व्यवसाय मालिकों से पूछें, दिन-प्रतिदिन के कार्यालय संचालन की देखरेख, प्रबंधन और निगरानी करने में बहुत प्रयास और ऊर्जा लगती है। यह चुनौतीपूर्ण कार्य कार्यालय प्रबंधकों द्वारा किया जाता है, जो इसके लिए जिम्मेदार हैं:
- प्रशासनिक कार्य करना
- कार्यालय की आपूर्ति और स्टेशनरी वस्तुओं का प्रबंधन करें
- व्यावसायिक फ़ाइलों को क्रमबद्ध करें, व्यवस्थित करें और क्रमबद्ध करें
- कार्यालय के कर्मचारियों का समर्थन करता है ताकि वे अपने कार्यों को सुचारू रूप से करने में सक्षम हो सकें
- कार्यालय बजट तैयार करें
पर्यवेक्षी पद पर होने के कारण, एक कार्यालय प्रबंधक को आकर्षक वेतन और प्रोत्साहन मिलता है। हालाँकि, अक्सर पूछे जाने वाले साक्षात्कार प्रश्नों को पढ़कर साक्षात्कार सत्र के लिए ईमानदारी से तैयारी करना आवश्यक है।
अध्ययन के लिए 21 सर्वश्रेष्ठ साक्षात्कार प्रश्न
1. विवेक की अवधारणा से आप क्या समझते हैं? व्यावहारिक अनुप्रयोग के साथ अवधारणा को स्पष्ट करें।
एक कार्यालय प्रबंधक होने के नाते आप निश्चित रूप से बुनियादी वाणिज्य-संबंधित गतिविधियों, जैसे लेखांकन, बजट, या शायद ऑडिट में शामिल होंगे। इस प्रकार, हमेशा ऐसे प्रश्न होंगे जो बुनियादी लेखांकन अवधारणाओं और सिद्धांतों के संबंध में आपके ज्ञान की जांच करेंगे।
नमूना उत्तर
महोदय, प्रूडेंस की लेखांकन अवधारणा के अनुसार, व्यावसायिक संगठनों के लिए अपेक्षित नुकसान को पहचानना आवश्यक है, जो उन्हें निकट भविष्य में होने का अनुमान है। मान्यता लाभ के एक हिस्से को अलग करके और उसके लिए प्रावधान बनाकर बनाई जाएगी। इसका व्यावहारिक अनुप्रयोग खराब और संदिग्ध ऋणों के लिए प्रावधान है, जिसमें एक कंपनी अपने मुनाफे को उस राशि से कम कर देती है, जिसका अनुमान उसके देनदारों द्वारा वसूल नहीं किया जाएगा।
2. वित्तीय विवरण शब्द के बारे में आपकी क्या समझ है?
यह प्रश्न बुनियादी लेखांकन अवधारणाओं और विवरणों के बारे में आपके ज्ञान और समझ का परीक्षण करता है।
नमूना उत्तर
महोदय, वित्तीय विवरण तीन प्रकार के विवरणों को संदर्भित करता है, जो हैं:
- तुलन पत्र: यह विवरण किसी विशेष तिथि पर किसी कंपनी की संपत्ति और देनदारियों का सारांश दर्शाता है।
- लाभ - हानि खाता: यह विवरण क्रमशः क्रेडिट और डेबिट पक्षों पर कंपनी की सभी आय और व्यय का प्रतिनिधित्व करता है।
- नकदी प्रवाह विवरण: यह विवरण व्यवसाय के सामान्य क्रम में होने वाले सभी नकदी प्रवाह और बहिर्वाह का लेखा-जोखा रखता है। यह नकदी प्रवाह को तीन अलग-अलग श्रेणियों में विभाजित और विभाजित करता है, जो हैं:
- निवेश गतिविधियों से नकदी प्रवाह
- प्रचालन गतिविधियों से नकद प्रवाह
- वित्तीय गतिविधियों से नकदी प्रवाह
3. हमारा मानना है कि प्रबंधकों को अपने व्यवसाय संचालन में "गुणवत्ता" दिखानी चाहिए। आप "गुणवत्ता" शब्द की व्याख्या कैसे करते हैं?
