Xin hỏi các chủ doanh nghiệp, phải mất rất nhiều công sức và năng lượng để giám sát, quản lý và giám sát các hoạt động hàng ngày của văn phòng. Nhiệm vụ đầy thách thức này được thực hiện bởi các nhà quản lý Văn phòng, những người chịu trách nhiệm:
- Thực hiện các chức năng quản trị
- Quản lý văn phòng phẩm và các mặt hàng văn phòng phẩm
- Sắp xếp, sắp xếp và sắp xếp các hồ sơ kinh doanh
- Hỗ trợ nhân viên văn phòng để họ có thể thực hiện các chức năng của mình một cách trôi chảy và
- Chuẩn bị ngân sách văn phòng
Ở vị trí giám sát, người quản lý văn phòng nhận được mức lương hấp dẫn và các ưu đãi. Tuy nhiên, cần phải chuẩn bị một cách chân thành cho buổi phỏng vấn bằng cách đọc thật nhiều câu hỏi phỏng vấn thường gặp.
21 câu hỏi phỏng vấn hay nhất để học
1. Ý nghĩa của khái niệm thận trọng là gì? Giải thích khái niệm với một ứng dụng thực tế.
Là một người quản lý văn phòng, chắc chắn bạn sẽ tham gia vào các hoạt động cơ bản liên quan đến thương mại, chẳng hạn như kế toán, lập ngân sách hoặc có thể là kiểm toán. Do đó, sẽ luôn có những câu hỏi kiểm tra kiến thức của bạn liên quan đến các khái niệm và nguyên tắc kế toán cơ bản.
Câu trả lời mẫu
Thưa ông, theo khái niệm kế toán của Prudence, các tổ chức kinh doanh cần phải ghi nhận những khoản lỗ dự kiến, mà họ dự đoán sẽ phát sinh trong tương lai gần. Việc ghi nhận sẽ được thực hiện bằng cách trích lập một phần lợi nhuận và trích lập một khoản dự phòng tương tự. Ứng dụng thực tế của nó là Dự phòng cho các khoản nợ khó đòi và khó đòi, trong đó một công ty giảm lợi nhuận của mình theo số tiền mà các con nợ dự đoán sẽ không thu hồi được.
2. Bạn hiểu gì về Thuật ngữ Báo cáo tài chính?
Câu hỏi này kiểm tra kiến thức và hiểu biết của bạn về các khái niệm và báo cáo kế toán cơ bản.
Câu trả lời mẫu
Thưa ông, báo cáo tài chính đề cập đến ba loại báo cáo, đó là:
- Bảng cân đối kế toán: Tuyên bố này đại diện cho một bản tóm tắt các tài sản và nợ phải trả của một công ty vào một ngày cụ thể.
- Tài khoản lợi nhuận và thua lỗ: Báo cáo này đại diện cho tất cả các khoản thu nhập và chi phí của công ty trên các bên tín dụng và ghi nợ tương ứng.
- Báo cáo lưu chuyển tiền mặt: Báo cáo này tính đến tất cả các dòng tiền vào và ra xảy ra trong quá trình kinh doanh thông thường. Nó tách biệt và chia các dòng tiền thành ba loại khác nhau, đó là:
- Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư
- Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh
- Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính
3. Chúng tôi tin rằng các nhà quản lý phải thể hiện “chất lượng” trong hoạt động kinh doanh của họ. Bạn giải thích thuật ngữ “chất lượng” như thế nào?
Đây là một câu hỏi phỏng vấn dựa trên từ ngữ, trong đó bạn được yêu cầu diễn giải thuật ngữ “chất lượng”. Có thể có một số cách giải thích về thuật ngữ này, tuy nhiên, người phỏng vấn muốn biết phiên bản của bạn.
Câu trả lời mẫu
Thưa ông, “chất lượng” là một thuật ngữ mơ hồ và có thể có những ý nghĩa khác nhau gắn liền với nó. Tuy nhiên, theo quan điểm của tôi, các hoạt động kinh doanh sẽ được gọi là các nhiệm vụ “chất lượng” khi chúng đáp ứng các tiêu chuẩn và tiêu chuẩn đã thiết lập do công ty xác định. Hơn nữa, những nhiệm vụ này phải có khả năng làm hài lòng khách hàng của công ty và cung cấp cho họ những tiện ích cần thiết.
4. Mô tả một tình huống khi bạn thể hiện sự cam kết tại nơi làm việc của mình.
Đây là một câu hỏi phỏng vấn dựa trên tình huống, trong đó bạn được yêu cầu chia sẻ một tình huống thực tế mà bạn đã trải qua khi làm việc trước đây cho các tổ chức khác.
