De administratie wordt beschouwd als een essentiële taak voor het beheren van de middelen en andere waardevolle spullen in een kantoor of werkplek. Zonder efficiënt bestuur en beheer is een organisatie gedoemd te falen en zelfs onder extreme omstandigheden failliet te gaan. Dit is de belangrijkste reden waarom organisaties, inclusief zelfs de federale overheden en agentschappen, de diensten nodig hebben van een stadssecretaris wiens primaire verantwoordelijkheden het overzien, toezicht houden en beheren van de middelen van de organisatie zijn, evenals de dagelijkse kantoortaken. De rol van een stadssecretaris is die van een generalist en hij of zij zou tijdens zijn diensttijd een verscheidenheid aan taken moeten vervullen.
21 beste sollicitatievragen om te studeren
1) Hoe gaat u de verschillende Office-bestanden sorteren?
Met deze vraag wordt uw kennis getoetst aan de praktische werkwijzen.
Voorbeeldantwoord
Mijnheer, het beheer van de kantoorbestanden is een essentiële taak en moet met een hoge mate van oprechtheid worden uitgevoerd. Om de bestanden te beheren zou ik allereerst een banner aan de zijkanten van de map plaatsen. Plaats dat, ik zou de bestanden van vergelijkbare aard categoriseren en ze markeren met een bepaalde afkorting of een symbool. De bestanden met het gemeenschappelijke symbool of de afkorting moeten op één locatie worden geplaatst en gecategoriseerd, zodat ze in de toekomst gemakkelijk beschikbaar zijn.
2) Hoe gaat u de verschillende kantoorbenodigdheden van de organisatie beheren?
Dit is een puinhoop en een veelvoorkomend probleem waarmee bijna alle kantoren verspreid over het land te maken hebben. Er zijn altijd frequente gevallen van diefstal, diefstal en diefstal op kantoorlocaties, vooral van gewone kantoorbenodigdheden, zoals pennen, dossiers, kaarthouders, enz. Het is de primaire taak van een stadssecretaris om deze middelen te beheren en er goed voor te zorgen.
Voorbeeldantwoord
Meneer, ik begrijp de relevantie van deze vraag volledig. Er is een constante toename van bepaalde onethische activiteiten op een kantoorlocatie, wat niet alleen een organisatie tot verlies leidt, maar ook de normale werking van het kantoor belemmert. Wees gerust, ik ben volledig op de hoogte van dergelijke omstandigheden en goed uitgerust om ze te voorkomen. Hiervoor plaats ik de schrijfwaren en andere kwetsbare zaken altijd achter slot en grendel. Elke dag 's ochtends, op het moment van distributie, maak ik altijd een lijst van dergelijke bronnen en neem ik 's avonds elk item terug.
3) Hoe adaptief ben je?
Als gemeentesecretaris moet je verschillende taken uitvoeren, variërend van public relations-functionaris tot accountant tot officemanager. De diversiteit aan taken is zo groot dat een stadssecretaris over een uitzonderlijk aanpassingsvermogen en flexibiliteit moet beschikken, zonder welke hij of zij misschien niet zal kunnen slagen op hun werkplek.
Voorbeeldantwoord
Meneer, een stadssecretaris is een generalistische functie in plaats van een specialist. Dit betekent simpelweg dat hij of zij rollen moet vervullen en taken moet uitvoeren die nieuw zijn en een volledig nieuwe vaardigheden vereisen. Met 3 jaar ervaring heb ik mijn veelzijdigheid en aanpassingsvermogen volledig ontwikkeld door in verschillende domeinen en sferen te werken. Daarom heb ik het volste vertrouwen in mijn capaciteiten en wens ik te verklaren dat ik een hoog aanpassingsvermogen heb.
4) Kunt u onder stressvolle omstandigheden werken?
Dit is een veel voorkomende interviewvraag waarmee een interviewer uw aanpak en mentaliteit wil weten ten aanzien van het werken in hectische en frustrerende werkomstandigheden die een enorme hoeveelheid werk met zich meebrengen.
Voorbeeldantwoord
Ja meneer, absoluut. Als stadssecretaris begrijp ik dat ik tijdens mijn werkdag verschillende taken moest uitvoeren en veel taken moest uitvoeren. Dit vereist niet alleen energie en fysieke kracht, maar vereist ook een enorme concentratie en focus. Ik ben blij om te antwoorden dat ik ze allebei heb ontwikkeld door mezelf bezig te houden met consistente fysieke trainingen en meditatie. Wees gerust, ik zou nooit instorten terwijl ik aan het werk ben en het vermogen hebben om druk en dwanghandelingen op te vangen.
