La administración se considera una tarea vital para gestionar los recursos y otros elementos de valor en una oficina o lugar de trabajo. Sin una administración y gestión eficientes, una organización está condenada al fracaso e incluso en circunstancias extremas, a la quiebra. Esta es la razón principal por la que las organizaciones, incluidos incluso los gobiernos y agencias federales, requieren los servicios de un secretario municipal cuyas responsabilidades principales son supervisar, gestionar y gestionar los recursos de las organizaciones, así como las tareas diarias de oficina. El papel de un secretario municipal es el de un generalista y se supone que debe realizar una variedad de tareas mientras está en servicio.
21 mejores preguntas de entrevista para estudiar
1) ¿Cómo ordenará los diversos archivos de Office?
Esta pregunta pone a prueba su conocimiento en relación con los procedimientos prácticos de trabajo.
Respuesta ejemplo
Señor, administrar los archivos de la oficina es una tarea esencial y debe realizarse con un alto nivel de sinceridad. Para gestionar los archivos, en primer lugar colocaría un banner a los lados del archivo. Publica eso, categorizaría los archivos de naturaleza similar y los marcaría usando una abreviatura particular o un símbolo. Los archivos que llevan el símbolo o abreviatura común deben colocarse y categorizarse en una sola ubicación para que estén disponibles fácilmente en una fecha futura.
2) ¿Cómo administrará los diversos recursos de papelería de la organización?
Este es un lío y un problema común que enfrentan casi todas las oficinas repartidas por todo el país. Siempre hay casos frecuentes de hurto, hurto y robo en lugares de oficina, especialmente de artículos de papelería comunes, como bolígrafos, archivos, tarjeteros, etc. Es el deber principal de un secretario municipal administrar estos recursos y cuidarlos adecuadamente.
Respuesta ejemplo
Señor, entiendo completamente la relevancia de esta pregunta. Ha habido un aumento constante de ciertas actividades poco éticas en un lugar de oficina, lo que no solo lleva a una organización a la pérdida, sino que también obstaculiza el funcionamiento normal de la oficina. Tenga la seguridad de que soy plenamente consciente de tales circunstancias y estoy bien equipado para evitar que ocurran. Para hacerlo, siempre coloco los artículos de papelería y otras cosas vulnerables bajo llave y candado. Todos los días por la mañana, en el momento de la distribución, siempre preparo una lista de dichos recursos y retiro todos y cada uno de los artículos por la noche.
3) ¿Qué tan adaptable eres?
Como secretario de la ciudad, se le pedirá que realice una variedad de funciones que van desde ser un oficial de relaciones públicas hasta un contador y un gerente de oficina. Tal es la diversidad de tareas, que un secretario municipal debe tener una adaptabilidad y flexibilidad excepcionales, sin las cuales es posible que no pueda tener éxito en su lugar de trabajo.
Respuesta ejemplo
Señor, un secretario municipal es un puesto generalista en lugar de ser un especialista. Esto simplemente significa que él o ella tiene que realizar roles y ejecutar tareas que son nuevas y exigen un conjunto de habilidades completamente nuevo. Con una experiencia de 3 años, he desarrollado completamente mi versatilidad y adaptabilidad trabajando en varios dominios y esferas. Por lo tanto, poseo plena fe en mis habilidades y deseo declarar que tengo un alto nivel de adaptabilidad.
4) ¿Se puede trabajar en condiciones estresantes?
Esta es una pregunta común en las entrevistas a través de la cual el entrevistador quiere conocer su enfoque y mentalidad hacia el trabajo en condiciones laborales agitadas y frustrantes que implican un gran volumen de trabajo.
Respuesta ejemplo
Sí señor, absolutamente. Siendo un empleado de la ciudad, entiendo que tuve que realizar una variedad de deberes y ejecutar muchas tareas durante mi jornada laboral. Esto no solo requiere energía y fuerza física, sino que también requiere una enorme concentración y atención. Estoy feliz de responder que he desarrollado ambos al participar en ejercicios físicos y meditación constantes. Tenga la seguridad de que nunca me derrumbaría en el trabajo y tendría la capacidad de absorber la presión y las compulsiones.
