Eine Exekutivsekretärin schwelgt hauptsächlich in der Managementarbeit bezüglich des Zeitplans der Exekutive. Zu den Rollen und Verantwortlichkeiten gehören die Führung von Aufzeichnungen, die Vorbereitung von Präsentationen, die Bestätigung von Besprechungsterminen usw. Daher konzentriert sich der Interviewer auf reale Fähigkeiten und nicht auf Bücherwissen. Erfahrung ist für diesen Job sehr wichtig, da Chefsekretäre unabhängig von Tagesordnungen kontinuierlich daran arbeiten müssen, alltägliche Aufgaben in den tiefsten Interpretationen zu verstehen.
Kommunikation ist ein wichtiger Teil dieser Rolle, da die Bekannten der Führungskraft über die jüngsten Änderungen im Zeitplan informiert werden müssen, damit alles andere entsprechend verwaltet werden kann. Andererseits könnten persönliche Interessen den Fortschritt behindern, da sich die Sekretärin möglicherweise nicht ausschließlich auf die zugewiesenen Aufgaben konzentriert. Um sich auf dieses Vorstellungsgespräch vorzubereiten, könnte es für diejenigen notwendig sein, in die Fußstapfen einer Sekretärin zu treten, die keine Vorkenntnisse haben und sich für den Job zur Verbesserung ihres Lebenslaufs entscheiden möchten.
Die 21 wichtigsten Interviewfragen für eine gute Vorbereitung
1. Wie kann ein Exekutivsekretär die Effizienz bei der Arbeit aufrechterhalten?
Beispielantwort
Der perfekte Weg, um als Chefsekretärin effizient zu bleiben, besteht darin, sich den Zeitplan zu merken. Dies reduziert wahrscheinliche Fehler.
2. Geben Sie einen Überblick über Ihre starken und schwachen Bereiche.
Beispielantwort
Zu meinen Stärken gehören Kommunikation und Verhandlung. Ich kann die Leute leicht davon überzeugen, sich auf einen gemeinsamen Punkt zu einigen, damit die Eigeninteressen nicht kompromittiert werden. Zu meinen Schwachstellen gehören Überdenken und Perfektionismus. Ich soll alles nach meiner Vorstellung machen, aber die Umstände lassen es manchmal nicht zu.
3. Lohnt sich die Einhaltung von Regeln wirklich?
Beispielantwort
Die Einhaltung der Dienstordnung ist nur insoweit wesentlich, als Regeln dazu beitragen, die Interessen der Arbeitnehmer zu fördern. Im Gegenteil, gegen menschenverachtende Regeln sollte so schnell wie möglich protestiert werden.
4. Ist es wichtig, auch nach Feierabend gute zwischenmenschliche Beziehungen mit der Führungskraft zu pflegen?
Beispielantwort
Sie richtet sich nach dem Umfang der dem Exekutivsekretär zugewiesenen Aufgaben. In den meisten Fällen ist es am besten, sich auf die Bürozeiten zu beschränken, damit zwischenmenschliche Beziehungen die zu erledigende Arbeit nicht beeinträchtigen.
5. Was halten Sie von der Gleichstellung der Geschlechter am Arbeitsplatz?
Beispielantwort
Die Gleichstellung der Geschlechter trägt dazu bei, das Gefühl des Vertrauens und der Wertschätzung am Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten. Die Rollenverteilung sollte nicht geschlechtsspezifisch, sondern talentspezifisch erfolgen, damit sich sowohl Männer als auch Frauen in ihren jeweiligen Sphären bewähren können.
6. Was würden Sie tun, wenn ein Meeting im letzten Moment abgesagt wird?
Beispielantwort
Ich würde die Exekutive sofort informieren und versuchen, einige ausstehende Termine in diesem Zeitraum zu ersetzen. Wenn dies nicht möglich ist, würde ich versuchen, den nächsten wahrscheinlichen Slot zu kennen, damit nicht der ganze Tag aufgrund eines einzigen Ausfalls verschwendet wird.
7. Ist es zulässig, dass ein Exekutivsekretär persönliche Konten verwaltet?
Beispielantwort
Nein. Sie sind nur von den Buchhaltern zu verwalten.
