Dalam pengaturan kantor pada umumnya, terdapat atasan dan pekerja atau asistennya yang bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan tugas dan tugas administrasi. Asisten kantor dikenal dengan beberapa nama berbeda seperti pegawai kantor/asisten administrasi/spesialis pendukung, dll. Karena hampir setiap kantor atau organisasi membutuhkan asisten kantor untuk mengelola tugas-tugas administrasinya, mereka menikmati permintaan yang besar dan prospek gaji yang baik.
Profil Pekerjaan dan Tugas
Seorang asisten kantor bertanggung jawab untuk melakukan tugas administrasi. Tugasnya mungkin berbeda dan bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya, namun tugas yang luas dan paling menonjol disebutkan di bawah ini:
- Mengatur dan mengelola file yang berkaitan dengan berbagai klien perusahaan
- Mencatat dan menyiapkan risalah rapat pengurus
- Memilih dan menjawab panggilan telepon
- Menangani semua komunikasi
- Bertindak sebagai saluran komunikasi antara manajemen senior dan klien perusahaan
- Menyusun dokumen bisnis, balasan, dan pengolah kata
- Menjaga jadwal janji temu para manajer
- Menjadwal ulang janji temu berdasarkan permintaan dari manajer atau klien perusahaan
- Pastikan perlengkapan kantor dan alat tulis tersedia dalam jumlah yang cukup
- Memelihara database pelanggan perusahaan
- Merencanakan, mengatur, dan mengawasi perjalanan bisnis manajemen tingkat senior
- Melengkapi dokumen dan entri data
- Sambut pelanggan dan klien yang berjalan ke gedung kantor
- Lakukan tugas singkat untuk mengirim atau mengumpulkan sesuatu
- Pastikan semua peralatan kantor dan infrastruktur TI berfungsi dengan baik dan dalam kondisi yang baik
- Pastikan bahwa semua peralatan listrik dan api terpasang dengan baik dan benar-benar terpasang
- Menjaga kesopanan kantor
Keterampilan Diperlukan
Asisten kantor disebut dan dianggap sebagai orang serba bisa yang bertanggung jawab untuk mengelola semua berbagai tugas secara efisien. Ada berbagai keterampilan yang harus dimiliki seorang asisten kantor. Beberapa yang menonjol disebutkan di bawah ini:
| Nama keterampilan | Alasan |
| Keterampilan komunikasi | Untuk menanggapi pertanyaan klien dan menjadwal ulang janji dengan cara yang efektif |
| Keterampilan menggambar | Untuk mempersiapkan komunikasi yang sempurna, benar secara tata bahasa, dan ditulis secara logis |
| Kepribadian yang menawan | Untuk menyapa dan mengesankan klien perusahaan |
| Disiplin | Untuk mengelola begitu banyak hal secara bersamaan, Anda perlu disiplin dan terorganisir |
| Ingatan yang bagus | Untuk mengelola file Anda secara efektif dan menghasilkan file yang diperlukan dalam waktu minimal, Anda harus memiliki memori yang tajam. |
Prospek Gaji
Prospek gaji seorang asisten kantor cerah karena permintaan dan kebutuhan yang meningkat. Gaji yang diambil dalam peran yang sama bergantung pada berbagai faktor seperti yang diilustrasikan di bawah ini:
| Nama faktor | Efek pada gaji |
| Lokasi | Seorang asisten kantor yang ditempatkan di lokasi yang memiliki biaya hidup lebih tinggi akan mendapatkan gaji yang tinggi dibandingkan dengan asisten yang ditempatkan di daerah semi perkotaan atau pedesaan. Kenaikan atau kenaikan gaji pada dasarnya untuk mengkompensasi inflasi. |
| Pengalaman | Pengalaman memainkan peran utama dalam gaji yang diperoleh. Semakin tinggi pengalaman asisten kantor, semakin tinggi gajinya. |
| Keterampilan | Asisten kantor yang terampil dan efisien selalu menjadi perhatian para pemberi kerja, dan untuk mempertahankan bakat tersebut, organisasi membayar gaji lebih tinggi dari rata-rata. |
| sertifikasi | Seorang asisten kantor berkualifikasi tinggi yang telah mengikuti kursus pendidikan yang relevan akan mendapatkan gaji yang tinggi. |
Kualifikasi Pendidikan
Peran asisten kantor adalah seorang generalis dan bukan seorang spesialis. Oleh karena itu, persyaratan pendidikan tidak terlalu besar. Namun, seseorang harus memiliki setidaknya satu dari yang berikut:
- Gelar sarjana di bidang apa pun (3 tahun)
- Sebuah diploma dalam manajemen kantor (2 tahun)
Kursus dan Sertifikasi Terbaru
Seperti dibahas di atas, orang yang berkualifikasi tinggi dengan kesadaran tentang semua perangkat lunak terbaru dan kursus akademik yang relevan akan selalu menikmati gaji yang lebih tinggi dan peningkatan karier yang lebih baik. Oleh karena itu, selalu diperlukan untuk menambahkan beberapa sertifikasi utama ke keranjang Anda untuk meningkatkan peluang seleksi dan prospek gaji Anda. Beberapa mata kuliah utama adalah:
| Nama mata kuliah | Durasi |
| Dasar-dasar profesional administrasi | 3 bulan lagi |
| Keterampilan berbicara di depan umum dan komunikasi yang efektif | 3 bulan lagi |
| Akuntansi dasar dan manajemen umum | 5-6 bulan |
| Risalah Papan – Panduan lengkap | 3 bulan lagi |
| Kursus penyusunan bisnis dan komunikasi | 3 bulan lagi |
3 Harus Mempersiapkan Pertanyaan Wawancara
Wawancara untuk posisi asisten kantor rumit dan membutuhkan banyak persiapan dan ketekunan karena persaingan yang ketat. Namun, dengan persiapan yang tepat, seseorang dapat dengan mudah menyelesaikan wawancaranya. Tiga pertanyaan wawancara yang harus disiapkan adalah:
1) Bagaimana Anda Mengelola File dan Dokumen?