5) ¿Cómo preparará las notas/minutas de una reunión de la junta?
Como secretario de la ciudad, se le pedirá que prepare notas de las reuniones de la junta. Cuando esté empleado en instituciones y agencias gubernamentales, lo más probable es que deba preparar actas de una reunión legislativa, una reunión del consejo municipal o cualquier reunión provincial. Por lo tanto, debe tener excelentes habilidades de redacción y vocabulario comercial.
Respuesta ejemplo
Señor, Para ello, en primer lugar, utilizaría mis habilidades de escucha activa, de modo que pueda comprender e interpretar todas y cada una de las decisiones tomadas en la reunión de la junta. Tengo una excelente velocidad de escritura y después de interpretar las decisiones comerciales, preparo y exhibo las decisiones tomadas en puntos separados para facilitar la lectura. Trataría de cubrir todos los puntos principales e incluir la lista de todos los miembros presentes en la reunión de la junta. Además, también adjuntaría un resumen al final, que ayudaría al oficial de relaciones públicas en la preparación de un comunicado de prensa.
6) ¿Qué te motiva a trabajar?
Esta es una pregunta de entrevista común que aparece en casi todas las sesiones de entrevistas realizadas en todo el mundo. A través de esta pregunta, un entrevistador quiere saber cuál es su factor de motivación que lo impulsa a trabajar duro y perseverar en su lugar de trabajo.
Respuesta ejemplo
Señor, la respuesta a esta pregunta es bastante específica y personal, ya que esta pregunta está influenciada principalmente por las circunstancias y situaciones que está viviendo y experimentando una persona. En mi caso es uno de mis anhelos más fuertes y es ganar reconocimiento y fama. Cuando trabajo duro y logro las tareas y deberes de la organización de manera eficiente y en un plazo determinado, estoy obligado a recibir un reconocimiento generalizado de todas las esferas, incluidos mis colegas, compañeros e incluso mis superiores. Esto me motiva a empujar mis límites y trabajar duro.
7) ¿Por qué dejó su organización anterior?
Esta es una pregunta de entrevista engañosa a través de la cual un entrevistador quiere saber las razones, causas o motivos por los cuales dejó su última organización. Esto se solicita básicamente para verificar la autenticidad e integridad de los empleados en el lugar de trabajo.
Respuesta ejemplo
Mi organización anterior fue maravillosa y siempre me apoyó e incluso me ayudó con avances en tiempos de angustia. Sin embargo, fue una pena que tuviera que migrar de una organización tan estimada porque mi lugar de trabajo estaba demasiado lejos de mi lugar de residencia. Solía tomarme aproximadamente 2 horas de un solo lado. Realmente solía empaparme de cansancio y fatiga después de mi viaje de oficina. Todavía trabajé allí durante 3 años. pero debido al reciente desarrollo de dolor de espalda, decidí migrar y renunciar.
8) ¿Qué es el éxito según usted?
Esta pregunta se hace para evaluar su forma de pensar y su personalidad en general. Todo el mundo quiere tener éxito en la vida; sin embargo, el éxito varía de forma diferente para cada persona. Para algunos, se trata simplemente de ganar montones de dinero, que es la respuesta más común a esta pregunta. Para impresionar a su entrevistador, le recomendamos evitar respuestas genéricas.
Respuesta ejemplo
En mi humilde opinión, el éxito es algo que una persona experimenta cuando disfruta el momento de su vida. No creo que ganar dinero sea un éxito o aprender mucha fama sea un éxito. Simplemente creo que cuando una persona realmente disfruta de cada aspecto y fase de su vida, es cuando ha alcanzado el éxito.
