Una secretaria ejecutiva se entrega principalmente al trabajo de gestión relacionado con el horario del ejecutivo. Las funciones y responsabilidades incluyen el mantenimiento de registros, la preparación de presentaciones, la confirmación de los horarios de las reuniones, etc. Por lo tanto, el entrevistador se centrará en las habilidades de la vida real y no en el conocimiento de los libros. La experiencia es muy importante para este trabajo, ya que los secretarios ejecutivos deben trabajar continuamente para comprender las tareas cotidianas en las interpretaciones más profundas, independientemente de las agendas.
La comunicación es una parte clave de este rol, ya que los conocidos del ejecutivo deben estar informados de los cambios recientes en el horario para que todo lo demás se pueda gestionar en consecuencia. Por otro lado, los intereses personales pueden dificultar el progreso ya que la secretaria podría no concentrarse únicamente en las tareas asignadas. Para prepararse para esta entrevista, puede ser necesario ponerse en el lugar de una secretaria para aquellos que no tienen experiencia previa y desean aceptar el trabajo para mejorar su currículum.
Las 21 preguntas principales de la entrevista para prepararse bien
1. ¿Cómo puede una secretaria ejecutiva mantener la eficiencia en el trabajo?
Respuesta ejemplo
La manera perfecta de mantener la eficiencia como secretaria ejecutiva es memorizar el horario. Esto reducirá los errores probables.
2. Proporcione un resumen de sus áreas fuertes y débiles.
Respuesta ejemplo
Mis áreas fuertes incluyen la comunicación y la negociación. Puedo convencer fácilmente a las personas para que estén de acuerdo en un punto común para que los intereses creados no se vean comprometidos. Mis áreas débiles incluyen el pensamiento excesivo y el perfeccionismo. Debo hacer todo según mi imaginación, pero las circunstancias no lo permiten a veces.
3. ¿Realmente vale la pena cumplir con las reglas?
Respuesta ejemplo
El cumplimiento de las reglas de la oficina es esencial solo en la medida en que las reglas ayuden a promover los intereses de los trabajadores. Por el contrario, las reglas inhumanas deben ser protestadas lo antes posible.
4. ¿Es imprescindible mantener buenas relaciones interpersonales con el ejecutivo también fuera del horario laboral?
Respuesta ejemplo
Depende de la cuantía de las funciones asignadas al secretario ejecutivo. En la mayoría de los casos, lo mejor es limitar los mismos al horario de oficina para que las relaciones interpersonales no afecten el trabajo a realizar.
5. ¿Cuál es su opinión sobre la igualdad de género en el lugar de trabajo?
Respuesta ejemplo
La igualdad de género ayuda a mantener sentimientos de confianza y dignidad en el lugar de trabajo. Los roles asignados no deben ser específicos de género sino específicos de talento para que tanto los hombres como las mujeres puedan demostrar su valía en sus respectivas esferas.
6. ¿Qué harías si una reunión se cancela en el último momento?
Respuesta ejemplo
Informaría al ejecutivo de inmediato y trataría de sustituir algunas citas pendientes durante ese período de tiempo. Si esto no es posible, trataría de saber cuál es la próxima ranura probable para que no se desperdicie todo el día debido a un solo incumplimiento.
7. ¿Está permitido que un secretario ejecutivo administre cuentas personales?
Respuesta ejemplo
No. Deben ser administrados únicamente por los contadores.
8. Si una persona continúa visitándonos diariamente sin una cita previa, ¿cómo manejará el escenario?
Respuesta ejemplo
Esa persona necesita estar familiarizada con las reglas. Intentaría enfatizar la importancia de las reglas en la oficina y trataría de dar la cita lo antes posible. En el caso de clientes obstinados, los guardias tendrían que manejar todo el asunto según las circunstancias.
9. ¿Podrá manejar el estrés diario en el lugar de trabajo?
Respuesta ejemplo
Sí. Como conozco los protocolos, sería más fácil minimizar el estrés. En situaciones excepcionales, utilizo técnicas de atención plena para hacer frente a cualquier cantidad de estrés existente en el lugar de trabajo. Establecer un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida también podría ayudar en este sentido.
10. ¿Puede sugerir cinco formas de mantener organizados los archivos importantes?
Respuesta ejemplo
Los archivos esenciales se pueden organizar de las siguientes cinco maneras:
- Segregar de acuerdo a la agenda
- Colóquelos en carpetas separadas.
- Organice las carpetas respectivas según el cronograma
- Combinar fecha si existe la posibilidad
- La división de carpetas en otras subcategorías podría ayudar a establecer un flujo de información.