Câu trả lời mẫu
Thưa ông, cam kết và cống hiến là phẩm chất cần thiết của nhân viên. Tôi may mắn có chúng trong tôi. Tôi muốn chứng thực điều này bằng cách thuật lại một sự cố đã xảy ra với tôi trong thời gian làm việc trước đây. Đó là thời điểm Giáng sinh, và chúng tôi bất ngờ nhận được một dự án mới đáng lẽ phải hoàn thành trước năm mới. Điều này yêu cầu tất cả chúng tôi phải ở lại văn phòng và làm việc thêm khoảng bốn giờ mỗi ngày. Tôi không bao giờ đi ngược lại cam kết của mình và giao những gì được mong đợi từ tôi.
5. Với tư cách là Người quản lý văn phòng, bạn sẽ được yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại mà bạn có thể cảm thấy nhàm chán khi thực hiện hàng ngày. Làm thế nào để bạn đối phó với sự đơn điệu này?
Đây là một câu hỏi phỏng vấn phổ biến yêu cầu bạn nêu ra các chiến lược mà bạn áp dụng để đánh bại sự đơn điệu của kỷ luật.
Câu trả lời mẫu
Thưa bạn, một thói quen hàng ngày có thể rườm rà và có thể đè bẹp sự buồn tẻ và tẻ nhạt của nó. Điều này xảy ra vào cuối tuần, khi nhân viên không thể tập trung hiệu quả và không thể thực hiện ngay cả những nhiệm vụ kinh doanh thông thường. Điều này đã xảy ra với tôi và để đối phó với nó, tôi thích:
- Nghỉ giải lao ngắn và nghe nhạc
- Chơi một số trò chơi thú vị với đồng nghiệp của tôi trong giờ nghỉ trưa
- Tạo động lực cho bản thân bằng cách tham gia vào các cuộc đối thoại khích lệ
6. Quản lý văn phòng không giao dịch với khách hàng của công ty. Nhận xét về Tuyên bố này.
Đây là một tuyên bố tiêu cực, đó là sai. Là một người quản lý văn phòng, bạn sẽ được yêu cầu chào hỏi, chào đón và làm cho khách hàng đến thăm cảm thấy thoải mái. Hãy trả lời câu hỏi này một cách tích cực.
Câu trả lời mẫu
Thưa ông, tôi hoàn toàn không đồng ý với nhận định này. Theo kinh nghiệm làm việc 3 năm của tôi, các quản lý văn phòng được yêu cầu chào đón khách hàng của công ty và thậm chí thể hiện mức độ hiếu khách cao để họ cảm thấy thoải mái và tận hưởng chuyến thăm của họ.
7. Văn hóa nhóm đạo đức của bạn là gì?
Ngày nay, các tổ chức kinh doanh thích làm việc theo văn hóa nhóm, trong đó nhân viên được phân chia và tách biệt dựa trên kỹ năng, trình độ học vấn và tính chất của nhiệm vụ. Thông qua câu hỏi này, người phỏng vấn muốn biết những phẩm chất hoặc thuộc tính khác nhau mà bạn mong đợi các thành viên trong nhóm của mình có.
Câu trả lời mẫu
Thưa ông, theo tôi, các thành viên trong nhóm phải tận tâm để đạt được mục đích và mục tiêu của mình. Hơn nữa, nhân viên không được tham gia vào bất kỳ hình thức chính trị trêu chọc hoặc quấy rối nào, cùng với việc duy trì mức năng suất cao. Các thành viên trong nhóm phải hỗ trợ và đồng thời khuyến khích.
8. Mô tả khoảng thời gian khi ngân sách văn phòng của bạn không nhận được sự chấp thuận cần thiết.
Đây là một câu hỏi phỏng vấn khó đòi hỏi bạn phải cung cấp chi tiết về một nhiệm vụ kinh doanh có thiếu sót và sai sót.
Câu trả lời mẫu
Thưa ông, không phải lúc nào cũng cho kết quả hoàn hảo, dù cố gắng thế nào. Điều này đã xảy ra với tôi trong nhiệm kỳ trước khi tôi chuẩn bị ngân sách văn phòng nhưng không xem xét đủ dữ liệu lịch sử. Tôi được yêu cầu đặc biệt xem xét dữ liệu lịch sử của 5 năm qua, nhưng tôi chỉ đi trong 2 năm qua. Vì vậy, công việc của tôi đã bị từ chối do thiếu tính chính xác và logic.
9. Kể tên ba phần mềm tốt nhất được sử dụng rộng rãi trong ngành để quản lý văn phòng hiệu quả.
Câu hỏi này kiểm tra mức độ hiểu biết về công nghệ của bạn và mức độ hiểu biết của bạn về phần mềm thịnh hành được sử dụng trong lĩnh vực của bạn.
