L'administration est considérée comme une tâche vitale pour gérer les ressources et autres objets de valeur dans un bureau ou un lieu de travail. Sans une administration et une gestion efficaces, une organisation est vouée à l’échec et même dans des circonstances extrêmes, elle fait faillite. C'est la principale raison pour laquelle les organisations, y compris même les gouvernements et agences fédéraux, ont besoin des services d'un greffier municipal dont les principales responsabilités sont de surveiller, superviser et gérer les ressources des organisations ainsi que les tâches quotidiennes de bureau. Le rôle d'un greffier municipal est celui d'un généraliste et il serait censé effectuer diverses tâches pendant son service.
21 meilleures questions d'entrevue à étudier
1) Comment allez-vous trier les différents fichiers Office ?
Cette question teste vos connaissances par rapport aux procédures de travail pratiques.
Exemple de réponse
Monsieur, la gestion des dossiers de bureau est une tâche essentielle et doit être effectuée avec un haut niveau de sincérité. Afin de gérer les dossiers, je placerais tout d'abord une bannière sur les côtés du dossier. Après cela, je catégoriserais les fichiers de même nature et les marquerais à l'aide d'une abréviation ou d'un symbole particulier. Les fichiers portant le symbole commun ou l'abréviation doivent être placés et classés en un seul endroit afin qu'ils soient facilement disponibles à une date ultérieure.
2) Comment gérerez-vous les différentes ressources de papeterie de l'organisation ?
C'est un gâchis et un problème commun auquel sont confrontés presque tous les bureaux répartis à travers le pays. Il y a toujours des cas fréquents de vol, de pillage et de vol dans les bureaux, en particulier d'articles de papeterie courants, comme des stylos, des dossiers, des porte-cartes, etc. C'est le devoir principal d'un greffier municipal de gérer ces ressources et d'en prendre soin.
Exemple de réponse
Monsieur, je comprends tout à fait la pertinence de cette question. Il y a eu une augmentation constante de certaines activités contraires à l'éthique dans un bureau, ce qui non seulement entraîne une perte pour une organisation, mais entrave également le fonctionnement normal du bureau. Soyez assuré que je suis pleinement conscient de ces circonstances et bien équipé pour empêcher qu'elles ne se produisent. Pour ce faire, je place toujours les articles de papeterie et autres objets vulnérables sous clé. Chaque jour, le matin, au moment de la distribution, je prépare toujours une liste de ces ressources et je reprends chaque article le soir.
3) À quel point êtes-vous adaptatif ?
En tant que greffier municipal, vous devrez accomplir diverses tâches allant d'un agent de relations publiques à un comptable en passant par un directeur de bureau. La diversité des tâches est telle qu'un greffier doit faire preuve d'une adaptabilité et d'une flexibilité exceptionnelles, sans lesquelles il ne pourrait peut-être pas réussir sur son lieu de travail.
Exemple de réponse
Monsieur, un greffier municipal est un poste de généraliste au lieu d'être un spécialiste. Cela signifie simplement qu'il ou elle doit assumer des rôles et exécuter des tâches qui sont nouvelles et exigent un ensemble de compétences complètement nouveau. Ayant une expérience de 3 ans, j'ai pleinement développé ma polyvalence et mon adaptabilité en travaillant dans des domaines et sphères variés. Par conséquent, j'ai une confiance totale en mes capacités et je souhaite déclarer que j'ai un haut niveau d'adaptabilité.
4) Pouvez-vous travailler dans des conditions stressantes ?
Il s'agit d'une question d'entretien courante à travers laquelle un intervieweur souhaite connaître votre approche et votre état d'esprit face au travail dans des conditions de travail trépidantes et frustrantes impliquant un volume de travail énorme.
Exemple de réponse
Oui monsieur, tout à fait. En tant que greffier municipal, je comprends que je devais accomplir diverses tâches et exécuter de nombreuses tâches au cours de ma journée de travail. Cela nécessite non seulement de l'énergie et de la force physique, mais également une concentration et une concentration énormes. Je suis heureux de répondre que j'ai développé les deux en m'engageant dans des entraînements physiques et une méditation réguliers. Soyez assuré que je ne m'effondrerais jamais au travail et que j'aurais la capacité d'absorber la pression et les compulsions.
