事業主に尋ねると、日々のオフィス業務を監督、管理、監督するには多くの労力とエネルギーが必要です。 この困難なタスクは、次の責任を負うオフィス マネージャーによって実行されます。
- 管理機能を実行する
- 事務用品・文具の管理
- ビジネスファイルのソート、整理、順序付け
- オフィススタッフが円滑に業務を遂行できるようサポートします。
- 事務所予算の準備
監督的な立場にあるオフィスマネージャーは、高額な給与とインセンティブを受け取ります。ただし、面接でよく聞かれる質問をたくさん読んで、面接セッションに真剣に準備する必要があります。
勉強すべき21の面接の質問
1.慎重さの概念とはどういう意味ですか? 実用的なアプリケーションで概念を説明します。
オフィスマネージャーとして、経理、予算編成、または監査などの基本的な商取引関連の活動に確実に関与することになります。 したがって、基本的な会計の概念と原則に関する知識を確認する質問が常に出題されます。
回答例
サー、プルーデンスの会計概念によると、事業組織は、近い将来発生すると予想される予想損失を認識する必要があります。 認識は、利益の一部を取り置き、そのための引当金を作成することによって行われるものとします。 その実際の適用は、不良債権および疑わしい債権の引当金であり、企業はその利益を、債務者によって回収されないと予想される金額だけ削減します。
2. 財務諸表という用語をどのように理解していますか?
この質問では、基本的な会計の概念とステートメントに関する知識と理解をテストします。
回答例
財務諸表とは、次の 3 種類の財務諸表を指します。
- 貸借対照表 このステートメントは、特定の日付における会社の資産と負債の概要を表しています。
- 損益計算書: このステートメントは、会社のすべての収入と支出をそれぞれ貸方と借方に表しています。
- キャッシュフロー計算書： この明細書は、通常のビジネスの過程で発生するすべての現金の流入と流出を説明しています。 キャッシュ フローを次の XNUMX つのカテゴリに分類します。
- 投資活動によるキャッシュフロー
- 営業活動によるキャッシュフロー
- 財務活動によるキャッシュフロー
3. 私たちは、経営者は事業運営において「品質」を示さなければならないと考えています。 「品質」という用語をどのように解釈しますか?
これは単語ベースのインタビューの質問で、「品質」という用語を解釈する必要があります。 この用語にはいくつかの解釈があるかもしれませんが、インタビュアーはあなたのバージョンを知りたがっています.
回答例
サー、「品質」はあいまいな用語であり、さまざまな意味を持ちます。 しかし、私の見解では、事業運営は、会社によって定義された確立されたベンチマークと基準を満たす場合、「品質」タスクと呼ばれます。 さらに、これらのタスクは、会社の顧客を満足させ、必要なユーティリティを提供できなければなりません。
4. 職場でコミットメントを示したときの状況を説明してください。
これは、以前に他の組織で働いていたときに経験した実際の状況を共有する必要がある、状況ベースのインタビューの質問です.
回答例
サー、献身と献身は必要な従業員の特性です。 それらが私の中にあることは幸運です。 これを裏付けるために、以前の勤務中に私に起こった出来事を語りたいと思います。 クリスマスの時期だったのですが、新年までに完了するはずだった新しいプロジェクトが突然やってきました。 これにより、私たち全員がオフィスに戻って、毎日さらに約 XNUMX 時間働く必要がありました。 私は自分のコミットメントから戻ることはなく、私に期待されていたものを提供しました.
5. オフィス マネージャーとして、日常的に実行するのは退屈かもしれない反復的なタスクを実行する必要があります。 この単調さにどのように対処しますか?
