V typickém uspořádání kanceláře je za hladké plnění administrativních úkolů a povinností odpovědný šéf a jeho pracovníci nebo asistenti. Kancelářský asistent je znám pod několika různými jmény, jako jsou úředníci/administrativní asistent/podporující specialista atd. Vzhledem k tomu, že téměř každá kancelář nebo organizace potřebuje kancelářského asistenta pro řízení svých administrativních úkolů, těší se obrovské poptávce a dobrým platovým vyhlídkám.
Pracovní profil a povinnosti
Kancelářský asistent je zodpovědný za výkon administrativních povinností. Povinnosti se mohou lišit a lišit se od organizace k organizaci, ale nejširší a nejvýznamnější povinnosti jsou uvedeny níže:
- Organizace a správa souborů týkajících se různých klientů společnosti
- Pořizování poznámek a příprava zápisu z jednání představenstva
- Vyzvedávání a přijímání telefonních hovorů
- Řídit veškerou komunikaci
- Působí jako komunikační kanál mezi vrcholovým managementem a klienty společnosti
- Vytváření obchodních dokumentů, odpovědí a zpracování textu
- Udržujte plány schůzek manažerů
- Na žádost manažera nebo klientů společnosti přeplánujte schůzky
- Ujistěte se, že kancelářské potřeby a psací potřeby jsou v dostatečném množství
- Vedení databáze zákazníků společnosti
- Plánujte, organizujte a dohlížejte na služební cesty vrcholového managementu
- Kompletní papírování a zadávání dat
- Pozdravte zákazníky a klienty vcházející do kancelářských prostor
- Provádějte krátké pochůzky, abyste něco doručili nebo vyzvedli
- Ujistěte se, že veškeré kancelářské vybavení a IT infrastruktura fungují dobře a jsou v dobrém stavu
- Ujistěte se, že veškerá elektrická a požární zařízení jsou dobře na svém místě a kompletně nainstalována
- Udržujte dekorum kanceláře
Požadované dovednosti
Kancelářský asistent je nazýván a považován za všestranného pracovníka, který je zodpovědný za efektivní řízení všech různých úkolů. Existují různé dovednosti, které musí mít kancelářský asistent. Některé prominentní jsou uvedeny níže:
| Název dovedností | Důvod |
| Komunikační dovednosti | Aby bylo možné efektivně reagovat na dotazy klienta a přeplánovat schůzky |
| Kreslící dovednosti | Za účelem přípravy bezchybné, gramaticky správné a logicky napsané komunikace |
| Okouzlující osobnost | S cílem pozdravit a zapůsobit na klienty společnosti |
| Disciplína | Abyste mohli zvládat tolik věcí současně, musíte být disciplinovaní a organizovaní |
| Dobrá paměť | Abyste mohli efektivně spravovat své soubory a vytvořit požadovaný soubor v minimálním čase, musíte mít ostrou paměť. |
Platové vyhlídky
Platové vyhlídky kancelářského asistenta jsou světlé díky zvýšené poptávce a potřebě. Mzda získaná v podobné roli závisí na různých faktorech, jak je znázorněno níže:
| Název faktoru | Vliv na plat |
| KDE? | Kancelářský asistent vyslaný do míst s vyššími životními náklady by měl vysoké platy ve srovnání s asistenty vyslanými do poloměstských nebo venkovských oblastí. Zvýšení nebo zvýšení platu má v podstatě kompenzovat inflaci. |
| Experience | Zkušenosti hrají hlavní roli ve vydělané mzdě. Čím vyšší je praxe asistenta v kanceláři, tím vyšší by byl jeho plat. |
| schopnosti | Šikovný a výkonný kancelářský asistent je vždy v hledáčku zaměstnavatelů, a aby si organizace takový talent udržely, platí vyšší platy, než je medián. |
| Certifikace | Vysoce kvalifikovaný kancelářský asistent, který absolvoval příslušné vzdělávací kurzy, by získal vysoké platy. |
Vzdělávací kvalifikace
Role kancelářského asistenta je všeobecná, nikoli specialista. Požadavky na vzdělání tedy nejsou příliš velké. Člověk však musí mít alespoň jednu z následujících možností:
- Bakalářský titul v jakémkoli oboru (3 let)
- Diplom z řízení kanceláře (2 let)
Nejnovější kurzy a certifikace
Jak bylo uvedeno výše, vysoce kvalifikovaná osoba s povědomím o veškerém nejnovějším softwaru a příslušných akademických kurzech bude mít vždy vyšší platy a lepší kariérní postup. Proto je vždy nutné přidat do košíku několik významných certifikací, abyste zvýšili své šance na výběr a platové vyhlídky. Některé hlavní kurzy jsou:
| Název kurzu | Trvání |
| Základy administrativního profesionála | 3 měsíců |
| Vystupování na veřejnosti a efektivní komunikační dovednosti | 3 měsíců |
| Základní účetnictví a obecné řízení | 5-6 měsíců |
| Zápis z rady – kompletní návod | 3 měsíců |
| Kurz obchodního navrhování a komunikace | 3 měsíců |
3 Musíte si připravit otázky na pohovor
Pohovory na pozici asistentky jsou ošemetné a vyžadují velkou přípravu a vytrvalost kvůli tvrdé konkurenci. Ale s náležitou přípravou lze snadno zvládnout pohovor. Tři otázky, které je třeba připravit na pohovor, jsou:
1) Jak spravujete soubory a dokumenty?