यह एक शब्द-आधारित साक्षात्कार प्रश्न है, जिसमें आपको "गुणवत्ता" शब्द की व्याख्या करनी होती है। इस शब्द की कई व्याख्याएँ हो सकती हैं, हालाँकि, एक साक्षात्कारकर्ता आपका संस्करण जानना चाहता है।
नमूना उत्तर
महोदय, "गुणवत्ता" एक अस्पष्ट शब्द है और इसके अलग-अलग अर्थ हो सकते हैं। हालाँकि, मेरे विचार में, व्यावसायिक संचालन को "गुणवत्ता" कार्य तब कहा जाएगा जब ये कंपनी द्वारा परिभाषित स्थापित बेंचमार्क और मानकों को पूरा करते हैं। इसके अलावा, ये कार्य कंपनी के ग्राहकों को संतुष्ट करने और उन्हें आवश्यक उपयोगिताएँ प्रदान करने में सक्षम होने चाहिए।
4. उस स्थिति का वर्णन करें जब आपने अपने कार्यस्थल पर प्रतिबद्धता दिखाई।
यह एक स्थिति-आधारित साक्षात्कार प्रश्न है जिसमें आपको एक वास्तविक स्थिति साझा करनी होती है, जिसे आपने पहले अन्य संगठनों के लिए काम करते समय अनुभव किया था।
नमूना उत्तर
महोदय, प्रतिबद्धता और समर्पण आवश्यक कर्मचारी गुण है। मैं भाग्यशाली हूं कि वे मुझमें हैं। मैं अपनी पिछली नौकरी के दौरान मेरे साथ घटी एक घटना का जिक्र करके इसकी पुष्टि करना चाहूंगा। वह क्रिसमस का समय था, और हमें अचानक एक नया प्रोजेक्ट मिला जिसे नए साल से पहले पूरा किया जाना था। इसके कारण हम सभी को कार्यालय में रुकना पड़ता था और हर दिन लगभग चार अतिरिक्त घंटे काम करना पड़ता था। मैं अपनी प्रतिबद्धता से कभी पीछे नहीं हटा और वही किया जो मुझसे अपेक्षित था।
5. एक कार्यालय प्रबंधक के रूप में आपको दोहराव वाले कार्य करने होंगे जिन्हें दैनिक आधार पर करना आपके लिए उबाऊ हो सकता है। आप इस एकरसता से कैसे निपटते हैं?
यह एक सामान्य साक्षात्कार प्रश्न है जिसके लिए आपको उन रणनीतियों को बताने की आवश्यकता होती है, जिन्हें आप अनुशासन की एकरसता को दूर करने के लिए अपनाते हैं।
नमूना उत्तर
सर, दैनिक दिनचर्या बोझिल हो सकती है और अपनी नीरसता और नीरसता में कुचल सकती है। यह सप्ताह के अंत में होता है, जब कोई कर्मचारी प्रभावी ढंग से ध्यान केंद्रित नहीं कर पाता है और नियमित व्यावसायिक कार्यों को भी करने से कतराता है। यह मेरे साथ होता है, और इससे निपटने के लिए, मैं यह करना पसंद करता हूँ:
- छोटे-छोटे ब्रेक लें और संगीत सुनें
- दोपहर के भोजन के अवकाश के दौरान अपने सहकर्मियों के साथ कुछ मनोरंजक खेल खेलें
- उत्साहवर्धक संवादों में संलग्न होकर स्वयं को प्रेरित करें
6. कार्यालय प्रबंधक कंपनी के ग्राहकों के साथ व्यवहार नहीं करते हैं। इस कथन पर टिप्पणी करें.
यह एक नकारात्मक कथन है, जो गलत है। एक कार्यालय प्रबंधक के रूप में, आपको आने वाले ग्राहकों का अभिवादन करना, स्वागत करना और सहज महसूस कराना आवश्यक होगा। इस प्रश्न का उत्तर सकारात्मक रूप से दें।
नमूना उत्तर
सर, मैं इस कथन से पूरी तरह असहमत हूं। मेरे 3 साल के कार्य अनुभव के अनुसार, कार्यालय प्रबंधकों को कंपनी के ग्राहकों का स्वागत करना और यहां तक कि उच्च स्तर का आतिथ्य दिखाना आवश्यक है ताकि वे सहज महसूस करें और अपनी यात्रा का आनंद उठा सकें।
7. आपकी नैतिक टीम संस्कृति क्या है?
