Presque toutes les organisations commerciales de ce monde, qu'il s'agisse de conseil ou de fabrication d'un produit, ont une chose en commun, c'est l'administration. Chacun d'eux doit traiter et gérer une grosse pile de dossiers, gérer des rendez-vous et planifier des réunions, etc. Cela peut sembler trop ennuyeux et répétitif, mais croyez-nous, il faut de sérieuses compétences et connaissances pour exécuter ces tâches.
Un gestionnaire de bureau est une désignation qui se spécialise dans la gestion et la gestion de toutes les tâches administratives qui se rapportent à une organisation commerciale. A travers cet article, nous aborderons en détail ce profil de poste.
Tâches à accomplir
Un chef de bureau occupe une position vitale et clé dans toute organisation commerciale et doit accomplir une variété de fonctions et de tâches, telles que :
- Planifie les rendez-vous pour la haute direction des organisations et s'assure que le personnel concerné est informé de temps à autre de l'état de la réunion prévue.
- Gère, supervise et gère les voyages d'affaires ou d'affaires des cadres supérieurs de l'organisation.
- Organise et gère les conférences de presse et les événements de l'organisation commerciale.
- Rédige les communications commerciales, les brouillons et les lettres juridiques à envoyer aux parties concernées
- Gère les besoins en papeterie et en mobilier de l'organisation de l'entreprise
- Traite et traite les plaintes, les requêtes et les commentaires des consommateurs
- S'assure que tous les employés de l'organisation sont satisfaits et que personne ne s'engage dans des pratiques et des comportements contraires à l'éthique.
- S'assure que les exigences budgétaires de l'organisation sont pleinement satisfaites et respectées
- Supervise le statut du salarié ainsi que les réclamations des consommateurs
- Rédige les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration
- Rédige des communiqués de presse pour le personnel des médias
Compétences requises
Le rôle d'un chef de bureau est plutôt un généraliste, dans lequel il ou elle doit avoir des connaissances et une spécialisation sur une variété d'aspects tels que la finance, l'organisation, le tri, la gestion, etc. Afin d'exécuter avec succès un rôle aussi difficile, un bureau le gestionnaire doit avoir les compétences suivantes :
| Nom de la compétence | Pourquoi est-ce nécessaire? |
| Attitude de résolution de problème | Gérer un bureau et gérer l'ensemble de la main-d'œuvre n'est pas une tâche facile. Cela pose beaucoup de défis devant vous, et parfois les situations peuvent être assez délicates, nécessitant une solution rapide et efficace. Une attitude de résolution de problèmes est la compétence la plus requise pour un chef de bureau, ce qui aidera non seulement à résoudre les problèmes, mais également à améliorer les niveaux de productivité de tous les employés. |
| Organisation | Le rôle d’un office manager s’articule autour d’une gestion efficace. Il ou elle aurait affaire à un grand nombre de fichiers et de données qui doivent être triés et gérés, afin de tirer des conclusions significatives. Par conséquent, un chef de bureau doit être très discipliné et organisé. |
| Bonnes compétences informatiques | Ce monde tourne autour de la technologie et il n'y aurait pratiquement aucune organisation commerciale qui n'utilise pas les technologies de l'information pour mener ses opérations commerciales. En tant que chef de bureau dans ce monde dominé par la technologie, vous devez avoir une connaissance approfondie des derniers logiciels ainsi que des compétences informatiques de base afin d'exécuter efficacement vos tâches et fonctions. |
| Aptitudes à la communication | Un chef de bureau doit beaucoup converser avec ses supérieurs, ses subordonnés ou même des fournisseurs tiers. Afin de prononcer des discours fluides et d'engager des conversations significatives, il est nécessaire d'avoir d'excellentes compétences en communication. |
| Adaptabilité | Une organisation améliore ou modifie continuellement sa conduite des opérations afin d'améliorer ses perspectives commerciales et sa façon de gérer les choses. Cela peut inclure l'introduction de nouvelles technologies, de nouvelles procédures de tri des fichiers, des directives révisées liées au travail, etc. Par conséquent, un chef de bureau doit être adaptable et doit avoir la capacité d'absorber complètement les nouvelles règles. |
Attentes salariales
Le chef de bureau occupe un poste critique dans toute organisation commerciale et est considéré comme un personnel clé. Une personne employée avec ce titre touche des salaires élevés et bénéficie d'incitations lucratives. Cependant, le salaire perçu par un chef de bureau varie et dépend des facteurs suivants :
| Renseignements | Explication |
| Localisation | Un chef de bureau employé ou affecté dans un lieu urbain ou métropolitain toucherait toujours un salaire plus élevé que les personnes travaillant dans des lieux semi-ruraux ou ruraux. |
| L'expérience professionnelle | Comme pour tout autre emploi, l'expérience de travail joue un rôle important dans la détermination du salaire d'un directeur de bureau. L'expérience et le salaire entretiennent toujours une relation directe l'un avec l'autre. Plus l'expérience d'un directeur de bureau est élevée, meilleures seront ses perspectives salariales. |
| Compétences | Chaque organisation employeur préfère embaucher et payer des employés compétents qui possèdent les connaissances et la compréhension d'une variété de compétences différentes, telles que MS Office, Excel avancé, présentations Powerpoint, systèmes comptables, etc. Plus le nombre de compétences est élevé, plus son salaire serait élevé. |
niveau d'études
Pour devenir chef de bureau, une personne doit avoir obtenu au moins un baccalauréat dans n'importe quel domaine (de préférence la gestion ou l'administration des affaires). De plus, afin d'obtenir des promotions rapides et un bon salaire, un candidat peut ajouter divers cours de certification ainsi que des cours à temps plein (tels que CPA, MBA) à son arsenal.
Certifications indispensables populaires
Les certifications jouent un rôle important dans la détermination du salaire ainsi que des perspectives d'emploi d'un candidat. Prepmycareer recommande à toute personne faisant partie de la direction intermédiaire ou inférieure de poursuivre quelques certifications pertinentes. Dans le cadre du métier d'office manager, voici la liste de quelques certifications les plus en vue :
| Renseignements | Durée |
| Excel avancé | 3-4 mois |
| Systèmes de comptabilité d'exploitation (tels que Quickbooks, Xero, Zoho Accounts, etc.) | 6 mois |
| Gestion de la paie | 4 mois |
| Marketing Numérique | 6 mois |
| Prise de parole en public (aptitudes à la communication) | 3 mois |
Bibliographie
- https://www.journals.uchicago.edu/doi/abs/10.1086/344121
- https://repository.library.georgetown.edu/handle/10822/559297
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Sandeep Bhandari est le fondateur du site Web PrepMyCareer.com.
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