9) ¿Cómo registrará una transacción no monetaria en los libros de cuentas?
Al ser un secretario de la ciudad, que es un puesto general, a veces también se le pedirá que trabaje en asientos contables básicos y preparación de declaraciones. Para ello, es necesario que tengas conocimientos básicos de contabilidad y un buen dominio de los conceptos contables básicos.
Respuesta ejemplo
Según los US GAAP, una organización tiene prohibido registrar una transacción no monetaria en los libros de cuentas. Esto se debe principalmente al concepto de costo de la contabilidad, que establece que solo y únicamente aquellas transacciones se registrarán en los libros de cuentas que tengan la capacidad de medirse en términos monetarios.
10) ¿Qué tan eficiente eres al trabajar en equipo?
Esta pregunta de la entrevista básicamente se hace para comprender sus puntos de vista sobre el trabajo en equipo. Asegúrese de poder responder de manera positiva ya que hoy en día casi todas las organizaciones operan en equipo.
Respuesta ejemplo
Señor, en mi humilde opinión soy un experto Jugador de equipo y tener la capacidad de mantener una excelente relación con los miembros de mi equipo. Siempre disfruto trabajar en un entorno de equipo, ya que no solo ayuda a aclarar dudas al instante, sino que también ayuda a motivar a los empleados para que puedan trabajar con sinceridad hacia el logro de un objetivo común.
11) ¿Cuál es su nivel de tolerancia a la mala gestión?
Esta es una pregunta de entrevista complicada. Usted, como secretario municipal, debe administrar todo en una oficina y no debe tolerar ningún tipo de mala administración. Por lo tanto, siempre responda esta pregunta en forma negativa.
Respuesta ejemplo
Señor, como secretario municipal, siempre me aseguro de poder administrar y supervisar la oficina de manera eficiente. Siempre motivo a mis colegas y compañeros a mantener siempre el decoro del lugar de trabajo y trabajar con disciplina y tolerancia. Sin embargo, considerando la mala gestión, no toleraría ni un solo caso y lo informaría y tomaría las medidas adecuadas cuando surja.
12) ¿Cuántos ladrillos crees que se usaron en la construcción del famoso Palacio de Buckhingham?
Esta es una pregunta de entrevista complicada. Siempre encontrará algunas preguntas de la entrevista que podrían perturbarlo y asombrarlo por completo. Sin embargo, estas preguntas no deben permitir que su lenguaje corporal se vuelva nervioso o nervioso, ya que tal actitud puede ser captada fácilmente por un entrevistador veterano.
Respuesta ejemplo
Señor, en mi humilde opinión se usaron alrededor de 500,000 mil ladrillos con un margen de error del 50% hacia arriba y hacia abajo. Obviamente, esto es una conjetura y no he hecho un recuento físico del palacio, ni se me permitiría hacerlo nunca en mi vida. Por lo tanto, si ha realizado el conteo físico, corríjame.
13) ¿Puede explicar la situación más difícil que haya enfrentado en el lugar de trabajo?
Esta es una pregunta de entrevista de tendencia a través de la cual un entrevistador quiere saber cuál es su fortaleza y capacidad para administrar y manejar cosas en un lugar de trabajo que están más allá de su control y zona de confort.
Respuesta ejemplo
Claro señor, enfrenté una situación difícil similar durante mi período anterior con una organización comercial de renombre en la que se suponía que debía clasificar más de 5,000 archivos en cuestión de pocos días. Esto fue realmente difícil y desafiante en mi opinión y al principio era bastante escéptico sobre lo mismo. Pero, soy una persona dedicada y comprometida que cree en la ejecución de las tareas en lugar de prorrogarlas. Por lo tanto, acepté feliz el desafío y comencé a ejecutarlo con toda mi voluntad, pasión y perseverancia. El resultado final fue dulce y pude completar todas mis tareas en un tiempo determinado.
14) ¿Qué entiende por concepto de prudencia en la contabilidad?
