Uvijek smo zamišljali život rukovoditelja više razine bilo kojeg odjela ili organizacije kao pun slave, poštovanja, novca i tako dalje, ali nema ništa loše! Da, tako to izgleda, ali evo zaokreta.
Također zamislite da imate gomilu posla, dužnosti, odgovornosti, odluka što i što ne. Tako se osjećate kad ste izvršni direktor u velikoj multinacionalnoj kompaniji, poduzeću ili bilo kojem državnom uredu. Nema sumnje da ste poštovani, obožavani, ali u isto vrijeme morate se nositi s raznim obavezama na svom pleću.
Ovdje pomoćnici stupaju na scenu, to su oni heroji koji umanjuju težinu odgovornosti koje ima direktor.
Izvršni pomoćnici su oni koji upravljaju svakodnevnim zadacima ili nekim važnim, ali ne previše od drugih vrsta poslova za npr.: zakazivanje sastanaka, bilježenje zapisnika, predstavljanje izvješća i podataka, i tako dalje.
Kako smo jasno razumjeli o izvršnom pomoćniku, idemo sada prema drugim kriterijima kao što su opis posla, dužnosti, vještine, plaća itd.
Opis posla izvršnog pomoćnika
Glavna zadaća izvršnog pomoćnika je pružiti odgovarajuću pomoć izvršnom direktoru više razine organizacije. Kao što nije tako izravno, ali na kraju u potpunosti povećavate učinkovitost svoje tvrtke.
Na primjer, izvršni pomoćnik može biti zadužen za održavanje evidencije nekih baza podataka, analiziranje podataka, zakazivanje sastanaka i tako dalje.
Njegov/njezin cilj mora biti preuzeti sve vanjske zadatke i izvršiti ih točno.
Dužnosti izvršnog pomoćnika
Kao što smo ranije spomenuli, izvršni pomoćnik treba olakšati rad više razine. Njegove/njezine dužnosti su svi oni poslovi koji su bitni i mogu se dodijeliti nekome lojalnom.
- Djelovati kao posrednik između rukovoditelja i unutarnjih ili vanjskih kolega
- Zakazivanje sastanaka i konferencija te angažiranje konferencijskih soba
- Za održavanje tekućih arhiva i sustava baze podataka i traženje načina za ažuriranje trenutnog softvera i hardvera
- Za organizaciju putovanja i rezerviranje karata za sastanke izvan postaje
- Zabilježiti zapisnike sa sastanaka i objaviti ih u skladu s tim
- Za upravljanje kalendarom i dnevnim rasporedom rukovoditelja
Vještine potrebne za izvršnog pomoćnika
Jaka osobnost ključna je za pomoćnika, a potrebne vještine te osobnosti čine vrijednog pomoćnika.
Dakle, pogledajmo koje su to posebne vještine potrebne za pomoćnika.
- Komunikacijske vještine
Ne samo za pomoćnika, već za ili u svakom polju rada ova vrlo posebna vještina je važna, ona je univerzalna. Asistent je osoba koja se povezuje s gotovo svakom drugom osobom koja je u kontaktu s rukovoditeljem.
Ljudi koji su u vezi s rukovoditeljima su oni koji su u poslu i njima treba služiti vrlo mudro. Budući da ste pomoćnik, morate imati odgovarajuće vještine komunikacije kako biste se s njima mogli povezati glatko kao što to rade rukovoditelji. Na kraju, sve se može izgraditi riječima.
- Pouzdanost
Rukovoditelji smatraju pomoćnike svojom desnom rukom ili istim autoritetom s različitim tijelima, sve odgovornosti koje asistenti imaju dio su dužnosti rukovoditelja.
Stoga je biti vječno pošten ono što svaki izvršni direktor traži. Assistant čuva sve unutarnje ili interne podatke tvrtke i to je razlog zašto je pouzdanost vrlo važna u ovom području.
- vrijeme za upravljanje
Rukovoditelji imenuju pomoćnika kako bi se mogli usredotočiti na svoj vrlo važan posao jer su prezauzeti da obave sav posao. Kao pomoćnik, morate imati vještinu pravilnog upravljanja vremenom jer se očekuje da sve bude obavljeno na vrijeme jer je više zadataka na čekanju iza nedavnih.
- Multitasking
Pomoćnici imaju nekoliko zadataka koje moraju izvršiti u isto vrijeme, ponekad posvećivanje cijelog vremena jednom zadatku nije dobra opcija, stoga je isto tako važno da pomoćnik obavlja više zadataka.
- Pozornost prema detaljima
Iako rad na puno zadataka u isto vrijeme može biti užurban, ali pomoćnik to mora obaviti na uglađen način, samo rad na nekoliko zadataka nije ono što se cijeni, ali rad na nekoliko zadataka sa savršenstvom svakako jest.
Obrazovanje je potrebno za pomoćnika izvršnog direktora
S obrazovne točke gledišta, imati srednju školu ili fakultet je bolje nego biti asistent. Neki dodatni tečajevi bili bi trešnja na torti za npr.: Osnovno računalo, MS Excel, MS PowerPoint, itd. Ako netko ima bilo kakvu diplomu iz poslovnog smjera, to će biti bolje.
Plaća za izvršnog pomoćnika
Izvršni pomoćnici u prosjeku zarađuju srednju godišnju plaću od ₹1,20,000, što nije loše za brucoše ili za one kojima se radujete u ovom području kao karijeri. Plaća se razlikuje ovisno o iskustvu i drugim aspektima, ali kako provodite više godina u ovom području, zarađujete više plaće i provizije, osim poticaja.
Zaključak
Indija je zemlja u razvoju u kojoj se inovacije događaju svaki dan i također se vrlo brzo usvajaju, pa budući da su dio takve zemlje u razvoju, poduzeća i poslovanje također rastu eksponencijalno, što rezultira velikim brojem rukovoditelja koji preuzimaju mnoge odgovornosti i na kraju zahtijevaju pomoćnici koji mogu preuzeti pola svoje odgovornosti na svoja pleća, stoga se slobodno može reći da je izloženost za karijeru na dobroj razini.
Stoga, ako se veselite ovom području kao karijeri, onda to može biti vaša prikladna odluka, ali budite sigurni da imate povjerenja i predani svom radu u ovom području.
Konačno, ovo je sve što trebate znati o izvršnim pomoćnicima. Nadam se da vam se sviđa ovaj članak, a ako vam se sviđa, svakako ga lajkajte i podijelite s onima koji to žele biti. Ako smo u slučaju da smo nešto propustili ili morate nešto dodati, javite nam komentirajući dolje i također izbacite svoje misli, kao i uvijek, cijenimo ih.
Upućivanje
- https://www.comm-unityplus.org.au/images/documents/position_descriptions/2018-05-09_PD_Executive_Assistant.pdf
- https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-137-44424-0_3
Uložio sam mnogo truda u pisanje ovog posta na blogu kako bih vam pružio vrijednost. Bit će mi od velike pomoći ako razmislite o tome da to podijelite na društvenim medijima ili sa svojim prijateljima/obitelji. DIJELJENJE JE ♥️
Sandeep Bhandari je osnivač web stranice PrepMyCareer.com.
Profesionalni sam bloger s punim radnim vremenom, digitalni trgovac i trener. Volim sve što je povezano s webom i pokušavam učiti nove tehnologije svaki dan.
Sve poslove upravljanja timom, kreiranja sadržaja i monetizacije obavljam ja. Zajedno s timom u PrepMyCareeru, cilj je pružiti koristan i privlačan sadržaj našim čitateljima.