In een typische kantooropstelling zijn er een baas en zijn werknemers of assistenten verantwoordelijk voor de soepele uitvoering van administratieve taken en plichten. Een kantoorassistent staat bekend onder verschillende namen, zoals kantoorbedienden/administratief assistent/ondersteuningsspecialist, enz. Omdat bijna elk kantoor of elke organisatie een kantoorassistent nodig heeft om zijn administratieve taken uit te voeren, genieten ze van een enorme vraag en goede salarisvooruitzichten.
Functieprofiel en taken
Een kantoorassistent is verantwoordelijk voor het uitvoeren van administratieve taken. De taken kunnen verschillen en variëren van organisatie tot organisatie, maar de brede en meest prominente taken worden hieronder vermeld:
- Organiseren en beheren van de dossiers van verschillende klanten van het bedrijf
- Notuleren en notuleren van de bestuursvergadering
- Opnemen en beantwoorden van telefoongesprekken
- Verwerk alle communicatie
- Fungeren als een communicatiekanaal tussen het senior management en de klanten van het bedrijf
- Zakelijke documenten, antwoorden en tekstverwerking opstellen
- Bijhouden van de afsprakenplanning van de managers
- Verplaats de afspraken op verzoek van een manager of klanten van het bedrijf
- Zorg ervoor dat de kantoorbenodigdheden en briefpapier in voldoende hoeveelheid aanwezig zijn
- Houd een database bij van de klanten van het bedrijf
- Plan, organiseer en begeleid de zakenreizen van het senior management
- Compleet papierwerk en gegevensinvoer
- Begroet klanten en klanten die het kantoorpand binnenlopen
- Korte boodschappen doen om iets te bezorgen of op te halen
- Zorg ervoor dat alle kantoorapparatuur en IT-infrastructuur goed werken en in goede staat verkeren
- Zorg ervoor dat alle elektriciteits- en brandapparatuur goed op hun plaats en volledig geïnstalleerd zijn
- Behoud het decorum van het kantoor
Vereiste vaardigheden
Een kantoorassistent wordt genoemd en beschouwd als een allrounder die verantwoordelijk is voor het efficiënt beheren van alle uiteenlopende taken. Er zijn verschillende vaardigheden waarover een kantoorassistent moet beschikken. Enkele prominente worden hieronder vermeld:
| Naam van de vaardigheden | Reden |
| Communicatie vaardigheden | Om op een effectieve manier te reageren op vragen van klanten en afspraken te verzetten |
| Tekenvaardigheid | Om foutloze, grammaticaal correcte en logisch geschreven communicatie voor te bereiden |
| Charmante persoonlijkheid | Om de klanten van het bedrijf te begroeten en indruk te maken |
| Discipline | Om zoveel dingen tegelijk te kunnen regelen, moet je gedisciplineerd en georganiseerd zijn |
| Goed geheugen | Om uw bestanden effectief te beheren en het vereiste bestand in de minimale tijd te produceren, moet u over een scherp geheugen beschikken. |
Salaris vooruitzichten
De salarisvooruitzichten van een kantoorassistent zijn rooskleurig vanwege een toegenomen vraag en behoefte. Het salaris dat in een vergelijkbare functie wordt verdiend, is afhankelijk van verschillende factoren, zoals hieronder geïllustreerd:
| Naam van de factor | Effect op salaris |
| Locatie | Een kantoorassistent die op locaties met hogere kosten van levensonderhoud wordt geplaatst, zou hoge salarissen krijgen in vergelijking met assistenten die in semi-stedelijke of landelijke gebieden worden geplaatst. De verhoging of stijging van het salaris is in feite bedoeld om de inflatie te compenseren. |
| Ervaring | Ervaring speelt een grote rol in het verdiende salaris. Hoe hoger de ervaring van een kantoorassistent, hoe hoger zijn of haar salaris. |
| vaardigheden | Een bekwame en efficiënte kantoorassistent staat altijd op de radar van werkgevers, en om dergelijk talent te behouden, betalen organisaties salarissen die hoger zijn dan de mediaan. |
| Alle benodigde certificeringen | Een hooggekwalificeerde kantoorassistent die relevante opleidingen heeft gevolgd, zou hoge salarissen krijgen. |
onderwijskwalificaties
De rol van een kantoormedewerker is die van een generalist en niet die van een specialist. Daarom zijn de opleidingseisen niet veel groot. Men moet echter ten minste een van de volgende hebben:
- Een bachelordiploma op elk gebied (3 jaar)
- Een diploma in office management (2 jaar)
Laatste cursussen en certificeringen
Zoals hierboven besproken, zal een hooggekwalificeerde persoon met kennis van de nieuwste software en relevante academische cursussen altijd genieten van hogere salarissen en een betere loopbaanontwikkeling. Daarom is het altijd nodig om enkele belangrijke certificeringen aan uw mandje toe te voegen om uw selectiekansen en salarisvooruitzichten te verbeteren. Enkele hoofdvakken zijn:
| Naam van de cursus | Duur |
| Grondbeginselen van de administratieve professional | 3 maanden |
| Spreken in het openbaar en effectieve communicatieve vaardigheden | 3 maanden |
| Basis boekhouding en algemeen beheer | 5-6 maand |
| Bestuursnotulen - Volledige begeleiding | 3 maanden |
| Cursus zakelijk schrijven en communicatie | 3 maanden |
3 Moet sollicitatievragen voorbereiden
De sollicitatiegesprekken voor de functie van kantoorassistent zijn lastig en vergen door de hevige concurrentie veel voorbereiding en doorzettingsvermogen. Maar met de juiste voorbereiding kan iemand zijn of haar sollicitatiegesprek gemakkelijk tot een goed einde brengen. Drie interviewvragen moeten worden voorbereid:
1) Hoe beheert u bestanden en documenten?
