Почти все бизнес-организации в этом мире, будь то консультационные услуги или производство продукции, имеют одну общую черту — администрирование. Каждому из них приходится иметь дело с большой кучей файлов, управлять встречами и планировать встречи и т. д. Это может показаться слишком скучным и повторяющимся по своей природе, но поверьте нам, для выполнения этих задач требуются серьезные навыки и знания.
Офис-менеджер — это должность, которая специализируется на решении и управлении всеми административными задачами, относящимися к бизнес-организации. В этой статье мы подробно обсудим этот профиль работы.
Обязанности, которые необходимо выполнять
Офис-менеджер занимает жизненно важное и ключевое положение в любой бизнес-организации и должен выполнять множество обязанностей и задач, таких как:
- Назначает встречи для высшего руководства организаций и следит за тем, чтобы заинтересованный персонал время от времени информировался о статусе запланированной встречи.
- Управляет, контролирует и обрабатывает корпоративные или деловые поездки руководителей высшего звена организации.
- Организует и проводит пресс-конференции и мероприятия бизнес-организации.
- Готовит деловые сообщения, проекты и юридические письма для отправки заинтересованным сторонам
- Управляет потребностями организации в канцелярских принадлежностях и мебели.
- Работает и обрабатывает жалобы, запросы и отзывы потребителей
- Гарантирует, что все сотрудники организации довольны и никто не занимается неэтичными методами и поведением.
- Гарантирует, что бюджетные потребности организации полностью удовлетворяются и соблюдаются
- Контролирует статус сотрудников, а также претензии потребителей
- Готовит протоколы заседаний совета директоров
- Готовит пресс-релизы для сотрудников СМИ
Требуются навыки
Роль офис-менеджера носит скорее универсальный характер, при этом он или она должны обладать знаниями и специализацией в различных аспектах, таких как финансы, организация, сортировка, управление и т. д. Чтобы успешно выполнять такую сложную роль, офис менеджер должен обладать следующими навыками:
| Название навыка | Зачем это нужно? |
| Решение проблем отношение | Управление офисом и управление всей рабочей силой — непростая задача. Это ставит перед вами множество проблем, и иногда ситуации могут быть довольно сложными, требующими быстрого и эффективного решения. Отношение к решению проблем является наиболее необходимым навыком для офис-менеджера, который не только поможет решить проблемы, но и повысит уровень производительности всех сотрудников. |
| организация | Роль офис-менеджера связана с эффективным управлением. Ему или ей придется иметь дело с большим количеством файлов и данных, которые необходимо отсортировать и управлять ими, чтобы сделать какие-то значимые выводы. Следовательно, офис-менеджер должен быть высокодисциплинированным и организованным. |
| Хорошие ИТ-навыки | Этот мир вращается вокруг технологий, и вряд ли найдется какая-либо деловая организация, которая не использует информационные технологии для ведения своих деловых операций. Будучи офис-менеджером в этом мире, где доминируют технологии, вы должны обладать исчерпывающими знаниями новейшего программного обеспечения, а также базовыми навыками работы с компьютером, чтобы эффективно выполнять свои задачи и обязанности. |
| Навыки общения | Офис-менеджеру приходится много общаться со своим начальством, подчиненными или даже сторонними поставщиками. Чтобы свободно произносить речи и вступать в содержательные беседы, необходимо обладать отличными коммуникативными навыками. |
| Приспособляемость | Организация постоянно совершенствует или модифицирует свою деятельность, чтобы улучшить свои деловые перспективы и способ управления вещами. Это может включать внедрение новых технологий, новых процедур сортировки файлов, пересмотренных рабочих руководств и т. д. Следовательно, офис-менеджер должен уметь адаптироваться и полностью усваивать новые правила. |
Предполагаемая зарплата
Офис-менеджер занимает важную должность в любой бизнес-организации и считается ключевым персоналом. Человек, работающий по этой должности, получает высокую зарплату и пользуется выгодными стимулами. Однако зарплата офис-менеджера варьируется и зависит от следующих факторов:
| Особенности | объяснение |
| Адрес | Офис-менеджер, нанятый или отправленный в город или столицу, всегда будет получать более высокую заработную плату, чем люди, работающие в полусельских или сельских районах. |
| Опыт работы | Как и для любой другой работы, опыт работы играет важную роль в определении заработной платы офис-менеджера. Опыт и зарплата всегда находятся в прямой зависимости друг от друга. Чем выше опыт офис-менеджера, тем ярче будут его зарплатные перспективы. |
| Навыки и умения | Каждая организация-работодатель предпочитает нанимать и платить квалифицированным сотрудникам, которые обладают знаниями, а также пониманием множества различных навыков, таких как MS Office, Advanced Excel, презентации Powerpoint, бухгалтерские системы и т. д. Чем выше количество навыков, тем выше будет его или ее зарплата. |
Образовательные квалификации
Чтобы стать офис-менеджером, человек должен иметь как минимум степень бакалавра в любой области (предпочтительно менеджмент или бизнес-администрирование). Далее, чтобы получить быстрое продвижение по службе и хорошую зарплату, кандидат может добавить в свой арсенал различные сертификационные курсы, а также очные курсы (такие как CPA, MBA).
Популярные обязательные сертификаты
Сертификаты играют важную роль в определении заработной платы, а также перспектив трудоустройства кандидата. Prepmycareer рекомендует каждому человеку, находящемуся на среднем или низшем уровне управления, пройти несколько соответствующих сертификатов. В контексте работы офис-менеджера ниже приведен список некоторых наиболее известных сертификатов:
| Особенности | Длительность |
| Advanced Excel | 3-4 месяцев |
| Системы оперативного учета (такие как Quickbooks, Xero, Zoho Accounts и т. д.) | 6 месяцев |
| Управление платежной ведомостью | 4 месяцев |
| Интернет-Маркетинг | 6 месяцев |
| Публичные выступления (коммуникативные навыки) | 3 месяцев |
Рекомендации
- https://www.journals.uchicago.edu/doi/abs/10.1086/344121
- https://repository.library.georgetown.edu/handle/10822/559297
Я приложил столько усилий, чтобы написать этот пост в блоге, чтобы предоставить вам ценность. Это будет очень полезно для меня, если вы подумаете о том, чтобы поделиться им в социальных сетях или со своими друзьями/родными. ДЕЛИТЬСЯ ♥️
Сандип Бхандари — основатель сайта PrepMyCareer.com.
Я профессиональный блогер, цифровой маркетолог и тренер. Я люблю все, что связано с Интернетом, и каждый день стараюсь изучать новые технологии.
Все задачи по управлению командой, созданию контента и монетизации ложатся на меня. Вместе с командой PrepMyCareer мы стремимся предоставить нашим читателям полезный и интересный контент.