बैक ऑफिस का काम कंपनी का वह हिस्सा है जो ग्राहकों के साथ सीधे व्यवहार करने के बजाय प्रशासनिक और कानूनी सहायता प्रदान करता है। कार्यों में डेटा प्रविष्टि, दस्तावेज़ दाखिल करना, निपटान, मंजूरी, बहीखाता और लेखा, नियामक अनुपालन, टेलीफोन का जवाब देना, मानव संसाधन और आईटी सेवाएं शामिल हैं। इस लेख को पढ़कर आप साक्षात्कारकर्ताओं द्वारा पूछे गए प्रश्नों का उत्तर देने के लिए बेहतर ढंग से तैयार हो सकते हैं।
उत्तर के साथ नमूना बैक ऑफिस साक्षात्कार प्रश्न
1. आप हमें अपने बारे में क्या बताना चाहेंगे?
मेरे पास मानव संसाधन, लेखांकन और दस्तावेज़ दाखिल करने सहित विभिन्न बैक-ऑफ़िस भूमिकाओं में ___________ वर्षों का अनुभव है। मेरी शैक्षणिक योग्यताओं में वाणिज्य में स्नातक और व्यवसाय प्रशासन (मानव संसाधन) में स्नातकोत्तर शामिल है।
2. आप हमारे साथ काम करने की इच्छा क्यों रखते हैं?
मैं इस कंपनी के दृष्टिकोण की बहुत प्रशंसा करता हूं, क्योंकि इसने बड़े पैमाने पर समाज को वापस लौटाने के लिए कड़ी मेहनत की है। मैंने बचपन में इस कंपनी को विकसित होते देखा है और इसके लिए काम करने का सपना देखा करता था। मेरा मानना है कि यह देश की शीर्ष कंपनियों में से एक है और यहां काम करना चुनौतीपूर्ण होगा, लेकिन मैं अपना सर्वश्रेष्ठ देना पसंद करूंगा।
3. किस बात ने आपको यह करियर चुनने के लिए प्रेरित किया?
मेरे पिता मेरे हीरो हैं, वह एक अकाउंटेंट थे और मैं उनके नक्शेकदम पर चलना चाहता था। उन्होंने इस कंपनी को 15 साल तक सेवा दी और पांच साल पहले सेवानिवृत्त हुए। उन्हें 'दशक के सर्वश्रेष्ठ कर्मचारी पुरस्कार' से सम्मानित किया गया। मैं तब पढ़ाई कर रहा था और सही करियर चुनना चाहता था और अपने पिता की कड़ी मेहनत का फल देखकर मैंने इस क्षेत्र को चुना।
वैकल्पिक रूप से,
यह पेशा मेरा पेशा है, क्योंकि सामने आए बिना समर्थन देना मेरा स्वभाव है। ग्राहकों और ग्राहकों के साथ व्यवहार करने की तुलना में मुझे हमेशा अच्छा गतिहीन काम पसंद आया है, क्योंकि मेरा मानना है कि उन्हें खुश करना चुनौतीपूर्ण है।
4. आप कितनी सैलरी की उम्मीद कर रहे हैं?
जैसा कि मैंने प्रवेश स्तर की नौकरी के लिए आवेदन किया है, मुझे प्रति माह ____ से ____ रुपये के बीच वेतन और प्रोत्साहन की उम्मीद है। मैं कड़ी मेहनत करने और जल्द ही पदोन्नति के पैमाने तय करने की इच्छा रखता हूं।
वैकल्पिक रूप से,
जैसा कि आप जानते हैं, मेरे पास ______वर्षों का अनुभव है, और इस नौकरी के लिए आवश्यक योग्यताएं हैं, आप विश्वास के साथ कह सकते हैं कि मैं इसके लिए अच्छी तरह से कुशल हूं। यह बेहद ज़िम्मेदारी भरा भी है. नौकरी की पोस्टिंग में आपने जो वेतन बताया था, उसके बारे में मुझे पूरी जानकारी है, लेकिन मैं _____ से _____ रुपये के बीच वेतन का प्रस्ताव करना चाहूंगा।
5. आपकी कार्यशैली क्या है, संगठित या असंगठित?
मैं खुद को बहुत संगठित व्यक्ति मानता हूं। मैं एक साप्ताहिक लक्ष्य निर्धारित करके, उसे दैनिक कार्यों की सूची में बांटकर और समय-सीमा का ध्यान रखकर शुरुआत करता हूं। मुझे अपडेट रहना पसंद है. मैं विभिन्न ऐप्स का उपयोग करता हूं जो मेरे सभी उपकरणों पर सिंक होते हैं और मुझे ट्रैक पर बने रहने में मदद करने के लिए अनुस्मारक सेट करते हैं।
6. क्या आप इस कार्य के लिए आवश्यक कंप्यूटर टूल्स और सॉफ़्टवेयर से परिचित हैं?