5) Comment allez-vous préparer les notes/procès-verbaux d'une réunion du conseil ?
En tant que greffier municipal, vous serez amené à préparer des notes de réunions du conseil d'administration. Lorsque vous êtes employé dans des institutions et des agences gouvernementales, vous devrez probablement rédiger le procès-verbal d'une réunion législative, d'une réunion du conseil municipal ou de toute réunion provinciale. Par conséquent, vous devez avoir d'excellentes compétences en rédaction et en vocabulaire commercial.
Exemple de réponse
Monsieur, Pour ce faire, j'utiliserai d'abord mon sens de l'écoute active afin d'être en mesure de comprendre et d'interpréter chacune des décisions prises en conseil d'administration. J'ai une excellente vitesse de frappe, et après avoir interprété les décisions commerciales, je préparerais et afficherais les décisions prises en points séparés pour faciliter la lecture. J'essaierais de couvrir tous les points majeurs et d'inclure la liste de tous les membres présents à la réunion du conseil. De plus, je joindrais également un résumé à la fin, ce qui aiderait l'agent des relations publiques dans la préparation d'un communiqué de presse.
6) Qu'est-ce qui te motive à travailler ?
Il s'agit d'une question d'entrevue courante apparaissant dans presque toutes les séances d'entrevue tenues à travers le monde. À travers cette question, un intervieweur souhaite connaître votre facteur de motivation qui vous incite à travailler dur et à persévérer sur votre lieu de travail.
Exemple de réponse
Monsieur, la réponse à cette question est assez spécifique et personnelle, car cette question est principalement influencée par les circonstances et les situations qu'une personne vit et vit. Dans mon cas, c'est l'un de mes désirs les plus forts et c'est de gagner la reconnaissance et la renommée. Lorsque je travaillerais dur et accomplirais les tâches et les devoirs de l'organisation de manière efficace et dans les délais impartis, je suis tenu de recevoir une large reconnaissance de toutes les sphères, y compris mes collègues, mes pairs et même mes supérieurs. Cela me motive à repousser mes limites et à travailler dur.
7) Pourquoi avez-vous quitté votre organisation précédente ?
Il s'agit d'une question d'entretien délicate à travers laquelle un intervieweur veut connaître les raisons, les causes ou les motifs sur la base desquels vous avez quitté votre dernière organisation. Il s'agit essentiellement de vérifier l'authenticité et l'intégrité des employés sur le lieu de travail.
Exemple de réponse
Mon organisation précédente était merveilleuse et m'a toujours soutenu et m'a même aidé à progresser dans les moments de détresse. Cependant, c'était dommage que j'aie dû migrer d'une organisation aussi réputée parce que mon lieu de travail était trop éloigné de mon lieu de résidence. Cela me prenait environ 2 heures d'un seul côté. J'avais vraiment l'habitude de me tremper de fatigue et d'épuisement après mon voyage au bureau. J'y ai encore travaillé pendant 3 ans. mais en raison du développement récent de maux de dos, j'ai décidé de migrer et d'arrêter.
8) Qu'est-ce que le succès selon vous ?
Cette question est posée afin d'évaluer votre état d'esprit et votre personnalité globale. Tout le monde veut réussir dans la vie, mais le succès varie différemment selon les individus. Pour certains, il s’agit simplement de gagner beaucoup d’argent, ce qui est la réponse la plus courante à cette question. Afin d’impressionner votre interlocuteur, nous vous recommandons d’éviter les réponses génériques.
Exemple de réponse
À mon humble avis, le succès est quelque chose qu'une personne vit lorsqu'elle profite du moment de sa vie. Je ne crois pas que gagner de l'argent soit un succès ou apprendre beaucoup de gloire soit un succès. Je crois simplement que lorsqu'une personne apprécie vraiment chaque aspect et chaque phase de sa vie, c'est à ce moment-là qu'une personne a réussi.