आजकल व्यावसायिक संगठन एक टीम संस्कृति में काम करना पसंद करते हैं, जिसमें कर्मचारियों को उनके कौशल सेट, शिक्षा स्तर और कार्यों की प्रकृति के आधार पर विभाजित और अलग किया जाता है। इस प्रश्न के माध्यम से, एक साक्षात्कारकर्ता यह जानना चाहता है कि वे कौन से विभिन्न गुण या विशेषताएँ हैं जो आप अपनी टीम के सदस्यों से अपेक्षा करते हैं।
नमूना उत्तर
महोदय, मेरी राय में, टीम के सदस्यों को अपने लक्ष्यों और उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए समर्पित होना चाहिए। इसके अलावा, कर्मचारियों को उत्पादकता का उच्च स्तर बनाए रखने के साथ-साथ किसी भी प्रकार की छेड़खानी या उत्पीड़न की राजनीति में शामिल नहीं होना चाहिए। टीम के सदस्यों को सहयोगी होने के साथ-साथ उत्साहवर्धक भी होना चाहिए।
8. उस समय का वर्णन करें जब आपके कार्यालय के बजट को आवश्यक मंजूरी नहीं मिली थी।
यह एक पेचीदा साक्षात्कार प्रश्न है जिसके लिए आपको उस व्यावसायिक कार्य के बारे में विवरण देना होगा जिसमें खामियाँ और त्रुटियाँ थीं।
नमूना उत्तर
सर, हर बार परफेक्ट रिजल्ट देना संभव नहीं है, चाहे आप कितनी भी कोशिश कर लें। यह मेरे साथ मेरे पिछले कार्यकाल के दौरान हुआ था जब मैंने एक कार्यालय बजट तैयार किया था लेकिन पर्याप्त ऐतिहासिक डेटा पर विचार करने में विफल रहा था। मुझे विशेष रूप से पिछले 5 वर्षों के ऐतिहासिक आंकड़ों को ध्यान में रखने के लिए कहा गया था, लेकिन मैं केवल पिछले 2 वर्षों के लिए गया। इस प्रकार, सटीकता और तर्क की कमी के कारण मेरा काम अस्वीकार कर दिया गया।
9. कुशल कार्यालय प्रबंधन के लिए उद्योग में व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले तीन सर्वश्रेष्ठ सॉफ़्टवेयर के नाम बताएं।
यह प्रश्न जांचता है कि आप कितने तकनीक-प्रेमी हैं और आप अपने क्षेत्र में उपयोग किए जाने वाले ट्रेंडिंग सॉफ़्टवेयर के बारे में कितना जानते हैं।
नमूना उत्तर
ज़रूर सर, ये हैं:
- Trello
- लिब्रे ऑफिस
- टास्कवर्ल्ड
10. कार्यालय प्रबंधक चुनौतीपूर्ण व्यावसायिक माहौल में काम करते हैं। आप अपनी असफलताओं को कैसे प्रबंधित करते हैं?
साक्षात्कारकर्ताओं के लिए आपकी तकनीकों और रणनीतियों के बारे में पूछताछ करना आम बात है जिनके उपयोग से आप अपने काम से संबंधित विफलताओं का प्रबंधन करने में सक्षम हैं। यह एक महत्वपूर्ण साक्षात्कार प्रश्न है, क्योंकि आम धारणा है कि असफलता के बाद कर्मचारी आत्मविश्वास खो देते हैं और अपने कार्यस्थल पर घटिया प्रदर्शन करते हैं।
11. अपने सर्वश्रेष्ठ बॉस और सबसे खराब बॉस का वर्णन करें।
बेहतर रोज़गार के अवसरों, वेतन, लाभ, कार्य-जीवन संतुलन आदि की तलाश में कर्मचारी एक व्यावसायिक संगठन से दूसरे व्यावसायिक संगठन में स्थानांतरित होते हैं। इससे हमें विभिन्न प्रकार के मालिकों और प्रबंधकों का सामना करना पड़ता है। यह सच है कि उनमें से सभी हमारी अच्छी पुस्तकों में प्रवेश नहीं कर पाते हैं और कुछ को बुरे बॉस की श्रेणी में डाल दिया जाता है। इस प्रश्न के माध्यम से एक साक्षात्कारकर्ता यह जानना चाहता है कि वह प्राथमिक कारण या आधार क्या है जिसका उपयोग करके आप अपने अच्छे और बुरे बॉसों को वर्गीकृत करते हैं।
12. आपका ड्रीम जॉब क्या है?
