Gotovo sve poslovne organizacije na ovom svijetu, bilo da se bave konzultantskim poslom ili proizvodnjom proizvoda, imaju jednu zajedničku stvar, a to je administracija. Svatko od njih mora se nositi s velikom hrpom datoteka i rukovati njome, organizirati sastanke i zakazivati sastanke, itd. Ovo bi moglo izgledati previše dosadno i ponavljajuće prirode, ali vjerujte nam, potrebne su ozbiljne vještine i znanje za izvršavanje ovih zadataka.
Voditelj ureda je naziv koji je specijaliziran za rukovanje i upravljanje svim administrativnim zadacima koji se odnose na poslovnu organizaciju. Kroz ovaj članak ćemo detaljno raspravljati o ovom profilu posla.
Dužnosti koje treba izvršiti
Voditelj ureda ima vitalnu i ključnu poziciju u bilo kojoj poslovnoj organizaciji i mora obavljati niz dužnosti i zadataka, kao što su:
- Zakazuje sastanke za najviše rukovodstvo organizacija i osigurava da se dotično osoblje povremeno ažurira o statusu zakazanog sastanka.
- Upravlja, nadzire i obrađuje korporativna ili poslovna putovanja najviših menadžera organizacije.
- Organizira i vodi press konferencije i događanja poslovne organizacije.
- Priprema poslovnu komunikaciju, nacrte i pravna pisma koja se šalju zainteresiranim stranama
- Upravlja zahtjevima uredskog materijala i namještaja poslovne organizacije
- Bavi se i obrađuje pritužbe, upite i povratne informacije potrošača
- Osigurava da su svi zaposlenici organizacije zadovoljni i da se nitko ne upušta u neetičke prakse i ponašanja.
- Osigurava da su proračunski zahtjevi organizacije u potpunosti ispunjeni i usklađeni
- Nadzire status potraživanja zaposlenika i potrošača
- Sastavlja zapisnike sa sjednica upravnog odbora
- Priprema priopćenja za medije
Potrebne vještine
Uloga voditelja ureda više je opća, pri čemu on ili ona moraju imati znanje i specijalizaciju o različitim aspektima kao što su financije, organizacija, sortiranje, upravljanje itd. Kako bi uspješno izvršio tako zahtjevnu ulogu, ured menadžer mora imati sljedeće vještine:
| Naziv vještine | Zašto je to potrebno? |
| Stav za rješavanje problema | Upravljanje uredom i cjelokupnom radnom snagom nije lak zadatak. To pred vas postavlja brojne izazove, a ponekad situacije mogu biti prilično škakljive, zahtijevajući brzo i učinkovito rješenje. Stav rješavanja problema najpotrebnija je vještina za voditelja ureda koja ne samo da će pomoći u rješavanju problema, već i poboljšati razinu produktivnosti svih zaposlenika. |
| Organizacija | Uloga voditelja ureda vrti se oko učinkovitog upravljanja. On ili ona bi radili s mnogo datoteka i podataka koje treba sortirati i njima upravljati, kako bi se izvukli neki smisleni zaključci. Stoga voditelj ureda mora biti visoko discipliniran i organiziran. |
| Dobre IT vještine | Ovaj svijet se vrti oko tehnologije i teško da postoji bilo koja poslovna organizacija koja ne koristi informacijsku tehnologiju u svom poslovanju. Budući da ste voditelj ureda u ovom svijetu kojim dominira tehnologija, od vas se zahtijeva iscrpno znanje o najnovijem softveru kao i osnovne vještine rada s računalom kako biste učinkovito izvršavali svoje zadatke i dužnosti. |
| Komunikacijske vještine | Voditelj ureda mora mnogo razgovarati sa svojim starijima, podređenima ili čak dobavljačima treće strane. Za tečno držanje govora i ulazak u sadržajne razgovore potrebno je imati izvrsne komunikacijske vještine. |
