Bijna alle bedrijfsorganisaties in deze wereld, of het nu gaat om consultancy of het vervaardigen van een product, hebben één ding gemeen, en dat is administratie. Elk van hen heeft te maken met een grote stapel dossiers, beheert afspraken en plant vergaderingen, enz. Dit lijkt misschien te saai en repetitief van aard, maar geloof ons, er zijn serieuze vaardigheden en kennis voor nodig om deze taken uit te voeren.
Een officemanager is een aanduiding die gespecialiseerd is in het afhandelen en beheren van alle administratieve taken die betrekking hebben op een bedrijfsorganisatie. Via dit artikel gaan we uitgebreid in op dit functieprofiel.
Uit te voeren taken
Een officemanager bekleedt een vitale en sleutelpositie in elke bedrijfsorganisatie en moet een verscheidenheid aan taken en taken uitvoeren, zoals:
- Plan afspraken voor het topmanagement van de organisaties en zorgt ervoor dat het betrokken personeel van tijd tot tijd op de hoogte wordt gehouden van de status van de geplande vergadering.
- Beheert, houdt toezicht op en behandelt de zakelijke of zakenreizen van de topmanagers van de organisatie.
- Organiseert en begeleidt de persconferenties en evenementen van de bedrijfsorganisatie.
- Bereidt zakelijke communicatie, concepten en juridische brieven voor die naar de betrokken partijen worden verzonden
- Beheert de briefpapier- en meubelbehoeften van de bedrijfsorganisatie
- Behandelt en behandelt klachten, vragen en feedback van consumenten
- Zorgt ervoor dat alle werknemers van de organisatie tevreden zijn en dat niemand zich inlaat met onethische praktijken en gedragingen.
- Zorgt ervoor dat de budgettaire vereisten van de organisatie volledig worden vervuld en nageleefd
- Houdt toezicht op de status van werknemers en claims van consumenten
- Maakt notulen van de vergaderingen van de raad van bestuur
- Stelt persberichten op voor mediapersoneel
Vereiste vaardigheden
De rol van een officemanager is meer een generalist, waarbij hij of zij kennis en specialisatie moet hebben over allerlei aspecten zoals financiën, organisatie, sortering, management etc. Om zo’n uitdagende rol succesvol uit te voeren, moet een kantoormanager manager moet de volgende vaardigheden hebben:
| Naam van de vaardigheid | Waarom is het nodig? |
| Probleemoplossende houding | Het managen van een kantoor en omgaan met het hele personeelsbestand is geen gemakkelijke taak. Dit brengt veel uitdagingen met zich mee en soms kunnen de situaties behoorlijk lastig zijn en een snelle en effectieve oplossing vereisen. Een probleemoplossende houding is de meest vereiste vaardigheid voor een officemanager die niet alleen zal helpen om de problemen op te lossen, maar ook om de productiviteit van alle werknemers te verbeteren. |
| Organisatie | De rol van een officemanager draait om effectief management. Hij of zij zou te maken hebben met veel bestanden en gegevens die moeten worden gesorteerd en beheerd, om zinvolle conclusies te kunnen trekken. Daarom moet een officemanager zeer gedisciplineerd en georganiseerd zijn. |
| Goede IT-vaardigheden | Deze wereld draait om technologie en er zou bijna geen enkele bedrijfsorganisatie zijn die geen gebruik maakt van informatietechnologie om haar bedrijfsvoering uit te voeren. Als officemanager in deze door technologie gedomineerde wereld moet u een grondige kennis hebben van de nieuwste software en basisvaardigheden voor computergebruik om uw taken en plichten effectief uit te voeren. |
| Communicatie vaardigheden | Een officemanager moet veel praten met zijn senioren, ondergeschikten of zelfs externe leveranciers. Om vloeiende toespraken te houden en zinvolle gesprekken aan te gaan, is het noodzakelijk om uitstekende communicatieve vaardigheden te hebben. |
