ينشغل الأشخاص الذين يجلسون ويعملون في الإدارة العليا في الغالب بصياغة الاستراتيجيات جنبًا إلى جنب مع وضع بيانات الرؤية والرسالة للمنظمة. وبالتالي ، من أجل إجراء عملياتهم بسلاسة وبأقصى قدر من الكفاءة ، يقومون بتعيين مساعد إداري. دور المساعد الإداري بسيط ولكنه صعب ومتطلب.
إنه مزيج مثالي من مهارات الاتصال ومهارات التنظيم التي تلعب دورًا أثناء الإدارة الفعالة للأنشطة الإدارية للمؤسسة. إن الشخص القادر على القيام بمهام متعددة ولديه مهارات شخصية رائعة يكون دائمًا على رادار بعض أفضل المنظمات العاملة في العالم.
لماذا يسأل هذا السؤال؟
هناك الكثير من الناس في هذا العالم الذين لا يحبون مهنتهم. ونتيجة لذلك، فإنهم يصبحون عاطلين عن العمل أو يشعرون بالاستياء أثناء أداء واجباتهم. ومن ثم، تطورت الممارسة الشائعة لطرح هذا النوع من الأسئلة التي تساعد القائم بالمقابلة على تقييم مدى جدية المرشح تجاه المهنة أو الدور. علاوة على ذلك، من خلال هذا السؤال، يمكنهم الحكم على فهمك وفهم الدور.
نموذج إجابات المقابلة لمساعد إداري
أثناء التقدم لوظيفة مساعد إداري والوصول إلى مرحلة المقابلة ، ستجد سؤالًا سيطاردك من منظمة إلى أخرى. هذا هو ، لماذا تريد أن تكون مساعدًا إداريًا؟ يعد تحضير الإجابة لهذا السؤال أمرًا محوريًا ، مما سيساعدك على إقناع المحاور الخاص بك. وكما نعلم جميعًا ، بمجرد الإعجاب ، تصل فرص الاختيار إلى القمة.
لهذا الغرض ، يتم ترتيب قائمة من أفضل عشر إجابات أدناه:
#1
أنا أستمتع بإبقاء كل شيء تحت الفحص. منذ طفولتي ، أنا شخص منضبط ومنظم للغاية. يمكنني مساعدة الفريق المعني ، من خلال جدولة اجتماعاتهم ومواعيدهم ، بحيث يكونون قادرين على التركيز على المهام الإدارية وبالتالي زيادة إنتاجيتهم. ومن ثم ، أشعر أن هذا الدور مثالي بالنسبة لي وسأكون قادرًا على أداء المهام الموكلة إلي بكفاءة.
#2
لدي مهارات اتصال فعالة ، مع التحدث بطلاقة ونبرة عميقة. كل هذه الأشياء مطلوبة لتكون مساعدًا إداريًا. أشعر أن الرد على المكالمات الهاتفية ، وتدوين الملاحظات ، وتحضير محضر اجتماع مجلس الإدارة المهم ، هي بعض المهام التي أستمتع بأدائها حقًا. لكوني مجتهدًا ومستمعًا نشطًا ، فأنا مناسب تمامًا لهذا الدور.
#3
تعد إدارة أشياء مثل اللوازم المكتبية والمكالمات الهاتفية وتدوين الملاحظات من أفضل المهارات التي أمتلكها. لدي موهبة في إعداد المستندات الفعالة المطلوبة أثناء الذهاب في رحلة عمل. مع كوني شخص منظم ومنضبط. اخترت هذه المهنة ، لأنني أتوافق معها تمامًا. وهو مصمم خصيصًا لي تمامًا.
#4
لكوني في مهنة مماثلة على مدار السنوات الثلاث الماضية ، فإنني أمتلك معرفة متخصصة في صياغة مستندات العمل وإدارة اللوازم المكتبية وتدوين الملاحظات خلال اجتماعات مجلس الإدارة. علاوة على ذلك ، لقد أجريت دورة قصيرة المدى في التسويق عبر البريد الإلكتروني أيضًا ، مما يجعلني متميزًا عن البقية. كل هذه المهارات ضرورية لكوني مساعدًا إداريًا ، وأنا أمتلكها بالفعل. ومن ثم ، اخترت هذا الدور وتقدمت بطلب إلى مؤسستك المرموقة.
#5
أنا شخص يمتلك مهارات اتصال فائقة مهارات بسيطة، وكلاهما أمر لا مفر منه لهذه المهنة. علاوة على ذلك ، مع قدرة الاستماع الأفضل ، ومهارات كتابة البريد الإلكتروني في متناول اليد ، والقدرة على تعدد المهام ، قررت بعد تقييم دقيق تولي الدور. بعد العثور على وظيفة شاغرة في شركتك ، تقدمت إليها على الفور تقريبًا.
