Demandez aux propriétaires d'entreprise, il faut beaucoup d'efforts et d'énergie pour superviser, gérer et superviser les opérations quotidiennes du bureau. Cette tâche difficile est effectuée par les gestionnaires de bureau, qui sont chargés de :
- Effectuer les fonctions administratives
- Gérer les fournitures de bureau et les articles de papeterie
- Trier, ranger et ordonner les dossiers métiers
- Soutient le personnel du bureau afin qu'il soit en mesure d'exercer ses fonctions de manière fluide et
- Préparer les budgets du bureau
Étant dans un poste de supervision, un chef de bureau reçoit un salaire lucratif et des incitations. Il est cependant nécessaire de préparer sincèrement la séance d’entretien en lisant beaucoup de questions fréquemment posées en entretien.
21 meilleures questions d'entrevue à étudier
1. Qu'entendez-vous par le concept de prudence ? Expliquez le concept avec une application pratique.
En tant que chef de bureau, vous serez certainement impliqué dans des activités de base liées au commerce, telles que la comptabilité, la budgétisation ou peut-être un audit. Ainsi, il y aura toujours des questions qui vérifieront vos connaissances par rapport aux concepts et principes comptables de base.
Exemple de réponse
Monsieur, selon le concept comptable de Prudence, il est nécessaire que les organisations commerciales reconnaissent les pertes attendues, qu'elles prévoient de subir dans un proche avenir. La comptabilisation s'effectue en mettant de côté une partie des bénéfices et en constituant une provision pour celle-ci. Son application pratique est la provision pour créances irrécouvrables et douteuses, dans laquelle une entreprise réduit ses bénéfices du montant qu'elle anticipe ne sera pas recouvré par ses débiteurs.
2. Quelle est votre compréhension du terme états financiers ?
Cette question teste vos connaissances et votre compréhension des concepts et des états comptables de base.
Exemple de réponse
Monsieur, les états financiers font référence à trois types d'états, à savoir :
- Bilan: Cet état représente un résumé de l'actif et du passif d'une entreprise à une date donnée.
- Compte de profits et pertes: Cet état représente tous les revenus et dépenses de l'entreprise respectivement au crédit et au débit.
- État des flux de trésorerie : Cette déclaration comptabilise toutes les entrées et sorties de trésorerie qui se produisent dans le cours normal des affaires. Il sépare et divise les flux de trésorerie en trois catégories différentes, à savoir :
- Flux de trésorerie provenant des activités d'investissement
- Flux de trésorerie liés aux activités d'exploitation
- Flux de trésorerie provenant des activités de financement
3. Nous pensons que les managers doivent faire preuve de « qualité » dans leurs opérations commerciales. Comment interprétez-vous le terme « qualité » ?
Il s'agit d'une question d'entretien basée sur des mots, dans laquelle vous devez interpréter le terme « qualité ». Il pourrait y avoir plusieurs interprétations de ce terme, cependant, un intervieweur veut connaître votre version.
Exemple de réponse
Monsieur, « qualité » est un terme ambigu et peut avoir différentes significations qui lui sont attachées. Cependant, à mon avis, les opérations commerciales seront qualifiées de tâches de « qualité » lorsqu'elles répondent aux critères de référence établis et aux normes définies par l'entreprise. De plus, ces tâches doivent pouvoir satisfaire les clients de l'entreprise et leur fournir les utilités nécessaires.
4. Décrivez une situation où vous avez fait preuve d'engagement sur votre lieu de travail.
Il s'agit d'une question d'entretien basée sur la situation dans laquelle vous devez partager une situation réelle, que vous avez vécue en travaillant auparavant pour d'autres organisations.
Exemple de réponse
Monsieur, l'engagement et le dévouement sont des traits de caractère nécessaires pour les employés. J'ai de la chance de les avoir en moi. Je voudrais corroborer cela en racontant un incident qui m'est arrivé lors de mon précédent emploi. C'était la période de Noël, et nous avons soudainement eu un nouveau projet qui devait être terminé avant la nouvelle année. Cela nous obligeait tous à rester au bureau et à travailler environ quatre heures supplémentaires par jour. Je ne suis jamais revenu sur mon engagement et j'ai livré ce qu'on attendait de moi.
5. En tant que chef de bureau, vous devrez effectuer des tâches répétitives qui pourraient être ennuyeuses pour vous au quotidien. Comment gérez-vous cette monotonie ?
Il s'agit d'une question d'entretien courante qui vous oblige à énoncer les stratégies que vous adaptez pour vaincre la monotonie de la discipline.
