दुनिया में कई तरह के पत्र हैं जिन्हें हम पुराने या पारंपरिक तरीके से या ऑनलाइन भेज सकते हैं। सभी प्रकार के पत्रों का दूसरे पक्ष को भेजने का अपना प्रारूप और कारण होता है। अनौपचारिक पत्रों का पूरी तरह से ध्यान रखा जा सकता है लेकिन जब आधिकारिक तौर पर पत्र लिखने की बात आती है तो हम सभी को इसे स्पष्ट करने के लिए कुछ प्रारूप या नियमों का पालन करना होगा ताकि दूसरे व्यक्ति या तीसरे व्यक्ति को वह पढ़ने में कोई समस्या न हो जो हम समझाने की कोशिश कर रहे हैं। .
कवर लेटर को प्रेरक पत्र भी कहा जाता है, यह एक परिचय पत्र है जो नौकरी के लिए आवेदन करने से पहले अन्य दस्तावेजों या आपके बायोडाटा के साथ संलग्न या भेजा जाता है। वे बस आपके कार्यों, आपके प्रत्येक कार्य, आपने क्या हासिल किया है और बहुत कुछ के बारे में संक्षिप्त जानकारी देते हैं। लेकिन, इसका पालन करने के लिए कुछ प्रारूप हैं और इसे स्पष्ट करने के लिए आपको कुछ युक्तियों और युक्तियों का पालन करने की आवश्यकता है ताकि पाठक आपके कवर लेटर से आकर्षित हो जाएं।
कवर लेटर को संबोधित करने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं जो पाठक को रुचिकर लगेंगे
यदि आपके बायोडाटा में दिखाने के लिए कुछ दिलचस्प नहीं है तो कवर लेटर लिखना निश्चित रूप से आसान नहीं होगा। सबसे पहली बात, आपको खुद को साबित करना होगा कि आप संगठन में जिस नौकरी या पद की तलाश कर रहे हैं, उसके लिए आप सक्षम हैं। आपको अपना करियर बनाने और पाठक या अपने साक्षात्कारकर्ता को खुश और प्रभावित करने के लिए आवश्यक अनुभव प्राप्त करने की आवश्यकता है। इसके अलावा, आप अपने साक्षात्कारकर्ता या पाठक पर अपना पहला प्रभाव बुरा और आखिरी प्रभाव नहीं डालना चाहेंगे। तो इससे बचने के लिए, कुछ युक्तियाँ और तरकीबें हैं जिन्हें आपको कवर लेटर लिखने से पहले ध्यान में रखना चाहिए। एक अच्छा कवर लेटर लिखने के लिए नीचे कुछ सुझाव दिए गए हैं:
- सही प्रकार का कवर लेटर चुनें- हममें से बहुत से लोग नहीं जानते होंगे, लेकिन आप जिस नौकरी या पद के लिए चुनते हैं या करने के इच्छुक हैं, उसके लिए कई प्रकार के कवर लेटर होते हैं। पारंपरिक कवर लेटर को आवेदन पत्र के रूप में भी जाना जाता है, जो तब लिखे जाते हैं जब केवल विशिष्ट नौकरी के अवसर होते हैं। सही प्रकार के कवर लेटर का चयन न केवल साक्षात्कारकर्ता या पाठक को प्रभावित करेगा बल्कि आपको यह भी लाभ मिलेगा कि आपके अनुभवों को क्या और कैसे जोड़ा जाना चाहिए। सरल शब्दों में, आपके द्वारा चुना गया प्रकार उस नौकरी को प्रतिबिंबित करना चाहिए जिसके लिए आप आवेदन कर रहे हैं, लिखने का कारण और आप वास्तव में क्या अनुरोध कर रहे हैं।