#6
مع درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال ودبلومة في MS Office ، كان تولي منصب المساعد الإداري أمرًا بديهيًا بالنسبة لي. علاوة على ذلك ، أنا فعال في إدارة الأشياء وجدولة المواعيد. لقد أدت مهمتي السابقة مع ABC LLP إلى تحسين مهارات مؤسستي ومهارات الصياغة تمامًا ، مما دفعني إلى الالتزام بهذا الدور.
#7
الإدارة شيء أحترمه دائمًا. لطالما كنت مولعًا بإدارة المهام وجدولة الأحداث المختلفة. أشعر براحة أكبر في هذه المهام وأشعر أنه يمكنني أداء واجبات المساعد الإداري بمنتهى السهولة. علاوة على ذلك ، تلعب خلفيتي التعليمية وخبرتي العملية دورًا حاسمًا في تولي هذا الدور.
#8
يعد تنسيق الأنشطة اليومية للمؤسسة والتحكم فيها ، وتدوين الملاحظات ، وصياغة المستندات التجارية ، وإدارة كشوف المرتبات من بعض مهاراتي المتطورة ، مما دفعني إلى تولي هذا الدور. علاوة على ذلك ، أشعر بالامتياز لإدارة المهام الروتينية للمديرين ، والتي ستمنحهم في النهاية وقتًا إضافيًا للتركيز على التخطيط الاستراتيجي وتطوير المنتجات الجديدة.
#9
السمة الأولى والأولى ، التي يجب أن يمتلكها المساعد الإداري هي الانضباط. لقد كنت دائمًا شخصًا منظمًا ومنضبطًا. بمهارة في حل المشكلات بسلوك إيجابي. لدي القدرة على إعداد الدقائق بسرعة وبمستويات عالية من الدقة مقرونة بمهارات الاتصال الفعال ومعالجة البريد الإلكتروني. كل هذه الأشياء تجعلني مساعدًا إداريًا يمكن الاعتماد عليه.
#10
لطالما كانت الإدارة هي خياري الوظيفي الأفضل ولهذا أكملت درجة الماجستير في إدارة الأعمال. مع معرفة الخبراء بـ MS Office وخاصة MS Excel ، والاختزال ، ومهارات التنظيم ، اخترت أن أكون مساعدًا إداريًا. هذه مهنتي هي خياري الأول وأنا سعيد جدًا باختيار هذا الدور لأنه يتناسب تمامًا مع عقليتي ومهاراتي.
وفي الختام
يعد المساعد الإداري منصبًا بالغ الأهمية يتطلب منك أن تكون متعدد المهام وأن تمتلك مهارات كتابة وتواصل فعالة. يعمل قادة الأعمال دون تتبع الوقت، ويجب عليك أيضًا، كونك مساعدًا إداريًا، أن تتوافق مع توقيتهم. ساعات العمل الممتدة، والكفاءة في الكتابة التجارية، والموهبة لإعداد محاضر اجتماعات مجلس الإدارة الحاسمة، تجعل هذا المنصب مثيرًا ومتطلبًا.
يحصل المساعد الإداري على أجر جيد ويحصل على تعويض جيد مقابل خدماته. من المتوقع التعبير عن جديتك واستحقاقك لهذا الدور من خلال السؤال المذكور أعلاه، والذي يطرحه المحاورون عادة. إذا أعجبتك مقالاتنا فلا تنس مشاركتها مع عائلتك وأصدقائك. أخبرنا أيضًا من خلال قسم التعليقات أدناه، بمدى فائدة مقالاتنا بالنسبة لك.
مراجع حسابات
- https://f.hubspotusercontent00.net/hubfs/4017359/Jobs%20-%20Eteros/Administrative%20Assistant%20(1).pdf
- https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/019263659908361012
لقد بذلت الكثير من الجهد في كتابة منشور المدونة هذا لتقديم قيمة لك. سيكون مفيدًا جدًا بالنسبة لي ، إذا كنت تفكر في مشاركته على وسائل التواصل الاجتماعي أو مع أصدقائك / عائلتك. المشاركة هي ♥ ️
سانديب بهانداري هو مؤسس موقع PrepMyCareer.com.
أنا مدون محترف بدوام كامل ومسوق رقمي ومدرب. أحب أي شيء متعلق بالويب ، وأحاول تعلم تقنيات جديدة كل يوم.
يتم التعامل مع جميع مهام إدارة الفريق وإنشاء المحتوى وتحقيق الدخل من قبلي. بالتعاون مع الفريق في PrepMyCareer ، الهدف هو توفير محتوى مفيد وجذاب لقرائنا.