| Aanpassingsvermogen | Een organisatie verbetert of wijzigt voortdurend haar bedrijfsvoering om haar zakelijke vooruitzichten en de manier waarop ze zaken regelt te verbeteren. Dit kan de introductie van nieuwe technologie, nieuwe procedures voor het sorteren van bestanden, herziene werkgerelateerde richtlijnen, enz. Zijn. Een officemanager moet dus flexibel zijn en de nieuwe regels volledig kunnen absorberen. |
Salaris verwachtingen
De officemanager is een cruciale positie in elke bedrijfsorganisatie en wordt beschouwd als sleutelpersoneel. Iemand die bij deze functie werkt, krijgt hoge salarissen en profiteert van lucratieve prikkels. Het salaris van een officemanager varieert echter en is afhankelijk van de volgende factoren:
| Bijzonderheden | Uitleg |
| Locatie | Een officemanager die werkzaam is of gedetacheerd is op een stedelijke of grootstedelijke locatie, zou altijd een hoger salaris ontvangen dan de personen die op semi-landelijke of landelijke locaties werken. |
| Werkervaring | Net als bij elke andere baan speelt werkervaring een belangrijke rol bij het bepalen van het salaris van een officemanager. Ervaring en salaris hebben altijd een directe relatie met elkaar. Hoe hoger de ervaring van een officemanager, hoe beter zijn of haar salarisvooruitzichten. |
| vaardigheden | Elke werkgeversorganisatie geeft er de voorkeur aan bekwame werknemers aan te nemen en te betalen die zowel kennis als inzicht hebben in een verscheidenheid aan verschillende vaardigheden, zoals MS Office, Advanced Excel, Powerpoint-presentaties, boekhoudsystemen, enz. Hoe hoger het aantal vaardigheden, hoe hoger zijn of haar salaris zou zijn. |
onderwijskwalificaties
Om officemanager te worden, wordt van een persoon verwacht dat hij ten minste een bachelordiploma op een willekeurig gebied (bij voorkeur management of bedrijfskunde) met succes heeft afgerond. Verder kan een kandidaat, om snelle promoties en een goed salaris te krijgen, verschillende certificeringscursussen en voltijdse cursussen (zoals CPA, MBA) aan zijn of haar arsenaal toevoegen.
Populaire must-have-certificeringen
Certificeringen spelen een belangrijke rol bij het bepalen van het salaris en de werkgelegenheidsvooruitzichten van een kandidaat. Prepmycareer raadt iedereen die in het midden- of lager management zit aan om een paar relevante certificeringen na te streven. In het kader van de functie van officemanager vindt u hieronder de lijst met enkele meest prominente certificeringen:
| Bijzonderheden | Duur |
| geavanceerde Excel | 3-4 maand |
| Besturingsboekhoudingssystemen (zoals Quickbooks, Xero, Zoho Accounts, etc.) | 6 maanden |
| Payroll Management | 4 maanden |
| Digital Marketing | 6 maanden |
| Spreken in het openbaar (communicatieve vaardigheden) | 3 maanden |
Referenties
- https://www.journals.uchicago.edu/doi/abs/10.1086/344121
- https://repository.library.georgetown.edu/handle/10822/559297
Ik heb zoveel moeite gestoken in het schrijven van deze blogpost om jou van waarde te kunnen zijn. Het zal erg nuttig voor mij zijn, als je overweegt het te delen op sociale media of met je vrienden/familie. DELEN IS ️
Sandeep Bhandari is de oprichter van de website PrepMyCareer.com.
Ik ben een fulltime professionele blogger, een digitale marketeer en een trainer. Ik hou van alles wat met internet te maken heeft en ik probeer elke dag nieuwe technologieën te leren.
Alle teambeheer, het maken van content en het genereren van inkomsten worden door mij uitgevoerd. Samen met het team van PrepMyCareer is het doel om onze lezers nuttige en boeiende inhoud te bieden.