Câu trả lời mẫu
Chắc chắn thưa ngài, đây là:
- Trello
- LibreOffice
- Thế giới nhiệm vụ
10. Các nhà quản lý văn phòng điều hành trong môi trường kinh doanh đầy thách thức. Làm thế nào để bạn quản lý thất bại của bạn?
Người phỏng vấn thường hỏi về các kỹ thuật và chiến lược mà bạn có thể sử dụng để quản lý những thất bại liên quan đến công việc của mình. Đây là một câu hỏi phỏng vấn quan trọng, vì quan niệm phổ biến là sau khi trải qua thất bại, nhân viên có xu hướng mất tự tin và đạt được hiệu suất dưới tiêu chuẩn tại nơi làm việc của họ.
11. Mô tả ông chủ tốt nhất và ông chủ tồi tệ nhất của bạn.
Nhân viên di chuyển từ tổ chức kinh doanh này sang tổ chức kinh doanh khác, để tìm kiếm cơ hội việc làm tốt hơn, tiền lương, lợi ích, cân bằng giữa công việc và cuộc sống, v.v. Điều này khiến chúng ta gặp phải nhiều ông chủ và người quản lý khác nhau. Đúng là không phải tất cả họ đều có thể lọt vào danh sách tốt của chúng tôi, và một số chỉ bị xếp vào loại sếp tồi. Người phỏng vấn thông qua câu hỏi này muốn biết đâu là lý do hoặc cơ sở chính mà bạn sử dụng để phân loại sếp tốt và xấu của mình.
12. Công việc mơ ước của bạn là gì?
Tất cả chúng ta đều mơ ước, và một số thậm chí còn muốn làm việc cùng với ông Elon Musk hoặc có thể là trợ lý giám đốc của đội bóng yêu thích của họ. Đây là những giấc mơ, chúng tôi đồng ý, nhưng không thích hợp để chia sẻ để trả lời câu hỏi này. Một câu trả lời lý tưởng cho câu hỏi này sẽ luôn liên quan đến công ty được đề cập và sẽ liệt kê tất cả những cải tiến thực tế và những kỳ vọng có thể có.
13. Quản lý văn phòng là một vị trí tổng quát và bạn sẽ được yêu cầu làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Làm thế nào để bạn quản lý căng thẳng liên quan đến công việc của bạn?
Quản lý căng thẳng là một kỳ vọng chung của các tổ chức kinh doanh. Là một người quản lý văn phòng, bạn chắc chắn sẽ xử lý và điều hành một số nhiệm vụ bao gồm từ kế toán cơ bản đến phân loại hồ sơ đến xử lý khách hàng. Khi được thực hiện hàng ngày, điều này chắc chắn có thể làm tăng mức độ căng thẳng của bạn. Như một câu trả lời lý tưởng cho câu hỏi này, hãy chia sẻ các chiến lược và kỹ thuật mà bạn có thể sử dụng để giảm bớt căng thẳng liên quan đến công việc.
14. Kỳ vọng về Mức lương của Bạn là gì?
Đây là một câu hỏi phỏng vấn phi kỹ thuật, nhưng có khả năng làm hỏng cơ hội lựa chọn của bạn. Bạn luôn được khuyên nên chia sẻ con số lương dựa trên một số nghiên cứu thị trường toàn diện. Bạn nên xác định mức lương trung bình được cung cấp trong ngành của bạn cho các chuyên gia thực hiện các nhiệm vụ tương tự như bạn. Báo giá lương của bạn phải tương tự như mức lương trung bình được xác định.
15. Bạn thích làm việc theo nhóm hay một mình như thế nào?
Đây là một câu hỏi phỏng vấn khó, đòi hỏi bạn phải lựa chọn giữa hai lựa chọn. Hãy chắc chắn rằng bạn có thể biện minh cho lựa chọn của mình bằng cách sử dụng logic và lý do hợp lý. Tốt hơn là, xem xét kịch bản thị trường hiện tại, bạn nên luôn chọn làm việc theo nhóm là lựa chọn làm việc đầu tiên của mình.
16. Là người quản lý văn phòng, bạn sẽ thực hiện một số nhiệm vụ trong một ngày. Làm thế nào để bạn ưu tiên?
Người quản lý văn phòng được coi là người xung quanh và bạn chắc chắn sẽ bận rộn suốt cả ngày làm việc với nhiều nhiệm vụ khác nhau. Để hoàn thành các nhiệm vụ này theo cách có thời hạn, bạn cần sắp xếp chúng trên cơ sở chiến lược, chẳng hạn như mức độ khó, mức tiêu thụ thời gian, năng suất, v.v. Chia sẻ chiến lược phù hợp của bạn và biện minh cho lựa chọn của bạn một cách logic.
17. Điểm mạnh của bạn với tư cách là Quản lý văn phòng là gì?