これは面接でよく聞かれる質問で、単調な規律に打ち勝つための戦略を述べる必要があります。
回答例
先生、毎日の日課は面倒で、退屈で退屈に押しつぶされてしまうことがあります。これは週の終わり近くに起こり、従業員が効果的に集中できなくなり、通常の業務の遂行さえも控えてしまいます。これは私にも起こりますが、それに対処するために、私は次のようにすることを好みます。
- 少し休憩して音楽を聴く
- 昼休みに同僚と楽しいゲームをする
- 励ましの対話に参加して自分をやる気にさせる
6. オフィス マネージャーは、会社の顧客に対応しません。 この声明についてコメントしてください。
これは否定的な声明であり、誤りです。 オフィスマネージャーとして、訪問した顧客を歓迎し、歓迎し、快適に過ごす必要があります. この質問に肯定的に答えてください。
回答例
先生、私はこの意見に完全に同意しません。 私の 3 年間の実務経験によれば、オフィス マネージャーは、会社の顧客に挨拶するだけでなく、顧客が安心して訪問を楽しめるように高いレベルのホスピタリティを示すことも求められます。
7. あなたの倫理的なチーム文化は何ですか?
今日のビジネス組織は、従業員がスキルセット、教育レベル、およびタスクの性質に基づいて分割および分離されているチーム文化で働くことを好みます。 この質問を通じて、面接担当者は、チーム メンバーに期待するさまざまな資質や属性を知りたいと考えています。
回答例
先生、私の意見では、チーム メンバーは目標と目的を達成することに専念する必要があります。 さらに、従業員は、高いレベルの生産性を維持するとともに、いかなる種類のからかいや嫌がらせの政治に関与してはなりません。 チームメンバーは、協力的であると同時に、励まされなければなりません。
8. オフィスの予算が必要な承認を得られなかったときのことを説明してください。
これは、欠陥やエラーのあるビジネス タスクに関する詳細を提供する必要がある、面接でのトリッキーな質問です。
回答例
どんなに頑張っても、毎回完璧な結果を出すことは不可能です。 これは、以前の在職中に、オフィスの予算を準備したが、十分な履歴データを考慮しなかったときに発生しました。 過去 5 年間の履歴データを考慮するように具体的に言われましたが、過去 2 年間しか行っていません。 したがって、私の作品は正確性と論理性の欠如により却下されました。
9. 効率的なオフィス管理のために業界で広く使用されているソフトウェアを XNUMX つ挙げてください。
この質問は、あなたがどれだけ技術に精通しているか、あなたの分野で使用されている流行のソフトウェアについてどれだけ知っているかをチェックします。
回答例
承知しました。これらは次のとおりです。
- Trello
- LibreOfficeの
- タスクワールド
10. オフィス マネージャーは、困難なビジネス環境で活動しています。 失敗をどのように管理しますか?
面接担当者が、仕事関連の失敗を管理するためのテクニックや戦略について尋ねるのはよくあることです。 これは重要な面接の質問です。従業員は失敗を経験した後、自信を失い、職場で標準以下のパフォーマンスを発揮する傾向があるという一般的な考えがあるためです。
11. あなたの最高の上司と最悪の上司を説明してください。
従業員は、より良い雇用機会、給与、福利厚生、ワークライフ バランスなどを求めて、ある企業組織から別の企業組織に移動します。これにより、さまざまな上司やマネージャーに遭遇します。 それらのすべてが私たちの良い本に入ることができるわけではないことは事実であり、一部は単に悪い上司のカテゴリーに入れられています. この質問を通じて、インタビュアーは、あなたが良い上司と悪い上司を分類する主な理由または根拠を知りたがっています。
12. あなたの夢の仕事は何ですか?
私たちは皆夢を見ており、中にはイーロン マスク氏と一緒に働きたい、あるいはお気に入りのフットボール チームのアシスタント マネージャーとして働きたいと思っている人さえいます。 これらは夢です、私たちは同意しますが、この質問に答えて共有するのは不適切です. この質問に対する理想的な答えは、常に問題の会社に関連し、すべての実用的な改善と可能な期待をリストアップします.
13. オフィスマネージャーはゼネラリストポジションであり、さまざまな分野で働く必要があります。 仕事関連のストレスをどのように管理していますか?