Exemple de réponse
Monsieur, une routine quotidienne peut être fastidieuse et peut être écrasante par sa monotonie et son ennui. Cela se produit vers la fin de la semaine, lorsqu'un employé n'est pas capable de se concentrer efficacement et s'abstient d'effectuer même les tâches professionnelles habituelles. Cela m'arrive, et pour y faire face, je préfère :
- Faites de courtes pauses et écoutez de la musique
- Jouez à des jeux amusants avec mes collègues pendant la pause déjeuner
- Me motiver en m'engageant dans des dialogues encourageants
6. Les chefs de bureau ne traitent pas avec les clients de l'entreprise. Commentez cette déclaration.
C'est une affirmation négative, qui est fausse. En tant que chef de bureau, vous devrez accueillir, accueillir et mettre à l'aise les clients en visite. Répondez positivement à cette question.
Exemple de réponse
Monsieur, je ne suis pas du tout d'accord avec cette affirmation. Selon mon expérience de travail de 3 ans, les gestionnaires de bureau sont tenus d'accueillir les clients de l'entreprise et même de faire preuve d'un haut niveau d'hospitalité afin qu'ils se sentent à l'aise et apprécient leur visite.
7. Quelle est votre culture d'équipe éthique ?
De nos jours, les entreprises préfèrent travailler dans une culture d'équipe, dans laquelle les employés sont divisés et séparés en fonction de leurs compétences, de leur niveau d'éducation et de la nature des tâches. À travers cette question, un intervieweur veut savoir quelles sont les différentes qualités ou attributs que vous attendez des membres de votre équipe.
Exemple de réponse
Monsieur, à mon avis, les membres de l'équipe doivent être dévoués à la réalisation de leurs buts et objectifs. De plus, les employés ne doivent s'engager dans aucune sorte de politique de taquinerie ou de harcèlement, tout en maintenant un niveau de productivité élevé. Les membres de l'équipe doivent être à la fois solidaires et encourageants.
8. Décrivez un moment où le budget de votre bureau n'a pas obtenu les approbations nécessaires.
Il s'agit d'une question d'entretien délicate qui vous oblige à donner des détails sur une tâche commerciale comportant des défauts et des erreurs.
Exemple de réponse
Monsieur, il n'est pas possible à chaque fois d'obtenir un résultat parfait, peu importe vos efforts. Cela m'est arrivé lors de mon précédent mandat lorsque j'ai préparé un budget de bureau, mais que je n'ai pas pris en compte suffisamment de données historiques. On m'a spécifiquement dit de prendre en considération les données historiques des 5 dernières années, mais je n'y suis allé que pour les 2 dernières années. Ainsi, mon travail a été rejeté en raison d'un manque de précision et de logique.
9. Nommez trois meilleurs logiciels largement utilisés dans l'industrie pour une gestion de bureau efficace.
Cette question vérifie votre maîtrise de la technologie et vos connaissances sur les logiciels de tendances utilisés dans votre domaine.
Exemple de réponse
Bien sûr monsieur, ce sont :
- Trello
- LibreOffice
- TâcheMonde
10. Les gestionnaires de bureau opèrent dans un environnement commercial difficile. Comment gérez-vous vos échecs ?
Il est courant que les enquêteurs s'enquièrent de vos techniques et stratégies grâce auxquelles vous êtes en mesure de gérer vos échecs liés au travail. Il s'agit d'une question d'entretien importante, en raison de la notion courante selon laquelle après avoir subi un échec, les employés ont tendance à perdre confiance et à fournir des performances inférieures à la norme sur leur lieu de travail.
11. Décrivez votre meilleur patron et votre pire patron.
Les employés migrent d'une organisation commerciale à une autre, à la recherche de meilleures opportunités d'emploi, de salaire, d'avantages, d'un équilibre travail-vie personnelle, etc. Cela nous fait rencontrer une grande variété de patrons et de gestionnaires. Il est vrai qu'ils ne sont pas tous capables de faire une entrée dans nos bons livres, et certains sont tout simplement rangés dans la catégorie des mauvais patrons. Un enquêteur à travers cette question veut savoir quelle est la principale raison ou base sur laquelle vous catégorisez vos bons et mauvais patrons.
12. Quel est votre emploi de rêve?
Nous rêvons tous, et certains veulent même travailler aux côtés de M. Elon Musk ou peut-être en tant que directeur adjoint de leur équipe de football préférée. Ce sont des rêves, nous en convenons, mais indignes d'être partagés en réponse à cette question. Une réponse idéale à cette question portera toujours sur l'entreprise en question et listera toutes les améliorations concrètes et les attentes possibles.
13. Office Manager est un poste de généraliste et vous devrez travailler dans divers domaines. Comment gérez-vous votre stress lié au travail ?
La gestion du stress est une attente commune des entreprises. En tant que chef de bureau, vous gérerez et exécuterez certainement plusieurs tâches allant de la comptabilité de base au tri des dossiers en passant par la gestion des clients. Lorsqu'il est effectué quotidiennement, cela peut certainement augmenter votre niveau de stress. Comme réponse idéale à cette question, partagez les stratégies et les techniques grâce auxquelles vous pouvez atténuer votre stress lié au travail.