Odpověď na tuto otázku umožní tazateli porozumět vaší metodě manipulace se soubory, důležitými dokumenty a obchodními dokumenty.
Ukázka odpovědi
Vždy připravuji deník a seznam poznámek spolu s uspořádáním souborů v logickém pořadí. Mým zvykem je umístit na každý soubor malé papírové útržky, které je odlišují od ostatních. Kromě toho je správná kategorizace souborů nanejvýš nezbytná, aby se zkrátila doba potřebná na přípravu k dostupnosti souborů.
2) Jak efektivně můžete navrhovat písemná sdělení?
Kreslení je důležitou dovedností kancelářských asistentů, kterou očekávají téměř všichni zaměstnavatelé. Pokud vám tato dovednost chybí, musíte se přihlásit do certifikačního kurzu, protože bez něj jsou vaše šance na výběr téměř zanedbatelné.
Ukázka odpovědi
Kreslení je důležitá dovednost a v této oblasti mám odborné znalosti. Znám všechny obchodní terminologie, etiku, kterou je třeba dodržovat, a především různé formáty různých obchodních dokumentů. Spolu s tím mám dobrý gramatický základ se schopností sestavovat dlouhé smysluplné věty.
3) Jak zvládáte velké množství práce?
Pracovní zátěž a správa velkých objemů spisů je pro profese kancelářského asistenta samozřejmostí. On nebo ona je úřední asistent společnosti a může vyžadovat práci přesčas, aby bylo možné efektivně spravovat soubory.
Ukázka odpovědi
Naprosto chápu požadavek vysoké pracovní zátěže. Ujišťuji vás, že díky své vysoké úrovni koncentrace a rozvinutému soustředění jsem schopen pracovat dlouhé hodiny. To mi pomáhá efektivně pracovat a efektivně plnit své povinnosti a úkoly. Pro udržení tohoto praktikuji 15 minut meditace denně.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Kancelářský asistent je nezbytností pro všechny organizace působící po celém světě. Umožňuje manažerům nebo vrcholovému managementu soustředit se na důležité úkoly a strategická rozhodnutí, aniž by se museli starat o své soubory a podrobnosti o klientech. Jsou dobře kompenzováni as časem se jejich kompenzace zvyšuje mílovými kroky. Pokud se vám naše články líbí, nezapomeňte je sdílet se svou rodinou a přáteli. Také nám dejte vědět prostřednictvím sekce komentářů níže, jak moc se vám naše články líbí.
Reference
Vynaložil jsem tolik úsilí, abych napsal tento blogový příspěvek, abych vám poskytl hodnotu. Bude to pro mě velmi užitečné, pokud zvážíte sdílení na sociálních sítích nebo se svými přáteli / rodinou. SDÍLENÍ JE ♥️
Sandeep Bhandari je zakladatelem webu PrepMyCareer.com.
Jsem profesionální blogger na plný úvazek, digitální marketér a školitel. Miluji vše, co souvisí s webem, a každý den se snažím učit nové technologie.
O veškerou správu týmu, tvorbu obsahu a monetizaci se starám já. Společně s týmem v PrepMyCareer je cílem poskytovat našim čtenářům užitečný a poutavý obsah.