Een directiesecretaresse houdt zich meestal bezig met managementwerk met betrekking tot het rooster van de directie. De rollen en verantwoordelijkheden omvatten het bijhouden van dossiers, het voorbereiden van presentaties, het bevestigen van de timing van vergaderingen, enz. Daarom zal de interviewer zich concentreren op vaardigheden uit het echte leven en niet op boekenkennis. Ervaring is erg belangrijk voor deze baan, aangezien directiesecretarissen continu moeten werken om alledaagse taken in de diepste interpretaties te begrijpen, ongeacht de agenda's.
Communicatie is een belangrijk onderdeel van deze rol, aangezien de kennissen van de leidinggevende op de hoogte moeten worden gehouden van de recente wijzigingen in het schema, zodat al het andere dienovereenkomstig kan worden beheerd. Aan de andere kant kunnen persoonlijke belangen de voortgang in de weg staan, aangezien de secretaris zich mogelijk niet alleen richt op de toegewezen taken. Ter voorbereiding op dit gesprek kan het nodig zijn om in de schoenen van een secretaresse te stappen voor degenen die geen eerdere ervaring hebben en voor de baan willen gaan om hun cv te verbeteren.
De 21 beste sollicitatievragen om je goed voor te bereiden
1. Hoe kan een uitvoerend secretaris de efficiëntie op het werk behouden?
Voorbeeldantwoord
De perfecte manier om de efficiëntie als directiesecretaresse te behouden, is door het schema uit het hoofd te leren. Dit zal waarschijnlijke fouten verminderen.
2. Geef een overzicht van uw sterke en zwakke punten.
Voorbeeldantwoord
Mijn sterke punten zijn communicatie en onderhandelen. Ik kan mensen gemakkelijk overtuigen om het eens te worden over een gemeenschappelijk punt, zodat de gevestigde belangen niet in het gedrang komen. Mijn zwakke punten zijn overdenken en perfectionisme. Ik moet alles doen volgens mijn verbeelding, maar de omstandigheden laten dat soms niet toe.
3. Is naleving van regels echt de moeite waard?
Voorbeeldantwoord
Naleving van kantoorregels is alleen essentieel voor zover regels helpen bij het bevorderen van de belangen van de werknemers. Integendeel, tegen onmenselijke regels moet zo snel mogelijk worden geprotesteerd.
4. Is het essentieel om ook na werktijd goede interpersoonlijke relaties met de leidinggevende te onderhouden?
Voorbeeldantwoord
Het hangt af van het aantal taken dat aan de directiesecretaris is toegewezen. In de meeste gevallen is het het beste om dit te beperken tot kantooruren, zodat interpersoonlijke relaties het uit te voeren werk niet beïnvloeden.
5. Wat is uw mening over gendergelijkheid op de werkplek?
Voorbeeldantwoord
Gendergelijkheid helpt gevoelens van vertrouwen en waardigheid op de werkplek te behouden. De toegewezen rollen moeten niet genderspecifiek maar talentspecifiek zijn, zodat zowel mannen als vrouwen zich in hun respectievelijke domeinen kunnen bewijzen.
6. Wat zou u doen als een vergadering op het laatste moment wordt geannuleerd?
Voorbeeldantwoord
Ik zou de directie onmiddellijk op de hoogte stellen en proberen een aantal lopende afspraken in die periode te vervangen. Als dit niet mogelijk is, zou ik proberen te weten wat het volgende waarschijnlijke slot is, zodat de hele dag niet wordt verspild door een enkele storing.
7. Is het toegestaan voor een directiesecretaresse om persoonlijke accounts te beheren?
Voorbeeldantwoord
Nee. Ze mogen alleen worden beheerd door de accountants.
8. Als een persoon dagelijks blijft bezoeken zonder enige voorafgaande afspraak, hoe gaat u dan om met het scenario?
Voorbeeldantwoord
Die persoon moet bekend zijn met de regels. Ik zou proberen het belang van regels op kantoor te benadrukken en een zo vroeg mogelijke afspraak te geven. In het geval van koppige klanten zouden de bewakers de hele kwestie moeten afhandelen volgens de omstandigheden.
9. Kunt u de dagelijkse stress op de werkplek aan?
Voorbeeldantwoord
Ja. Aangezien ik op de hoogte ben van de protocollen, zou het gemakkelijker zijn om stress te minimaliseren. In uitzonderlijke situaties gebruik ik mindfulness-technieken om met eventuele stress op de werkvloer om te gaan. Het creëren van een goede balans tussen werk en privéleven kan hierbij ook helpen.
10. Kunt u vijf manieren voorstellen om de belangrijke bestanden georganiseerd te houden?
Voorbeeldantwoord
De essentiële bestanden kunnen op de volgende vijf manieren worden georganiseerd:
- Segregeren volgens agenda
- Plaats ze in aparte mappen
- Rangschik de respectieve mappen volgens het schema
- Combineer datum als er een mogelijkheid is
- Het onderverdelen van mappen in verdere subcategorieën kan helpen bij het tot stand brengen van een informatiestroom.
11. Hoe moet u als uitvoerend secretaris omgaan met geheimen van voormalige werkgevers?
Voorbeeldantwoord
Ze moeten ten koste van alles vertrouwelijk worden gehouden, aangezien dit het werk van de andere uitvoerende secretarissen zou kunnen belemmeren. Zonder voorafgaande toestemming mag er geen officiële informatie worden onthuld in het bijzijn van de klanten.
