Chiedi agli imprenditori, ci vuole molto impegno ed energia per supervisionare, gestire e supervisionare le operazioni quotidiane dell'ufficio. Questo impegnativo compito è svolto dai Responsabili dell'Ufficio, che hanno il compito di:
- Svolgere le funzioni amministrative
- Gestisci le forniture per ufficio e gli articoli di cancelleria
- Ordina, organizza e ordina i file aziendali
- Supporta il personale dell'ufficio in modo che sia in grado di svolgere le proprie funzioni senza problemi e
- Prepara i budget dell'ufficio
Essendo in una posizione di supervisione, un responsabile d'ufficio riceve uno stipendio redditizio e incentivi. È tuttavia necessario prepararsi sinceramente per la sessione di intervista leggendo molte delle domande più frequenti sull'intervista.
21 migliori domande di intervista da studiare
1. Cosa intendi per concetto di prudenza? Spiega il concetto con un'applicazione pratica.
Essendo un responsabile dell'ufficio, sarai sicuramente coinvolto in attività di base relative al commercio, come la contabilità, il budget o forse un audit. Pertanto, ci saranno sempre domande che verificheranno le tue conoscenze in relazione a concetti e principi contabili di base.
Risposta di esempio
Signore, secondo il concetto contabile della prudenza, è necessario che le organizzazioni imprenditoriali riconoscano le perdite attese, che prevedono di sostenere nel prossimo futuro. La rilevazione avviene mediante accantonamento di una quota di utili e accantonamento degli stessi. La sua applicazione pratica è il Fondo per crediti inesigibili e dubbi, in cui una società riduce i suoi profitti per l'importo che prevede non sarà recuperato dai suoi debitori.
2. Qual è la Sua interpretazione del termine Bilancio?
Questa domanda mette alla prova la tua conoscenza e comprensione dei concetti e delle dichiarazioni contabili di base.
Risposta di esempio
Signore, il bilancio si riferisce a tre tipi di dichiarazioni, che sono:
- Bilancio: Questa dichiarazione rappresenta un riepilogo delle attività e delle passività di una società in una determinata data.
- Conto profitti e perdite: Questa dichiarazione rappresenta tutte le entrate e le spese della società rispettivamente sul lato credito e debito.
- Rendiconto finanziario: Questa dichiarazione tiene conto di tutti i flussi di cassa in entrata e in uscita che si verificano nel normale corso degli affari. Segrega e divide i flussi di cassa in tre diverse categorie, che sono:
- Flusso di cassa da attività di Investimento
- Flusso di cassa da attività operative
- Flusso di cassa da attività di Finanziamento
3. Crediamo che i manager debbano mostrare "qualità" nelle loro operazioni commerciali. Come interpreti il termine "qualità"?
Questa è una domanda di intervista basata su parole, in cui ti viene richiesto di interpretare il termine "qualità". Potrebbero esserci diverse interpretazioni di questo termine, tuttavia, un intervistatore vuole conoscere la tua versione.
Risposta di esempio
Signore, "qualità" è un termine ambiguo e può avere diversi significati ad esso associati. Tuttavia, a mio avviso, le operazioni aziendali saranno definite attività di "qualità" quando soddisfano i parametri di riferimento stabiliti e gli standard definiti dall'azienda. Inoltre, questi compiti devono essere in grado di soddisfare i clienti dell'azienda e fornire loro le utenze necessarie.
4. Descrivi una situazione in cui hai mostrato impegno sul posto di lavoro.
Questa è una domanda di intervista basata sulla situazione in cui ti viene richiesto di condividere una situazione reale, che hai vissuto mentre lavoravi in precedenza per altre organizzazioni.
Risposta di esempio
Signore, l'impegno e la dedizione sono caratteristiche necessarie del dipendente. Sono fortunato ad averli in me. Vorrei corroborare ciò raccontando un incidente che mi è accaduto durante il mio precedente impiego. Era Natale e improvvisamente abbiamo ricevuto un nuovo progetto che doveva essere completato prima del nuovo anno. Ciò ha richiesto a tutti noi di rimanere in ufficio e lavorare per circa quattro ore in più ogni giorno. Non sono mai tornato indietro dal mio impegno e ho consegnato ciò che ci si aspettava da me.
5. In qualità di responsabile dell'ufficio, ti verrà richiesto di eseguire attività ripetitive che potrebbero essere noiose da eseguire quotidianamente. Come affronti questa monotonia?
Questa è una domanda di intervista comune che richiede di dichiarare le strategie, che si adattano per battere la monotonia della disciplina.
