कार्यालय लिपिकों को प्रशासक के कर्तव्यों में अच्छा प्रदर्शन करने की आवश्यकता है। अधिकांश कार्यों में संचार कौशल के अधिकतम उपयोग की आवश्यकता होती है। किसी कार्यालय में रोजमर्रा के कार्यों को कार्यालय क्लर्क द्वारा कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने की आवश्यकता होती है। अन्य लिपिकीय नौकरियों के समान, इस नौकरी के साक्षात्कार के लिए एक क्रमबद्ध पोर्टफोलियो की आवश्यकता होती है। दूसरी ओर, आसान पाठ्यक्रम संरचना के कारण, तकनीकी ज्ञान की नगण्य मात्रा की आवश्यकता होती है।
इस नौकरी के लिए औपचारिक संचार और ईमेल मार्केटिंग के कुछ बुनियादी ज्ञान की आवश्यकता होती है। कार्यालय जिस प्रकार के संचालन में माहिर है, उसके आधार पर मूल भूमिका भिन्न हो सकती है मानव संसाधन प्रबंधक अधिकांशतः कार्यालय क्लर्कों के ऊपर रखा जाता है और उन्हें समय पर रिपोर्ट करना होता है। सबसे महत्वपूर्ण कार्य क्लर्कों और अधिकारियों से लेकर ग्राहकों तक सूचना का बाधा-रहित प्रसारण है।
अच्छी तैयारी के लिए शीर्ष 21 साक्षात्कार प्रश्न
1. आज तक आपने जो सर्वश्रेष्ठ मार्केटिंग पुस्तक पढ़ी है उसका उल्लेख करें।
नमूना उत्तर
अपने मार्केटिंग कौशल को बढ़ाने के लिए, मैंने जेनेट मैकमुर्ट्री की पुस्तक "मार्केटिंग फॉर डमीज़" को अच्छी तरह से पढ़ा है। चूँकि इसमें सभी जानकारी सबसे संक्षिप्त रूप में है, इसने मुझे अपने आस-पास के बाजार ढांचे की समझ को गहराई से समझने की अनुमति दी।
2. प्रतिस्पर्धा की व्यापकता को ध्यान में रखते हुए आप साथी क्लर्कों की कैसे मदद करेंगे?
नमूना उत्तर
मैं मैत्रीपूर्ण संबंध बनाए रखने की पूरी कोशिश करूंगा लेकिन अपने काम को दोस्ती के प्रभाव से बचाकर रखूंगा। जहां तक मदद की बात है, मैं कार्यालय में अपने नियमित कार्यों के अलावा प्राप्त लक्ष्यों और उपलब्ध समय के आधार पर सीमा तय करूंगा।
3. कार्यालय व्यवस्था में सर्वोत्तम संचार तकनीक क्या है?
नमूना उत्तर
कार्यालयों में सूचनाओं के आदान-प्रदान के लिए औपचारिक संचार सर्वोत्तम संचार तकनीक है। यह लोगों को अपने संचार के तरीके को बढ़ाते हुए पदों की गरिमा बनाए रखने की अनुमति देता है। अनुवादकों का उपयोग करके भाषा संबंधी बाधाओं को आसानी से हल किया जा सकता है।
4. क्या प्रौद्योगिकी का ज्ञान इस उद्योग में क्लर्कों के लिए लिटमस टेस्ट है?
नमूना उत्तर
नहीं, तकनीक-प्रेमी होने का मतलब यह नहीं है कि क्लर्क इस काम को कुशलतापूर्वक संभालने के लिए पर्याप्त नवोन्वेषी है। समय के साथ आगे बढ़ना सबसे अच्छा है लेकिन मूल बातें स्पष्ट होनी चाहिए। प्रौद्योगिकी के अलावा, उद्योग की सावधानीपूर्वक समझ आवश्यक है।
5. अपने पोर्टफोलियो का संक्षिप्त विवरण प्रदान करें।
नमूना उत्तर
मेरे पास डेटा एंट्री प्रोफ़ाइल सहित कार्य के नमूने हैं। मेरा सर्वश्रेष्ठ रिकार्ड प्रति मिनट पचास प्रविष्टियाँ है। मैं पिछले कुछ महीनों में विभिन्न स्टार्ट-अप्स से भी जुड़ा हूं। वर्तमान में, मैं अपने पोर्टफोलियो को समृद्ध करने के लिए डेटा साइंटिस्ट इंटर्नशिप कर रहा हूं।
6. आपके लिए क्या अधिक महत्वपूर्ण है - नौकरी या करियर?