5) Hoe bereidt u notities/notulen van een bestuursvergadering voor?
Als gemeentesecretaris maak je notulen van bestuursvergaderingen. Wanneer u werkzaam bent bij overheidsinstellingen en -agentschappen, moet u hoogstwaarschijnlijk notulen opstellen van een wetgevende vergadering, gemeenteraadsvergadering of een provinciale vergadering. Daarom moet u uitstekende redactionele vaardigheden en zakelijke woordenschat hebben.
Voorbeeldantwoord
Mijnheer, Om dit te doen, zou ik in de eerste plaats mijn actieve luistervaardigheid gebruiken, zodat ik elke beslissing die in de bestuursvergadering wordt genomen, kan begrijpen en interpreteren. Ik heb een uitstekende typesnelheid en nadat ik de zakelijke beslissingen had geïnterpreteerd, zou ik de genomen beslissingen voorbereiden en weergeven in afzonderlijke punten om het lezen te vergemakkelijken. Ik zou proberen alle belangrijke punten te behandelen en de lijst van alle leden die aanwezig zijn in de bestuursvergadering op te nemen. Verder zou ik uiteindelijk ook een samenvatting toevoegen, die de public relations-functionaris zou helpen bij het voorbereiden van een persbericht.
6) Wat motiveert u om te werken?
Dit is een veel voorkomende interviewvraag die in bijna alle interviewsessies over de hele wereld voorkomt. Met deze vraag wil een interviewer meer weten over uw motiverende factor die u ertoe aanzet om hard te werken en door te zetten op uw werkplek.
Voorbeeldantwoord
Mijnheer, het antwoord op deze vraag is vrij specifiek en persoonlijk, aangezien deze vraag voornamelijk wordt beïnvloed door de omstandigheden en situaties waarin een persoon leeft en ervaart. In mijn geval is het een van mijn sterkste verlangens en dat is erkenning en roem verdienen. Als ik hard zou werken en de taken en plichten van de organisatie op een efficiënte en tijdgebonden manier zou uitvoeren, zal ik zeker een brede erkenning krijgen van alle sferen, inclusief mijn collega's, collega's en zelfs mijn senioren. Dit motiveert mij om mijn grenzen te verleggen en hard te werken.
7) Waarom verliet u uw vorige organisatie?
Dit is een lastige interviewvraag waarmee een interviewer de redenen, oorzaken of gronden wil weten waarop u uw laatste organisatie heeft verlaten. Dit wordt in principe gevraagd om de authenticiteit en integriteit van de medewerkers op de werkvloer te controleren.
Voorbeeldantwoord
Mijn vorige organisatie was geweldig en heeft me altijd gesteund en zelfs geholpen met vooruitgang in tijden van nood. Het was echter jammer dat ik moest migreren van zo'n gewaardeerde organisatie omdat mijn werkplek te ver van mijn woonplaats lag. Vroeger kostte het me ongeveer 2 uur vanaf een enkele kant. Ik was echt doorweekt van vermoeidheid en vermoeidheid na mijn kantoorreis. Ik heb er nog 3 jaar gewerkt. maar vanwege de recente ontwikkeling van rugpijn besloot ik te migreren en te stoppen.
8) Wat is succes volgens jou?
Deze vraag wordt gesteld om uw mentaliteit en algehele persoonlijkheid te evalueren. Iedereen wil succesvol zijn in het leven, maar het succes varieert van persoon tot persoon. Voor sommigen is het alleen maar het verdienen van vrachtwagens vol geld, wat het meest voorkomende antwoord op deze vraag is. Om indruk te maken op uw interviewer raden wij u aan algemene antwoorden te vermijden.
Voorbeeldantwoord
Naar mijn bescheiden mening is succes iets dat iemand ervaart wanneer hij of zij geniet van de tijd van zijn leven. Ik geloof niet dat geld verdienen een succes is of veel roem leren een succes is. Ik geloof gewoon dat wanneer iemand echt geniet van elk aspect en elke fase van zijn leven, hij succes heeft behaald.
9) Hoe registreert u een niet-monetaire transactie in de boekhouding?