- छोटा और आसान लिखें- कवर लेटर को साक्षात्कारकर्ता के लिए पढ़ने में कठिन बनाएं। उन्हें यह समझने और जानने में सक्षम होना चाहिए कि आप किस प्रकार के व्यक्ति हैं इसलिए उनके लिए यह आसान बनाएं। इसके अलावा, कवर लेटर आपके बायोडाटा से संबंधित होना चाहिए जिसे आप इसके साथ संलग्न करते हैं, विषय से बाहर नहीं जाना चाहिए, इसमें यह बात होनी चाहिए कि आपने क्या हासिल किया है या भविष्य में आपकी इच्छाएं क्या हैं, इसके अलावा कुछ नहीं होना चाहिए। बेशक, सुनिश्चित करें कि आप पत्र को साफ-सुथरा बनाने के लिए अच्छे फ़ॉन्ट आकार और मार्जिन लाइनों का चयन करें।
- इसे बहुत लंबा न करें- किसी को भी लंबे पत्र पढ़ना पसंद नहीं है और ज्यादातर तब जब यह औपचारिक पत्र हो। पाठक छोटे और सरल पत्र पढ़ना पसंद करते हैं जो आपके लिए इस बिंदु तक बात करते हैं कि आप उनसे वास्तव में क्या चाहते हैं। कवर लेटर को केवल एक पृष्ठ पर लिखने या पूरा करने का प्रयास करें, इसे दो या तीन पृष्ठों तक न ले जाएं, जो आपके और पाठक के लिए भी उचित रूप से अनुपयुक्त होगा। पढ़ते समय पाठक कुछ हिस्सों को छोड़ सकता है और हमें लगता है कि आप नहीं चाहेंगे कि ऐसा हो।
- अच्छे प्रारूप का उपयोग करें- ज्यादातर समय कवर लेटर या कोई अन्य औपचारिक पत्र लिखते समय हम भूल जाते हैं या अच्छे प्रारूप का उपयोग नहीं करते हैं। सभी निर्देशों और सूचनाओं के साथ एक उचित प्रारूप की कॉरपोरेट जगत को कम या ज्यादा किसी चीज की जरूरत नहीं है। प्रवाह में बहने की कोशिश करें, अन्य चीजों के बारे में बात न करें जो आपके करियर से संबंधित नहीं है या आप जिस बारे में बात कर रहे हैं।
- बस आप जैसे रहें और आपका व्यक्तित्व कैसा है - शब्द आपके बारे में बहुत कुछ कहते हैं और उसी तरह आपका लेखन भी बताता है कि एक व्यक्ति कैसा और क्या हो सकता है। 'प्रिय मैडम/सर/श्रीमती' जैसे वाक्यांशों का उपयोग करने से बचें, ये इसे पेशेवर नहीं बनाते हैं और यह एक ऐसे व्यक्तित्व को दर्शाते हैं जो आप वास्तविक दुनिया में नहीं हैं। मुद्दे पर एक कवर लेटर बनाने के लिए और पेशेवर तरीके से सीधी भाषा या लेखन कौशल का उपयोग करें, यदि आपकी आदत नहीं है तो लिखना सीखें, ऑनलाइन वीडियो देखें और खुद को सिखाएं कि यह कैसे करना है। सीधी-सरल भाषा में लिखना निश्चित रूप से पाठक या साक्षात्कारकर्ता को आकर्षित करेगा।
परिचय कैसा होना चाहिए
किसी भी पत्र का परिचय अत्यंत आकर्षक एवं आकर्षक होना चाहिए ताकि पाठक में आपने जो लिखा है उसे पढ़ने में रुचि विकसित हो सके। कई बार हम सभी किसी भी औपचारिक पत्र से शुरू करने के लिए गलत प्रक्रिया अपनाते हैं या उसका पालन करते हैं, एक अच्छा परिचय देने के लिए कुछ प्रारूप होते हैं जिनका आपको अध्ययन करना चाहिए या जिन शब्दों को आपको सीखना चाहिए। आपके कवर लेटर का अच्छा परिचय देने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:
