Izvršni tajnik uglavnom se prepušta upravljačkim poslovima koji se tiču rasporeda izvršnog direktora. Uloge i odgovornosti uključuju vođenje evidencije, pripremu prezentacija, potvrđivanje rasporeda sastanaka itd. Stoga će se ispitivač usredotočiti na vještine iz stvarnog života, a ne na knjižno znanje. Iskustvo je jako važno za ovaj posao jer izvršni tajnici moraju kontinuirano raditi na razumijevanju svakodnevnih zadataka u najdubljim interpretacijama, bez obzira na agende.
Komunikacija je ključni dio ove uloge budući da poznanici rukovoditelja moraju biti obaviješteni o nedavnim promjenama u rasporedu kako bi se sve ostalo moglo uskladiti s tim. S druge strane, osobni interesi mogu spriječiti napredak jer se tajnica možda neće usredotočiti samo na dodijeljene zadatke. Kako bi se pripremili za ovaj intervju, ulazak u kožu tajnice mogao bi biti neophodan za one koji nemaju prethodnog iskustva i žele tražiti posao kako bi poboljšali svoj životopis.
21 najbolje pitanje za intervju za koje se morate dobro pripremiti
1. Kako izvršni tajnik može održati učinkovitost na poslu?
Uzorak odgovora
Savršen način da održite učinkovitost kao izvršni tajnik je zapamtiti raspored. To će smanjiti moguće pogreške.
2. Opišite svoja jaka i slaba područja.
Uzorak odgovora
Moja jača područja su komunikacija i pregovaranje. Lako mogu uvjeriti ljude da se slože oko zajedničke točke kako ne bi bili ugroženi stečeni interesi. Moja slaba područja uključuju pretjerano razmišljanje i perfekcionizam. Moram učiniti sve što zamislim, ali okolnosti to ponekad ne dopuštaju.
3. Je li usklađenost s pravilima doista vrijedna toga?
Uzorak odgovora
Pridržavanje uredskih pravila bitno je samo u onoj mjeri u kojoj pravila pomažu u promicanju interesa radnika. Naprotiv, protiv nehumanih pravila treba protestirati što prije.
4. Je li važno održavati dobre međuljudske odnose s izvršnim direktorom i nakon radnog vremena?
Uzorak odgovora
Ovisi o količini dužnosti dodijeljenih izvršnom tajniku. U većini slučajeva, najbolje je isto ograničiti na radno vrijeme kako međuljudski odnosi ne bi utjecali na posao koji treba obaviti.
5. Koje je vaše mišljenje o ravnopravnosti spolova na radnom mjestu?
Uzorak odgovora
Ravnopravnost spolova pomaže u održavanju osjećaja povjerenja i vrijednosti na radnom mjestu. Dodijeljene uloge ne bi trebale biti specifične po spolu, već po talentu kako bi se muškarci, kao i žene, mogli dokazati u svojim sferama.
6. Što biste učinili da je sastanak otkazan u posljednji trenutak?
Uzorak odgovora
Odmah bih obavijestio izvršnu vlast i pokušao zamijeniti neke ugovorene obveze tijekom tog vremenskog okvira. Ako to nije moguće, pokušao bih saznati koji je sljedeći vjerojatni termin tako da cijeli dan ne bude uzalud izgubljen zbog jedne greške.
7. Je li dopušteno da izvršni tajnik upravlja osobnim računima?
Uzorak odgovora
Njima trebaju upravljati samo računovođe.
8. Ako osoba nastavi posjećivati na dnevnoj bazi bez prethodnog dogovora, kako ćete upravljati scenarijem?
Uzorak odgovora
Ta osoba treba biti upoznata s pravilima. Nastojala bih naglasiti važnost pravila u ordinaciji i nastojala bih dati što raniji termin. U slučaju tvrdoglavih klijenata, čuvari bi morali riješiti cijeli problem prema okolnostima.
9. Hoćete li se moći nositi sa svakodnevnim stresom na radnom mjestu?
Uzorak odgovora
Da. Budući da sam svjestan protokola, bilo bi lakše smanjiti stres. U iznimnim situacijama koristim tehnike svjesnosti kako bih se nosio s postojećom količinom stresa na radnom mjestu. Uspostavljanje odgovarajuće ravnoteže između poslovnog i privatnog života također bi moglo pomoći u tom pogledu.
10. Možete li predložiti pet načina za organiziranje važnih datoteka?
Uzorak odgovora
Bitne datoteke mogu se organizirati na sljedećih pet načina:
- Odvojite prema dnevnom redu
- Stavite ih u zasebne mape
- Rasporedite odgovarajuće mape prema rasporedu
- Kombinirajte datum ako postoji mogućnost
- Podjela mapa u daljnje podkategorije može pomoći u uspostavljanju protoka informacija.
11. Kako biste kao izvršni tajnik trebali postupati s tajnama bivših poslodavaca?
Uzorak odgovora
Pod svaku cijenu ih treba držati u tajnosti jer bi to moglo ometati rad drugih izvršnih tajnika. Nijedna službena informacija ne smije se otkrivati pred klijentima bez prethodnog dopuštenja.
12. Kako ćete upravljati s više dnevnih redova određenih za jedan dan?
Uzorak odgovora
Rasporedio bih ih prema prioritetima izvršne vlasti. To će pomoći u preuzimanju jednog po jednog zadatka dok dovršavate zakazane zadatke na navedeni datum.
