Hampir semua organisasi bisnis di dunia ini, baik yang bergerak di bidang konsultasi maupun yang memproduksi suatu produk, memiliki satu kesamaan, yaitu administrasi. Masing-masing dari mereka harus menangani dan menangani tumpukan besar file, mengelola janji temu dan menjadwalkan rapat, dll. Ini mungkin terlihat terlalu membosankan dan berulang-ulang, tetapi percayalah, dibutuhkan beberapa keterampilan dan pengetahuan yang serius untuk melaksanakan tugas-tugas ini.
Manajer kantor adalah sebutan yang berspesialisasi dalam menangani dan mengelola semua tugas administrasi yang berkaitan dengan organisasi bisnis. Melalui artikel ini, kami akan membahas profil pekerjaan ini secara detail.
Tugas Yang Harus Dijalankan
Seorang manajer kantor memegang posisi vital dan kunci dalam organisasi bisnis mana pun dan harus melakukan berbagai tugas dan tugas, seperti:
- Menjadwalkan janji temu untuk manajemen tingkat atas organisasi dan memastikan personel terkait diperbarui dari waktu ke waktu tentang status pertemuan yang dijadwalkan.
- Mengelola, mengawasi, dan menangani perjalanan perusahaan atau bisnis dari manajer tingkat atas organisasi.
- Mengatur dan mengelola konferensi pers dan acara organisasi bisnis.
- Mempersiapkan komunikasi bisnis, draf dan surat hukum untuk dikirim ke pihak terkait
- Mengelola persyaratan alat tulis dan furnitur organisasi bisnis
- Menangani dan menangani keluhan, pertanyaan, dan masukan konsumen
- Memastikan bahwa semua karyawan organisasi puas dan tidak ada yang terlibat dalam praktik dan perilaku yang tidak etis.
- Memastikan bahwa persyaratan anggaran organisasi sepenuhnya dipenuhi dan dipatuhi
- Mengawasi status karyawan serta klaim konsumen
- Membuat risalah rapat direksi
- Menyiapkan siaran pers untuk personel media
Keterampilan Diperlukan
Peran seorang manajer kantor lebih bersifat generalis, di mana ia harus memiliki pengetahuan dan spesialisasi tentang berbagai aspek seperti keuangan, organisasi, pemilahan, manajemen, dll. Agar berhasil menjalankan peran yang menantang tersebut, sebuah kantor manajer harus memiliki keterampilan berikut:
| Nama keterampilan | Mengapa itu dibutuhkan? |
| Sikap pemecahan masalah | Mengelola kantor dan menangani seluruh tenaga kerja bukanlah tugas yang mudah. Ini menimbulkan banyak tantangan di depan Anda, dan terkadang situasinya bisa sangat rumit, membutuhkan solusi yang cepat dan efektif. Sikap pemecahan masalah adalah keterampilan yang paling dibutuhkan untuk seorang manajer kantor yang tidak hanya akan membantu memecahkan masalah tetapi juga meningkatkan tingkat produktivitas semua karyawan. |
| Organisasi | Peran manajer kantor berkisar pada manajemen yang efektif. Dia akan berurusan dengan banyak file dan data yang perlu disortir dan dikelola, sehingga dapat menarik beberapa kesimpulan yang berarti. Oleh karena itu, seorang manajer kantor harus sangat disiplin dan terorganisir. |
| Keterampilan TI yang baik | Dunia ini berputar di sekitar teknologi dan hampir tidak ada organisasi bisnis yang tidak menggunakan teknologi informasi untuk menjalankan operasi bisnisnya. Menjadi manajer kantor di dunia yang didominasi teknologi ini, Anda dituntut untuk memiliki pengetahuan mendalam tentang perangkat lunak terbaru serta keterampilan pengoperasian komputer dasar agar dapat menjalankan tugas dan kewajiban Anda secara efektif. |
| Keterampilan komunikasi | Seorang manajer kantor harus banyak berbicara dengan senior, bawahan, atau bahkan vendor pihak ketiga. Untuk memberikan pidato yang lancar dan masuk ke dalam percakapan yang bermakna, Anda perlu memiliki keterampilan komunikasi yang baik. |
