Les responsables de la conformité sont chargés de s'assurer que tous les systèmes et processus de l'entreprise sont légaux. Ils sont également responsables de s'assurer que les opérations commerciales respectent les procédures standard en plus de la loi. Une organisation court le risque de s'exposer à un éventuel risque de marque, à des sanctions et à enfreindre les règles et réglementations pertinentes en l'absence d'un responsable de la conformité qui analyse et dirige de manière proactive les opérations de conformité.
L'agent de conformité tient l'organisation au courant des exigences réglementaires et agit en tant qu'autorité interne, en gardant une trace de toutes les avancées et en veillant à ce que les pratiques d'adhésion soient suivies à la lettre. Par conséquent, les responsables de la conformité jouent un rôle essentiel et les professionnels expérimentés dans ce domaine sont très demandés.
Les 21 meilleures questions d'entrevue pour bien se préparer
1. Qu'est-ce que la description de poste d'un responsable de la conformité ?
Exemple de réponse
Un Compliance Officer est chargé de s'assurer que l'organisation respecte les règles réglementaires. Il ou elle travaille avec l'administration pour identifier les risques possibles, adopte des politiques et des processus pour assurer la conformité aux réglementations et surveille la conformité de l'entreprise avec les systèmes et les directives. Les autres rôles et obligations comprennent :
– S'assurer que les programmes de l'entreprise pour se conformer aux règles gouvernementales sont bien définis.
– Elaboration et vérification du respect des règles d'organisation interne.
– Traiter les problèmes de non-conformité et élaborer des plans réalistes pour y remédier.
– Effectuer des inspections régulières pour identifier les défauts éventuels et les situations de non-conformité.
– Informer constamment la direction sur la conformité réglementaire de la société.
– Veiller à ce que tout le personnel de l'organisation soit informé de ce qu'il doit faire pour respecter les lois internes et externes.
2. Quelles sont les caractéristiques d'un responsable de la conformité qui réussit ?
Exemple de réponse
Un bon responsable de la conformité doit être analytique, compétent et avoir d'excellentes capacités de communication verbale et écrite. Il ou elle doit être bien informé sur le processus d'audit ainsi que sur les normes et réglementations légales. Un Compliance Officer doit également être méticuleux dans son travail.
3. Quels sont certains des composants importants d'un programme de conformité réussi ?
Exemple de réponse
Un programme de conformité réussi démontre qu'une entreprise a pris des mesures pour s'assurer que les normes, les règles et les politiques sont respectées et que le personnel agit de manière éthique. Un code de conduite et des réglementations normalisés, un responsable de la conformité certifié, un bon canal de communication, un apprentissage et une formation efficaces, ainsi qu'une surveillance et des audits internes sont tous des éléments essentiels de ce programme.
4. Quelles difficultés importantes avez-vous rencontrées dans votre poste précédent ? Quelles ont été vos stratégies pour y faire face ?
Exemple de réponse
L'un des problèmes les plus difficiles auxquels j'ai été confronté était la réticence des employés à suivre les nouvelles exigences gouvernementales. Cependant, j'ai toujours été en mesure de traiter avec des employés difficiles en raison de mes grandes compétences interpersonnelles et de résolution de problèmes. Je m'assure toujours de décrire dans un langage simple les conséquences du non-respect des normes réglementaires. Finalement, la majorité d'entre eux adhèrent aux règles et aux politiques.
5. En tant que Compliance Officer, comment résumeriez-vous votre routine quotidienne ?
Exemple de réponse
- Je commence ma journée en parcourant mes e-mails et mes messages vocaux pour voir s'il y a quelque chose qui nécessite mon attention immédiate. Ensuite, je vaque à mes activités quotidiennes, qui comprennent :
- Élaboration et exécution d'un programme de réglementation juridique réussi
- Créer et réévaluer la politique de l'entreprise
- Fournir des rapports complets à l'administration sur le respect des règles par l'entreprise.
- Aborder les problèmes de réglementation juridique parmi le personnel
- Examiner les processus d'une entreprise pour déterminer le risque de non-conformité
- Élaborer et mettre en œuvre des plans d'action efficaces en réponse aux constatations d'audit et aux problèmes de conformité.
- Surveiller régulièrement les pratiques, la documentation et les procédures de l'entreprise pour découvrir les menaces potentielles
- S'assurer que tout le personnel est au courant de toutes les procédures et normes.
6. Parlez-nous brièvement de votre expérience ?
Exemple de réponse
Au cours des trois dernières années, j'ai travaillé en tant que responsable de la conformité. Ce fut un travail agréable et passionnant. Incorporer et organiser des programmes efficaces de conformité judiciaire ; créer et évaluer les politiques de l'entreprise ; fournir des conseils à la direction sur le respect par l'entreprise des règles et réglementations par le biais de rapports complets ; répondre aux préoccupations juridiques et réglementaires du personnel ; évaluer le fonctionnement de l'entreprise pour évaluer le risque réglementaire, etc.