हम सभी सपने देखते हैं, और कुछ तो मिस्टर एलोन मस्क के साथ या शायद अपनी पसंदीदा फुटबॉल टीम के सहायक प्रबंधक के रूप में काम करना चाहते हैं। ये सपने हैं, हम सहमत हैं, लेकिन इस सवाल के जवाब में साझा करने लायक नहीं हैं। इस प्रश्न का एक आदर्श उत्तर हमेशा संबंधित कंपनी से संबंधित होगा और सभी व्यावहारिक सुधारों और संभावित अपेक्षाओं को सूचीबद्ध करेगा।
13. ऑफिस मैनेजर एक जनरलिस्ट पद है और आपको विभिन्न क्षेत्रों में काम करना होगा। आप अपने काम से संबंधित तनाव को कैसे प्रबंधित करते हैं?
तनाव प्रबंधन व्यावसायिक संगठनों की एक आम अपेक्षा है। एक कार्यालय प्रबंधक होने के नाते, आप निश्चित रूप से कई कार्यों को संभालेंगे और संचालित करेंगे जिनमें बुनियादी लेखांकन से लेकर फ़ाइल सॉर्टिंग से लेकर ग्राहक प्रबंधन तक शामिल होंगे। जब इसे दैनिक आधार पर किया जाता है, तो यह निश्चित रूप से आपके तनाव के स्तर को बढ़ा सकता है। इस प्रश्न के आदर्श उत्तर के रूप में, उन रणनीतियों और तकनीकों को साझा करें जिनके उपयोग से आप अपने काम से संबंधित तनाव को कम कर सकते हैं।
14. आपकी वेतन अपेक्षाएं क्या हैं?
यह एक गैर-तकनीकी साक्षात्कार प्रश्न है, फिर भी यह आपके चयन की संभावनाओं को बर्बाद करने की क्षमता रखता है। आपको हमेशा एक वेतन आंकड़ा साझा करने की सलाह दी जाती है जो कुछ विस्तृत बाजार अनुसंधान पर आधारित हो। यह अनुशंसा की जाती है कि आप अपने उद्योग में आपके समान कार्य करने वाले पेशेवरों को दिए जाने वाले औसत वेतन का पता लगाएं। आपका वेतन उद्धरण निर्धारित औसत वेतन के समान होना चाहिए।
15. आप कैसे काम करना पसंद करते हैं - टीम में या अकेले?
यह एक पेचीदा साक्षात्कार प्रश्न है, जिसके लिए आपको दो विकल्पों में से एक को चुनना होगा। सुनिश्चित करें कि आप पर्याप्त तर्क और तर्कों का उपयोग करके अपने चयन को उचित ठहराने में सक्षम हैं। अधिमानतः, वर्तमान बाजार परिदृश्य को देखते हुए, आपको काम करने के लिए हमेशा टीम वर्क को अपनी पहली पसंद के रूप में चुनना चाहिए।
16. एक कार्यालय प्रबंधक के रूप में, आप एक ही दिन में कई कार्य करेंगे। आप प्राथमिकता कैसे देते हैं?
कार्यालय प्रबंधक को हरफनमौला माना जाता है और आप निश्चित रूप से पूरे कार्य दिवस के दौरान विभिन्न कार्यों में व्यस्त रहेंगे। इन कार्यों को समयबद्ध तरीके से पूरा करने के लिए यह आवश्यक है कि आप इन्हें रणनीतिक आधार पर व्यवस्थित करें, जैसे कठिनाई स्तर, समय की खपत, उपज आदि। अपनी उचित रणनीति साझा करें और अपने चयन को तर्क के साथ उचित ठहराएं।
17. एक कार्यालय प्रबंधक के रूप में आपकी ताकतें क्या हैं?
यह एक सामान्य साक्षात्कार प्रश्न है जो दुनिया भर में आयोजित लगभग सभी साक्षात्कार सत्रों में अपनी उपस्थिति दर्ज कराता है। इस प्रश्न का उत्तर तैयार करने का सबसे अच्छा तरीका अपने व्यक्तित्व की गहन जांच करना और अपनी कम से कम तीन निकटतम शक्तियों को नोट करना है। ऐसा करते समय, सुनिश्चित करें कि आपने अपने नियोक्ता द्वारा जारी नौकरी विवरण को पढ़ और समझ लिया है।
18. अपना सर्वश्रेष्ठ देने के लिए प्रेरणा एक आवश्यक तत्व है। आपको काम करने के लिए क्या प्रेरित करता है?
