We hebben ons het leven van een hogere leidinggevende van een afdeling of organisatie altijd voorgesteld als vol roem, respect, geld, enzovoort, maar er is niets aan de hand! Ja, zo ziet het eruit, maar hier is een twist.
Stel je ook voor dat je heel veel werk, plichten, verantwoordelijkheden, beslissingen wat en wat niet hebt. Zo voelt het als je een leidinggevende bent bij een grote multinational, een bedrijf of een overheidskantoor. U wordt ongetwijfeld gerespecteerd, u wordt aanbeden, maar tegelijkertijd moet u verschillende verantwoordelijkheden op uw schouders nemen.
Hier komen de assistenten in beeld, dit zijn die helden die het gewicht van de verantwoordelijkheden van een leidinggevende verlichten.
Uitvoerend assistenten zijn degenen die de dagelijkse taken uitvoeren of een aantal belangrijke, maar niet te veel taken uitvoeren, bijvoorbeeld: het plannen van vergaderingen, het noteren van notulen, het presenteren van rapporten en gegevens, enzovoort.
Zoals we duidelijk hebben begrepen over een uitvoerend assistent, gaan we nu verder met de andere criteria zoals functiebeschrijving, taken, vaardigheden, salaris, enz.
Functieomschrijving Van Een Uitvoerend Assistent
De hoofdtaak van een directiesecretaresse is om de leidinggevende van een organisatie op de juiste manier bij te staan. Als niet zo direct, maar uiteindelijk verhoogt u de efficiëntie van uw bedrijf helemaal.
Een uitvoerend assistent kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van bepaalde databases, het analyseren van gegevens, het plannen van vergaderingen, enzovoort.
Al zijn/haar doel moet zijn om alle uitbestede taken aan jezelf over te nemen en nauwkeurig uit te voeren.
Taken van een uitvoerend assistent
Zoals we al eerder aangaven is een directiesecretaresse er om het werk van een bovenliggend niveau te vergemakkelijken. Zijn / haar taken zijn al die werken die essentieel zijn en kunnen worden toegewezen aan iemand die loyalist is.
- Optreden als bemiddelaar tussen de leidinggevenden en interne of externe collega's
- Het plannen van vergaderingen en conferenties en het aanspreken van vergaderruimtes
- Om lopende archieven en databasesysteem te onderhouden, en op zoek naar manieren om de huidige software en hardware bij te werken
- Omzwervingen regelen en kaartjes reserveren voor buitenpostafspraken
- Notulen van de vergaderingen noteren en dienovereenkomstig ophangen
- Om de kalender en het dagschema van een leidinggevende te beheren
Vaardigheden die nodig zijn voor een uitvoerend assistent
Een sterke persoonlijkheid is essentieel voor een assistent, met die persoonlijkheid vereiste vaardigheden die een waardevolle assistent vormen.
Laten we dus eens kijken naar wat die speciale vereiste vaardigheden zijn om assistent te zijn.
- Communicatie vaardigheden
Niet alleen voor een assistent, maar voor of in elk werkveld is deze zeer specifieke vaardigheid belangrijk, het is universeel. Een assistent is een persoon die contact maakt met bijna elke andere persoon die in contact staat met een leidinggevende.
De mensen die in verbinding staan met de leidinggevenden zijn degenen die zaken doen en die zeer verstandig bediend moeten worden. Als assistent moet u over de juiste communicatievaardigheden beschikken, zodat u net zo soepel met hen in contact kunt komen als de leidinggevenden. Uiteindelijk kan alles door woorden worden opgebouwd.
- Betrouwbaarheid
Leidinggevenden beschouwen assistenten als hun rechterhand of dezelfde autoriteit bij verschillende organen, alle verantwoordelijkheden die assistenten hebben, maken deel uit van de taken van een leidinggevende.
Daarom is eeuwig eerlijk zijn waar elke leidinggevende naar op zoek is. Assistent bewaart al die interne of interne gegevens van het bedrijf, daarom is betrouwbaarheid op dit gebied heel erg belangrijk.
