Quase todas as organizações empresariais neste mundo, seja em negócios de consultoria ou manufatura de um produto, têm uma coisa em comum, que é a administração. Cada um deles tem que lidar e lidar com uma grande pilha de arquivos, gerenciar compromissos e agendar reuniões, etc. Isso pode parecer muito chato e repetitivo por natureza, mas acredite, é preciso algumas habilidades e conhecimentos sérios para executar essas tarefas.
Um gerente de escritório é uma designação especializada em lidar e gerenciar todas as tarefas administrativas que pertencem a uma organização empresarial. Através deste artigo, vamos discutir este perfil de trabalho em detalhes.
Deveres a serem desempenhados
Um gerente de escritório ocupa uma posição vital e chave em qualquer organização empresarial e deve desempenhar uma variedade de funções e tarefas, tais como:
- Agenda compromissos para o gerenciamento de nível superior das organizações e garante que o pessoal envolvido seja atualizado de tempos em tempos sobre o status da reunião agendada.
- Gerencia, supervisiona e gerencia as viagens corporativas ou de negócios dos gerentes de nível superior da organização.
- Organiza e gere as conferências de imprensa e eventos da organização empresarial.
- Prepara comunicações comerciais, rascunhos e cartas legais a serem enviadas às partes envolvidas
- Gerencia os requisitos de papelaria e móveis da organização comercial
- Lida e lida com as reclamações, dúvidas e feedbacks dos consumidores
- Garante que todos os funcionários da organização estejam satisfeitos e ninguém se envolva em práticas e comportamentos antiéticos.
- Garante que os requisitos orçamentários da organização sejam totalmente atendidos e cumpridos
- Supervisiona o status do empregado, bem como reivindicações do consumidor
- Elabora atas das reuniões do conselho de administração
- Prepara comunicados de imprensa para o pessoal da mídia
Habilidades requeridas
O papel de um gerente de escritório é mais generalista, onde ele deve ter conhecimento e especialização sobre uma variedade de aspectos, como finanças, organização, triagem, gestão, etc. Para executar com sucesso uma função tão desafiadora, um escritório gerente deve ter as seguintes habilidades:
| Nome da habilidade | Por que é necessário? |
| Atitude de resolução de problemas | Gerenciar um escritório e lidar com toda a força de trabalho não é uma tarefa fácil. Isso coloca muitos desafios à sua frente e, às vezes, as situações podem ser bastante complicadas, exigindo uma solução rápida e eficaz. Uma atitude de resolução de problemas é a habilidade mais necessária para um gerente de escritório, que não apenas ajudará a resolver os problemas, mas também melhorará os níveis de produtividade de todos os funcionários. |
| Organização | O papel de um gerente de escritório gira em torno de uma gestão eficaz. Ele ou ela estaria lidando com muitos arquivos e dados que precisam ser classificados e gerenciados para tirar algumas conclusões significativas. Portanto, um gerente de escritório deve ser altamente disciplinado e organizado. |
| Boas habilidades de TI | Este mundo gira em torno da tecnologia e dificilmente haverá uma organização empresarial que não faça uso da tecnologia da informação para conduzir suas operações comerciais. Sendo um gerente de escritório neste mundo dominado pela tecnologia, você deve ter um conhecimento exaustivo do software mais recente, bem como habilidades básicas de operação do computador para executar com eficácia suas tarefas e deveres. |
| Habilidades de comunicação | Um gerente de escritório tem que conversar muito com seus superiores, subordinados ou mesmo fornecedores terceirizados. Para fazer discursos fluentes e entrar em conversas significativas, é necessário ter excelentes habilidades de comunicação. |
| Adaptabilidade | Uma organização atualiza ou modifica continuamente sua condução de operações para melhorar suas perspectivas de negócios e a maneira de gerenciar as coisas. Isso pode incluir a introdução de novas tecnologias, novos procedimentos de classificação de arquivos, diretrizes revisadas relacionadas ao trabalho, etc. Portanto, um gerente de escritório deve ser adaptável e deve ter a capacidade de absorver completamente as novas regras. |
Expectativas salariais
O gerente de escritório é uma posição crítica em qualquer organização empresarial e é considerado pessoal-chave. Uma pessoa empregada nesta designação obtém altos salários e desfruta de incentivos lucrativos. No entanto, o salário recebido por um gerente de escritório varia e depende dos seguintes fatores:
| Pormenores | Explicação |
| Localização | Um gerente de escritório empregado ou postado em um local urbano ou metropolitano sempre obteria um salário mais alto do que as pessoas que trabalham em locais semi-rurais ou rurais. |
| Experiência de trabalho | Como em qualquer outro trabalho, a experiência de trabalho desempenha um papel importante na decisão do salário de um gerente de escritório. Experiência e salário sempre mantêm uma relação direta entre si. Quanto maior a experiência de um gerente de escritório, melhores seriam suas perspectivas salariais. |
| Competências | Toda organização de empregadores prefere contratar e pagar funcionários habilidosos que tenham conhecimento e compreensão de uma variedade de habilidades diferentes, como MS Office, Excel avançado, apresentações em Powerpoint, sistemas de contabilidade, etc. Quanto maior o número de habilidades, maior seria o seu salário. |
qualificações educacionais
Para se tornar um gerente de escritório, espera-se que a pessoa tenha concluído com êxito pelo menos um diploma de bacharel em qualquer área (de preferência em gestão ou administração de empresas). Além disso, para obter promoções rápidas e um bom salário, o candidato pode adicionar vários cursos de certificação, bem como cursos em tempo integral (como CPA, MBA) ao seu arsenal.
Certificações obrigatórias populares
As certificações desempenham um papel importante na decisão do salário, bem como das perspectivas de emprego de um candidato. A Prepmycareer recomenda que todas as pessoas que estão no nível médio ou inferior de gerenciamento busquem algumas certificações relevantes. No âmbito do cargo de gestor de escritório, segue a lista de algumas certificações de maior destaque:
| Pormenores | de duração |
| Excel Avançado | 3-4 meses |
| Sistemas operacionais de contabilidade (como Quickbooks, Xero, Zoho Accounts, etc.) | de 6 meses |
| Gerenciamento de folha de pagamento | de 4 meses |
| Digital Marketing | de 6 meses |
| Falar em Público (Habilidades de Comunicação) | de 3 meses |
Referências
- https://www.journals.uchicago.edu/doi/abs/10.1086/344121
- https://repository.library.georgetown.edu/handle/10822/559297
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Sandeep Bhandari é o fundador do site PrepMyCareer.com.
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