| Prilagodljivost | Organizacija kontinuirano nadograđuje ili modificira svoje poslovanje kako bi poboljšala svoje poslovne izglede i način upravljanja stvarima. To može uključivati uvođenje nove tehnologije, nove procedure sortiranja datoteka, revidirane smjernice vezane uz posao, itd. Stoga, voditelj ureda mora biti prilagodljiv i mora imati sposobnost potpunog usvajanja novih pravila. |
Očekivanja plaće
Voditelj ureda kritična je pozicija u svakoj poslovnoj organizaciji i smatra se ključnim osobljem. Osoba zaposlena na ovoj poziciji ima visoke plaće i uživa unosne poticaje. Međutim, plaća koju dobiva voditelj ureda varira i ovisi o sljedećim čimbenicima:
| Pojedinosti | Objašnjenje |
| Lokacija | Voditelj ureda zaposlen ili postavljen na lokaciju koja je urbana ili metropolitanska uvijek bi dobio veću plaću od osoba koje rade u polururalnim ili ruralnim lokacijama. |
| Radno iskustvo | Kao i za svaki drugi posao, radno iskustvo igra važnu ulogu u određivanju plaće voditelja ureda. Iskustvo i plaća uvijek su u direktnoj vezi jedno s drugim. Što je veće iskustvo voditelja ureda, to su izgledi za njegovu ili njezinu plaću bolji. |
| Vještine | Svaka organizacija poslodavaca radije zapošljava i plaća vješte zaposlenike koji imaju znanje, kao i razumijevanje niza različitih vještina, kao što su MS Office, Advanced Excel, Powerpoint prezentacije, računovodstveni sustavi itd. Što je veći broj vještina, veća bi bila njegova ili njezina plaća. |
edukacijske kvalifikacije
Da bi osoba postala voditelj ureda, od osobe se očekuje da je uspješno završila barem diplomu prvostupnika u bilo kojem području (po mogućnosti menadžmenta ili poslovne administracije). Nadalje, kako bi dobio brza unapređenja i dobru plaću, kandidat može dodati razne tečajeve za certifikaciju, kao i redovne tečajeve (kao što su CPA, MBA) u svoj arsenal.
Popularni Must Have certifikati
Certifikati igraju važnu ulogu u odlučivanju o plaći, kao i izgledima za zapošljavanje kandidata. Prepmycareer preporučuje svakoj osobi koja je na srednjoj ili nižoj razini menadžmenta da dobije nekoliko relevantnih certifikata. U kontekstu posla voditelja ureda, u nastavku je popis nekih najistaknutijih certifikata:
| Pojedinosti | Trajanje |
| Napredni Excel | 3-4 mjeseci |
| Operativni računovodstveni sustavi (kao što su Quickbooks, Xero, Zoho računi itd.) | 6 mjeseci |
| Upravljanje plaćama | 4 mjeseci |
| Digitalni marketing | 6 mjeseci |
| Javni nastup (komunikacijske vještine) | 3 mjeseci |
Reference
- https://www.journals.uchicago.edu/doi/abs/10.1086/344121
- https://repository.library.georgetown.edu/handle/10822/559297
Uložio sam mnogo truda u pisanje ovog posta na blogu kako bih vam pružio vrijednost. Bit će mi od velike pomoći ako razmislite o tome da to podijelite na društvenim medijima ili sa svojim prijateljima/obitelji. DIJELJENJE JE ♥️
Sandeep Bhandari je osnivač web stranice PrepMyCareer.com.
Profesionalni sam bloger s punim radnim vremenom, digitalni trgovac i trener. Volim sve što je povezano s webom i pokušavam učiti nove tehnologije svaki dan.
Sve poslove upravljanja timom, kreiranja sadržaja i monetizacije obavljam ja. Zajedno s timom u PrepMyCareeru, cilj je pružiti koristan i privlačan sadržaj našim čitateljima.