Risposta di esempio
Signore, la routine quotidiana può essere ingombrante e schiacciante nella sua ottusità e noia. Ciò accade verso la fine della settimana, quando un dipendente non è in grado di concentrarsi in modo efficace e si astiene dallo svolgere anche le normali attività lavorative. Questo mi succede e, per affrontarlo, preferisco:
- Fai delle brevi pause e ascolta la musica
- Gioca a giochi divertenti con i miei colleghi durante la pausa pranzo
- Motivare me stesso impegnandomi in dialoghi incoraggianti
6. I responsabili dell'ufficio non trattano con i clienti dell'azienda. Commenta questa dichiarazione.
Questa è un'affermazione negativa, che è falsa. In qualità di responsabile dell'ufficio, ti verrà richiesto di salutare, accogliere e far sentire a proprio agio i clienti in visita. Rispondi positivamente a questa domanda.
Risposta di esempio
Signore, sono completamente in disaccordo con questa affermazione. In base alla mia esperienza lavorativa di 3 anni, i responsabili degli uffici sono tenuti a salutare i clienti dell'azienda e persino a mostrare un alto livello di ospitalità in modo che si sentano a proprio agio e si godano la visita.
7. Qual è la cultura del tuo team etico?
Al giorno d'oggi le organizzazioni aziendali preferiscono lavorare in una cultura di squadra, in cui i dipendenti sono divisi e segregati sulla base delle loro competenze, livelli di istruzione e natura dei compiti. Attraverso questa domanda, un intervistatore vuole sapere quali sono le varie qualità o attributi che ti aspetti che abbiano i membri del tuo team.
Risposta di esempio
Signore, a mio parere, i membri del team devono dedicarsi al raggiungimento dei propri scopi e obiettivi. Inoltre, i dipendenti non devono impegnarsi in alcun tipo di politica di presa in giro o molestia, oltre a mantenere un alto livello di produttività. I membri del team devono essere di supporto e allo stesso tempo incoraggianti.
8. Descrivi un periodo in cui il budget del tuo ufficio non ha ottenuto le approvazioni necessarie.
Questa è una domanda di colloquio complicata che richiede di fornire dettagli su un'attività aziendale che presentava difetti ed errori.
Risposta di esempio
Signore, non è possibile ottenere ogni volta un risultato perfetto, non importa quanto ci provi. Questo è successo con me durante il mio precedente mandato quando ho preparato un budget per l'ufficio ma non sono riuscito a considerare dati storici sufficienti. Mi è stato espressamente detto di prendere in considerazione i dati storici degli ultimi 5 anni, ma sono andato solo per gli ultimi 2 anni. Pertanto, il mio lavoro è stato rifiutato per mancanza di accuratezza e logica.
9. Elenca i tre migliori software ampiamente utilizzati nel settore per una gestione efficiente dell'ufficio.
Questa domanda controlla quanto sei esperto di tecnologia e quanto sai del software di tendenza utilizzato nel tuo campo.
Risposta di esempio
Certo signore, questi sono:
- Trello
- LibreOffice
- Task World
10. I responsabili degli uffici operano in un ambiente aziendale impegnativo. Come gestisci i tuoi fallimenti?
È normale che gli intervistatori si informino sulle tue tecniche e strategie con cui sei in grado di gestire i tuoi fallimenti legati al lavoro. Questa è un'importante domanda dell'intervista, a causa dell'idea comune che dopo aver subito un fallimento, i dipendenti tendano a perdere la fiducia e fornire prestazioni inferiori agli standard sul posto di lavoro.
11. Descrivi il tuo capo migliore e il capo peggiore.
I dipendenti migrano da un'organizzazione aziendale all'altra, alla ricerca di migliori opportunità di lavoro, stipendio, benefici, equilibrio tra lavoro e vita privata, ecc. Questo ci fa incontrare un'ampia varietà di capi e manager. È vero che non tutti sono in grado di entrare nei nostri buoni libri, e alcuni sono solo inseriti nella categoria dei cattivi capi. Un intervistatore attraverso questa domanda vuole sapere qual è la ragione o la base principale con cui classifichi i tuoi capi buoni e cattivi.
12. Qual è il lavoro dei tuoi sogni?
Tutti sogniamo e alcuni vogliono addirittura lavorare al fianco di Mr. Elon Musk o magari come assistente allenatore della loro squadra di calcio preferita. Sono sogni, siamo d'accordo, ma inadatti a essere condivisi in risposta a questa domanda. Una risposta ideale a questa domanda riguarderà sempre l'azienda in questione ed elencherà tutti i miglioramenti pratici e le possibili aspettative.
13. Office Manager è una posizione generica e ti verrà richiesto di lavorare in vari campi. Come gestisci il tuo stress legato al lavoro?
La gestione dello stress è un'aspettativa comune delle organizzazioni imprenditoriali. Essendo un responsabile dell'ufficio, gestirai e gestirai sicuramente diverse attività che andrebbero dalla contabilità di base allo smistamento dei file alla gestione dei clienti. Se eseguito su base giornaliera, questo può certamente aumentare i livelli di stress. Come risposta ideale a questa domanda, condividi le strategie e le tecniche con cui puoi alleviare lo stress da lavoro.