हम सभी कुछ ऐसे तत्वों से प्रेरित होते हैं जो हमें अपने कार्यस्थल पर कड़ी मेहनत करने के लिए प्रेरित और प्रेरित करते हैं। ये कारक प्रकृति में व्यक्तिगत हैं और काफी हद तक हमारी व्यक्तिगत स्थितियों और परिस्थितियों से प्रभावित होते हैं। कुछ के लिए यह पैसा है, और दूसरों के लिए यह पहचान की इच्छा है। इस प्रश्न का कोई सटीक उत्तर नहीं है, क्योंकि यह काफी हद तक मानवीय प्राथमिकताओं, व्यवहार और दृष्टिकोण से प्रभावित है। इस प्रकार, सुनिश्चित करें कि आप मौलिक उत्तर दे रहे हैं।
19. आप हमारे कार्यालय के लिए कब काम करना शुरू कर सकते हैं?
यह एक सरल प्रश्न है जिसके लिए आपको वह तारीख बतानी होगी जिसके बाद आप कंपनी के लिए काम करना शुरू कर सकते हैं। यह प्रश्न आपके चयन की गारंटी नहीं देता है, और इसलिए किसी को भी इसकी इस तरह से व्याख्या करने से बचना चाहिए।
20. आपने हमें क्यों चुना?
यह प्रश्न कंपनी के प्रति आपकी गंभीरता और प्रतिबद्धता के स्तर की जाँच करता है। कंपनी की आधिकारिक वेबसाइट ब्राउज़ करके इस प्रश्न की तैयारी करें। वेबसाइट से कंपनी के सभी प्रमुख तथ्यों, उपलब्धियों को नोट करें और उसमें अपने व्यक्तिगत हितों को भी जोड़ें। इससे आपको इस प्रश्न का सटीक उत्तर मिल जायेगा.
21. क्या आपके पास हमारे लिए कोई प्रश्न हैं?
चाहे वह ऑफिस मैनेजर की जॉब प्रोफाइल हो, या इंजीनियर की या शायद डिजिटल मार्केटर की, हर साक्षात्कार सत्र इस साक्षात्कार प्रश्न के साथ समाप्त होता है। यह हर इंटरव्यू का आखिरी सवाल होता है, जिसके जरिए इंटरव्यूअर आपके संदेह और आशंकाओं के बारे में जानना चाहता है। इस प्रश्न का हमेशा प्रयास करना और अपने साक्षात्कारकर्ता से कुछ प्रासंगिक प्रति-प्रश्न पूछना आवश्यक है। बेहतर समझ के लिए, कृपया नीचे उल्लिखित मॉडल प्रश्नों को देखें:
मॉडल प्रश्न
- ओवरटाइम काम करने के लिए कार्यालय प्रबंधकों को कौन से प्रोत्साहन और भत्ते दिए जाते हैं?
- कंपनी की प्रचार नीति क्या है?
- क्या यह कंपनी की नीति है कि वह अपने कर्मचारियों को सवैतनिक छुट्टियाँ दे, विशेषकर चिकित्सा आपात स्थिति में?
प्रश्नों की सूची .पीडीएफ प्रारूप में डाउनलोड करें, बाद में उनके साथ अभ्यास करने के लिए, या उन्हें अपने साक्षात्कार टेम्पलेट पर उपयोग करने के लिए (कार्यालय प्रबंधक साक्षात्कार के लिए):
संदर्भ
- https://link.springer.com/article/10.1007/s42001-021-00138-4
- http://sk.sagepub.com/cases/emotional-intelligence-job-candidates-inventory-interview-questions
मैंने आपको मूल्य प्रदान करने के लिए इस ब्लॉग पोस्ट को लिखने में बहुत मेहनत की है। यदि आप इसे सोशल मीडिया पर या अपने मित्रों/परिवार के साथ साझा करने पर विचार करते हैं, तो यह मेरे लिए बहुत उपयोगी होगा। साझा करना है ♥️
संदीप भंडारी PrepMyCareer.com वेबसाइट के संस्थापक हैं।
मैं एक पूर्णकालिक पेशेवर ब्लॉगर, एक डिजिटल मार्केटर और एक प्रशिक्षक हूं। मुझे वेब से जुड़ी हर चीज़ पसंद है और मैं हर दिन नई तकनीकें सीखने की कोशिश करता हूं।
सभी टीम प्रबंधन, सामग्री निर्माण और मुद्रीकरण कार्य मेरे द्वारा संभाले जाते हैं। PrepMyCareer की टीम के साथ मिलकर, इसका उद्देश्य हमारे पाठकों को उपयोगी और आकर्षक सामग्री प्रदान करना है।