9) Comment enregistrerez-vous une transaction non monétaire dans les livres de comptes ?
En tant que greffier municipal, qui est un poste généraliste, vous serez parfois également amené à travailler sur les écritures comptables de base et la préparation des états. Pour cela, il est nécessaire que vous ayez des connaissances de base en comptabilité et une bonne maîtrise des notions comptables de base.
Exemple de réponse
Selon les PCGR des États-Unis, il est interdit à une organisation d'enregistrer une transaction non monétaire dans les livres de comptes. Cela est principalement dû au concept de coût de la comptabilité, qui stipule que seules et uniquement les transactions seraient enregistrées dans les livres de comptes pouvant être mesurés en termes monétaires.
10) Dans quelle mesure êtes-vous efficace pour travailler en équipe ?
Cette question d'entrevue est essentiellement posée pour comprendre votre point de vue sur le travail en équipe. Assurez-vous que vous êtes en mesure de répondre de manière positive, car de nos jours, presque toutes les organisations fonctionnent en équipe.
Exemple de réponse
Monsieur, à mon humble avis, je suis compétent joueur d'équipe et avoir la capacité de maintenir d'excellentes relations avec les membres de mon équipe. J'aime toujours travailler en équipe, car cela aide non seulement à dissiper instantanément les doutes, mais aide également à motiver les employés afin qu'ils puissent travailler sincèrement, vers la réalisation d'un objectif commun.
11) Quel est votre niveau de tolérance à la mauvaise gestion ?
C'est une question d'entrevue délicate. En tant que greffier municipal, vous êtes tenu de tout gérer dans un bureau et ne devez tolérer aucune sorte de mauvaise gestion. Par conséquent, répondez toujours à cette question par la négative.
Exemple de réponse
Monsieur, en tant que greffier municipal, je m'assure toujours d'être en mesure de gérer et de superviser le bureau de manière efficace. Je motive toujours mes collègues et mes pairs à toujours maintenir le décorum du lieu de travail et à travailler avec discipline et tolérance. Cependant, compte tenu de la mauvaise gestion, je ne tolérerais même pas un seul cas et je le signalerais et prendrais les mesures appropriées au fur et à mesure qu'il se présenterait.
12) Selon vous, combien de briques ont été utilisées dans la construction du célèbre palais de Buckhingham ?
C'est une question d'entrevue délicate. Vous trouverez toujours quelques questions d'entrevue qui auraient la capacité de vous déstabiliser et de vous étonner complètement. Cependant, ces questions ne doivent pas laisser votre langage corporel devenir nerveux ou nerveux, car une telle attitude peut être facilement détectée par un intervieweur chevronné.
Exemple de réponse
Monsieur, à mon humble avis, environ 500,000 50 XNUMX briques ont été utilisées avec une marge d'erreur de XNUMX % de haut en bas. C'est évidemment une supposition et je n'ai pas fait de comptage physique du palais, et je ne serais pas autorisé à le faire de mon vivant. Par conséquent, si vous avez effectué le comptage physique, veuillez me corriger.
13) Pouvez-vous expliquer la situation la plus difficile que vous ayez jamais rencontrée sur un lieu de travail ?
Il s'agit d'une question d'entrevue tendance à travers laquelle un intervieweur veut savoir quelle est votre force et votre capacité à gérer ainsi qu'à gérer des choses sur un lieu de travail qui échappent à votre contrôle et à votre zone de confort.
Exemple de réponse
Bien sûr, monsieur, j'ai fait face à une situation difficile similaire lors de mon précédent passage dans une organisation commerciale réputée dans laquelle j'étais censé trier plus de 5,000 XNUMX fichiers en quelques jours. C'était vraiment difficile et stimulant à mon avis et au début, j'étais assez sceptique à ce sujet. Mais, je suis une personne dévouée et engagée qui croit à l'exécution des tâches plutôt qu'à leur prorogation. Par conséquent, j'ai accepté le défi avec joie et j'ai commencé à l'exécuter avec toute ma volonté, ma passion et ma persévérance. Le résultat final était agréable et j'ai pu accomplir toutes mes tâches dans un délai limité.