नमूना उत्तर
मेरे लिए नौकरी की तुलना में करियर अधिक महत्वपूर्ण है। नौकरियाँ अस्थायी होती हैं और व्यक्ति के सपनों के करियर की सीढ़ी होती हैं। किसी भी व्यक्ति द्वारा अपनाई जाने वाली नौकरियों में समावेशिता होनी चाहिए ताकि आने वाले वर्षों में वे सामूहिक रूप से उस सपनों का करियर बनाने में मदद कर सकें।
7. विपणन क्षेत्र में अपनी उपलब्धियां संक्षेप में बताएं।
नमूना उत्तर
मार्केटिंग संरचना में मेरी उपलब्धियों में उभरते स्टार्टअप्स के साथ जुड़ाव और कुछ मार्केटिंग पॉडकास्ट शामिल हैं। मैंने शुरू से ही परियोजनाओं पर काम किया है और लोगों को उनके डिजिटल मार्केटिंग कौशल को बेहतर बनाने में मदद की है।
8. आपके जीवन में कड़ी मेहनत का सार क्या है?
नमूना उत्तर
कहा जाता है कि कड़ी मेहनत सफलता की कुंजी है, लेकिन मुझे लगता है कि अगर लगातार कड़ी मेहनत व्यक्ति के लक्ष्य की ओर निर्देशित न हो तो वह निरर्थक हो जाती है। हालाँकि स्मार्ट वर्क पहली बार में एक मिथक जैसा लग सकता है, लेकिन दीर्घकालिक लाभ के लिए इसमें शामिल होना उचित है।
9. आप डेटा एंट्री ऑपरेशन कितने प्रभावी ढंग से कर सकते हैं?
नमूना उत्तर
मैं डेटा एंट्री विशेषज्ञ के रूप में प्रभावी ढंग से डेटा एंट्री ऑपरेशन कर सकता हूं। मेरे पास इसके लिए प्रमाणपत्र हैं और मैं जिस सॉफ़्टवेयर का उपयोग करता हूं वह प्रामाणिक है।
10. आपके कार्य-जीवन संतुलन पैरामीटर क्या हैं?
नमूना उत्तर
कार्य-जीवन संतुलन तभी संभव है जब समय प्रबंधन प्रभावी ढंग से किया जाए। इसके अलावा, मानसिक व्यस्तताओं को दूर रखना चाहिए ताकि व्यक्ति दोनों जगहों पर इस पल को जी सके। मेरे लिए, यह संतुलन बीम संतुलन के समान है। जब तक दोनों पक्ष समान नहीं होंगे, जीवन सुचारु रूप से नहीं चल सकता। ऐसे समय हो सकते हैं जब एक पक्ष को दूसरे की तुलना में अधिक ध्यान देने की आवश्यकता होती है लेकिन बाद में, इसकी भरपाई करने से बैकलॉग बनाने के बजाय खोए हुए संतुलन को वापस पाने में मदद मिलती है।
11. एक संघर्षरत कार्यालय क्लर्क को आपका संभावित सुझाव क्या होगा?
नमूना उत्तर
मैं संघर्षरत समकक्ष को नियमों का पालन करने का सुझाव दूंगा। एक साथ बहुत सारे कार्यों को प्रबंधित करना मुश्किल हो सकता है क्योंकि मल्टीटास्किंग समय के साथ उत्पादकता में बाधा डालती है। इसलिए, एक समय में एक ही वस्तु पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए।
12. आप कार्यालय में क्या सकारात्मक बदलाव ला सकते हैं?
नमूना उत्तर
मैं लोगों को यह समझने में मदद करके माहौल को और अधिक व्यवस्थित बना सकता हूं कि कार्यालय व्यवस्था में लिपिकीय नौकरियों का सार कैसे होता है। अन्य परिवर्तनों में मैत्रीपूर्ण संबंध और मुनाफ़े की भूख शामिल है।
13. बिक्री बढ़ाने में क्लर्क कैसे अपनी भूमिका निभा सकते हैं?
नमूना उत्तर
क्लर्क आवंटित कार्यों को समय पर करके और जब संभव हो तो अतिरिक्त काम लेकर बिक्री बढ़ाने में मदद कर सकते हैं। नौकरी का उद्देश्य अधिक प्रोत्साहन अर्जित करना नहीं बल्कि कंपनी को शीर्ष स्थान पर पहुंचाना होना चाहिए और इससे अप्रत्यक्ष रूप से वेतन में वृद्धि होगी।
14. क्या यह आपका सपनों का काम है?
नमूना उत्तर
नहीं, मैं अपनी खुद की एक कंपनी शुरू करना चाहता था लेकिन धन की कमी के कारण मुझे खाली समय में ऐसी नौकरियों की ओर जाना पड़ा। हालाँकि मैं इस तरह के काम का आदी नहीं हूँ, फिर भी मैं निश्चित रूप से अपना सर्वश्रेष्ठ दूँगा।
15. बार-बार वेतन कटौती पर आपकी क्या प्रतिक्रिया होगी?
नमूना उत्तर
मैं समस्या का मूल कारण जानने का प्रयास करूंगा। एक बार जब मुझे अपनी गलतियाँ समझ आ जाएँगी, तो मैं उन पर अपनी पूरी कोशिश करूँगा। अंत में, उचित निवारण के लिए बार-बार वेतन कटौती की सूचना अधिकारियों को दी जानी चाहिए।
16. क्या आप नाइट शिफ्ट भी कर पाएंगे?
