Téměř všechny obchodní organizace na tomto světě, ať už se jedná o poradenskou činnost nebo výrobu produktu, mají jedno společné, a to je administrativa. Každý z nich se musí vypořádat a zpracovat velkou hromadu souborů, řídit schůzky a plánovat schůzky atd. Může to vypadat příliš nudně a opakující se ve své podstatě, ale věřte nám, že k provádění těchto úkolů jsou zapotřebí určité dovednosti a znalosti.
Office manager je označení, které se specializuje na zpracování a řízení všech administrativních úkolů, které se týkají obchodní organizace. Prostřednictvím tohoto článku podrobně probereme tento pracovní profil.
Povinnosti, které mají být vykonány
Kancelářský manažer zastává zásadní a klíčovou pozici v jakékoli obchodní organizaci a musí vykonávat různé povinnosti a úkoly, jako například:
- Plánuje schůzky pro nejvyšší vedení organizací a zajišťuje, aby byl dotčený personál čas od času informován o stavu plánované schůzky.
- Řídí, dohlíží a řídí firemní nebo služební cesty vrcholových manažerů organizace.
- Organizuje a řídí tiskové konference a akce obchodní organizace.
- Připravuje obchodní sdělení, návrhy a právní dopisy k zaslání dotčeným stranám
- Spravuje požadavky na papírnictví a nábytek obchodní organizace
- Řeší a zpracovává stížnosti, dotazy a zpětnou vazbu spotřebitelů
- Zajišťuje, že všichni zaměstnanci organizace jsou spokojeni a nikdo se nezapojuje do neetických praktik a chování.
- Zajišťuje, aby byly plně splněny a dodržovány rozpočtové požadavky organizace
- Dohlíží na stav zaměstnaneckých i spotřebitelských nároků
- Zpracovává zápisy z jednání představenstva
- Připravuje tiskové zprávy pro pracovníky médií
Požadované dovednosti
Role manažera kanceláře je spíše všeobecná, kde musí mít znalosti a specializaci v různých aspektech, jako jsou finance, organizace, třídění, management atd. Aby mohl kancelář úspěšně vykonávat tak náročnou roli, manažer musí mít tyto dovednosti:
| Název dovednosti | Proč je to potřeba? |
| Postoj k řešení problémů | Řízení kanceláře a manipulace s celou pracovní silou není snadný úkol. To před vámi staví spoustu výzev a někdy mohou být situace docela složité, vyžadující rychlé a efektivní řešení. Přístup k řešení problémů je nejžádanější dovedností vedoucího kanceláře, která pomůže nejen vyřešit problémy, ale také zlepší úroveň produktivity všech zaměstnanců. |
| Organizace | Role office managera se točí kolem efektivního řízení. Měl by co do činění se spoustou souborů a dat, které je třeba třídit a spravovat, aby bylo možné vyvodit nějaké smysluplné závěry. Proto musí být vedoucí kanceláře vysoce disciplinovaný a organizovaný. |
| Dobré IT dovednosti | Tento svět se točí kolem technologií a sotva by existovala nějaká obchodní organizace, která by nevyužívala informační technologie k provádění svých obchodních operací. Jako kancelářský manažer v tomto světě ovládaném technologiemi musíte mít vyčerpávající znalosti nejnovějšího softwaru a také základní dovednosti v oblasti obsluhy počítače, abyste mohli efektivně vykonávat své úkoly a povinnosti. |
| Komunikační dovednosti | Kancelářský manažer musí hodně konverzovat se svými seniory, podřízenými nebo dokonce dodavateli třetích stran. Abyste mohli plynule mluvit a vstupovat do smysluplných rozhovorů, je nutné mít vynikající komunikační schopnosti. |
| Přizpůsobivost | Organizace neustále aktualizuje nebo upravuje své vedení operací, aby zlepšila své obchodní vyhlídky a způsob řízení věcí. To může zahrnovat zavádění nové technologie, nové postupy třídění souborů, revidované pracovní směrnice atd. Manažer kanceláře proto musí být přizpůsobivý a musí být schopen nová pravidla úplně vstřebat. |
Očekávání platů
Kancelářský manažer je klíčovou pozicí v každé obchodní organizaci a je považován za klíčový personál. Osoba zaměstnaná v tomto označení získává vysoké platy a požívá lukrativní pobídky. Mzda, kterou pobírá vedoucí kanceláře, se však liší a závisí na následujících faktorech:
| Údaje | Vysvětlení |
| KDE? | Kancelářský manažer zaměstnaný nebo vyslaný na místo, které je městské nebo metropolitní, by vždy získal vyšší plat než osoby pracující na polovenkovských nebo venkovských místech. |
| Pracovní zkušenost | Stejně jako u každé jiné práce hrají při rozhodování o platu office managera důležitou roli pracovní zkušenosti. Zkušenosti a plat vždy udržují přímý vztah k sobě navzájem. Čím vyšší jsou zkušenosti vedoucího kanceláře, tím lepší budou jeho platové vyhlídky. |
| schopnosti | Každá zaměstnavatelská organizace upřednostňuje najímání a vyplácení šikovných zaměstnanců, kteří mají znalosti a zároveň rozumějí různým dovednostem, jako je MS Office, pokročilý Excel, prezentace v Powerpointu, účetní systémy atd. Čím vyšší je počet dovedností, tím vyšší by byl jeho plat. |
Vzdělávací kvalifikace
Aby se člověk mohl stát office managerem, předpokládá se, že úspěšně dokončí alespoň bakalářský titul v jakémkoli oboru (nejlépe management nebo obchodní administrativa). Dále, aby získal rychlé povýšení a dobrý plat, může kandidát do svého arzenálu přidat různé certifikační kurzy i kurzy na plný úvazek (jako CPA, MBA).
Populární certifikace, které musíte mít
Certifikace hrají důležitou roli při rozhodování o výši platu a pracovních vyhlídkách kandidáta. Prepmycareer doporučuje každému člověku, který je na střední nebo nižší úrovni managementu, aby absolvoval několik relevantních certifikací. V souvislosti s prací kancelářského manažera je níže uveden seznam některých nejvýznamnějších certifikací:
| Údaje | Trvání |
| Pokročilý Excel | 3-4 měsíců |
| Provozní účetní systémy (jako jsou Quickbooks, Xero, Zoho Accounts atd.) | 6 měsíců |
| Řízení mezd | 4 měsíců |
| Digitální marketing | 6 měsíců |
| Vystupování na veřejnosti (komunikační dovednosti) | 3 měsíců |
Reference
- https://www.journals.uchicago.edu/doi/abs/10.1086/344121
- https://repository.library.georgetown.edu/handle/10822/559297
Vynaložil jsem tolik úsilí, abych napsal tento blogový příspěvek, abych vám poskytl hodnotu. Bude to pro mě velmi užitečné, pokud zvážíte sdílení na sociálních sítích nebo se svými přáteli / rodinou. SDÍLENÍ JE ♥️
Sandeep Bhandari je zakladatelem webu PrepMyCareer.com.
Jsem profesionální blogger na plný úvazek, digitální marketér a školitel. Miluji vše, co souvisí s webem, a každý den se snažím učit nové technologie.
O veškerou správu týmu, tvorbu obsahu a monetizaci se starám já. Společně s týmem v PrepMyCareer je cílem poskytovat našim čtenářům užitečný a poutavý obsah.