Het antwoord op deze vraag stelt een interviewer in staat uw manier van omgaan met bestanden, belangrijke papieren en zakelijke documenten te begrijpen.
Voorbeeldantwoord
Ik maak altijd een agenda en notitielijst en organiseer bestanden in een logische volgorde. Het is mijn gewoonte om kleine papieren fiches op elk dossier te plaatsen, waardoor ze zich onderscheiden van de rest. Verder is een juiste categorisatie van de bestanden van het grootste belang om de tijd die nodig is voor de beschikbaarheid van bestanden te verminderen.
2) Hoe efficiënt kunt u schriftelijke communicatie opstellen?
Opstellen is een belangrijke vaardigheid van kantoorassistenten die door bijna alle werkgevers wordt verwacht. Als je deze vaardigheid niet hebt, moet je deelnemen aan een certificeringscursus, want zonder deze vaardigheid zijn je kansen op selectie bijna verwaarloosbaar.
Voorbeeldantwoord
Tekenen is een belangrijke vaardigheid en ik beschik over deskundige kennis op dit gebied. Ik ben op de hoogte van alle zakelijke terminologieën, de te volgen ethiek en vooral de verschillende formaten van meerdere zakelijke documenten. Daarnaast heb ik een bekwame grammaticabasis met het vermogen om lange, betekenisvolle zinnen te formuleren.
3) Hoe ga je om met grote hoeveelheden werk?
De werklast en het beheer van grote hoeveelheden dossiers zijn vanzelfsprekend voor het beroep van kantoorassistent. Hij of zij is de Administratief Medewerker van het bedrijf en moet mogelijk overwerken om de bestanden effectief te beheren.
Voorbeeldantwoord
Ik begrijp volledig de eis van hoge werklasten. Ik verzeker je dat ik door mijn hoge concentratie en ontwikkelde focus in staat ben om lange uren te werken. Dit helpt mij om effectief te werken en mijn taken en taken efficiënt uit te voeren. Om dit te behouden beoefen ik dagelijks 15 minuten meditatie.
Conclusie
Een kantoorassistent is de behoefte van het uur voor alle organisaties die wereldwijd actief zijn. Hij of zij laat de managers of het senior management toe om zich te concentreren op belangrijke taken en strategische beslissingen, zonder zich zorgen te maken over hun dossiers en klantgegevens. Ze worden goed gecompenseerd en met de tijd neemt hun compensatie met grote sprongen toe. Als je onze artikelen leuk vindt, vergeet ze dan niet te delen met je familie en vrienden. Laat ons ook via de opmerkingen hieronder weten hoeveel u van onze artikelen houdt.
Referenties
Ik heb zoveel moeite gestoken in het schrijven van deze blogpost om jou van waarde te kunnen zijn. Het zal erg nuttig voor mij zijn, als je overweegt het te delen op sociale media of met je vrienden/familie. DELEN IS ️
Sandeep Bhandari is de oprichter van de website PrepMyCareer.com.
Ik ben een fulltime professionele blogger, een digitale marketeer en een trainer. Ik hou van alles wat met internet te maken heeft en ik probeer elke dag nieuwe technologieën te leren.
Alle teambeheer, het maken van content en het genereren van inkomsten worden door mij uitgevoerd. Samen met het team van PrepMyCareer is het doel om onze lezers nuttige en boeiende inhoud te bieden.