14) Qu'entendez-vous par notion de prudence en comptabilité ?
En tant que greffier municipal, vous devrez exécuter quelques tâches liées à la comptabilité et, par conséquent, vous êtes censé avoir une bonne connaissance de base des divers principes et politiques comptables, car il y a de fortes chances que l'on vous pose quelques questions. zone.
Exemple de réponse
Je comprends et j'ai une connaissance complète de l'important concept de prudence largement utilisé lors de la préparation des comptes financiers de l'organisation. Selon ce concept, une organisation doit anticiper et enregistrer toutes les pertes probables dans ses livres de comptes en constituant des provisions. Cependant, il est interdit à une organisation d'anticiper et de comptabiliser des revenus probables.
15) Combien d'hommes faudrait-il pour préparer un bâtiment en une journée s'il faut 25 jours-homme pour le terminer, alors que l'efficacité d'un homme est de 2 unités ?
En tant que greffier municipal, on s'attend à ce que vous ayez des connaissances arithmétiques exceptionnelles ainsi qu'un sens aigu de la pensée critique et du jugement.
Exemple de réponse
Monsieur, À mon avis, 12.5 hommes seraient nécessaires car pour effectuer 25 journées de travail en une seule journée, vous devez exécuter 25 unités. Si un homme pouvait exécuter 2 unités en une seule journée, 12.5 hommes seraient nécessaires pour atteindre l'objectif. Par conséquent, 12 hommes seraient tenus de travailler pendant une journée complète et un homme serait tenu de travailler pendant une demi-journée.
16) Quelle est la première chose que vous voulez changer en vous-même ?
Ceci est juste une autre version de demander quelle est votre principale faiblesse. De telles questions sont assez courantes dans les entretiens organisés à travers le monde et, par conséquent, une préparation sincère et ciblée est nécessaire.
Exemple de réponse
Monsieur, aucun homme dans ce monde n'est parfait et je ne fais pas exception. Mais nous pouvons toujours essayer de nous améliorer et d'éliminer toutes les lacunes en nous-mêmes, en inculquant de bonnes habitudes et en éliminant la mauvaise aura. La première chose que je changerais en moi, c'est ma colère. J'ai tendance à être frustré trop facilement et à publier que je livre toujours des performances inférieures à la norme. Je suis sur le point d'améliorer cette lacune et j'ai même entrepris un cours de toilettage de personnalité en ligne pour éliminer cette faiblesse.
17) Comment gérez-vous une situation de harcèlement survenant sur un lieu de travail ?
L'intimidation, le harcèlement, les taquineries, les coups de patte sur les lieux de travail sont un problème courant et répandu dans plusieurs bureaux. Il est nécessaire de prévenir de tels cas en engageant et en suivant les règles et les politiques de prévention établies par l'entreprise. En tant que greffier municipal, vous devez être en mesure de gérer et de limiter de telles situations survenant dans un bureau.
Exemple de réponse
Monsieur, je suis tout à fait d'accord que le harcèlement et l'intimidation au bureau ont non seulement un impact sur la productivité d'un employé, mais entravent également le fonctionnement général et la rentabilité d'une entreprise. Par conséquent, ceux-ci sont hautement contraires à l'éthique et doivent être arrêtés à tout prix. Si jamais je rencontrais une telle situation ou même si je recevais une plainte, je prendrais immédiatement une mesure appropriée dans les quatre murs de la loi. En outre, les grandes entreprises ont pour pratique courante de mettre en œuvre certaines politiques anti-harcèlement et anti-intimidation à leurs propres niveaux pour prévenir de tels événements.
18) Évaluez votre niveau de compétence sur l'ensemble de la suite MS Office sur une échelle de un à cinq.