- आकर्षक शब्दों का प्रयोग करें और 'किसके लिए यह चिंता का विषय हो सकता है' और प्रिय महोदय/सुश्री/महोदया का उपयोग करने से बचें- परिचय में ऐसे वाक्यों या वाक्यांशों का उपयोग कवर पत्र को अनाकर्षक बनाता है। हां, एक समय इनका उपयोग किया जाता था लेकिन आज के समय में यह पुराना हो चुका है। इसके बजाय, आपको यह पता लगाना चाहिए कि आपको कौन नियुक्त कर रहा है, या साक्षात्कारकर्ता का नाम और अपना पत्र उन्हें संबोधित करना चाहिए। अब, नाम जानने के लिए आपको कंपनी को कॉल करने और सही नाम पूछने की पहल करनी चाहिए।
- कभी भी अपनी स्थिति का उल्लेख न करें- कृपया अपने कवर लेटर की पहली पंक्तियों में 'मैं इसके लिए आवेदन करने को तैयार हूं' कहकर अपना पत्र शुरू न करें। हां, यह प्रत्यक्ष लगता है लेकिन साथ ही, यह परिचय को बहुत उबाऊ और अनाकर्षक बना देता है। कवर लेटर के परिचय भाग में लिखने के कई अन्य तरीके हैं। कवर लेटर का परिचय भाग लिखते समय यह न भूलें कि आपको रचनात्मक होना है।
- अपने ज्ञान या कंपनी से संबंध का उल्लेख करें- यह किसी ऐसे व्यक्ति के लिए अच्छी बात है जो आपका कवर लेटर पढ़ेगा। अपनी कंपनी के बारे में सकारात्मक बातें बताना साक्षात्कारकर्ता या पाठक को आकर्षित करेगा। आपको अपनी कंपनी के मिशन और दृष्टिकोण के बारे में पता होना चाहिए जिसके लिए आप आवेदन करने के इच्छुक हैं, साथ ही यदि आप यह उल्लेख करते हैं कि आप इसके बारे में कैसा महसूस करते हैं तो हमें यकीन है कि कंपनी में आपको आपके पद से रोकने वाला कोई नहीं है।
कवर लेटर में एक बॉडी कैसी होनी चाहिए?
आपके कवर लेटर की बेहतर संरचना के लिए यहां कुछ तरकीबें और युक्तियां दी गई हैं:
- इसे लंबा न करें- हर चीज़ को संक्षेप में लिखें, पाठक के लिए वस्तुओं या पृष्ठों की लंबी सूची को पलटना कठिन न बनाएं।
- अपने काम की गुणवत्ता की जाँच करें- इसे संक्षिप्त और बिंदुवार बनाने का मतलब यह नहीं है कि गुणवत्ता की जाँच नहीं होगी। साथ ही आपको यह भी देखना होगा कि आप पत्र कितने अच्छे से लिख रहे हैं, वह आपकी बातों से प्रभावित हो, इसलिए इसे अच्छी गुणवत्ता वाला काम बनाएं।
- अपने कार्य अनुभव का वर्णन करें- अपने कार्य अनुभव का उल्लेख करना न भूलें क्योंकि यह वही है जिसके लिए आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं और पाठक इसे प्राथमिकता के रूप में लेगा।
- अपने व्यक्तित्व का थोड़ा सा प्रदर्शन करना न भूलें- ऐसे कई अन्य व्यक्ति हैं जिनसे कंपनी उनकी योग्यता को देखकर काम संभालती है, लेकिन अपने व्यक्तित्व का थोड़ा सा प्रदर्शन आपको कंपनी के प्रति अलग तरह से प्रदर्शित करेगा। आपको यह स्पष्ट करना चाहिए कि जिस पद के लिए आप काम करने को इच्छुक हैं, उसमें आपकी इतनी रुचि क्यों है। कृपया प्राकृतिक भाषा का प्रयोग न करें जो आपके व्यक्तित्व को प्रभावित करती हो, इस पर विचार करें और धीरे-धीरे लिखें, जल्दबाजी न करें।