8. Wenn eine Person weiterhin täglich ohne vorherige Verabredung zu Besuch kommt, wie werden Sie das Szenario handhaben?
Beispielantwort
Diese Person muss mit den Regeln vertraut sein. Ich würde versuchen, die Wichtigkeit von Regeln im Büro zu betonen und würde versuchen, einen möglichst frühen Termin zu vergeben. Bei hartnäckigen Kunden müssten die Wachen die ganze Sache den Umständen entsprechend handhaben.
9. Können Sie den Alltagsstress am Arbeitsplatz bewältigen?
Beispielantwort
Ja. Da ich die Protokolle kenne, wäre es einfacher, Stress zu minimieren. In Ausnahmesituationen setze ich Achtsamkeitstechniken ein, um den bestehenden Stress am Arbeitsplatz zu bewältigen. Auch eine ausgewogene Work-Life-Balance kann in dieser Hinsicht hilfreich sein.
10. Können Sie fünf Möglichkeiten vorschlagen, um die wichtigen Dateien zu organisieren?
Beispielantwort
Die wesentlichen Dateien können auf die folgenden fünf Arten organisiert werden:
- Trennung nach Tagesordnung
- Legen Sie sie in separaten Ordnern ab
- Ordnen Sie die jeweiligen Ordner gemäß Zeitplan an
- Kombinieren Sie Datum, wenn es eine Möglichkeit gibt
- Eine Aufteilung der Ordner in weitere Unterkategorien kann helfen, einen Informationsfluss herzustellen.
11. Wie sollen Sie als Executive Secretary mit den Geheimnissen früherer Arbeitgeber umgehen?
Beispielantwort
Sie sind unter allen Umständen vertraulich zu behandeln, da dies die Arbeit der anderen Exekutivsekretäre beeinträchtigen könnte. Ohne vorherige Genehmigung dürfen keine offiziellen Informationen vor den Kunden preisgegeben werden.
12. Wie verwalten Sie mehrere Tagesordnungen für einen einzigen Tag?
Beispielantwort
Ich würde sie gemäß den Prioritäten der Exekutive arrangieren. Dies hilft bei der Aufnahme einer Aufgabe nach der anderen, während die geplanten Aufgaben an dem besagten Datum erledigt werden.
13. Welche Änderungen dürfen Sie am Zeitplan vornehmen?
Beispielantwort
Gemäß der Bestätigung der Organisatoren des Treffens ist es einem Vorstandssekretär gestattet, den Zeitplan auf der Grundlage der Richtlinien des Vorstands zu ändern. Ich würde das gleiche nur in dem Umfang ändern, in dem mein Arbeitgeber mir dies erlaubt. Es ist wichtig, das optimale Koordinationsniveau aufrechtzuerhalten.
14. Wie würden Sie Kunden aus dem Ausland in Bezug auf Sprachbarrieren handhaben?
Beispielantwort
Ich würde versuchen, die Sprache zu lernen, wenn die Kunden regelmäßig sind. In anderen Fällen können Übersetzer effizient helfen. Die Parteien können auch entscheiden, in einer Sprache zu kommunizieren, die beiden Seiten bekannt ist, wenn ein solches Szenario eintritt.
15. Nennen Sie die wichtigste Eigenschaft eines Exekutivsekretärs.
Beispielantwort
Geduld ist die wichtigste Eigenschaft einer Chefsekretärin. Da es zahlreiche Fälle geben kann, in denen Personen nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt erscheinen oder das Treffen zu einem früheren Zeitpunkt vereinbaren möchten, wird es einer geduldigen Person leicht fallen, solche Kleinigkeiten zu bewältigen. Mangelnde Geduld kann in Ausnahmefällen sogar den Job gefährden.
16. Sind Sie bereit, gemäß dem Zeitplan des Sekretärs zu reisen?
Beispielantwort
Ja, ich kann für diesen Job problemlos umziehen. Andererseits bin ich bereit, die Aufgaben des Sekretärs hier zu übernehmen, wenn er oder sie reisen muss, damit die Einstimmigkeit in der offiziellen Arbeit gewahrt bleibt. Die Delegation notwendiger Tätigkeiten kann entsprechend gehandhabt werden.