14. Quelles sont vos attentes salariales ?
Il s'agit d'une question d'entretien non technique, mais qui a la capacité de ruiner vos chances de sélection. Il est toujours conseillé de partager un chiffre de salaire basé sur une étude de marché exhaustive. Il est recommandé de déterminer un salaire moyen qui est offert dans votre secteur aux professionnels effectuant des tâches similaires à vous. Votre devis de salaire doit être similaire au salaire moyen déterminé.
15. Comment préférez-vous travailler – en équipe ou seul ?
Il s'agit d'une question d'entrevue délicate, qui vous oblige à faire un choix entre les deux options. Assurez-vous que vous êtes en mesure de justifier votre sélection en utilisant une logique et des justifications suffisantes. De préférence, compte tenu du scénario de marché actuel, vous devriez toujours choisir le travail d'équipe comme premier choix de travail.
16. En tant que chef de bureau, vous effectuerez plusieurs tâches en une seule journée. Comment priorisez-vous ?
Le chef de bureau est perçu comme quelqu'un de polyvalent et vous serez certainement occupé, tout au long de la journée de travail, chargé de différentes tâches. Afin d'accomplir ces tâches dans un délai déterminé, il est nécessaire que vous les classiez sur une base stratégique, comme le niveau de difficulté, la consommation de temps, le rendement, etc. Partagez votre stratégie appropriée et justifiez votre sélection avec logique.
17. Quelles sont vos forces en tant qu'Office Manager ?
Il s'agit d'une question d'entrevue courante qui marque son apparition dans presque toutes les séances d'entrevue tenues à travers le monde. La meilleure façon de préparer une réponse à cette question est de procéder à un examen approfondi de votre personnalité et de noter au moins trois de vos forces les plus proches. Ce faisant, assurez-vous d'avoir lu et compris la description de poste émise par votre employeur.
18. La motivation est un élément nécessaire pour donner le meilleur de nous-mêmes. Qu'est-ce qui vous motive à travailler ?
Nous sommes tous motivés par quelques éléments qui nous stimulent et nous poussent à travailler dur sur notre lieu de travail. Ces facteurs sont de nature personnelle et sont largement influencés par nos situations et circonstances personnelles. Pour certains, c’est de l’argent, pour d’autres, c’est un désir de reconnaissance. Il n’existe pas de réponse parfaite à cette question, car elle est largement influencée par les préférences, le comportement et l’approche humaine. Assurez-vous donc de donner une réponse originale.
19. Quand pouvez-vous commencer à travailler pour notre bureau ?
Il s'agit d'une question simple qui vous oblige à partager la date à laquelle ou après laquelle vous pouvez commencer à travailler pour l'entreprise. Cette question ne garantit pas votre sélection, et il faut donc s'abstenir de l'interpréter de cette façon.
20. Pourquoi nous avez-vous choisis ?
Cette question vérifie votre niveau de sérieux et d'engagement envers l'entreprise. Préparez cette question en parcourant le site officiel de l'entreprise. Notez tous les faits, réalisations et réalisations majeurs de l'entreprise sur le site Web et ajoutez-y vos intérêts personnels. Cela vous donnera une réponse parfaite à cette question.
21. Avez-vous des questions à nous poser?
Qu'il s'agisse du profil de poste d'un chef de bureau, d'un ingénieur ou peut-être d'un spécialiste du marketing numérique, chaque séance d'entretien se termine par cette question d'entretien. C'est la dernière question de chaque entretien, à travers laquelle un enquêteur veut connaître vos doutes et vos appréhensions. Il est nécessaire de toujours tenter cette question et de poser quelques contre-questions pertinentes à votre interlocuteur. Pour une meilleure compréhension, veuillez vous référer aux modèles de questions mentionnés ci-dessous :
Questions types
- Quelles sont les diverses incitations et indemnités offertes aux gestionnaires de bureau pour effectuer des heures supplémentaires ?
- Quelle est la politique promotionnelle de l'entreprise ?
- Est-ce la politique de l'entreprise d'accorder des congés payés à ses employés, notamment en cas d'urgence médicale ?
Télécharger la liste des questions au format .PDF, pour vous entraîner plus tard ou pour les utiliser sur votre modèle d'entretien (pour les entretiens avec Office Manager) :
Bibliographie
- https://link.springer.com/article/10.1007/s42001-021-00138-4
- http://sk.sagepub.com/cases/emotional-intelligence-job-candidates-inventory-interview-questions
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Sandeep Bhandari est le fondateur du site Web PrepMyCareer.com.
Je suis un blogueur professionnel à plein temps, un spécialiste du marketing numérique et un formateur. J'aime tout ce qui touche au Web et j'essaie d'apprendre de nouvelles technologies chaque jour.
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