Numa configuração típica de escritório, existe um chefe e seus trabalhadores ou assistentes responsáveis pela boa execução das tarefas e deveres administrativos. Um assistente de escritório é conhecido por vários nomes diferentes, como escriturário/assistente administrativo/especialista de suporte, etc. Como quase todos os escritórios ou organizações precisam de um assistente de escritório para gerenciar suas tarefas administrativas, eles desfrutam de grande demanda e boas perspectivas salariais.
Perfil de Trabalho e Deveres
Um assistente de escritório é responsável pelo desempenho de funções administrativas. As funções podem ser diferentes e variar de organização para organização, mas as funções mais amplas e mais importantes são mencionadas abaixo:
- Organização e gestão dos arquivos pertencentes aos diversos clientes da empresa
- Tomando notas e preparando atas da reunião do conselho
- Escolher e atender chamadas telefônicas
- Cuide de todas as comunicações
- Atuar como um canal de comunicação entre a alta administração e os clientes da empresa
- Elaboração de documentos comerciais, respostas e processamento de texto
- Manter as agendas de compromissos dos gerentes
- Reagendar as consultas a pedido do gerente ou dos clientes da empresa
- Certifique-se de que os materiais de escritório e papelaria estejam em ampla quantidade
- Manter um banco de dados dos clientes da empresa
- Planejar, organizar e supervisionar as viagens de negócios da alta administração
- Documentação completa e entrada de dados
- Cumprimentar os clientes e clientes que entram nas instalações do escritório
- Realizar pequenos recados para entregar ou coletar algo
- Certifique-se de que todos os equipamentos de escritório e infraestrutura de TI estejam funcionando bem e em boas condições
- Certifique-se de que todos os equipamentos de eletricidade e incêndio estejam bem posicionados e completamente instalados
- Manter o decoro do escritório
Habilidades requeridas
Um assistente de escritório é denominado e considerado um pessoa versátil, responsável por gerenciar com eficiência todas as diversas tarefas. Existem várias habilidades que um assistente de escritório deve possuir. Alguns dos mais proeminentes são mencionados abaixo:
| Nome das habilidades | Razão |
| Habilidades de comunicação | A fim de responder às dúvidas do cliente e reagendar consultas de forma eficaz |
| Habilidades de desenho | A fim de preparar comunicações escritas sem falhas, gramaticalmente corretas e logicamente |
| Personalidade encantadora | Para cumprimentar e impressionar os clientes da empresa |
| Disciplina | Para administrar tantas coisas ao mesmo tempo, você precisa ser disciplinado e organizado |
| Boa memória | Para gerenciar seus arquivos de forma eficaz e produzir o arquivo necessário no tempo mínimo, você precisa ter uma memória afiada. |
Perspectivas Salariais
As perspectivas salariais de um auxiliar de escritório são brilhantes devido ao aumento da demanda e necessidade. O salário obtido em uma função semelhante depende de vários fatores, conforme ilustrado abaixo:
| Nome do fator | Efeito no salário |
| Localização | Um auxiliar de escritório, destacado em locais com custo de vida mais elevado, obteria salários elevados em comparação com assistentes destacados em áreas semi-urbanas ou rurais. O aumento ou aumento salarial serve basicamente para compensar a inflação. |
| Experiência | A experiência desempenha um papel importante no salário ganho. Quanto maior a experiência de um assistente de escritório, maior seria o seu salário. |
| Competências | Um auxiliar de escritório habilidoso e eficiente está sempre no radar dos empregadores e, para reter esse talento, as organizações pagam salários superiores à mediana. |
| Certificações | Um assistente de escritório altamente qualificado que tenha realizado cursos educacionais relevantes obteria altos salários. |
qualificações educacionais
A função de auxiliar de escritório é de generalista e não de especialista. Portanto, os requisitos educacionais não são muito grandes. No entanto, deve-se ter pelo menos um dos seguintes:
- Um diploma de bacharel em qualquer área (3 anos)
- Um diploma em gestão de escritório (2 anos)
Últimos Cursos e Certificações
Conforme discutido acima, uma pessoa altamente qualificada com conhecimento sobre todos os softwares mais recentes e cursos acadêmicos relevantes sempre desfrutará de salários mais altos e de uma melhor progressão na carreira. Portanto, é sempre necessário adicionar algumas certificações importantes à sua cesta para melhorar suas chances de seleção e perspectivas salariais. Alguns dos principais cursos são:
| Nome do curso | de duração |
| Fundamentos do profissional administrativo | de 3 meses |
| Falar em público e habilidades de comunicação eficaz | de 3 meses |
| Contabilidade básica e administração geral | 5-6 meses |
| Atas do Conselho - Orientação completa | de 3 meses |
| Curso de redação e comunicação empresarial | de 3 meses |
3 Perguntas obrigatórias para a entrevista
As entrevistas para o cargo de auxiliar de escritório são complicadas e exigem muito preparo e perseverança devido à concorrência acirrada. Mas, com a preparação adequada, você pode facilmente se sair bem em sua entrevista. Três perguntas obrigatórias para a entrevista são:
1) Como você gerencia arquivos e documentos?
A resposta a esta pergunta permite que um entrevistador entenda seu método de lidar com arquivos, papéis importantes e documentos comerciais.
Resposta de amostra
Eu sempre preparo um diário e uma lista de anotações junto com a organização de arquivos em uma ordem lógica. É meu hábito colocar pequenas fichas de papel em cada arquivo, o que os distingue do resto. Além disso, a categorização adequada dos arquivos é de extrema necessidade para reduzir o tempo de espera consumido na disponibilização dos arquivos.
2) Com que eficiência você pode redigir comunicações escritas?
A redação é uma habilidade importante dos assistentes de escritório esperada por quase todos os empregadores. Se você não tem essa habilidade, deve ingressar em um curso de certificação, pois, sem isso, suas chances de seleção são quase insignificantes.
Resposta de amostra
A redação é uma habilidade importante e possuo conhecimento especializado neste campo. Estou ciente de todas as terminologias comerciais, ética a ser seguida e, mais importante, dos vários formatos de vários documentos comerciais. Junto com isso, tenho uma base gramatical proficiente com a capacidade de estruturar frases longas e significativas.
3) Como você lida com altos volumes de trabalho?
A carga de trabalho e o gerenciamento de grandes volumes de arquivos são naturais à profissão de auxiliar de escritório. Ele ou ela é o Assistente Administrativo da empresa e pode exigir horas extras para gerenciar os arquivos com eficiência.
Resposta de amostra
Entendo perfeitamente a exigência de altas cargas de trabalho. Garanto-lhe que tenho capacidade para trabalhar longas horas devido ao meu alto nível de concentração e foco desenvolvido. Isso me ajuda a trabalhar de forma eficaz e desempenhar minhas funções e tarefas com eficiência. Para manter isso, pratico 15 minutos de meditação diariamente.
Conclusão
Um assistente de escritório é a necessidade da hora para todas as organizações que operam em todo o mundo. Ele permite que os gerentes ou a alta administração se concentrem em tarefas importantes e decisões estratégicas, sem se preocupar com seus arquivos e detalhes de clientes. Eles são bem compensados e com o tempo sua compensação aumenta aos trancos e barrancos. Se você gosta de nossos artigos, não se esqueça de compartilhá-los com sua família e amigos. Além disso, deixe-nos saber através da seção de comentários abaixo, o quanto você gosta de nossos artigos.
Referências
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Sandeep Bhandari é o fundador do site PrepMyCareer.com.
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