Als gemeentesecretaris, wat een generalistische functie is, zou je soms ook moeten werken aan basisboekhoudingen en het opstellen van verklaringen. Hiervoor is het noodzakelijk dat je over boekhoudkundige basiskennis beschikt en de basisbegrippen van de boekhouding goed onder de knie hebt.
Voorbeeldantwoord
Volgens US GAAP is het een organisatie verboden om een niet-monetaire transactie in de boekhouding op te nemen. Dit is voornamelijk te wijten aan het kostenconcept van de boekhouding, dat stelt dat alleen en alleen die transacties in de boekhouding worden opgenomen die in monetaire termen kunnen worden gemeten.
10) Hoe efficiënt ben je in het werken in teamverband?
Deze interviewvraag wordt in feite gesteld om uw standpunten over werken in teamverband te begrijpen. Zorg ervoor dat je positief kunt antwoorden, aangezien bijna alle organisaties tegenwoordig in teamverband werken.
Voorbeeldantwoord
Mijnheer, naar mijn bescheiden mening ben ik een bekwaam team speler en het vermogen hebben om een uitstekende verstandhouding met mijn teamleden te onderhouden. Ik werk altijd graag in teamverband, omdat dat niet alleen helpt om twijfels weg te nemen, maar ook helpt om medewerkers te motiveren, zodat ze oprecht kunnen werken aan het bereiken van een gemeenschappelijk doel.
11) Wat is uw tolerantieniveau voor wanbeheer?
Dit is een lastige interviewvraag. Als gemeentesecretaris moet je alles in een kantoor regelen en mag je geen enkele vorm van wanbeheer tolereren. Beantwoord deze vraag daarom altijd ontkennend.
Voorbeeldantwoord
Mijnheer, als stadssecretaris zorg ik er altijd voor dat ik het kantoor op een efficiënte manier kan besturen en controleren. Ik motiveer mijn collega's en collega's altijd om altijd het decorum van de werkplek te behouden en met discipline en tolerantie te werken. Gezien wanbeheer zou ik echter geen enkel geval tolereren en zou ik het melden en passende maatregelen nemen als en wanneer het zich voordoet.
12) Hoeveel stenen denk je dat er zijn gebruikt bij de bouw van het beroemde Buckhingham Palace?
Dit is een lastige interviewvraag. U zult altijd een paar interviewvragen vinden die u van streek kunnen maken en u volledig kunnen verbazen. Deze vragen mogen er echter niet voor zorgen dat uw lichaamstaal nerveus of zenuwachtig wordt, aangezien een dergelijke houding gemakkelijk kan worden opgemerkt door een ervaren interviewer.
Voorbeeldantwoord
Meneer, naar mijn bescheiden mening zijn er ongeveer 500,000 stenen gebruikt met een foutmarge van 50% op en neer. Dit is duidelijk een gok en ik heb het paleis niet fysiek geteld, en dat zou ik ook nooit in mijn leven mogen doen. Dus, als je de fysieke telling hebt gemaakt, corrigeer me dan alsjeblieft.
13) Kunt u de moeilijkste situatie uitleggen waarmee u ooit op een werkplek bent geconfronteerd?
Dit is een trending interviewvraag waarmee een interviewer wil weten hoeveel uw kracht en vermogen is om dingen te beheren en aan te pakken op een werkplek die buiten uw controle- en comfortzone liggen.
Voorbeeldantwoord
Zeker meneer, ik heb een vergelijkbare moeilijke situatie meegemaakt tijdens mijn vorige periode bij een gereputeerde bedrijfsorganisatie waarin ik verondersteld werd meer dan 5,000 bestanden in een paar dagen tijd te sorteren. Dit was naar mijn mening erg zwaar en uitdagend en in het begin was ik daar nogal sceptisch over. Maar ik ben een toegewijd en betrokken persoon die gelooft in de uitvoering van de taken in plaats van ze uit te stellen. Ik ging de uitdaging dan ook graag aan en begon deze met al mijn wil, passie en doorzettingsvermogen uit te voeren. Het eindresultaat was lief en ik kon al mijn taken tijdgebonden uitvoeren.
14) Wat verstaat u onder Prudence Concept of Accounting?
Als gemeentesecretaris zou je een paar taken met betrekking tot de boekhouding moeten uitvoeren en daarom wordt van je verwacht dat je een goede basiskennis hebt van de verschillende boekhoudkundige principes en beleidsregels, aangezien de kans groot is dat je daar een paar vragen over krijgt zone.