नमूना उत्तर
हां, मैं आसानी से रात की पाली कर सकता हूं क्योंकि मैं एक लचीला इंसान हूं। इसके अलावा, मैंने कई बहुराष्ट्रीय कंपनियों के साथ भी काम किया है इसलिए समय सीमा के अनुसार तालमेल बिठाने में कोई दिक्कत नहीं होगी। मैं काम की आवश्यकताओं के अनुसार समायोजन करने में विश्वास रखता हूं।
17. एक कार्यालय क्लर्क के रूप में, आपकी दैनिक दिनचर्या क्या होगी?
नमूना उत्तर
एक कार्यालय क्लर्क के रूप में मेरी दैनिक दिनचर्या सबसे महत्वपूर्ण रूप से मुझे आवंटित समय स्लॉट पर निर्भर करेगी। कार्यालय में, मैं दिन की शुरुआत आखिरी दिन के काम की समीक्षा के साथ करने और फिर लंबित कार्यों को समय सीमा के अनुसार बढ़ते क्रम में व्यवस्थित करने की उम्मीद करता हूं। एक बार जांच पूरी हो जाने पर, मैं बचा हुआ काम प्रतिनिधि को सौंप दूंगा और तदनुसार रिपोर्ट करूंगा।
18. आप अपनी छुट्टी के दिन का उपयोग कैसे करेंगे?
नमूना उत्तर
मुझे उत्पादों के पुनर्चक्रण का शौक है। अपनी छुट्टी के दिन, मैं बेकार पड़ी वस्तुओं से कुछ नया बनाने की पूरी कोशिश करूँगा और फिर उसका सर्वोत्तम उपयोग करूँगा। अन्य शौक में पढ़ना और दर्शनीय स्थलों की यात्रा करना शामिल है। यदि मेरे पास कार्यालय का कुछ काम लंबित है, तो मैं पहले इसे खत्म करने की कोशिश करूंगा ताकि लंबित काम के तनाव के कारण छुट्टी का दिन एक नियमित दिन जैसा न लगे। मैं टालने में विश्वास नहीं रखता.
19. आपकी 5-वर्षीय योजना क्या है?
नमूना उत्तर
मेरी पंचवर्षीय योजना में एक नवोन्मेषी कंपनी स्थापित करना और शेयरों में निवेश करना शामिल है। मैं एक समय में सफलता की सीढ़ी के एक ही पायदान पर चढ़ने में विश्वास करता हूं। इसलिए, मैं अब यहां काम करके बाजार को समझने पर ध्यान केंद्रित करूंगा और फिर अपने अनुभव का उपयोग कुछ नया बनाने में करूंगा। पारिवारिक मोर्चे पर, मेरी अभी ऐसी कोई योजना नहीं है।
20. क्या लक्ष्य निर्धारित करना सचमुच सार्थक है?
नमूना उत्तर
हाँ। मैं दैनिक लक्ष्य निर्धारित करने में विश्वास करता हूं। वे समय पर कार्य पूरा करने में मेरी सहायता करते हैं। भले ही लक्ष्य पूरे न हों, मैं कैरी फॉरवर्ड नियम के साथ नहीं जाता, बल्कि अगले दिन एक अधिक विशिष्ट और विशिष्ट नियम निर्धारित करता हूं। कुल मिलाकर, लंबित काम को सप्ताहांत से पहले निपटाने की जरूरत है, भले ही मुझे अतिरिक्त घंटों तक काम करना पड़े। यह अप्रत्यक्ष रूप से बेहतर कार्य-जीवन संतुलन सुनिश्चित करेगा।
21. अपने जीवन में समय के महत्व का वर्णन करें।
नमूना उत्तर
मुझे लगता है कि समय ही पैसा है। संसाधन एक दुष्चक्र में घूमते रहते हैं लेकिन एक बार खो गया समय मनुष्य द्वारा वापस नहीं पाया जा सकता है। इसलिए, मैं अपने दिन को आठ-आठ घंटे के तीन हिस्सों में बांटता हूं और एक-एक हिस्सा काम, नींद और आराम के लिए समर्पित करता हूं। इससे मेरा जीवन व्यवस्थित हो जाता है और प्रभावी समय प्रबंधन के मामले में मुझे उच्च स्तर की संतुष्टि मिलती है।
संदर्भ
- https://psycnet.apa.org/record/1926-01394-001
- https://books.google.com/books?hl=en&lr=&id=0yXWCMeOzngC&oi=fnd&pg=PR7&dq=office+clerks&ots=6tnWvA-QJS&sig=yVKjk3Y9rgEMkD8HeIpGW8RU4zU
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संदीप भंडारी PrepMyCareer.com वेबसाइट के संस्थापक हैं।
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