- आप अपना अनुभव प्रदर्शित कर सकते हैं- जब आपको कुछ करने में बहुत कठिनाई हो रही थी तब अपना अनुभव प्रदर्शित करने से पाठक आपको अच्छी तरह से जान पाएंगे। पाठक या साक्षात्कारकर्ता के लिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि आप क्या जानते हैं और आपने क्या किया है ताकि जब वे वास्तव में आपका साक्षात्कार कर रहे हों तो यह आसान हो जाए। आपने उन्हें जानकर अपना काम पूरा कर दिया है, लेकिन आपने अब तक क्या हासिल किया है और उससे संगठन को किसी भी तरह से लाभ हो सकता है, इसकी एक झलक भी दें।
एक कवर लेटर का नमूना
भर्ती प्रबंधक को,
XYZ लिमिटेड, बेकर स्ट्रीट, संयुक्त राज्य अमेरिका
फ़ोन नंबर-XXXXXXXXXX
ईमेल आईडी-XXXXXXXXXX
25/06/2021
मानव संसाधन प्रबंधक के लिए आवेदन
सैमुअल को,
XYZ लिमिटेड कंपनी में आपके वक्तव्य को पढ़कर मुझे एहसास हुआ कि कंपनी के लिए एक अच्छा कामकाजी माहौल बनाना बहुत महत्वपूर्ण है। आपकी कंपनी के मूल मूल्य को मेरे लिए बहुत महत्वपूर्ण मानते हुए, मैं एचआर प्रबंधक के पद के लिए आवेदन कर रहा हूं क्योंकि यह आपके ब्रोशर और वेबसाइट पर विज्ञापित किया गया था।
मैं पिछले तीन वर्षों से हिमाली लिमिटेड में एचआर मैनेजर के रूप में काम कर रहा हूं और मैंने ऐसे कौशल हासिल किए हैं जो इस पद के लिए आवश्यक हैं। मैंने यह भी देखा है कि यहां भी इसी तरह का काम होता है लेकिन बड़ी जिम्मेदारी के साथ। मेरा प्रबंधन कार्य अनुभव विभिन्न लोगों से निपटने और कठिन परिस्थितियों से निपटने का हकदार रहा है।
मानव संसाधन विभाग में एक प्रबंधक के रूप में अपने तीन वर्षों के अनुभव के माध्यम से, मैंने दूसरों को प्रभावित करने, कठिन परिस्थितियों का सामना करने और उन्हें संभालने, एक अच्छी टीम बनाए रखने और सभी को संतुष्ट रखने की क्षमता प्रदर्शित की है। अपनी कड़ी मेहनत के माध्यम से, मैं ऐसी जगहों पर आश्चर्यजनक परिणाम प्राप्त करने में सक्षम हूं और मेरी ओर से जो भी कहा गया वह करने में सक्षम हूं।
मुझे यकीन है कि आपकी ओर से अवसर मिलने पर मैं आपकी कंपनी के लिए एक बड़ी संपत्ति बनूंगा।
धन्यवाद
सादर,
जिमी किमेल
निष्कर्ष
पत्र लिखना कठिन है, जब आपको किसी को औपचारिक रूप से पत्र लिखना हो तो हमें पता होना चाहिए कि उनसे कैसे निपटना है। मुझे उम्मीद है कि ऊपर दिया गया लेख किसी तरह से जरूरतमंद लोगों की मदद करेगा, कृपया साझा करना न भूलें, नीचे टिप्पणी करें और अपनी बहुमूल्य प्रतिक्रिया छोड़ें।
संदर्भ
मैंने आपको मूल्य प्रदान करने के लिए इस ब्लॉग पोस्ट को लिखने में बहुत मेहनत की है। यदि आप इसे सोशल मीडिया पर या अपने मित्रों/परिवार के साथ साझा करने पर विचार करते हैं, तो यह मेरे लिए बहुत उपयोगी होगा। साझा करना है ♥️
संदीप भंडारी PrepMyCareer.com वेबसाइट के संस्थापक हैं।
मैं एक पूर्णकालिक पेशेवर ब्लॉगर, एक डिजिटल मार्केटर और एक प्रशिक्षक हूं। मुझे वेब से जुड़ी हर चीज़ पसंद है और मैं हर दिन नई तकनीकें सीखने की कोशिश करता हूं।
सभी टीम प्रबंधन, सामग्री निर्माण और मुद्रीकरण कार्य मेरे द्वारा संभाले जाते हैं। PrepMyCareer की टीम के साथ मिलकर, इसका उद्देश्य हमारे पाठकों को उपयोगी और आकर्षक सामग्री प्रदान करना है।