- Time management
Leidinggevenden stellen een assistent aan zodat ze zich kunnen concentreren op hun zeer belangrijke werk, aangezien ze het te druk hebben om al het werk te doen. Als assistent moet je de vaardigheid hebben van goed tijdmanagement, zoals alles naar verwachting op tijd zal doen, omdat er meer taken achter de rug zijn.
- multitasking
Assistenten hebben meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren, soms is het geen goede optie om de hele tijd aan een enkele taak te besteden, vandaar dat multitasking ook belangrijk is voor een assistent om uit te voeren.
- Aandacht voor details
Terwijl het werken aan veel taken tegelijk hectisch kan zijn, maar de assistent het op een gestroomlijnde manier moet doen, wordt alleen het werken aan meerdere taken niet gewaardeerd, maar perfectie aan meerdere taken werken is dat zeker wel.
Opleiding nodig om uitvoerend assistent te zijn
Vanuit educatief oogpunt verdient het hebben van een middelbare school- of bachelordiploma de voorkeur boven assistent zijn. Sommige aanvullende cursussen zouden de kers op de taart zijn voor bijvoorbeeld: basiscomputer, MS Excel, MS PowerPoint, enz. Als iemand een bedrijfsgerelateerd diploma heeft, heeft dat meer de voorkeur.
Salaris Voor Een Uitvoerend Assistent
Uitvoerend assistenten verdienen gemiddeld een gemiddeld jaarsalaris van ₹ 1,20,000, wat niet slecht is voor eerstejaarsstudenten of voor degenen naar wie je op dit gebied als carrière uitkijkt. Salaris verschilt afhankelijk van de ervaring en andere aspecten, maar naarmate je meer jaren op dit gebied doorbrengt, verdien je meer salaris en ook provisie, afgezien van incentives.
Conclusie
India is een ontwikkelingsland waar de innovaties elke dag plaatsvinden en ook zeer snel worden geadopteerd, dus als onderdeel van zo'n ontwikkelingsland groeien de bedrijven en bedrijven ook exponentieel, wat ertoe leidt dat veel leidinggevenden veel verantwoordelijkheden overnemen en uiteindelijk de vraag naar assistenten die de helft van hun verantwoordelijkheid op zich kunnen nemen, dus het is veilig om te zeggen dat de blootstelling voor carrière op een goed niveau is.
Dus als u uitkijkt naar dit veld als een carrière, dan kan dit uw juiste beslissing zijn, maar zorg ervoor dat u betrouwbaar en toegewijd bent aan uw werk op dit gebied.
Tot slot, dit is alles wat u moet weten over executive assistants. Ik hoop dat je dit artikel leuk vindt en als je dat doet, zorg er dan voor dat je het leuk vindt en ook deelt met degenen die er een willen zijn. Als we iets hebben gemist of als u iets moet optellen, laat het ons dan weten door hieronder commentaar te geven en laat ook uw mening horen, zoals altijd worden ze op prijs gesteld.
Referentie
- https://www.comm-unityplus.org.au/images/documents/position_descriptions/2018-05-09_PD_Executive_Assistant.pdf
- https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-137-44424-0_3
Ik heb zoveel moeite gestoken in het schrijven van deze blogpost om jou van waarde te kunnen zijn. Het zal erg nuttig voor mij zijn, als je overweegt het te delen op sociale media of met je vrienden/familie. DELEN IS ️
Sandeep Bhandari is de oprichter van de website PrepMyCareer.com.
Ik ben een fulltime professionele blogger, een digitale marketeer en een trainer. Ik hou van alles wat met internet te maken heeft en ik probeer elke dag nieuwe technologieën te leren.
Alle teambeheer, het maken van content en het genereren van inkomsten worden door mij uitgevoerd. Samen met het team van PrepMyCareer is het doel om onze lezers nuttige en boeiende inhoud te bieden.