Voorbeeldantwoord
Ik begrijp en heb een volledige kennis met betrekking tot het belangrijke voorzichtigheidsconcept dat veel wordt gebruikt bij het opstellen van de financiële rekeningen van de organisatie. Volgens dit concept moet een organisatie alle waarschijnlijke verliezen in haar boekhouding anticiperen en opnemen door voorzieningen te treffen. Het is een organisatie echter verboden om waarschijnlijke inkomsten te anticiperen en te boeken.
15) Hoeveel mannen zouden er nodig zijn om een gebouw in één dag voor te bereiden als het 25 mandagen nodig heeft om te voltooien, terwijl de efficiëntie van één man 2 eenheden is?
Als stadssecretaris wordt van je verwacht dat je uitzonderlijke rekenkundige kennis hebt, evenals een scherp gevoel voor kritisch denken en oordelen.
Voorbeeldantwoord
Mijnheer, naar mijn mening zijn er 12.5 man nodig, want om 25 mandagen werk op één dag te voltooien, moet u 25 eenheden uitvoeren. Als één man 2 eenheden op één dag zou kunnen uitvoeren, zouden er 12.5 man nodig zijn om het doel te bereiken. Er zouden dus 12 mannen nodig zijn om een hele dag te werken en één man zou nodig zijn om een halve dag te werken.
16) Wat is het eerste dat je aan jezelf wilt veranderen?
Dit is gewoon een andere versie van vragen wat je grootste zwakte is. Dergelijke vragen zijn nogal trending in interviewsessies over de hele wereld en daarom is een oprechte en gerichte voorbereiding vereist.
Voorbeeldantwoord
Meneer, geen mens in deze wereld is perfect en ik ben geen uitzondering. Maar we kunnen altijd proberen onszelf te verbeteren en alle tekortkomingen in onszelf weg te nemen, door goede gewoonten bij te brengen en de slechte uitstraling te elimineren. Het eerste wat ik in mij zou willen veranderen, is mijn opvliegendheid. Ik heb de neiging om te snel gefrustreerd te raken en te posten dat ik altijd onder de standaardprestaties lever. Ik ben op weg om deze tekortkoming te verbeteren en heb zelfs een online cursus persoonlijkheidsverzorging gevolgd om deze zwakte van mij weg te nemen.
17) Hoe ga je om met een situatie van intimidatie op een werkplek?
Pesten, intimidatie, plagen, beentrekken op het werk is een veelvoorkomend en veelvoorkomend probleem dat zich in verschillende kantoren voordoet. Het is noodzakelijk om dergelijke gevallen te voorkomen door de door het bedrijf opgestelde regels en het preventiebeleid in te schakelen en te volgen. Als gemeentesecretaris moet u dergelijke situaties die zich op een kantoorlocatie voordoen, aankunnen en beteugelen.
Voorbeeldantwoord
Mijnheer, ik ben het er volledig mee eens dat intimidatie en pesterijen op kantoor niet alleen de productiviteit van een werknemer beïnvloeden, maar ook het algehele functioneren en de winstgevendheid van een onderneming belemmeren. Daarom zijn deze zeer onethisch en moeten ze koste wat het kost worden gestopt. Mocht ik ooit met dergelijke situaties te maken krijgen of zelfs maar een klacht krijgen, dan zou ik binnen de vier muren van de wet direct passende actie ondernemen. Verder is het een gangbare praktijk van de grote bedrijven om bepaalde anti-intimidatie- en anti-pestmaatregelen op hun eigen niveau te implementeren om dergelijke gebeurtenissen te voorkomen.
18) Beoordeel uw vaardigheidsniveau op de algemene MS Office-suite op een schaal van één tot vijf.
Als gemeentesecretaris zou je hoogstwaarschijnlijk moeten werken aan typische beheersoftware, zoals MS Office, MS Excel en Outlook. Daarom wordt van u verwacht dat u volledige kennis van hetzelfde heeft met een hoge expertise en bekwaamheid.
Voorbeeldantwoord
Mijnheer, ik heb deskundige kennis van de volledige MS Office Suite met speciale vaardigheid en expertise in twee van de toonaangevende beheersoftware MS Office en MS Excel. Ik heb het volste vertrouwen in mijn kunnen en geef mezelf graag een 4.8.
19) Wat is je grootste kracht?
