comercializadora digital y formadora. Me encanta todo lo relacionado con la Web y trato de aprender nuevas tecnologías todos los días.
Todas las tareas de gestión del equipo, creación de contenido y monetización están a mi cargo. Junto con el equipo de PrepMyCareer, el objetivo es proporcionar contenido útil y atractivo a nuestros lectores.