Como secretario de la ciudad, se le pedirá que ejecute algunas tareas relacionadas con la contabilidad y, por lo tanto, se supone que debe tener un buen conocimiento básico de los diversos principios y políticas contables, ya que existe una alta probabilidad de que le hagan algunas preguntas. zona.
Respuesta ejemplo
Entiendo y tengo un conocimiento completo en relación con el importante concepto de prudencia ampliamente utilizado al preparar las cuentas financieras de la organización. Según este concepto, una organización debe anticipar y registrar todas las pérdidas probables en sus libros de contabilidad mediante la constitución de provisiones. Sin embargo, una organización tiene prohibido anticipar y registrar ingresos probables.
15) ¿Cuántos hombres se requerirían para preparar un edificio en un día si se requieren 25 días-hombre para completarlo, cuando la eficiencia de un hombre es de 2 unidades?
Como secretario municipal, se espera que tenga un conocimiento aritmético excepcional, así como un agudo sentido del pensamiento crítico y el juicio.
Respuesta ejemplo
Señor, en mi opinión, se necesitarían 12.5 hombres, ya que para completar 25 días de trabajo en un solo día, debe ejecutar 25 unidades. Si un hombre pudiera ejecutar 2 unidades en un solo día, se necesitarían 12.5 hombres para lograr el objetivo. Por lo tanto, se requeriría que 12 hombres trabajaran un día completo y un hombre tendría que trabajar medio día.
16) ¿Qué es lo primero que quieres cambiar en ti?
Esta es solo otra versión de preguntar cuál es tu mayor debilidad. Estas preguntas están muy de moda en las sesiones de entrevistas que se realizan en todo el mundo y, por lo tanto, se requiere una preparación sincera y enfocada.
Respuesta ejemplo
Señor, ningún hombre en este mundo es perfecto y yo no soy la excepción. Pero siempre podemos tratar de mejorarnos y eliminar todas las deficiencias en nosotros mismos, inculcando buenos hábitos y eliminando el aura negativa. Lo primero que cambiaría en mí, es mi mal genio. Tiendo a frustrarme con demasiada facilidad y publico que siempre tengo un rendimiento por debajo del estándar. Estoy en camino de mejorar esta deficiencia e incluso he tomado una clase de preparación de personalidad en línea para eliminar esta debilidad mía.
17) ¿Cómo maneja una situación de acoso en el lugar de trabajo?
La intimidación, el acoso, las burlas y los tirones de piernas en los lugares de trabajo son un problema común y frecuente que ocurre en varias oficinas. Es necesario prevenir tales instancias comprometiéndose y siguiendo las normas establecidas por la empresa y las políticas de prevención. Al ser un secretario de la ciudad, debe poder manejar y frenar tales situaciones que surjan en un lugar de oficina.
Respuesta ejemplo
Señor, estoy totalmente de acuerdo en que el acoso y la intimidación en los lugares de oficina no solo afectan la productividad de un empleado, sino que también obstaculizan el funcionamiento general y la rentabilidad de una empresa. Por lo tanto, estos son muy poco éticos y deben detenerse a toda costa. Si alguna vez me encuentro con situaciones de este tipo o incluso recibo una queja, inmediatamente tomaría las medidas adecuadas dentro de las cuatro paredes de la ley. Además, es una práctica común de las grandes corporaciones comerciales implementar ciertas políticas contra el acoso y la intimidación en sus propios niveles para evitar tales ocurrencias.
18) Califique su nivel de competencia en el paquete general de MS Office en una escala de uno a cinco.
Como empleado de la ciudad, lo más probable es que deba trabajar en un software de gestión típico, como MS Office, MS Excel y Outlook. Por lo tanto, se espera que tenga un conocimiento completo del mismo con alta experiencia y competencia.