J'ai également développé et maintenu des plans d'action efficaces concernant les percées d'audit et les violations des politiques ; Surveiller régulièrement les pratiques, les dossiers et les processus de l'entreprise pour détecter les dangers potentiels et s'assurer que tout le personnel est au courant des processus et des normes en vigueur. Si l'occasion se présente, j'utiliserai toutes ces capacités pour réussir dans ce poste.
7. Quelles techniques et attitudes sont nécessaires pour ce poste ?
Exemple de réponse
Comme de nombreux problèmes de conformité n'ont pas de solution simple, les responsables de la conformité doivent être innovants. Cela nécessite que les responsables de la conformité déterminent comment se conformer aux exigences sans compromettre les opérations de l'organisation.
Le responsable de la conformité doit réaliser et défendre la valeur du respect des directives et des réglementations, l'intégrité éthique est essentielle dans cette profession. De plus, il faut prêter attention aux moindres détails pour repérer certaines caractéristiques des lois et règlements qui sont souvent négligées.
8. Selon vous, quel sera l'aspect le plus difficile de ce travail ?
Exemple de réponse
La difficulté la plus importante à laquelle ce rôle pourrait être confronté à l'avenir est la transformation technologique. L'adoption de l'IA, de la vision par ordinateur et de l'informatique analytique pour éviter de rester à la traîne de la tendance technologique pourrait être spectaculaire.
Cependant, alors que la technologie aidera les entreprises à devenir plus conformes, il existe un risque de dépendre uniquement des technologies informatiques et de l'intelligence artificielle. Par exemple, l'IA peut ne comprendre que ce qui a été conçu et n'agira pas ou ne s'adaptera pas en cas d'incident imprévu.
9. Comment maintenez-vous votre motivation au travail ?
Exemple de réponse
Je me consacre à la détection et à l'élimination des risques de violation. Je continue à me surveiller pour déterminer comment je vais. Cela me permet d'apporter une valeur substantielle à l'organisation en m'assurant de respecter pleinement les contraintes réglementaires de l'entreprise.
10. Quand avez-vous échoué dans ce rôle et qu'en avez-vous appris ?
Exemple de réponse
J'ai tendance à prendre beaucoup plus de travail que je ne pourrais en gérer parfois. Bien que travaillant pendant de longues heures, je n'étais pas en mesure de respecter les délais. Néanmoins, je commence à confier certaines tâches à d'autres, ce qui s'avère bénéfique.
11. Quelles options utiliseriez-vous au travail pour surveiller la conformité ?
Exemple de réponse
J'utiliserais une variété d'approches pour assurer le suivi de la conformité. La vérification des permis, la vérification des titres de compétences et de la formation, la vérification des autorisations préalables à l'activité, l'analyse des listes de contrôle effectuées par les employés, l'évaluation des appels enregistrés des clients et l'analyse des transactions ne sont que quelques exemples.
12. Parlez-nous de votre réalisation la plus importante.
Exemple de réponse
Grâce à mon souci de la précision, j'ai pu déceler plusieurs aspects réglementaires qui étaient négligés dans l'entreprise. Cela a aidé l'entreprise à respecter toutes les lois gouvernementales.
13. Qu'est-ce qui vous donne envie de travailler pour nous plutôt que pour une autre entreprise ?
Exemple de réponse
Avant de postuler dans cette entreprise pour le poste de responsable de la conformité, j'ai passé beaucoup de temps à analyser votre parcours, vos principes et vos réalisations dans l'industrie. Je n'ai rien observé qui m'ait fait réfléchir à deux fois avant de postuler.
L'entreprise a d'excellentes normes, une équipe formidable et un désir de bien faire les choses, toutes ces caractéristiques m'aideront à assumer correctement et efficacement mes responsabilités en tant que responsable de la conformité. En fonction des collègues avec lesquels je collaborerai et de l'excellente équipe de direction en place, je pense que c'est un endroit où je voudrai travailler.
14. Un responsable de la conformité est chargé de s'assurer que le personnel lui fait confiance pour signaler toute violation de la politique. Quelle est votre procédure de protection et de confidentialité de l'identité des membres du personnel qui fournissent des informations sur les violations de la politique ?
Exemple de réponse
Dans mon ancien emploi de responsable de la conformité, certains employés ont vu leurs supérieurs enfreindre les règles de l'entreprise. Ils étaient réticents à m'en parler car ils avaient peur de perdre leur emploi s'ils sortaient. Lorsque je suis tombé dessus, je les ai informés qu'il existe des règlements qui les protégeront des mesures disciplinaires pour avoir divulgué un règlement de politique.
