Dans une configuration de bureau typique, il y a un patron et ses employés ou assistants responsables du bon déroulement des tâches et tâches de bureau. Un assistant de bureau est connu sous plusieurs noms différents, tels que commis de bureau/assistant administratif/spécialiste du support, etc. Étant donné que presque tous les bureaux ou organisations ont besoin d'un assistant de bureau pour gérer ses tâches de bureau, ils bénéficient d'une énorme demande et de bonnes perspectives salariales.
Profil de poste et tâches
Un assistant de bureau est chargé d’effectuer des tâches de bureau. Les tâches peuvent différer et varier d'une organisation à l'autre, mais les tâches générales et les plus importantes sont mentionnées ci-dessous :
- Organiser et gérer les dossiers des différents clients de l'entreprise
- Prise de notes et rédaction du procès-verbal de la réunion du conseil d'administration
- Prendre et répondre aux appels téléphoniques
- Gérer toutes les communications
- Agir comme un canal de communication entre la haute direction et les clients de l'entreprise
- Rédaction de documents commerciaux, réponses et traitement de texte
- Maintenir les plannings de rendez-vous des managers
- Reprogrammer les rendez-vous à la demande du responsable ou des clients de l'entreprise
- Assurez-vous que les fournitures de bureau et la papeterie sont en quantité suffisante
- Maintenir une base de données des clients de l'entreprise
- Planifier, organiser et superviser les voyages d'affaires de la haute direction
- Remplir les documents et saisir les données
- Accueillir les clients et les clients entrant dans les locaux du bureau
- Effectuer de courtes courses pour livrer ou récupérer quelque chose
- S'assurer que tout le matériel de bureau et l'infrastructure informatique fonctionnent bien et sont en bon état
- Assurez-vous que tous les équipements d'électricité et d'incendie sont bien en place et complètement installés
- Maintenir le décorum du bureau
Compétences requises
Un assistant de bureau est qualifié et considéré comme une personne polyvalente chargée de gérer efficacement toutes les tâches variées. Un assistant de bureau doit posséder diverses compétences. Certains des plus importants sont mentionnés ci-dessous :
| Nom des compétences | Raison |
| Aptitudes à la communication | Afin de répondre aux demandes des clients et de reporter les rendez-vous de manière efficace |
| Compétences en rédaction | Afin de préparer des communications écrites impeccables, grammaticalement correctes et logiques |
| Personnalité charmante | Afin d'accueillir et d'impressionner les clients de l'entreprise |
| Discipline | Pour gérer autant de choses simultanément, il faut être discipliné et organisé |
| Bonne mémoire | Afin de gérer efficacement vos fichiers et de produire le fichier requis dans un minimum de temps, vous devez avoir une mémoire vive. |
Perspectives salariales
Les perspectives salariales d'un assistant de bureau sont brillantes en raison d'une demande et d'un besoin accrus. Le salaire obtenu dans un rôle similaire dépend de divers facteurs, comme illustré ci-dessous :
| Nom du facteur | Effet sur le salaire |
| Localisation | Un assistant de bureau affecté dans des endroits où le coût de la vie est plus élevé obtiendrait des salaires plus élevés que les assistants affectés dans les zones semi-urbaines ou rurales. L’augmentation ou la hausse des salaires vise essentiellement à compenser l’inflation. |
| Expérience | L'expérience joue un rôle majeur dans le salaire gagné. Plus l'expérience d'un assistant de bureau est élevée, plus son salaire sera élevé. |
| Compétences | Un assistant de bureau compétent et efficace est toujours sur le radar des employeurs, et afin de retenir un tel talent, les organisations versent des salaires supérieurs à la médiane. |
| Certifications | Un assistant de bureau hautement qualifié qui a suivi des formations pertinentes obtiendrait des salaires élevés. |
niveau d'études
Le rôle d'un assistant de bureau est celui d'un généraliste et non d'un spécialiste. Par conséquent, les exigences en matière d'éducation ne sont pas très élevées. Cependant, il faut avoir au moins l'un des éléments suivants :
- Un baccalauréat dans n'importe quel domaine (3 ans)