ストレス管理は、ビジネス組織の一般的な期待です。 オフィスマネージャーとして、基本的な経理からファイルの仕分け、顧客対応まで、さまざまなタスクを確実に処理および操作します。 毎日実行すると、これは確かにあなたのストレスレベルを高めることができます. この質問に対する理想的な回答として、仕事関連のストレスを軽減するための戦略とテクニックを共有してください。
14.あなたの給料の期待は何ですか？
これは面接での技術的な質問ではありませんが、選考のチャンスを台無しにしてしまう可能性があります。 徹底的な市場調査に基づいた給与額を共有することを常にお勧めします。 あなたの業界であなたと同様の仕事をしている専門家に提供される平均給与を確認することをお勧めします。 あなたの給与見積もりは、決定された平均給与に類似している必要があります。
15. どのように仕事をするのが好きですか? チームまたは単独で?
これは、XNUMX つの選択肢のどちらかを選択する必要がある、面接でのトリッキーな質問です。 十分な論理と根拠を使用して、選択を正当化できることを確認してください。 できれば、現在の市場シナリオを考慮して、仕事の最初の選択肢として常にチームワークを選択する必要があります。
16. オフィス マネージャーとして、XNUMX 日に複数のタスクを実行します。 どのように優先順位を付けますか?
オフィスマネージャーは万能選手として認識されており、勤務時間中はさまざまなタスクを抱えて忙しく過ごすことになるでしょう。これらのタスクを期限内に完了するには、難易度、消費時間、収量などを戦略的に配置する必要があります。適切な戦略を共有し、論理的に選択を正当化します。
17. オフィス マネージャーとしての強みは何ですか?
これは、世界中で行われるほぼすべての面接セッションで見られる一般的な面接の質問です。 この質問に対する答えを準備する最善の方法は、あなたの性格を深く精査し、最も近い強みを少なくとも XNUMX つ書き留めることです。 その際、雇用主が発行する職務記述書を読んで理解していることを確認してください。
18. モチベーションは、ベストを尽くすために必要な要素です。 仕事をする動機は何ですか?
私たちは皆、職場で一生懸命働くよう刺激し、後押しするいくつかの要素によって動機付けられています。これらの要因は本質的に個人的なものであり、私たちの個人的な状況や状況に大きく影響されます。それはお金である人もいれば、承認欲求である人もいます。この質問に対する完璧な答えはありません。これは人間の好み、行動、アプローチに大きく影響されるためです。したがって、必ずオリジナルの返信を行ってください。
19. いつ私たちのオフィスで働き始めることができますか?
これは簡単な質問で、その会社で働き始められる日以降の日付を教えていただく必要があります。 この質問はあなたの選択を保証するものではありませんので、そのように解釈することは控えてください。
20. なぜあなたは私たちを選んだのですか?
この質問では、会社に対するあなたの真剣さとコミットメントのレベルをチェックします。 会社の公式ウェブサイトを閲覧して、この質問を準備してください。 ウェブサイトから会社のすべての主要な事実、成果、成果を書き留め、個人的な興味を追加してください。 これにより、この質問に対する完璧な答えが得られます。
21. ご質問はありますか?
オフィスマネージャーの職務プロフィールであっても、エンジニアやデジタルマーケターであっても、すべての面接セッションはこの面接の質問で終わります。これはすべての面接の最後の質問であり、面接官はこの質問を通じてあなたの疑問や不安について知りたいと考えています。常にこの質問を試み、面接官にいくつかの適切な逆質問をすることが必要です。より深く理解するには、以下に示すモデルの質問を参照してください。
モデルの質問
- 残業に対してオフィスマネージャーに提供されるさまざまなインセンティブと手当は何ですか?
- 会社のプロモーションポリシーは何ですか?
- 特に緊急事態が発生した場合に、従業員に有給休暇を与えることは会社の方針ですか?
質問のリストを .PDF 形式でダウンロードする、後で練習したり、インタビュー テンプレート (オフィス マネージャーのインタビュー用) で使用したりします。
参考文献
- https://link.springer.com/article/10.1007/s42001-021-00138-4
- http://sk.sagepub.com/cases/emotional-intelligence-job-candidates-inventory-interview-questions
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Sandeep Bhandari は、PrepMyCareer.com Web サイトの創設者です。
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