मैं विंडोज़ पर काम करता हूं और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस से परिचित हूं। अपनी पिछली नौकरी में, मैंने एक्सेल, टैली और पॉवरपॉइंट पर बड़े पैमाने पर काम किया है। मैं ईमेल संचार, ज़ूम कॉल और सोशल मीडिया खातों को संभालने से भी परिचित हूं। इनके अलावा, मैंने Adobe सीखा है Illustrator, फ़ोटोशॉप, और प्रीमियर प्रो। मुझे पूरा विश्वास है कि मैं इस कार्य के लिए आवश्यक लगभग सभी कंप्यूटर उपकरण और सॉफ़्टवेयर को संभाल सकता हूँ।
7. क्या आप एसईओ और अन्य बाज़ार अनुसंधान से परिचित हैं?
हालाँकि मेरे पास बाज़ार अनुसंधान के साथ पर्याप्त पेशेवर अनुभव नहीं है, मैंने एक डिजिटल मार्केटिंग पाठ्यक्रम किया है जहाँ मुझे बाज़ार अनुसंधान के नए तरीकों के बारे में सिखाया गया।
वैकल्पिक रूप से,
हां, मुझे अपनी पिछली नौकरी का अनुभव है। मैं अपने काम के हिस्से के रूप में Google एनालिटिक्स, कीवर्ड और सोशल मीडिया हैंडल को संभालता था।
8. आप अपनी पिछली नौकरी क्यों छोड़ना चाहते हैं?
मेरी पिछली नौकरी में मेरा 3 साल का अनुबंध था। हालाँकि मेरा दीर्घकालिक लक्ष्य इस कंपनी के लिए काम करना था, मैं यह जानता था पूर्व अनुभव इस पद के लिए आवश्यक है. अब जब मेरा अनुबंध समाप्त हो गया है, तो मैं अपने सपनों की नौकरी के लिए काम करने के लिए तैयार हूं।
9. अपनी ताकत का वर्णन करें.
मैं बहुत व्यवस्थित व्यक्ति हूं और समय सीमा को पूरा करना पसंद करता हूं। मुझे व्यवस्थित तरीके से काम करना पसंद है. मैं भी एक हूँ टीम के खिलाड़ी और एक बड़ी टीम के साथ अच्छा काम कर सकते हैं। अपनी पिछली नौकरी में, मैं टीम के 20 सदस्यों के काम की निगरानी करता था। मैं भरोसेमंद भी हूं और सौंपे गए कार्यों को सटीक और समय पर पूरा करूंगा।
10. अपनी कमजोरियों का वर्णन करें.
मैं आत्म-आलोचक हूं. मैं खुद को बहुत जल्दी परखता हूं और इसीलिए मुझे एक पूर्णतावादी बनना है। मैं आसानी से तनावग्रस्त हो जाता हूं, और मैं तनाव में काम नहीं कर सकता, इसलिए आखिरी मिनट के तनाव से बचने के लिए मेरा लक्ष्य दिए गए समय से पहले सभी काम पूरा करना है।
11. जो लोग आपको जानते हैं वे आपके बारे में क्या कहेंगे?
जो लोग मुझे जानते हैं वे मुझे संगठित और भरोसेमंद बताते हैं। जब भी किसी को किसी चीज़ की आवश्यकता होती है, तो मेरा संगठन कौशल उसे बिना किसी परेशानी के उपलब्ध करा देता है। मेरे माता-पिता अत्यंत संगठित हैं, और वे असंगठित व्यवहार को स्वीकार नहीं करेंगे। इस तरह मैंने अनुशासित जीवनशैली अपनाई। हालाँकि मैं स्वयं इसका आनंद लेता हूँ, फिर भी मैं इसका श्रेय उन्हें दूँगा।
12. आपको किन उपलब्धियों पर गर्व है?
मेरी पिछली नौकरी में, ग्राहक देर से फाइलिंग और रिपोर्ट लेकर आते थे। कभी-कभी ऐसा भी होता था कि वे नियत तिथि के बाद आते थे, जिसके परिणामस्वरूप उन्हें दंडित किया जाता था। इसलिए, मैंने पहल की और नियत तारीख से एक महीने पहले एक अनुस्मारक प्रणाली स्थापित की और नियमित अंतराल पर कई अनुस्मारक स्थापित किए। उसके बाद, देर से सबमिशन के लिए एक भी ग्राहक को दंडित नहीं किया गया।
13. बैक ऑफिस में काम करने के लिए आपको किन कौशलों की आवश्यकता है?
मेरा मानना है कि बैक-ऑफ़िस भूमिका में सफल होने के लिए किसी को तकनीकी रूप से कुशल होने की आवश्यकता है। ऐसी कई भूमिकाएँ हैं जिन्हें बैक-ऑफ़िस कर्मियों को पूरा करने की ज़रूरत है, और सभी कर्तव्यों और कार्यों के बारे में जागरूक होना आवश्यक है जैसे: दस्तावेज़ दाखिल करना। यदि कोई प्रक्रियाओं और तकनीकीताओं को नहीं जानता है, तो वह कभी भी उन्हें अच्छी तरह से निष्पादित नहीं कर सकता है।
14. आने वाले 5 वर्षों में आप क्या लक्ष्य हासिल करना चाहते हैं?
