Casi todas las organizaciones comerciales en este mundo, ya sea en el negocio de consultoría o en la fabricación de un producto, tienen una cosa en común, y es la administración. Cada uno de ellos tiene que lidiar y manejar una gran cantidad de archivos, administrar citas y programar reuniones, etc. Esto puede parecer demasiado aburrido y repetitivo, pero créanos, se necesitan algunas habilidades y conocimientos serios para ejecutar estas tareas.
Un gerente de oficina es una designación que se especializa en el manejo y la gestión de todas las tareas de administración que pertenecen a una organización empresarial. A través de este artículo, discutiremos este perfil de trabajo en detalle.
Deberes a realizar
Un gerente de oficina ocupa un puesto vital y clave en cualquier organización empresarial y tiene que realizar una variedad de deberes y tareas, tales como:
- Programa citas para la gerencia de alto nivel de las organizaciones y asegura que el personal interesado esté actualizado de vez en cuando sobre el estado de la reunión programada.
- Administra, supervisa y maneja los viajes corporativos o de negocios de los gerentes de primer nivel de la organización.
- Organiza y gestiona las ruedas de prensa y eventos de la organización empresarial.
- Prepara comunicaciones comerciales, borradores y cartas legales para ser enviadas a las partes interesadas.
- Gestiona los requerimientos de papelería y mobiliario de la organización empresarial.
- Trata y maneja las quejas, consultas y comentarios de los consumidores.
- Asegura que todos los empleados de la organización estén contentos y que nadie se involucre en prácticas y comportamientos poco éticos.
- Asegura que los requisitos presupuestarios de la organización se cumplan en su totalidad y se cumplan
- Supervisa el estado de los empleados y las reclamaciones de los consumidores.
- Elabora actas de las reuniones de la junta directiva
- Prepara comunicados de prensa para el personal de los medios.
Habilidades requeridas
El rol de un gerente de oficina es más generalista, en el que debe tener conocimiento y especialización sobre una variedad de aspectos como finanzas, organización, clasificación, administración, etc. Para ejecutar con éxito un rol tan desafiante, una oficina El gerente debe tener las siguientes habilidades:
| Nombre de la habilidad | ¿Por qué es necesario? |
| Actitud de resolución de problemas. | Administrar una oficina y manejar a toda la fuerza laboral no es una tarea fácil. Esto plantea muchos desafíos frente a usted y, a veces, las situaciones pueden ser bastante complicadas y requieren una solución rápida y efectiva. Una actitud de resolución de problemas es la habilidad más requerida para un gerente de oficina que no solo ayudará a resolver los problemas sino que también mejorará los niveles de productividad de todos los empleados. |
| Organización/Empresa | El papel de un director de oficina gira en torno a una gestión eficaz. Él o ella estaría lidiando con una gran cantidad de archivos y datos que deben ordenarse y administrarse para poder sacar algunas conclusiones significativas. Por tanto, un director de oficina debe ser muy disciplinado y organizado. |
| Buenas habilidades de TI | Este mundo gira en torno a la tecnología y difícilmente existiría una organización empresarial que no haga uso de la tecnología de la información para llevar a cabo sus operaciones comerciales. Como gerente de oficina en este mundo dominado por la tecnología, debe tener un conocimiento exhaustivo del software más reciente, así como habilidades básicas de operación de computadoras para ejecutar sus tareas y deberes de manera efectiva. |
| Habilidades comunicativas | Un gerente de oficina tiene que conversar mucho con sus superiores, subordinados o incluso proveedores externos. Para dar discursos fluidos y entablar conversaciones significativas, es necesario tener excelentes habilidades de comunicación. |
| Adaptabilidad | Una organización actualiza o modifica continuamente su conducta de operaciones para mejorar sus perspectivas comerciales y la forma de administrar las cosas. Esto puede incluir la introducción de nueva tecnología, nuevos procedimientos de clasificación de archivos, pautas revisadas relacionadas con el trabajo, etc. Por lo tanto, un gerente de oficina debe ser adaptable y debe tener la capacidad de absorber las nuevas reglas por completo. |
Expectativas salariales
El director de oficina es un puesto fundamental en cualquier organización empresarial y se considera personal clave. Una persona empleada en este cargo obtiene salarios altos y disfruta de incentivos lucrativos. Sin embargo, el salario que gana un gerente de oficina varía y depende de los siguientes factores:
| Particulares | Explicación |
| Destino | Un gerente de oficina empleado o destinado en un lugar urbano o metropolitano siempre obtendría un salario más alto que las personas que trabajan en lugares semirrurales o rurales. |
| Experiencia de Trabajo | Como en cualquier otro trabajo, la experiencia laboral juega un papel importante a la hora de decidir el salario de un director de oficina. Experiencia y sueldo siempre mantienen una relación directa entre sí. Cuanto mayor sea la experiencia de un gerente de oficina, más brillantes serán sus perspectivas salariales. |
| Habilidades | Todas las organizaciones de empleadores prefieren contratar y pagar empleados hábiles que tengan el conocimiento y la comprensión de una variedad de habilidades diferentes, como MS Office, Excel avanzado, presentaciones de Powerpoint, sistemas de contabilidad, etc. Cuanto mayor sea el número de habilidades, mayor sería su salario. |
Preparación académica
Para convertirse en gerente de oficina, se espera que una persona haya completado con éxito al menos una licenciatura en cualquier campo (preferiblemente administración o administración de empresas). Además, para obtener promociones rápidas y un buen salario, un candidato puede agregar varios cursos de certificación, así como cursos de tiempo completo (como CPA, MBA) a su arsenal.
Popular debe tener certificaciones
Las certificaciones juegan un papel importante a la hora de decidir el salario y las perspectivas de empleo de un candidato. Prepmycareer recomienda a todas las personas que se encuentran en la gerencia de nivel medio o inferior que obtengan algunas certificaciones relevantes. En el contexto del trabajo de gerente de oficina, a continuación se muestra la lista de algunas de las certificaciones más destacadas:
| Particulares | Duración |
| Excel avanzado | 3-4 meses |
| Operar sistemas de contabilidad (como Quickbooks, Xero, Zoho Accounts, etc.) | 6 meses |
| Gestión de nóminas | 4 meses |
| Marketing Digital | 6 meses |
| Hablar en Público (Habilidades de Comunicación) | 3 meses |
Referencias
- https://www.journals.uchicago.edu/doi/abs/10.1086/344121
- https://repository.library.georgetown.edu/handle/10822/559297
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Sandeep Bhandari es el fundador del sitio web PrepMyCareer.com.
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