11. Como secretario ejecutivo, ¿cómo se supone que debe manejar los secretos de los empleadores anteriores?
Respuesta ejemplo
Deben mantenerse confidenciales a toda costa, ya que podría entorpecer el trabajo de los demás secretarios ejecutivos. No se debe divulgar información oficial frente a los clientes sin permiso previo.
12. ¿Cómo administrará múltiples agendas designadas para un solo día?
Respuesta ejemplo
Los organizaría según las prioridades del ejecutivo. Esto ayudará a realizar una tarea a la vez mientras completa las tareas programadas en dicha fecha.
13. ¿Qué cambios se le permitiría hacer en el programa?
Respuesta ejemplo
Según la confirmación de los organizadores de la reunión, un secretario ejecutivo puede cambiar el horario según las pautas del ejecutivo. Modificaría lo mismo solo en la medida en que mi empleador me lo permita. Es fundamental mantener el nivel óptimo de coordinación.
14. ¿Cómo manejaría a los clientes de otros países con respecto a las barreras del idioma?
Respuesta ejemplo
Intentaría aprender el idioma si los clientes son regulares. En otros casos, los traductores pueden ayudar de manera eficiente. Las partes también pueden decidir comunicarse en un idioma conocido por ambas partes si surge tal escenario.
15. Mencione el rasgo más importante de un Secretario Ejecutivo.
Respuesta ejemplo
La paciencia es el rasgo más importante de una secretaria ejecutiva. Dado que puede haber numerosos casos en los que las personas no se presenten a una hora determinada o deseen concertar la reunión en un momento anterior, a una persona paciente le resultará fácil manejar estos asuntos insignificantes. La falta de paciencia puede incluso amenazar el trabajo en circunstancias excepcionales.
16. ¿Está dispuesto a viajar según el horario de la secretaria?
Respuesta ejemplo
Sí, puedo trasladarme fácilmente para este trabajo. Por otro lado, estoy dispuesto a gestionar aquí las tareas del secretario cuando tenga que viajar para que se mantenga la unanimidad en el trabajo oficial. La delegación de las actividades necesarias se puede gestionar en consecuencia.
17. Describa la esencia de la disciplina en la vida cotidiana.
Respuesta ejemplo
Para mí, la disciplina es uno de los pilares sobre los que se sustenta la vida. Ayuda a una persona a mantener el estado oportuno de todas las actividades. Además, una persona disciplinada puede actuar fácilmente como modelo a seguir para los demás. Creo que la ausencia de disciplina hace que la vida sea como un barco sin velas. La confusión se reduce practicando el arte de la disciplina en la vida diaria.
18. ¿Qué es más importante: anotar las actas de una reunión o concentrarse en la conversación?
Respuesta ejemplo
Como secretario ejecutivo, sería mi deber tomar actas de una reunión para actualizar efectivamente la base de datos. Las personas que disfrutan de la reunión deben concentrarse en la conversación en curso. Lo mejor es realizar múltiples tareas, pero en lo que respecta al enfoque particular, uno debe decidir según el puesto designado.
19. ¿Tiene alguna experiencia previa en este campo?
Respuesta ejemplo
Sí, he sido parte de varias pasantías en las que tuve que trabajar con otras secretarias ejecutivas para aprender las complejidades de este trabajo. Luego de culminar con éxito el mismo, fui designado para el puesto deseado en una firma de abogados lo que ayudó a enriquecer mis conocimientos. Para ser específico, mi experiencia se limita a tres años a partir de ahora.
20. ¿Qué tan flexible eres como profesional?
Respuesta ejemplo
Creo en la adaptación a las condiciones cambiantes. En una escala del uno al diez, me daría un siete en flexibilidad. Esta decisión se puede atribuir a mis normas según las cuales no creo en realizar tareas injustas para obtener promociones, etc. En cuanto al lugar de trabajo, puedo demostrar mi flexibilidad haciendo varios turnos y aprendiendo nuevos idiomas.
21. ¿Qué entiende por el término “Resolución alternativa de disputas”?
Respuesta ejemplo
La resolución alternativa de disputas incorpora todo tipo de arreglos extrajudiciales que no entran en el ámbito del arbitraje. Estas medidas incluyen negociación, mediación, compromiso, etc. Cuando las partes se entregan a tales prácticas, el secretario ejecutivo debe proporcionar todos los hechos frente al negociador o mediador. Se ahorran litigios infructuosos, lo que implica que se ahorra el preciado tiempo de ambas partes sin ningún gasto extra en contratación de abogados, etc.
Referencias
- https://www.jstor.org/stable/2727611
- https://www.nato.int/nato_static_fl2014/assets/pdf/hungarian%20revolution%201957%20-%20private%20records/20130917_PR_56_57-ENG.pdf
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Sandeep Bhandari es el fundador del sitio web PrepMyCareer.com.
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