मेरा अंतिम लक्ष्य अपने पिता के नक्शेकदम पर चलते हुए सीएफओ के रूप में सेवानिवृत्त होना है। मैं जानता हूं कि यह एक लंबा सफर तय करना है और इस रास्ते पर बहुत मेहनत की जरूरत होगी। मैं पाँच वर्षों के अंत तक लेखा विभाग का प्रमुख बनने की आकांक्षा रखता हूँ।
15. आप कब काम शुरू करना चाहेंगे?
जैसा कि मैंने आपको पहले बताया था, मैंने पिछली कंपनी के साथ अपना अनुबंध पूरा कर लिया है और तुरंत शामिल हो सकता हूं।
16. यदि आपको अपने परिवार और काम के बीच चयन करना हो, तो आप क्या चुनेंगे?
मैंने अपनी प्राथमिकताएँ निर्धारित कर रखी हैं और दोनों ही मेरे लिए महत्वपूर्ण हैं। मैं कार्य-जीवन संतुलन में विश्वास करता हूं और उन्हें मिश्रित नहीं करता। जब मैं काम पर होता हूं तो अपना सर्वश्रेष्ठ देता हूं और इसके विपरीत भी। लेकिन, अगर कोई आपात स्थिति होती है, तो मैं हमेशा खुद को उपलब्ध रखूंगा।
17. आप सफलता को कैसे परिभाषित करेंगे?
सफलता का मतलब वह हासिल करना है जिसके लिए मैं अपना दिल लगाता हूं; मैंने हमेशा आकांक्षा की है और ठोस लक्ष्य निर्धारित किये हैं। निर्धारित लक्ष्यों को हासिल करना मेरे लिए सफलता का मतलब था। अपनी पिछली नौकरी में, मैं एक ग्राहक के साथ काम कर रहा था, और उन्हें एक महीने के भीतर रिपोर्ट की आवश्यकता थी, लेकिन मुझे पता था कि मैं इसे एक सप्ताह में हासिल कर सकता हूं। ग्राहक आश्चर्यचकित हुआ और उसने मेरी सराहना की।
18. आप अपनी टीम को कैसे प्रेरित करेंगे?
मैं प्रत्येक कार्य के लिए समय सीमा निर्धारित करता हूं। प्रत्येक दिन, मैं उनमें से प्रत्येक द्वारा पूर्ण किए गए कार्यों को देखता हूं और उपलब्धि हासिल करने वालों की सराहना करता हूं। अगर कोई पिछड़ रहा है तो मैं उनसे अकेले में बातचीत करता हूं।'
19. क्या आप मल्टी-टास्किंग में अच्छे हैं?
मैं एक केंद्रित व्यक्ति हूं. मेरा मानना है कि मल्टी-टास्किंग हाथ में काम की गुणवत्ता को बर्बाद कर देती है। इससे न केवल गुणवत्ता में बाधा आती है बल्कि प्रत्येक कार्य की गति भी प्रभावित होती है। इसलिए, मेरे पास एक समय में एक ही काम करने का विकल्प है, मैं वही करना पसंद करता हूं।
20. यदि सिस्टम का सारा डेटा मिट जाए तो आप क्या करेंगे?
मुझे अपने साथ बैकअप रखने की आदत है। इसलिए, मैं शांत रहूंगा और अपने पास संग्रहीत डेटा के साथ काम करना जारी रखूंगा।
21. क्या आपके कोई प्रश्न हैं?
मैं केवल एक प्रश्न पूछना चाहूंगा: कौन सी योग्यताएं और कौशल किसी व्यक्ति को नौकरी के लिए योग्य बनाएंगे? इस पद के लिए आप किसे सर्वश्रेष्ठ मानते हैं?
निष्कर्ष
शुभकामनाएं! इसे बेहतर साक्षात्कार के लिए एक संसाधन के रूप में उपयोग करें। आपके उत्तर जितने रचनात्मक होंगे, साक्षात्कार के दौरान आपका प्रभाव उतना ही बेहतर होगा। यदि आप कुछ पूछना या साझा करना चाहते हैं, तो नीचे एक टिप्पणी छोड़ें, और याद रखें कि जितना अधिक आप साझा करेंगे, उतने अधिक लोगों की हमें मदद करने का अवसर मिलेगा।
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संदर्भ
- https://onlinelibrary.wiley.com/doi/abs/10.1111/j.1365-2648.2009.05014.x
- https://books.google.com/books?hl=en&lr=&id=be7sCwAAQBAJ&oi=fnd&pg=PA159&dq=front+office+vs+back+office&ots=bZDLplxg-u&sig=yK6O3ZA1IvBzJ_kNoNXfIGDIykA
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संदीप भंडारी PrepMyCareer.com वेबसाइट के संस्थापक हैं।
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