13. Koje bi vam promjene bile dopuštene u rasporedu?
Uzorak odgovora
Prema potvrdi organizatora sastanka, izvršni tajnik smije promijeniti raspored na temelju smjernica izvršnog direktora. Istu bih izmijenio samo u onoj mjeri u kojoj mi poslodavac to dopusti. Bitno je održavati optimalnu razinu koordinacije.
14. Kako biste upravljali klijentima iz stranih država s obzirom na jezične barijere?
Uzorak odgovora
Pokušao bih naučiti jezik ako su klijenti redoviti. U drugim slučajevima, prevoditelji mogu učinkovito pomoći. Strane također mogu odlučiti komunicirati na jeziku koji znaju obje strane ako dođe do takvog scenarija.
15. Navedite najvažniju osobinu izvršnog tajnika.
Uzorak odgovora
Strpljenje je najvažnija osobina izvršnog sekretara. Budući da može biti mnogo slučajeva kada se ljudi ne pojave u određeno vrijeme ili žele dogovoriti sastanak unaprijed, strpljiva će osoba lako riješiti takve sitne probleme. Nedostatak strpljenja mogao bi čak ugroziti posao u iznimnim okolnostima.
16. Jeste li spremni putovati prema rasporedu tajnice?
Uzorak odgovora
Da, lako se mogu preseliti za ovaj posao. S druge strane, spreman sam ovdje obavljati poslove tajnika kada on ili ona mora putovati kako bi se u službenom radu zadržala jednoglasnost. Delegiranje potrebnih aktivnosti može se izvršiti u skladu s tim.
17. Opišite bit discipline u svakodnevnom životu.
Uzorak odgovora
Za mene je disciplina jedan od stupova na kojima se život oslanja. Pomaže osobi održati pravovremeni status svih aktivnosti. Osim toga, disciplinirana osoba može lako djelovati kao uzor drugima. Vjerujem da nedostatak discipline čini život sličnim brodu bez jedara. Zbunjenost se smanjuje prakticiranjem umjetnosti discipline u svakodnevnom životu.
18. Što je važnije – bilježiti zapisnik sa sastanka ili se umjesto toga koncentrirati na razgovor?
Uzorak odgovora
Kao izvršni tajnik, moja bi dužnost bila da zapišem zapisnik sa sastanka kako bih učinkovito ažurirao bazu podataka. Ljudi koji se upuštaju u sastanak trebaju se usredotočiti na razgovor koji je u tijeku. Najbolje je obavljati više zadataka istovremeno, ali što se tiče određenog fokusa, morate odlučiti prema određenom radnom mjestu.
19. Imate li prethodnog iskustva u ovom području?
Uzorak odgovora
Da, bio sam dio raznih stažiranja gdje sam morao raditi pod vodstvom drugih izvršnih tajnika kako bih naučio zamršenosti ovog posla. Nakon uspješnog završetka istog, imenovana sam na željeno radno mjesto u odvjetničkom uredu što je pomoglo obogaćivanju mog znanja. Da budem konkretan, moje iskustvo je do sada ograničeno na tri godine.
20. Koliko ste fleksibilni kao profesionalac?
Uzorak odgovora
Vjerujem u prilagođavanje promjenjivim uvjetima. Na ljestvici od jedan do deset, fleksibilnost bih ocijenio sa sedam. Ova se odluka može pripisati mojim normama prema kojima ne vjerujem u obavljanje nepravednih zadataka radi napredovanja itd. Što se tiče radnog mjesta, mogu dokazati svoju fleksibilnost radeći više smjena i učeći nove jezike.
21. Što podrazumijevate pod pojmom "alternativno rješavanje sporova"?
Uzorak odgovora
Alternativno rješavanje sporova uključuje sve vrste izvansudskih nagodbi koje ne spadaju u djelokrug arbitraže. Te mjere uključuju pregovore, posredovanje, kompromis itd. Kada se stranke upuštaju u takve prakse, izvršni tajnik mora iznijeti sve činjenice pred pregovaračem ili posrednikom. Štedi se besplodno parničenje, što znači da se štedi dragocjeno vrijeme obje strane bez ikakvih dodatnih izdataka za angažiranje odvjetnika i sl.
Reference
- https://www.jstor.org/stable/2727611
- https://www.nato.int/nato_static_fl2014/assets/pdf/hungarian%20revolution%201957%20-%20private%20records/20130917_PR_56_57-ENG.pdf
Uložio sam mnogo truda u pisanje ovog posta na blogu kako bih vam pružio vrijednost. Bit će mi od velike pomoći ako razmislite o tome da to podijelite na društvenim medijima ili sa svojim prijateljima/obitelji. DIJELJENJE JE ♥️
Sandeep Bhandari je osnivač web stranice PrepMyCareer.com.
Profesionalni sam bloger s punim radnim vremenom, digitalni trgovac i trener. Volim sve što je povezano s webom i pokušavam učiti nove tehnologije svaki dan.
Sve poslove upravljanja timom, kreiranja sadržaja i monetizacije obavljam ja. Zajedno s timom u PrepMyCareeru, cilj je pružiti koristan i privlačan sadržaj našim čitateljima.