12. Hoe gaat u meerdere agenda's beheren die voor één dag zijn aangewezen?
Voorbeeldantwoord
Ik zou ze rangschikken volgens de prioriteiten van de uitvoerende macht. Dit zal helpen bij het oppakken van één taak tegelijk terwijl de geplande taken op de genoemde datum worden voltooid.
13. Welke wijzigingen zou u in het schema mogen aanbrengen?
Voorbeeldantwoord
Volgens de bevestiging van de organisatoren van de vergadering mag een uitvoerend secretaris het schema wijzigen op basis van de richtlijnen van de leidinggevende. Ik zou hetzelfde alleen wijzigen voor zover mijn werkgever mij dat toestaat. Het is essentieel om het optimale niveau van coördinatie te behouden.
14. Hoe zou u klanten uit het buitenland beheren met betrekking tot taalbarrières?
Voorbeeldantwoord
Ik zou proberen de taal te leren als de klanten regelmatig zijn. In andere gevallen kunnen vertalers efficiënt helpen. De partijen kunnen ook besluiten om te communiceren in een taal die beide partijen kennen als een dergelijk scenario zich voordoet.
15. Noem de belangrijkste eigenschap van een uitvoerend secretaris.
Voorbeeldantwoord
Geduld is de belangrijkste eigenschap van een directiesecretaresse. Aangezien er talloze gevallen kunnen zijn waarin mensen niet op een bepaald tijdstip komen opdagen of de vergadering op een eerder tijdstip willen regelen, zal een geduldig persoon het gemakkelijk vinden om dergelijke kleinigheden op te lossen. Het gebrek aan geduld kan in uitzonderlijke omstandigheden de baan zelfs bedreigen.
16. Bent u bereid te reizen volgens het schema van de secretaris?
Voorbeeldantwoord
Ja, ik kan gemakkelijk verhuizen voor deze baan. Aan de andere kant sta ik klaar om de taken van de secretaris hier te managen als hij of zij moet reizen, zodat de eensgezindheid in het officiële werk behouden blijft. Delegatie van noodzakelijke activiteiten kan dienovereenkomstig worden afgehandeld.
17. Beschrijf de essentie van discipline in het dagelijks leven.
Voorbeeldantwoord
Voor mij is discipline een van de pijlers waarop het leven steunt. Het helpt een persoon de tijdige status van alle activiteiten te behouden. Bovendien kan een gedisciplineerd persoon gemakkelijk als rolmodel voor anderen fungeren. Ik geloof dat de afwezigheid van discipline het leven doet lijken op een boot zonder zeilen. Verwarring wordt verminderd door de kunst van discipline in het dagelijks leven te oefenen.
18. Wat is belangrijker - Notulen van een vergadering noteren of in plaats daarvan concentreren op het gesprek?
Voorbeeldantwoord
Als uitvoerend secretaris zou het mijn plicht zijn om notulen van een vergadering te maken om de database effectief bij te werken. De mensen die zich overgeven aan de vergadering, moeten hun aandacht richten op het lopende gesprek. Het is het beste om te multitasken, maar wat de specifieke focus betreft, moet men beslissen volgens de aangewezen functie.
19. Heb je eerdere ervaring op dit gebied?
Voorbeeldantwoord
Ja, ik heb deelgenomen aan verschillende stages waar ik onder andere directiesecretaresses moest werken om de fijne kneepjes van deze baan te leren. Na succesvolle afronding van hetzelfde, werd ik aangesteld in de gewenste functie bij een advocatenkantoor, wat mijn kennis hielp verrijken. Om precies te zijn, mijn ervaring is vanaf nu beperkt tot drie jaar.
20. Hoe flexibel ben jij als professional?
Voorbeeldantwoord
Ik geloof in aanpassen aan veranderende omstandigheden. Op een schaal van één tot tien zou ik mezelf een zeven geven voor flexibiliteit. Deze beslissing kan worden toegeschreven aan mijn normen volgens welke ik niet geloof in het uitvoeren van oneerlijke taken om promoties te maken, enz. Wat de werkplek betreft, kan ik mijn flexibiliteit bewijzen door meerdere diensten te draaien en nieuwe talen te leren.
21. Wat verstaat u onder de term "alternatieve geschillenbeslechting"?
Voorbeeldantwoord
Alternatieve geschillenbeslechting omvat alle soorten minnelijke schikkingen die niet onder arbitrage vallen. Deze maatregelen omvatten onderhandeling, bemiddeling, compromis, enz. Wanneer partijen zich overgeven aan dergelijke praktijken, moet de uitvoerend secretaris alle feiten aan de onderhandelaar of bemiddelaar verstrekken. Vruchteloze rechtszaken worden bespaard, wat inhoudt dat de kostbare tijd van beide partijen wordt bespaard zonder extra uitgaven voor het inhuren van advocaten, enz.
Referenties
- https://www.jstor.org/stable/2727611
- https://www.nato.int/nato_static_fl2014/assets/pdf/hungarian%20revolution%201957%20-%20private%20records/20130917_PR_56_57-ENG.pdf
Ik heb zoveel moeite gestoken in het schrijven van deze blogpost om jou van waarde te kunnen zijn. Het zal erg nuttig voor mij zijn, als je overweegt het te delen op sociale media of met je vrienden/familie. DELEN IS ️
Sandeep Bhandari is de oprichter van de website PrepMyCareer.com.
Ik ben een fulltime professionele blogger, een digitale marketeer en een trainer. Ik hou van alles wat met internet te maken heeft en ik probeer elke dag nieuwe technologieën te leren.
Alle teambeheer, het maken van content en het genereren van inkomsten worden door mij uitgevoerd. Samen met het team van PrepMyCareer is het doel om onze lezers nuttige en boeiende inhoud te bieden.