Respuesta ejemplo
Señor, tengo un conocimiento experto de la suite completa de MS Office con especial competencia y experiencia en dos de los principales software de gestión, MS Office y MS Excel. Tengo plena confianza en mis habilidades y me gustaría calificarme con un 4.8.
19) ¿Cuál es tu mayor fortaleza?
Esta es una pregunta de entrevista de tendencia que encontraría en casi todas las sesiones de entrevista realizadas en todo el mundo. Por lo tanto, es fundamental y necesario prepararse para esta pregunta de manera sincera. La mejor manera de preparar una respuesta para esta pregunta es preparar un informe escrito y mencionar sus principales fortalezas en él, después de analizarse cuidadosamente.
Respuesta ejemplo
Señor, tengo la suerte de tener muchas fortalezas en mí, pero hay una cosa que se relaciona estrechamente conmigo y me define por completo. Es mi capacidad para permanecer imperturbable y concentrado incluso en el entorno de trabajo más inquietante. Soy un empleado dedicado y comprometido de la organización a quien le encanta ocuparse de sus propios asuntos y nunca se concentra ni dedica tiempo a conversaciones inútiles o palabrería. Esto me ayuda inmensamente y me ayuda a lograr mis metas y objetivos en un tiempo determinado.
20) ¿Cuándo puedes empezar?
Esta es una pregunta de entrevista común a través de la cual un entrevistador quiere tomar una cotización de su disponibilidad. Esta pregunta de ninguna manera garantiza su selección y se le aconseja no sobreexcitarse o llenarse de entusiasmo excesivo después de escuchar esta pregunta.
Respuesta ejemplo
- Para estudiantes de primer año/personas desempleadas: Señor, dado que no estoy trabajando en ningún lado, me gustaría decir que tengo la capacidad de comenzar de inmediato. No tengo absolutamente ningún compromiso previo ni obligaciones que cumplir.
- Para Individuos Empleados: Señor, puedo comenzar el (_____mencione la fecha de su inicio_____). Esto se debe a que actualmente estoy trabajando con una organización y su política es otorgarme una carta de alivio dentro de los 14 días a partir de la fecha de recepción de la carta de renuncia. Esta fecha también incluye dos días de margen para cubrir cualquier percance o imprevisto.
21) ¿Tiene alguna pregunta para nosotros?
Ya sea un puesto administrativo o un puesto gerencial, esta es la última pregunta que un entrevistador le hace a un candidato. Esta pregunta les brinda a los candidatos la oportunidad de resolver sus dudas en relación con la organización y el trabajo, como los horarios de trabajo, la cultura laboral, varias políticas organizacionales, etc. Omitir esta pregunta puede resultar fatal para las posibilidades de selección de un candidato, ya que eso simplemente considerar que el candidato no está preparado o no es serio para la organización.
Preguntas de muestra
- ¿Cuáles son las diversas centradas en los empleados implementadas por una organización en el lugar de trabajo?
- ¿La organización proporciona licencias pagadas a sus empleados en casos de emergencias médicas o similares?
- ¿Cuáles son los tiempos de trabajo de este trabajo?
- ¿Cuál es la cultura laboral de la organización y también las diversas políticas contra el acoso implementadas por la organización en el lugar de trabajo?
- Explique el procedimiento relacionado con el cálculo de las vacaciones pagadas.
Descarga la lista de preguntas en formato .PDF, para practicar con ellos más tarde, o para usarlos en su plantilla de entrevista (para entrevistas con el secretario municipal):
Referencias
- https://link.springer.com/article/10.1007/s11115-020-00481-6
- https://search.proquest.com/openview/bc78ff608faa683ab80dbb4f3bab4020/1?pq-origsite=gscholar&cbl=18750&diss=y
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Sandeep Bhandari es el fundador del sitio web PrepMyCareer.com.
Soy bloguera profesional a tiempo completo, comercializadora digital y formadora. Me encanta todo lo relacionado con la Web y trato de aprender nuevas tecnologías todos los días.
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