Stručnjak za dokumentaciju je odgovoran i odgovoran za brigu o svim dokumentima organizacije ili tvrtke. Profesionalne mogućnosti za stručnjaka za dokumentaciju vrlo su široke jer je za svaku organizaciju ili tvrtku potreban dosljedan izvođač u ovom području.
Stručnjak za dokumentaciju također bi održavao digitalne datoteke organizacije. Stoga bi on ili ona trebala biti kvalificirana i obrazovana osoba. U intervjuu bi ispitivač uglavnom tražio informacije o vašim planovima i strategijama za čuvanje dokumenata na sigurnom.
Ispitivač bi postavio neka pitanja u vezi s vašim prošlim iskustvima. U intervjuu bi ispitivač pokrivao teme kao što su vaše obrazovanje, talent, vještine i osobnost za postavljanje pitanja.
21 najvažnija pitanja za intervju za pripremu za intervju sa stručnjakom za dokumentaciju
1. Koje vještine imate koje bi vam pomogle da se kvalificirate kao stručnjak za dokumentaciju?
Uzorak odgovora
Dobar sam u organizaciji stvari ili podataka. Uvijek sam radio na način da unaprijedim svoje organizacijske i upravljačke vještine. Te bi vještine pomogle u zaštiti svih podataka organizacija. Mogao bih sustavno pohraniti i zaštititi podatke kako bi ostali članovi tima mogli bez problema pristupiti digitalnim podacima.
2. Kako biste organizirali svoj radni život da biste izbjegli kašnjenja na poslu?
Uzorak odgovora
Menadžment je ključ za postizanje posla ili profesionalnog života bez gužve. Htio bih dovršiti svoj rad istog dana kada je dan. Odgađanje posla stvorilo bi dodatno opterećenje za sljedeći dan, a to bi moglo utjecati na profesionalni život. Stoga bih uvijek nastojao pratiti sve poslove koji mi se daju, kako bih izbjegao profesionalni kaos.
3. Biste li mogli predati rad nakon roka, ako dobijete više zadataka?
Uzorak odgovora
Da, bio bih u mogućnosti kvalitetno raditi na vrijeme, čak i ako sam raspoređen više projekata ili zadaci. Za dovršavanje više zadataka ili projekata, želio bih ih podijeliti na temelju njihovih rokova. Želio bih zadržati važne projekte na vrhu svoje liste. Naučio bih tehniku potrebnu za obavljanje posla kako ne bi bilo kašnjenja.
4. Opišite sebe kao čovjeka koji može uspjeti kao stručnjak za dokumentaciju.
Uzorak odgovora
Kao osoba, volim da mi je život organiziran i bez konfuzije. Ovakva moja priroda pomogla bi mi da postanem dobar stručnjak za dokumentaciju.
5. Kako gledate na kibernetičke napade koji utječu na digitalne datoteke organizacija ili tvrtki?
Uzorak odgovora
Cyber napadi degradiraju radnu etiku osobe i organizacije. Naporan rad i privatnost tvrtke i zaposlenika uvelike su ugroženi zbog kibernetičkih napada.
6. Ako se ikada suočite sa situacijom cyber napada u svom poslovnom životu, kako biste se željeli nositi s tim?
Uzorak odgovora
Prvo, sigurno se nikada ne bih suočio sa situacijom kibernetičkih napada koji utječu na digitalne datoteke tvrtke u kojoj radim. Uvijek radije poduzimam mjere opreza nego gubim vrijeme na svladavanje posljedica. Već bih upotrijebio nekoliko tehnika za zaštitu digitalnih datoteka.
7. Koje biste tehnike ili ideje koristili za izbjegavanje kibernetičkih napada?
Uzorak odgovora
Najvažniji korak koji treba poduzeti je zaštita podataka. Upotrijebio bih mnoge zaštitne programe ili viruse kako bih svoje podatke zaštitio od kibernetičkih napada. Instalirao bih razne aplikacije (ili softver) kako bih svoje podatke zaštitio od kibernetičkih napada.
8. Što vas čini boljim stručnjakom za dokumentaciju od drugih?
Uzorak odgovora
Jedino što mogu reći jest da sam savršen za obavljanje posla dokumentanta. Kao stručnjak za dokumentaciju, mogao bih održati organizaciju dokumenta, sigurnom i ispravnom za lak pristup zaposlenicima. Ne bih radio samo za sebe nego i za ugled tvrtke.
9. Voditeljske vještine važne su za stručnjaka za dokumentaciju. Tko je po vama dobar vođa?
Uzorak odgovora
Dobar vođa je osoba koja može voditi druge ljude na pravi način. Znak dobrog vođe nije opsjednutost samim sobom, već dovršavanje projekta ili vođenje tima, bez ikakvih sukoba.
10. Stručnjaci za dokumentaciju moraju upravljati i nositi se s vrlo važnim dokumentima organizacije. Kako bi se postupalo s bilo kim tko radi nezakonite radnje uz pomoć dokumenata tvrtke?
Uzorak odgovora
Ukoliko uočim bilo koga da se bavi nezakonitim radnjama uz pomoć digitalnih datoteka tvrtke, obavještavam direktora tvrtke da poduzme mjere protiv odgovorne osobe.
11. Što vas je potaknulo da se uključite u posao dokumentanta?
Uzorak odgovora
Stručnjak za dokumentaciju vrlo je cijenjen položaj jer omogućuje osobi da se bavi važnim dokumentima organizacije. Želio bih se pridružiti ovoj poziciji kao stručnjak za dokumentaciju kako bih se bolje snašao u svom području i interesu.