- Un diplôme en bureautique (2 ans)
Derniers cours et certifications
Comme indiqué ci-dessus, une personne hautement qualifiée connaissant tous les derniers logiciels et les cours universitaires pertinents bénéficiera toujours de salaires plus élevés et d'une meilleure progression de carrière. Ainsi, il est toujours nécessaire d'ajouter quelques certifications majeures à votre panier afin d'améliorer vos chances de sélection et vos perspectives salariales. Certains cours majeurs sont:
| Nom du cours | Durée |
| Fondamentaux du professionnel de l'administration | 3 mois |
| Aptitudes à parler en public et à communiquer efficacement | 3 mois |
| Comptabilité de base et gestion générale | 5-6 mois |
| Procès-verbaux du conseil d'administration - Conseils complets | 3 mois |
| Cours de rédaction et de communication commerciale | 3 mois |
3 Doit préparer les questions d'entrevue
Les entretiens pour le poste d'assistante de bureau sont délicats et nécessitent beaucoup de préparation et de persévérance en raison d'une concurrence stricte. Mais, avec une bonne préparation, on peut facilement réussir son entretien. Les trois questions à préparer pour l'entretien sont :
1) Comment gérez-vous les fichiers et les documents ?
La réponse à cette question permet à un intervieweur de comprendre votre méthode de traitement des dossiers, des papiers importants et des documents commerciaux.
Exemple de réponse
Je prépare toujours un journal et une liste de notes ainsi que l'organisation des fichiers dans un ordre logique. J'ai l'habitude de placer de petites fiches papier sur chaque dossier, ce qui les distingue des autres. En outre, une catégorisation appropriée des fichiers est de la plus haute nécessité pour réduire le temps nécessaire à la disponibilité des fichiers.
2) Avec quelle efficacité pouvez-vous rédiger des communications écrites ?
La rédaction est une compétence importante des assistants de bureau attendue par presque tous les employeurs. Si vous n'avez pas cette compétence, vous devez suivre un cours de certification, car sans cela, vos chances de sélection sont presque négligeables.
Exemple de réponse
La rédaction est une compétence importante et je possède des connaissances spécialisées dans ce domaine. Je connais toutes les terminologies commerciales, l'éthique à suivre et surtout les différents formats de multiples documents commerciaux. Parallèlement à cela, j'ai une base de grammaire compétente avec une capacité à formuler de longues phrases significatives.
3) Comment gérez-vous de gros volumes de travail ?
La charge de travail et la gestion de gros volumes de dossiers viennent naturellement au métier d'assistante de bureau. Il ou elle est le assistant administratif de l'entreprise et peut exiger de faire des heures supplémentaires afin de gérer efficacement les dossiers.
Exemple de réponse
Je comprends parfaitement l'exigence de charges de travail élevées. Je vous assure que j'ai la capacité de travailler de longues heures, en raison de mon haut niveau de concentration et de ma concentration développée. Cela m'aide à travailler efficacement et à accomplir mes devoirs et tâches efficacement. Pour maintenir cela, je pratique 15 minutes de méditation par jour.
Conclusion
Un assistant de bureau est le besoin de l'heure pour toutes les organisations opérant dans le monde entier. Il permet aux managers ou à la haute direction de se concentrer sur les tâches importantes et les décisions stratégiques, sans se soucier de leurs dossiers et des coordonnées de leurs clients. Ils sont bien rémunérés et avec le temps, leur rémunération augmente à pas de géant. Si vous aimez nos articles, n'oubliez pas de les partager avec votre famille et vos amis. Aussi, faites-nous savoir à travers la section des commentaires ci-dessous, combien vous aimez nos articles.
Bibliographie
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Sandeep Bhandari est le fondateur du site Web PrepMyCareer.com.
Je suis un blogueur professionnel à plein temps, un spécialiste du marketing numérique et un formateur. J'aime tout ce qui touche au Web et j'essaie d'apprendre de nouvelles technologies chaque jour.
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