Cela a accru leur confiance en moi au point qu'ils ont fini par divulguer de nombreuses informations sur l'employé qui avait enfreint les politiques de l'entreprise. Je me fais également un devoir d'expliquer au personnel la nécessité de me divulguer les violations de la politique. J'ai gardé confidentielle l'identité des personnes qui fournissent ce type d'informations.
15. Toute nouvelle réglementation nécessite un certain temps pour que la société se conforme pleinement. Que devez-vous faire si vous découvrez une nouvelle exigence de conformité qui doit être incorporée ?
Exemple de réponse
Dans mon rôle actuel, je suis responsable de la gestion des activités de conformité pour une variété de réglementations et de normes. Tout au long de la procédure, je suis resté ordonné, réglementé et organisé. Je m'assure également de faire un suivi fréquent avec les départements qui y sont associés.
16. Les règles de conformité changent constamment. Que faites-vous pour vous tenir au courant des avancées dans votre domaine ?
Exemple de réponse
Les normes de conformité changent constamment et il faut suivre le rythme pour s'assurer que l'organisation adhère rapidement aux changements. Cela me motive à continuer à chercher des moyens d'améliorer mes capacités et mon expertise afin de rester pertinent dans ce poste. De plus, j'adopte une attitude proactive pour surveiller les nouveaux développements et détecter les difficultés potentielles dès qu'elles apparaissent.
17. L'une de vos responsabilités sera de vous assurer que toutes les règles et réglementations sont respectées. Comment géreriez-vous les situations où vous devez informer les employés qu'ils enfreignent les règles et les règlements ?
Exemple de réponse
Je suis parfaitement conscient que je suis responsable de la sauvegarde de l'intégrité et de la crédibilité de l'entreprise, et je suis tout à fait prêt à le faire. En tant que responsable de la conformité, j'essaie de voir les choses du point de vue de l'employé. Tout en expliquant les règles à mes employés, je m'assure de ne pas les mépriser.
18. Comment vos anciens collègues évalueraient-ils votre efficacité en tant que responsable de la conformité ?
Exemple de réponse
Je pense que mon ancien employé me donnerait une bonne note. J'ai eu beaucoup de temps pour cultiver des liens positifs avec tous mes collègues. Chacun et chacune, à mon avis, est essentielle à la croissance de l'organisation. J'ai traité tous mes anciens collègues avec respect tout en respectant les normes de l'entreprise. Une certaine fermeté était parfois requise, mais j'ai toujours été impartial.
19. Un responsable de la conformité devrait collaborer avec des collègues de plusieurs divisions. Pouvez-vous donner des exemples de moments où vous avez eu besoin de collaborer avec des personnes au-delà de votre division pour résoudre un problème ?
Exemple de réponse
Dans mon travail, on me demande fréquemment de collaborer entre les divisions et d'organiser des réunions du personnel. Je m'efforce d'être inclusif et attentif aux besoins de chacun.
20. À quoi ressemblerait votre programme de conformité s'il était mis en œuvre dans notre entreprise ?
Exemple de réponse
Notre programme de conformité sera axé sur les règles et réglementations actuelles auxquelles nous devons nous conformer, de sorte qu'un examen complet de celles-ci révélera où nous devons concentrer nos efforts. Nous avons installé des contrôles de système dans mon emploi précédent pour nous assurer que nous avons des avertissements de conformité automatisés et quatre séries d'inspections de conformité aléatoires chaque année. Nous interrogerons également le personnel pour garantir que les procédures de conformité n'ont pas d'impact négatif sur l'efficacité du travail. »
21. Quelles qualités possédez-vous qui font de vous un excellent responsable de la conformité ?
Exemple de réponse
Je pense que je suis un excellent responsable de la conformité car j'examine attentivement chaque détail avant de décider des règles de conformité ou de donner des avertissements. Je dois saisir ces petites nuances ainsi que les objectifs de conformité plus larges d'une entreprise afin de mieux comprendre pourquoi chaque réglementation est vitale. J'appréhende également les réalités de l'entreprise, comment évaluer les risques et comment appliquer la réglementation à nos opérations spécifiques.
Télécharger la liste des questions au format .PDF, pour vous entraîner avec eux plus tard ou pour les utiliser sur votre modèle d'entretien (pour l'entretien avec le responsable de la conformité) :
Bibliographie
- https://pubsonline.informs.org/doi/abs/10.1287/orsc.2014.0927
- https://www.ere.gov.al/doc/Decision_no._223_2018.pdf
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Sandeep Bhandari est le fondateur du site Web PrepMyCareer.com.
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