Đây là một câu hỏi phỏng vấn phổ biến đánh dấu sự xuất hiện của nó trong hầu hết các buổi phỏng vấn được tổ chức trên toàn thế giới. Cách tốt nhất để chuẩn bị câu trả lời cho câu hỏi này là tiến hành xem xét kỹ lưỡng tính cách của bạn và ghi lại ít nhất ba điểm mạnh nhất của bạn. Trong khi làm như vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đã đọc và hiểu bản mô tả công việc do nhà tuyển dụng của bạn đưa ra.
18. Động lực là yếu tố cần thiết để cống hiến hết mình. Điều gì thúc đẩy bạn làm việc?
Tất cả chúng ta đều được thúc đẩy bởi một số yếu tố kích thích và thúc đẩy chúng ta làm việc chăm chỉ tại nơi làm việc. Những yếu tố này mang tính chất cá nhân và phần lớn bị ảnh hưởng bởi các tình huống và hoàn cảnh cá nhân của chúng ta. Đối với một số người, đó là tiền, còn đối với những người khác, đó là mong muốn được công nhận. Không có câu trả lời hoàn hảo cho câu hỏi này vì nó bị ảnh hưởng phần lớn bởi sở thích, hành vi và cách tiếp cận của con người. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn đang đưa ra một câu trả lời ban đầu.
19. Khi Nào Bạn Có Thể Bắt Đầu Làm Việc Tại Văn Phòng Của Chúng Tôi?
Đây là một câu hỏi đơn giản yêu cầu bạn chia sẻ ngày vào hoặc sau ngày bạn có thể bắt đầu làm việc cho công ty. Câu hỏi này không đảm bảo cho lựa chọn của bạn, và do đó người ta phải kiềm chế không diễn giải nó theo cách đó.
20. Tại Sao Bạn Chọn Chúng Tôi?
Câu hỏi này kiểm tra mức độ nghiêm túc và cam kết của bạn đối với công ty. Chuẩn bị câu hỏi này bằng cách duyệt trang web chính thức của công ty. Ghi lại tất cả các sự kiện chính, thành tích và thành tích của công ty từ trang web và thêm sở thích cá nhân của bạn vào đó. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một câu trả lời hoàn hảo cho câu hỏi này.
21. Bạn Có Câu Hỏi Nào Cho Chúng Tôi Không?
Có thể là hồ sơ công việc của một người quản lý văn phòng, hoặc là một kỹ sư hoặc có thể là một nhà tiếp thị kỹ thuật số, mỗi buổi phỏng vấn đều kết thúc bằng câu hỏi phỏng vấn này. Đây là câu hỏi cuối cùng của mỗi cuộc phỏng vấn, qua đó người phỏng vấn muốn biết về những nghi ngờ và lo lắng của bạn. Bạn cần phải luôn cố gắng trả lời câu hỏi này và hỏi một số câu hỏi phản biện có liên quan từ người phỏng vấn của bạn. Để hiểu rõ hơn, vui lòng tham khảo các câu hỏi mẫu được đề cập dưới đây:
câu hỏi mẫu
- Các ưu đãi và phụ cấp khác nhau được cung cấp cho các nhà quản lý văn phòng để làm việc ngoài giờ là gì?
- Chính sách khuyến mãi của công ty là gì?
- Chính sách của công ty là cho nhân viên nghỉ phép có lương, đặc biệt là trong các tình huống khẩn cấp về y tế?
Tải xuống danh sách các câu hỏi ở định dạng .PDF, để thực hành với chúng sau này hoặc để sử dụng chúng trong mẫu phỏng vấn của bạn (đối với phỏng vấn Giám đốc văn phòng):
dự án
- https://link.springer.com/article/10.1007/s42001-021-00138-4
- http://sk.sagepub.com/cases/emotional-intelligence-job-candidates-inventory-interview-questions
Tôi đã nỗ lực rất nhiều để viết bài đăng trên blog này nhằm cung cấp giá trị cho bạn. Nó sẽ rất hữu ích cho tôi, nếu bạn cân nhắc chia sẻ nó trên mạng xã hội hoặc với bạn bè/gia đình của bạn. CHIA SẺ LÀ ♥️
Sandeep Bhandari là người sáng lập trang web PrepMyCareer.com.
Tôi là một blogger chuyên nghiệp toàn thời gian, một nhà tiếp thị kỹ thuật số và một huấn luyện viên. Tôi yêu thích bất cứ thứ gì liên quan đến Web và tôi cố gắng học các công nghệ mới mỗi ngày.
Tất cả các nhiệm vụ quản lý nhóm, tạo nội dung và kiếm tiền đều do tôi xử lý. Cùng với nhóm tại PrepMyCareer, mục tiêu là cung cấp nội dung hữu ích và hấp dẫn cho độc giả của chúng tôi.