17. Beschreiben Sie die Essenz der Disziplin im Alltag.
Beispielantwort
Disziplin ist für mich eine der tragenden Säulen des Lebens. Es hilft einer Person, den aktuellen Status aller Aktivitäten aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus kann eine disziplinierte Person leicht als Vorbild für andere fungieren. Ich glaube, dass das Fehlen von Disziplin das Leben einem Boot ohne Segel gleicht. Verwirrung wird abgebaut, indem man die Kunst der Disziplin im täglichen Leben praktiziert.
18. Was ist wichtiger – ein Meeting protokollieren oder sich stattdessen auf das Gespräch konzentrieren?
Beispielantwort
Als Exekutivsekretärin wäre es meine Pflicht, ein Sitzungsprotokoll zu führen, um die Datenbank effektiv zu aktualisieren. Die Menschen, die sich dem Meeting hingeben, sollten ihren Fokus auf das laufende Gespräch legen. Es ist am besten, Multitasking zu betreiben, aber was einen bestimmten Fokus betrifft, muss man sich für den vorgesehenen Posten entscheiden.
19. Haben Sie bereits Erfahrung in diesem Bereich?
Beispielantwort
Ja, ich habe an verschiedenen Praktika teilgenommen, bei denen ich unter anderen Chefsekretären arbeiten musste, um die Feinheiten dieses Jobs zu lernen. Nach erfolgreichem Abschluss wurde ich auf die angestrebte Stelle in einer Anwaltskanzlei berufen, was mein Wissen bereicherte. Um genau zu sein, meine Erfahrung ist derzeit auf drei Jahre begrenzt.
20. Wie flexibel sind Sie als Profi?
Beispielantwort
Ich glaube an die Anpassung an sich ändernde Bedingungen. Auf einer Skala von eins bis zehn würde ich mich in Sachen Flexibilität mit sieben einstufen. Diese Entscheidung ist auf meine Normen zurückzuführen, nach denen ich nichts von unfairen Aufgaben für Beförderungen etc. halte. Beruflich kann ich meine Flexibilität durch Mehrschichtbetrieb und das Erlernen neuer Sprachen unter Beweis stellen.
21. Was verstehen Sie unter dem Begriff „alternative Streitbeilegung“?
Beispielantwort
Alternative Streitbeilegung umfasst alle Arten außergerichtlicher Einigungen, die nicht in den Geltungsbereich des Schiedsverfahrens fallen. Diese Maßnahmen umfassen Verhandlungen, Mediation, Kompromisse usw. Wenn Parteien sich solchen Praktiken hingeben, muss der Exekutivsekretär alle Fakten vor dem Verhandlungsführer oder Mediator darlegen. Erfolglose Rechtsstreitigkeiten werden eingespart, was bedeutet, dass die kostbare Zeit beider Parteien ohne zusätzlichen Aufwand für die Beauftragung von Anwälten usw. gespart wird.
Bibliographie
- https://www.jstor.org/stable/2727611
- https://www.nato.int/nato_static_fl2014/assets/pdf/hungarian%20revolution%201957%20-%20private%20records/20130917_PR_56_57-ENG.pdf
Ich habe mir so viel Mühe gegeben, diesen Blogbeitrag zu schreiben, um Ihnen einen Mehrwert zu bieten. Es wird sehr hilfreich für mich sein, wenn Sie es in den sozialen Medien oder mit Ihren Freunden / Ihrer Familie teilen möchten. TEILEN IST ♥️
Sandeep Bhandari ist der Gründer der Website PrepMyCareer.com.
Ich bin ein professioneller Vollzeit-Blogger, ein digitaler Vermarkter und ein Trainer. Ich liebe alles, was mit dem Web zu tun hat, und versuche jeden Tag, neue Technologien zu lernen.
Alle Teammanagement-, Inhaltserstellungs- und Monetarisierungsaufgaben werden von mir übernommen. Gemeinsam mit dem Team von PrepMyCareer ist es das Ziel, unseren Lesern nützliche und ansprechende Inhalte bereitzustellen.