В типичном офисе есть начальник и его работники или помощники, ответственные за бесперебойное выполнение канцелярских задач и обязанностей. Помощник офиса известен под несколькими разными именами, например, офисный служащий/административный помощник/специалист по поддержке и т. д. Поскольку почти каждому офису или организации нужен офисный помощник для выполнения своих канцелярских задач, они пользуются огромным спросом и хорошими перспективами заработной платы.
Профиль работы и обязанности
Помощник офиса отвечает за выполнение канцелярских обязанностей. Обязанности могут различаться и варьироваться от организации к организации, но наиболее общие и наиболее важные обязанности упомянуты ниже:
- Организация и управление файлами, относящимися к различным клиентам компании
- Ведение заметок и подготовка протокола заседания правления
- Сбор и ответ на телефонные звонки
- Управляйте всеми коммуникациями
- Выступать в качестве канала связи между высшим руководством и клиентами компании
- Составление деловых документов, ответов и текстовая обработка
- Ведение графиков встреч менеджеров
- Перенос встреч по запросу менеджера или клиентов компании
- Убедитесь, что канцтовары и канцтовары в достаточном количестве
- Ведение базы клиентов компании
- Планировать, организовывать и контролировать командировки высшего руководства
- Полное оформление документов и ввод данных
- Приветствовать клиентов и клиентов, входящих в офис
- Выполняйте короткие поручения, чтобы доставить или забрать что-либо
- Убедитесь, что все офисное оборудование и ИТ-инфраструктура работают нормально и находятся в хорошем состоянии.
- Убедитесь, что все электрическое и противопожарное оборудование находится на своих местах и полностью установлено
- Следить за порядком в офисе
Требуются навыки
Офисного помощника называют универсалом, который отвечает за эффективное выполнение всех разнообразных задач. Существуют различные навыки, которыми должен обладать офисный помощник. Некоторые известные из них упомянуты ниже:
| Название навыков | Причина |
| Навыки общения | Чтобы эффективно реагировать на запросы клиентов и переносить встречи |
| Навыки черчения | Чтобы подготовить безупречные, грамматически правильные и логично написанные сообщения |
| Очаровательная личность | Для того, чтобы поприветствовать и произвести впечатление на клиентов компании |
| Дисциплина | Чтобы успевать столько дел одновременно, нужно быть дисциплинированным и организованным. |
| Хорошая память | Чтобы эффективно управлять своими файлами и создавать требуемый файл за минимальное время, вам необходимо иметь хорошую память. |
Зарплата Перспективы
Перспективы заработной платы офисного помощника блестящие из-за повышенного спроса и потребности. Зарплата, получаемая на аналогичной должности, зависит от различных факторов, как показано ниже:
| Название фактора | Влияние на зарплату |
| Адрес | Помощник офиса, работающий в местах с более высокой стоимостью жизни, будет получать более высокую зарплату по сравнению с помощниками, работающими в пригородных или сельских районах. Увеличение или повышение зарплаты в основном призвано компенсировать инфляцию. |
| Опыт | Опыт играет важную роль в размере заработной платы. Чем выше опыт офисного помощника, тем выше будет его заработная плата. |
| Навыки и умения | Умелый и эффективный офисный помощник всегда в поле зрения работодателей, и чтобы сохранить такой талант, организации платят зарплату выше средней. |
| Сертификаты | Высококвалифицированный офисный помощник, прошедший соответствующие образовательные курсы, будет получать высокую зарплату. |
Образовательные квалификации
Роль офисного помощника - универсал, а не специалист. Следовательно, требования к образованию не так велики. Тем не менее, необходимо иметь хотя бы одно из следующего:
- Степень бакалавра в любой области (3 лет)
- Диплом офис-менеджера (2 лет)
Последние курсы и сертификаты
Как обсуждалось выше, высококвалифицированный специалист, осведомленный обо всем новейшем программном обеспечении и соответствующих академических курсах, всегда будет получать более высокую заработную плату и лучший карьерный рост. Следовательно, всегда необходимо добавить несколько основных сертификатов в свою корзину, чтобы улучшить свои шансы на выбор и перспективы заработной платы. Некоторые основные курсы:
| Наименование курса | Длительность |
| Основы административной профессии | 3 месяцев |
| Навыки публичных выступлений и эффективные коммуникативные навыки | 3 месяцев |
| Базовый бухгалтерский учет и общее управление | 5-6 месяцев |
| Протоколы заседаний – Полное руководство | 3 месяцев |
| Курс бизнес-чертежей и коммуникаций | 3 месяцев |
3 обязательных вопроса для интервью
Собеседования на должность офисного помощника сложны и требуют большой подготовки и настойчивости из-за жесткой конкуренции. Но при правильной подготовке можно легко пройти собеседование. Три вопроса, которые необходимо подготовить для собеседования:
1) Как вы управляете файлами и документами?