| Adaptability | Suatu organisasi terus meningkatkan atau memodifikasi perilaku operasinya untuk memperbaiki prospek bisnisnya dan cara mengelola berbagai hal. Ini dapat mencakup pengenalan teknologi baru, prosedur penyortiran file baru, pedoman terkait pekerjaan yang direvisi, dll. Oleh karena itu, seorang manajer kantor harus dapat beradaptasi dan harus memiliki kemampuan untuk menyerap aturan baru sepenuhnya. |
Harapan Gaji
Manajer kantor adalah posisi penting dalam organisasi bisnis mana pun dan dianggap sebagai personel kunci. Seseorang yang dipekerjakan pada jabatan ini mendapat gaji tinggi dan menikmati insentif yang menguntungkan. Namun, gaji yang diperoleh seorang manajer kantor bervariasi dan bergantung pada faktor-faktor berikut:
| Fakta-fakta | Penjelasan |
| Lokasi | Seorang manajer kantor yang dipekerjakan atau ditempatkan di lokasi perkotaan atau metropolitan akan selalu mendapat gaji lebih tinggi daripada orang yang bekerja di lokasi semi-pedesaan atau pedesaan. |
| Pengalaman kerja | Seperti untuk setiap pekerjaan lain, pengalaman kerja memainkan peran penting dalam menentukan gaji seorang manajer kantor. Pengalaman dan gaji selalu menjaga hubungan langsung satu sama lain. Semakin tinggi pengalaman seorang manajer kantor, semakin cerah prospek gajinya. |
| Keterampilan | Setiap organisasi pemberi kerja lebih memilih untuk mempekerjakan dan membayar karyawan terampil yang memiliki pengetahuan serta pemahaman tentang berbagai keterampilan yang berbeda, seperti MS Office, Advanced Excel, presentasi Powerpoint, sistem Akuntansi, dll. Semakin tinggi jumlah keterampilan, semakin tinggi gajinya. |
Kualifikasi Pendidikan
Untuk menjadi manajer kantor, seseorang diharapkan telah berhasil menyelesaikan setidaknya gelar Sarjana di bidang apa pun (lebih disukai manajemen atau administrasi bisnis). Selanjutnya, untuk mendapatkan promosi yang cepat dan gaji yang baik, seorang kandidat dapat menambahkan berbagai kursus sertifikasi serta kursus penuh waktu (seperti CPA, MBA) ke gudang senjatanya.
Populer Harus Memiliki Sertifikasi
Sertifikasi memainkan peran penting dalam menentukan gaji serta prospek kerja seorang kandidat. Prepmycareer merekomendasikan setiap orang yang berada di manajemen tingkat menengah atau bawah untuk mengejar beberapa sertifikasi yang relevan. Dalam konteks pekerjaan manajer kantor, di bawah ini adalah daftar beberapa sertifikasi yang paling menonjol:
| Fakta-fakta | Durasi |
| Excel tingkat lanjut | 3-4 bulan |
| Sistem Akuntansi Pengoperasian (seperti Quickbooks, Xero, Zoho Accounts, dll.) | 6 bulan lagi |
| Manajemen Penggajian | 4 bulan lagi |
| Pemasaran Digital | 6 bulan lagi |
| Public Speaking (Keterampilan Komunikasi) | 3 bulan lagi |
Referensi
- https://www.journals.uchicago.edu/doi/abs/10.1086/344121
- https://repository.library.georgetown.edu/handle/10822/559297
Saya telah berusaha keras menulis posting blog ini untuk memberikan nilai kepada Anda. Ini akan sangat membantu saya, jika Anda mempertimbangkan untuk membagikannya di media sosial atau dengan teman/keluarga Anda. BERBAGI ADALAH ️
Sandeep Bhandari adalah pendiri situs web PrepMyCareer.com.
Saya seorang blogger profesional penuh waktu, pemasar digital, dan pelatih. Saya suka apa pun yang berhubungan dengan Web, dan saya mencoba mempelajari teknologi baru setiap hari.
Semua manajemen tim, pembuatan konten, dan tugas monetisasi ditangani oleh saya. Bersama dengan tim di PrepMyCareer, tujuannya adalah untuk menyediakan konten yang bermanfaat dan menarik bagi pembaca kami.