12. Koji su ciljevi Vašeg života?
Uzorak odgovora
Cilj mog života je ostati sretan dok radim. Više volim da je posao život u kojem netko treba uživati radeći svoj posao. Stoga bih se želio pridružiti ovoj poziciji kako bih ispunio svoje ciljeve i snove.
13. Odgovornost stručnjaka za dokumentaciju puna je velikih rizika i mala pogreška može utjecati na digitalne datoteke. Mislite li da biste u svakoj situaciji mogli izbjeći pogreške u svom poslovnom životu?
Uzorak odgovora
Vjerujem da ne postoji nedostatak ili iznimka za bilo kojeg profesionalnog radnika. Svatko bi trebao biti svjestan svojih djela i posljedica svojih postupaka. Uvijek bih držao svoju radnu etiku iznad svojih osobnih ili profesionalnih problema i to bi mi pomoglo da spriječim bilo kakvu pogrešku u svom poslovnom životu.
14. Koje biste korake poduzeli kako biste osigurali da vaši dokumenti i dokumentacijski postupci udovoljavaju zakonskim zahtjevima?
Uzorak odgovora
Provjerio bih pravne uvjete i smjernice tvrtke prije nego što započnem s procedurama dokumentacije. Provjerio bih formate dokumenata prije nego što ih pohranim ili dam autorizaciju za pristup.
Ako bi format dokumenata bio u skladu sa zakonskim odredbama i uvjetima, tada bih započeo proces dokumentacije prateći sve potrebne korake koje osigurava tvrtka.
15. Kako biste kontrolirali i upravljali autorizacijom pristupa svim dokumentima?
Uzorak odgovora
Smatram da pristup osjetljivim dokumentima treba imati vrlo ograničen broj zaposlenika. Uobičajeni dokumenti koji ne sadrže osjetljive podatke mogli bi biti dostupni zaposlenicima tvrtke.
S druge strane, pristup osjetljivim dokumentima trebali bi imati samo određene osobe kojima bi tvrtka dopustila. Stoga bih uvijek identificirao vrstu dokumenta prije nego što dam pristup zaposlenicima.
16. S kojim biste se izazovima suočili radeći kao dokumentator?
Uzorak odgovora
Ne vidim nikakav izazov u svom poslovnom životu. Sve izazove s kojima se mogu susresti u svom radnom životu radije bih rekao kao odgovornosti koje moram ispuniti. Uzeo bih sve izazove kao svoje odgovornosti koje bi mi pomogle da činim dobro u svom poslovnom životu.
17. Zašto mislite da je naša tvrtka najbolje mjesto za vas?
Uzorak odgovora
Puno sam čuo o ovoj tvrtki. Osnovna recenzija ove tvrtke uvijek je izuzetno dobra. Bio mi je san ući u vašu tvrtku, ali radije sam se pripremao za dobivanje ovog poznatog položaja. Sada mislim da imam dobro iskustvo i stručne vještine da dobijem poziciju stručnjaka za dokumentaciju u vašoj tvrtki.
18. Opišite se jednom riječju kao stručnjak za dokumentaciju.
Uzorak odgovora
Kada bi se od mene tražilo da se opišem jednom riječju, onda bi to bila “Posvećeni stručnjak”.
19. Tko ti je stalna motivacija u životu?
Uzorak odgovora
Puno je ljudi koji me svakodnevno motiviraju. Za mene glavni izvor motivacije dolazi od moje mame od koje se najbolje mogu naučiti organizacijske vještine. Motivaciju dobivam od zaposlenih muškaraca i žena koji moraju čuvati svoju djecu nakon što obave naporan posao.
Svatko tko tiho vodi svoje bitke, ali ostaje profesionalan u svom poslu i životu motivira me da budem bolji u svom području.
20. Što mislite kako bi stručnjak za dokumente trebao raditi u tvrtki?
Uzorak odgovora
Po meni, specijalizacija dokumenata trebala bi slijediti tri koraka za svakodnevno obavljanje posla. Ova tri koraka su upravljanje, pohranjivanje i ažuriranje dokumenata tvrtke.
21. Recite nam jedan razlog zašto vas ne bismo trebali zaposliti na ovom mjestu stručnjaka za dokumente.
Uzorak odgovora
Ne vidim nijedan razlog zašto me ne biste zaposlili na ovoj poziciji. Mislim da sam dovoljno sposoban da držim ovu poziciju s pravim namjerama da izbjegnem bilo kakve probleme vezane uz dokumente za tvrtku.
Preuzmite popis pitanja u .PDF formatu, kako biste kasnije vježbali s njima ili ih upotrijebili na svom predlošku za intervju (za intervju sa stručnjakom za dokumentaciju):
Reference
- https://dl.acm.org/doi/abs/10.1145/2038476.2038509
- https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/EUM0000000007177/full/html
Uložio sam mnogo truda u pisanje ovog posta na blogu kako bih vam pružio vrijednost. Bit će mi od velike pomoći ako razmislite o tome da to podijelite na društvenim medijima ili sa svojim prijateljima/obitelji. DIJELJENJE JE ♥️
Sandeep Bhandari je osnivač web stranice PrepMyCareer.com.
Profesionalni sam bloger s punim radnim vremenom, digitalni trgovac i trener. Volim sve što je povezano s webom i pokušavam učiti nove tehnologije svaki dan.
Sve poslove upravljanja timom, kreiranja sadržaja i monetizacije obavljam ja. Zajedno s timom u PrepMyCareeru, cilj je pružiti koristan i privlačan sadržaj našim čitateljima.