Ответ на этот вопрос позволяет интервьюеру понять ваш метод работы с файлами, важными бумагами и деловыми документами.
Образец ответа
Я всегда готовлю дневник и список заметок, а также упорядочиваю файлы в логическом порядке. У меня есть привычка помещать маленькие бумажные метки на каждый файл, который отличает их от остальных. Кроме того, правильная категоризация файлов крайне необходима для сокращения времени, затрачиваемого на доступность файлов.
2) Насколько эффективно вы можете составлять письменные сообщения?
Составление чертежей — важный навык офисных помощников, которого ожидают почти все работодатели. Если вам не хватает этого навыка, вы должны пройти сертификационный курс, так как без этого ваши шансы на отбор практически ничтожны.
Образец ответа
Чертеж — важный навык, и я обладаю экспертными знаниями в этой области. Я знаком со всей деловой терминологией, этикой, которой необходимо следовать, и, что наиболее важно, с различными форматами многочисленных деловых документов. Наряду с этим, у меня есть профессиональная грамматическая база со способностью составлять длинные осмысленные предложения.
3) Как вы справляетесь с большими объемами работы?
Бремя работы и управление большими объемами файлов естественным образом ложится на профессию офисного помощника. Он или она является административный помощник компании и может потребоваться сверхурочная работа для эффективного управления файлами.
Образец ответа
Я полностью понимаю необходимость больших нагрузок. Уверяю вас, что у меня есть возможность работать долгие часы, благодаря моей высокой концентрации и развитому фокусу. Это помогает мне эффективно работать и эффективно выполнять свои обязанности и задачи. Для поддержания этого я ежедневно практикую 15 минут медитации.
Заключение
Помощник в офисе — это потребность во всех организациях, работающих по всему миру. Он или она позволяет менеджерам или высшему руководству сосредоточиться на важных задачах и стратегических решениях, не беспокоясь о своих файлах и деталях клиентов. Они хорошо компенсируются, и со временем их компенсация увеличивается как на дрожжах. Если вам нравятся наши статьи, не забудьте поделиться ими со своей семьей и друзьями. Кроме того, дайте нам знать через раздел комментариев ниже, насколько вам нравятся наши статьи.
Рекомендации
Я приложил столько усилий, чтобы написать этот пост в блоге, чтобы предоставить вам ценность. Это будет очень полезно для меня, если вы подумаете о том, чтобы поделиться им в социальных сетях или со своими друзьями/родными. ДЕЛИТЬСЯ ♥️
Сандип Бхандари — основатель сайта PrepMyCareer.com.
Я профессиональный блогер, цифровой маркетолог и тренер. Я люблю все, что связано с Интернетом, и каждый день стараюсь изучать новые технологии.
Все задачи по управлению командой, созданию контента и монетизации ложатся на меня. Вместе с командой PrepMyCareer мы стремимся предоставить нашим читателям полезный и интересный контент.