14. Quali sono le tue aspettative di stipendio?
Questa è una domanda di colloquio non tecnica, ma ha la capacità di rovinare le tue possibilità di selezione. Si consiglia sempre di condividere una cifra salariale basata su ricerche di mercato esaustive. Si consiglia di accertare uno stipendio medio che viene offerto nel tuo settore ai professionisti che svolgono compiti simili a te. Il tuo preventivo di stipendio deve essere simile allo stipendio medio determinato.
15. Come preferisci lavorare: in squadra o da solo?
Questa è una domanda di colloquio complicata, che richiede di fare una scelta tra le due opzioni. Assicurati di essere in grado di giustificare la tua selezione utilizzando un'ampia logica e razionalità. Preferibilmente, considerando l'attuale scenario di mercato, dovresti sempre scegliere il lavoro di squadra come prima scelta di lavoro.
16. In qualità di responsabile dell'ufficio, eseguirai diverse attività in un solo giorno. Come dai la priorità?
Il responsabile dell'ufficio è percepito come un tuttofare e sarai sicuramente tenuto impegnato, durante l'intera giornata lavorativa, carico di compiti diversi. Per completare questi compiti in un tempo limitato, è necessario organizzarli su base strategica, come livello di difficoltà, consumo di tempo, rendimento, ecc. Condividi la tua strategia appropriata e giustifica la tua scelta con logica.
17. Quali sono i tuoi punti di forza come responsabile dell'ufficio?
Questa è una domanda di intervista comune che segna la sua comparsa in quasi tutte le sessioni di intervista tenutesi in tutto il mondo. Il modo migliore per preparare una risposta a questa domanda è condurre un esame approfondito della tua personalità e annotare almeno tre dei tuoi punti di forza più vicini. Mentre lo fai, assicurati di aver letto e compreso la descrizione del lavoro rilasciata dal tuo datore di lavoro.
18. La motivazione è un elemento necessario per dare il massimo. Cosa ti motiva a lavorare?
Tutti noi siamo motivati da alcuni elementi che ci stimolano e ci spingono a lavorare duro sul posto di lavoro. Questi fattori sono di natura personale e sono in gran parte influenzati dalle nostre situazioni e circostanze personali. Per alcuni è denaro, per altri è desiderio di riconoscimento. Non esiste una risposta perfetta a questa domanda, poiché è largamente influenzata dalle preferenze, dal comportamento e dall’approccio umano. Quindi, assicurati di dare una risposta originale.
19. Quando puoi iniziare a lavorare per il nostro ufficio?
Questa è una semplice domanda che richiede di condividere la data in cui o dopo la quale puoi iniziare a lavorare per l'azienda. Questa domanda non garantisce la tua selezione, e quindi bisogna astenersi dall'interpretarla in questo modo.
20. Perché hai scelto noi?
Questa domanda controlla il tuo livello di serietà e impegno nei confronti dell'azienda. Prepara questa domanda navigando sul sito ufficiale dell'azienda. Annota tutti i fatti, i risultati e le realizzazioni principali dell'azienda dal sito Web e aggiungi i tuoi interessi personali. Questo ti darà una risposta perfetta a questa domanda.
21. Hai qualche domanda per noi?
Che si tratti del profilo lavorativo di un responsabile di ufficio, o di un ingegnere o magari di un marketer digitale, ogni sessione di intervista si conclude con questa domanda di intervista. Questa è l'ultima domanda di ogni intervista, attraverso la quale l'intervistatore vuole conoscere i tuoi dubbi e le tue apprensioni. È necessario tentare sempre questa domanda e porre alcune controdomande pertinenti al tuo intervistatore. Per una migliore comprensione, fare riferimento alle domande modello menzionate di seguito:
Domande modello
- Quali sono i vari incentivi e le indennità che vengono offerti ai dirigenti d'ufficio per il lavoro straordinario?
- Qual è la politica promozionale dell'azienda?
- È politica dell'azienda concedere permessi retribuiti ai propri dipendenti, soprattutto in situazioni di emergenza medica?
Scarica l'elenco delle domande in formato .PDF, per esercitarti con loro in un secondo momento o per usarli nel tuo modello di colloquio (per colloqui con Office Manager):
Riferimenti
- https://link.springer.com/article/10.1007/s42001-021-00138-4
- http://sk.sagepub.com/cases/emotional-intelligence-job-candidates-inventory-interview-questions
Ho messo così tanto impegno scrivendo questo post sul blog per fornirti valore. Sarà molto utile per me, se pensi di condividerlo sui social media o con i tuoi amici/familiari. LA CONDIVISIONE È ♥️
Sandeep Bhandari è il fondatore del sito Web PrepMyCareer.com.
Sono un blogger professionista a tempo pieno, un marketer digitale e un formatore. Amo tutto ciò che riguarda il Web e cerco di imparare nuove tecnologie ogni giorno.
Tutte le attività di gestione del team, creazione di contenuti e monetizzazione sono gestite da me. Insieme al team di PrepMyCareer, l'obiettivo è fornire contenuti utili e coinvolgenti ai nostri lettori.