U tipičnom uredskom uređenju, postoji šef i njegovi radnici ili pomoćnici odgovorni za neometano izvršavanje činovničkih zadataka i dužnosti. Uredski pomoćnik poznat je pod nekoliko različitih naziva kao što su uredski službenici/administrativni pomoćnik/stručnjak za podršku, itd. Budući da gotovo svaki ured ili organizacija treba uredskog pomoćnika za obavljanje svojih uredskih zadataka, oni uživaju veliku potražnju i dobre izglede za plaću.
Profil posla i dužnosti
Za obavljanje uredskih poslova odgovoran je uredski pomoćnik. Dužnosti se mogu razlikovati i razlikovati od organizacije do organizacije, ali opće i najistaknutije dužnosti navedene su u nastavku:
- Organiziranje i vođenje datoteka koje se odnose na različite klijente tvrtke
- Vođenje bilješki i priprema zapisnika sa sjednice odbora
- Primanje i odgovaranje na telefonske pozive
- Vodite računa o svim komunikacijama
- Djelujte kao kanal komunikacije između višeg menadžmenta i klijenata tvrtke
- Izrada poslovnih dokumenata, odgovora i obrada teksta
- Održavajte rasporede sastanaka upravitelja
- Preinačite termine na zahtjev upravitelja ili klijenata tvrtke
- Osigurajte dovoljnu količinu uredskog materijala i pribora
- Održavajte bazu podataka kupaca tvrtke
- Planirati, organizirati i nadzirati poslovna putovanja višeg rukovodstva
- Kompletna papirologija i unos podataka
- Pozdravite kupce i klijente koji ulaze u uredske prostorije
- Obavljajte kratke poslove da nešto isporučite ili pokupite
- Osigurajte da sva uredska oprema i IT infrastruktura dobro funkcioniraju i da su u dobrom stanju
- Provjerite jesu li sva električna i protupožarna oprema dobro postavljena i potpuno instalirana
- Održavajte dekorum ureda
Potrebne vještine
Uredski pomoćnik naziva se i smatra svestranim koji je odgovoran za učinkovito upravljanje svim različitim zadacima. Postoje razne vještine koje uredski pomoćnik mora posjedovati. Neki od istaknutih spomenuti su u nastavku:
| Naziv vještina | Razlog |
| Komunikacijske vještine | Kako bismo na učinkovit način odgovorili na upite klijenata i ponovno zakazali termine |
| Vještine crtanja | Kako bismo pripremili besprijekornu, gramatički točnu i logično napisanu komunikaciju |
| Šarmantna osobnost | Kako bismo pozdravili i impresionirali klijente tvrtke |
| Disciplina | Kako biste upravljali toliko stvari istovremeno, morate biti disciplinirani i organizirani |
| Dobro pamćenje | Kako biste učinkovito upravljali svojim datotekama i proizveli potrebnu datoteku u najkraćem mogućem roku, morate imati oštru memoriju. |
Izgledi za plaću
Izgledi za plaću uredskog pomoćnika su sjajni zbog povećane potražnje i potreba. Plaća koja se dobiva na sličnoj poziciji ovisi o različitim čimbenicima kao što je prikazano u nastavku:
| Naziv faktora | Učinak na plaću |
| Lokacija | Uredski pomoćnik, postavljen na mjestima s višim troškovima života, postigao bi visoke plaće u usporedbi s pomoćnicima postavljenim u poluurbanim ili ruralnim područjima. Povećanje ili povećanje plaće u osnovi je kompenzacija za inflaciju. |
| Iskustvo | Iskustvo igra veliku ulogu u zarađenoj plaći. Što je veće iskustvo uredskog pomoćnika, to bi njegova ili njezina plaća bila veća. |
| Vještine | Vješt i učinkovit uredski asistent uvijek je na radaru poslodavaca, a kako bi zadržali takav talent, organizacije isplaćuju plaće veće od medijana. |
| Certifikati | Visoko kvalificirani uredski pomoćnik koji je prošao odgovarajuće obrazovne tečajeve postigao bi visoke plaće. |
edukacijske kvalifikacije
Uloga uredskog pomoćnika je generalista, a ne stručnjaka. Dakle, obrazovni zahtjevi nisu veliki. Međutim, morate imati barem jedno od sljedećeg:
- Diploma prvostupnika u bilo kojem području (3 godina)
- Diploma uredskog menadžmenta (2 godina)
Najnoviji tečajevi i certifikati
Kao što je gore navedeno, visokokvalificirana osoba koja je upoznata sa svim najnovijim softverima i relevantnim akademskim tečajevima uvijek će uživati u višim plaćama i boljem napredovanju u karijeri. Stoga je uvijek potrebno dodati nekoliko glavnih certifikata u svoju košaricu kako biste povećali svoje šanse za odabir i izglede za plaću. Neki od glavnih tečajeva su:
| Naziv predmeta | Trajanje |
| Osnove upravne struke | 3 mjeseci |
| Govorništvo i učinkovita komunikacija | 3 mjeseci |
| Osnove računovodstva i općeg upravljanja | 5-6 mjeseci |
| Zapisnik odbora – Potpune upute | 3 mjeseci |
| Tečaj poslovnog nacrta i komunikacije | 3 mjeseci |
3 Morate pripremiti pitanja za intervju
Razgovori za radno mjesto uredskog asistenta zahtjevni su i zahtijevaju puno priprema i upornosti zbog oštre konkurencije. No, uz pravilnu pripremu možete lako uspjeti svoj intervju. Tri pitanja koja morate pripremiti za intervju su:
1) Kako upravljate datotekama i dokumentima?