Dit is een trending interviewvraag die je in bijna alle interviewsessies over de hele wereld tegenkomt. Daarom is het cruciaal en noodzakelijk om deze vraag op een oprechte manier voor te bereiden. De beste manier om een antwoord op deze vraag voor te bereiden, is door een schriftelijk rapport op te stellen en daarin uw belangrijkste sterke punten te vermelden, na een zorgvuldige analyse van uzelf.
Voorbeeldantwoord
Mijnheer, ik heb het geluk veel sterke punten in mij te hebben, maar er is één ding dat nauw met mij verband houdt en mij volledig definieert. Het is mijn vermogen om onverstoord en geconcentreerd te blijven, zelfs in de meest verontrustende werkomgeving. Ik ben een toegewijde en toegewijde medewerker van de organisatie die zich graag met mijn eigen zaken bemoeit en zich nooit concentreert of tijd besteedt aan nutteloze gesprekken of flauwekul. Dit helpt me enorm en helpt me om mijn doelen en doelstellingen op een tijdgebonden manier te bereiken.
20) Wanneer kunt u beginnen?
Dit is een veel voorkomende interviewvraag waarmee een interviewer een offerte wil opvragen over uw beschikbaarheid. Deze vraag garandeert op geen enkele manier uw keuze en u wordt geadviseerd om niet te opgewonden of te enthousiast te worden na het horen van deze vraag.
Voorbeeldantwoord
- Voor eerstejaars/werklozen: Mijnheer, aangezien ik nergens aan het werk ben, zou ik willen zeggen dat ik de mogelijkheid heb om onmiddellijk te beginnen. Ik heb absoluut geen eerdere toezeggingen of verplichtingen om na te komen.
- Voor werknemers in loondienst: Meneer, ik kan beginnen op (_____vermeld de datum van uw start_____). Dit komt omdat ik momenteel bij een organisatie werk en het hun beleid is om mij binnen 14 dagen na de datum van ontvangst van de ontslagbrief een kwijtscheldingsbrief toe te kennen. Deze datum omvat ook twee dagen buffer om eventuele ongelukken of onverwachte omstandigheden te dekken.
21) Heeft u nog vragen voor ons?
Of het nu een administratieve functie is of een leidinggevende functie, dit is de laatste vraag die een interviewer aan een kandidaat stelt. Deze vraag geeft de kandidaten de kans om hun twijfels met betrekking tot de organisatie en de baan op te lossen, zoals werktijden, werkcultuur, verschillende organisatiebeleidsvormen, enz. Het overslaan van deze vraag kan fataal zijn voor de selectiekansen van een kandidaat, want dat zou simpelweg menen dat de kandidaat onvoldoende voorbereid is of niet serieus is voor de organisatie.
Voorbeeldvragen
- Wat zijn de verschillende medewerkersgerichte functies die door een organisatie op de werkplek worden geïmplementeerd?
- Biedt de organisatie betaald verlof aan haar werknemers in geval van medische of andere soortgelijke noodsituaties?
- Wat zijn de werktijden van deze baan?
- Wat is de werkcultuur van de organisatie en ook de verschillende anti-intimidatiebeleidsmaatregelen die door de organisatie op de werkplek worden geïmplementeerd?
- Leg de procedure uit met betrekking tot de berekening van betaald verlof.
Download de lijst met vragen in .PDF-formaat, om er later mee te oefenen, of om ze te gebruiken op uw interviewsjabloon (voor interviews met gemeentesecretarissen):
Referenties
- https://link.springer.com/article/10.1007/s11115-020-00481-6
- https://search.proquest.com/openview/bc78ff608faa683ab80dbb4f3bab4020/1?pq-origsite=gscholar&cbl=18750&diss=y
Ik heb zoveel moeite gestoken in het schrijven van deze blogpost om jou van waarde te kunnen zijn. Het zal erg nuttig voor mij zijn, als je overweegt het te delen op sociale media of met je vrienden/familie. DELEN IS ️
Sandeep Bhandari is de oprichter van de website PrepMyCareer.com.
Ik ben een fulltime professionele blogger, een digitale marketeer en een trainer. Ik hou van alles wat met internet te maken heeft en ik probeer elke dag nieuwe technologieën te leren.
Alle teambeheer, het maken van content en het genereren van inkomsten worden door mij uitgevoerd. Samen met het team van PrepMyCareer is het doel om onze lezers nuttige en boeiende inhoud te bieden.