Jawaban atas pertanyaan ini memungkinkan pewawancara memahami metode Anda dalam menangani file, dokumen penting, dan dokumen bisnis.
Contoh Jawaban
Saya selalu menyiapkan buku harian dan daftar catatan serta mengatur file dalam urutan yang logis. Sudah menjadi kebiasaan saya, menempatkan potongan kertas kecil di setiap file, yang membedakannya dari yang lain. Selanjutnya, kategorisasi file yang tepat sangat diperlukan untuk mengurangi waktu utama yang digunakan dalam ketersediaan file.
2) Seberapa Efisien Anda Dapat Menyusun Komunikasi Tertulis?
Drafting adalah keterampilan penting asisten kantor yang diharapkan oleh hampir semua pemberi kerja. Jika Anda tidak memiliki keterampilan ini maka Anda harus mengikuti kursus sertifikasi, karena tanpa ini, peluang Anda untuk terpilih hampir dapat diabaikan.
Contoh Jawaban
Drafting adalah keterampilan penting, dan saya memiliki pengetahuan ahli di bidang ini. Saya mengetahui semua terminologi bisnis, etika yang harus diikuti, dan yang terpenting berbagai format dari berbagai dokumen bisnis. Bersamaan dengan ini, saya memiliki dasar tata bahasa yang mahir dengan kemampuan untuk membingkai kalimat panjang yang bermakna.
3) Bagaimana Anda Menangani Volume Pekerjaan yang Tinggi?
Beban pekerjaan dan mengelola file dalam jumlah besar menjadi hal yang wajar bagi profesi asisten kantor. Dia adalah Asisten administratif perusahaan dan mungkin perlu bekerja lembur untuk mengelola file secara efektif.
Contoh Jawaban
Saya benar-benar memahami persyaratan beban kerja yang tinggi. Saya yakinkan Anda, bahwa saya memiliki kemampuan untuk bekerja berjam-jam, karena tingkat konsentrasi saya yang tinggi dan fokus yang berkembang. Ini membantu saya untuk bekerja secara efektif dan melakukan tugas dan tugas saya secara efisien. Untuk mempertahankan ini saya berlatih meditasi 15 menit setiap hari.
Kesimpulan
Asisten kantor adalah kebutuhan saat ini untuk semua organisasi yang beroperasi di seluruh dunia. Dia mengizinkan manajer atau manajemen senior untuk fokus pada tugas-tugas penting dan keputusan strategis, tanpa mengkhawatirkan file dan detail klien mereka. Mereka mendapat kompensasi yang baik dan seiring waktu kompensasi mereka meningkat pesat. Jika Anda menyukai artikel kami maka jangan lupa untuk membaginya dengan keluarga dan teman Anda. Juga, beri tahu kami melalui bagian komentar di bawah, betapa Anda menyukai artikel kami.
Referensi
Saya telah berusaha keras menulis posting blog ini untuk memberikan nilai kepada Anda. Ini akan sangat membantu saya, jika Anda mempertimbangkan untuk membagikannya di media sosial atau dengan teman/keluarga Anda. BERBAGI ADALAH ️
Sandeep Bhandari adalah pendiri situs web PrepMyCareer.com.
Saya seorang blogger profesional penuh waktu, pemasar digital, dan pelatih. Saya suka apa pun yang berhubungan dengan Web, dan saya mencoba mempelajari teknologi baru setiap hari.
Semua manajemen tim, pembuatan konten, dan tugas monetisasi ditangani oleh saya. Bersama dengan tim di PrepMyCareer, tujuannya adalah untuk menyediakan konten yang bermanfaat dan menarik bagi pembaca kami.