En tant que greffier municipal, vous devrez probablement travailler sur des logiciels de gestion typiques, tels que MS Office, MS Excel et Outlook. Par conséquent, vous devez avoir une connaissance complète de la même chose avec une expertise et une compétence élevées.
Exemple de réponse
Monsieur, j'ai une connaissance approfondie de la suite MS Office complète avec une compétence et une expertise particulières dans deux des principaux logiciels de gestion MS Office et MS Excel. J'ai une confiance totale en mes compétences et j'aimerais me noter avec un 4.8.
19) Quelle est votre plus grande force ?
Il s'agit d'une question d'entrevue tendance que vous rencontrerez dans presque toutes les séances d'entrevue tenues à travers le monde. Par conséquent, il est essentiel et nécessaire de se préparer sincèrement à cette question. La meilleure façon de préparer une réponse à cette question est de préparer un rapport écrit et d'y mentionner vos principaux atouts, après vous être soigneusement analysé.
Exemple de réponse
Monsieur, j'ai la chance d'avoir beaucoup de forces en moi, mais il y a une chose qui me concerne étroitement et qui me définit complètement. C'est ma capacité à rester imperturbable et concentré même dans l'environnement de travail le plus dérangeant. Je suis un employé dévoué et engagé de l'organisation qui aime s'occuper de ses propres affaires et ne se concentre jamais ou ne passe jamais de temps sur des conversations ou des bavardages inutiles. Cela m'aide énormément et m'aide à atteindre mes buts et objectifs dans les délais impartis.
20) Quand pouvez-vous commencer ?
Il s'agit d'une question d'entretien courante à travers laquelle un intervieweur veut prendre une citation de votre disponibilité. Cette question ne garantit en aucun cas votre sélection et il vous est conseillé de ne pas vous surexciter ou de vous emballer avec un enthousiasme excessif, après avoir entendu cette question.
Exemple de réponse
- Pour les débutants / les chômeurs: Monsieur, puisque je ne travaille nulle part, je voudrais dire que j'ai la possibilité de commencer immédiatement. Je n'ai absolument aucun engagement ou obligation préalable à remplir.
- Pour les personnes salariées: Monsieur, je peux commencer le (_____mentionner la date de votre début_____). En effet, je travaille actuellement avec une organisation et sa politique est de m'accorder une lettre de relève dans les 14 jours à compter de la date de réception de la lettre de démission. Cette date comprend également deux jours de tampon afin de couvrir tout incident ou circonstance imprévue.
21) Avez-vous des questions à nous poser ?
Qu'il s'agisse d'un poste de bureau ou d'un poste de direction, c'est la dernière question qu'un intervieweur pose à un candidat. Cette question donne l'occasion aux candidats de résoudre leurs doutes par rapport à l'organisation et à l'emploi tels que les horaires de travail, la culture de travail, les diverses politiques organisationnelles, etc. Ignorer cette question peut s'avérer fatal pour les chances de sélection d'un candidat car cela reviendrait simplement à juger que le candidat est sous-préparé ou pas sérieux pour l'organisation.
Exemples de questions
- Quels sont les différents employés centrés mis en œuvre par une organisation sur le lieu de travail ?
- L'organisation offre-t-elle des congés payés à ses employés en cas d'urgence médicale ou de toute autre urgence similaire ?
- Quels sont les horaires de travail de ce travail?
- Quelle est la culture de travail de l'organisation ainsi que les différentes politiques anti-harcèlement mises en place par l'organisation sur le lieu de travail ?
- Veuillez expliquer la procédure relative au calcul des congés payés.
Télécharger la liste des questions au format .PDF, pour vous entraîner avec eux plus tard ou pour les utiliser sur votre modèle d'entretien (pour les entretiens avec le greffier municipal) :
Bibliographie
- https://link.springer.com/article/10.1007/s11115-020-00481-6
- https://search.proquest.com/openview/bc78ff608faa683ab80dbb4f3bab4020/1?pq-origsite=gscholar&cbl=18750&diss=y
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Sandeep Bhandari est le fondateur du site Web PrepMyCareer.com.
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