Odgovor na ovo pitanje omogućuje anketaru da razumije vaš način rukovanja datotekama, važnim papirima i poslovnim dokumentima.
Uzorak odgovora
Uvijek pripremam dnevnik i popis bilješki uz organiziranje datoteka logičnim redoslijedom. Moja je navika stavljati sitne papirnate komadiće na svaku datoteku, što ih razlikuje od ostalih. Nadalje, pravilna kategorizacija datoteka je krajnje nužna kako bi se smanjilo vrijeme potrebno za dostupnost datoteka.
2) Koliko učinkovito možete sastaviti pisanu komunikaciju?
Izrada je važna vještina uredskih pomoćnika koju očekuju gotovo svi poslodavci. Ako vam nedostaje ta vještina, morate se pridružiti certifikacijskom tečaju jer su bez toga vaše šanse za odabir gotovo zanemarive.
Uzorak odgovora
Izrada je važna vještina, a ja posjedujem stručno znanje u tom području. Svjestan sam svih poslovnih terminologija, etike koje treba slijediti i što je najvažnije različitih formata višestrukih poslovnih dokumenata. Uz to, imam iskusnu gramatičku bazu sa sposobnošću uokvirivanja dugih smislenih rečenica.
3) Kako se nosite s velikim količinama posla?
Teret posla i upravljanje velikom količinom datoteka prirodno dolazi u profesiju uredskog pomoćnika. On ili ona je administrativni asistent tvrtke i može zahtijevati prekovremeni rad kako bi se učinkovito upravljalo datotekama.
Uzorak odgovora
U potpunosti razumijem potrebu velikog opterećenja posla. Uvjeravam vas da imam sposobnost dugotrajnog rada zahvaljujući visokoj razini koncentracije i razvijenom fokusu. To mi pomaže da učinkovito radim i učinkovito obavljam svoje dužnosti i zadatke. Kako bih to održao, prakticiram 15 minuta meditacije dnevno.
Zaključak
Uredski asistent je trenutna potreba za sve organizacije koje posluju diljem svijeta. On ili ona omogućuje menadžerima ili višem menadžmentu da se usredotoče na važne zadatke i strateške odluke, bez brige o svojim datotekama i pojedinostima o klijentima. Imaju dobru kompenzaciju i s vremenom njihova kompenzacija skokovito raste. Ako vam se sviđaju naši članci, ne zaboravite ih podijeliti sa svojom obitelji i prijateljima. Također, javite nam kroz odjeljak za komentare u nastavku koliko vam se sviđaju naši članci.
Reference
Uložio sam mnogo truda u pisanje ovog posta na blogu kako bih vam pružio vrijednost. Bit će mi od velike pomoći ako razmislite o tome da to podijelite na društvenim medijima ili sa svojim prijateljima/obitelji. DIJELJENJE JE ♥️
Sandeep Bhandari je osnivač web stranice PrepMyCareer.com.
Profesionalni sam bloger s punim radnim vremenom, digitalni trgovac i trener. Volim sve što je povezano s webom i pokušavam učiti nove tehnologije svaki dan.
Sve poslove upravljanja timom, kreiranja sadržaja i monetizacije obavljam ja. Zajedno s timom u PrepMyCareeru, cilj je pružiti koristan i privlačan sadržaj našim čitateljima.