Abbiamo sempre immaginato la vita di un dirigente di livello superiore di qualsiasi dipartimento o organizzazione piena di fama, rispetto, denaro e così via, ma non c'è niente di sbagliato! Sì, è così che sembra, ma ecco una svolta.
Immagina anche di avere un sacco di lavoro, doveri, responsabilità, decisioni cosa e cosa no. È così che ci si sente quando sei un dirigente di una grande multinazionale, azienda o qualsiasi ufficio governativo. Senza dubbio sei rispettato, sei adorato ma allo stesso tempo devi affrontare varie responsabilità sulle tue spalle.
Ecco dove entrano in scena gli assistenti, questi sono quegli eroi che alleggeriscono il peso delle responsabilità di un dirigente.
Gli assistenti esecutivi sono coloro che gestiscono le attività quotidiane o alcuni lavori importanti ma non eccessivi rispetto ad altri tipi di lavoro, ad esempio: pianificazione di riunioni, annotazione di verbali, presentazione di report e dati e così via.
Come abbiamo capito chiaramente di un assistente esecutivo, procediamo ora verso gli altri criteri come descrizione del lavoro, mansioni, competenze, stipendio, ecc.
Descrizione del lavoro di un assistente esecutivo
Il compito principale di un assistente esecutivo è fornire l'assistenza adeguata al dirigente di livello superiore di un'organizzazione. Come non così diretto, ma alla fine stai aumentando del tutto l'efficienza della tua azienda.
Ad esempio, un assistente esecutivo può essere incaricato di conservare i record di alcuni database, analizzare i dati, programmare riunioni e così via.
Tutto il suo scopo deve essere quello di assumere tutti i compiti esternalizzabili a te stesso ed eseguirli accuratamente.
Doveri di un assistente esecutivo
Come accennato in precedenza, un assistente esecutivo deve facilitare il lavoro di un livello superiore. I suoi compiti sono tutti quei lavori che sono essenziali e possono essere affidati a qualcuno fedele.
- Agire come mediatore tra i dirigenti ei colleghi interni o esterni
- Pianificazione di riunioni e conferenze e coinvolgenti sale conferenze
- Mantenere gli archivi e il sistema di database in corso e cercare modi per aggiornare il software e l'hardware correnti
- Per prendere accordi per la peregrinazione e prenotare i biglietti per gli appuntamenti fuori stazione
- Annotare i verbali delle riunioni e affiggerli di conseguenza
- Per gestire il calendario e il programma giornaliero di un dirigente
Competenze necessarie per un assistente esecutivo
Una forte personalità è essenziale per un assistente, con quella personalità le competenze richieste, sono ciò che costituisce un prezioso assistente.
Quindi diamo un'occhiata a quali sono quelle abilità speciali richieste per essere un assistente.
- capacità di comunicazione
Non solo per un assistente ma per o in ogni campo di lavoro questa abilità molto particolare è importante, è universale. Un assistente è una persona che si connette con quasi tutte le altre persone che sono in contatto con un dirigente.
Le persone che sono in relazione con i dirigenti sono quelle che sono nel mondo degli affari e devono essere servite con molta saggezza. Essendo un assistente devi avere adeguate capacità di commutazione in modo da poterti connettere con loro con la stessa facilità con cui fanno i dirigenti. Alla fine, tutto può essere costruito con le parole.
- attendibilità
I dirigenti considerano gli assistenti come il loro braccio destro o la stessa autorità con organi diversi, tutte le responsabilità che gli assistenti ricoprono fanno parte dei doveri di un dirigente.
Quindi essere onesti eternamente è ciò che cerca ogni dirigente. L'assistente detiene tutti quei dati interni o interni dell'azienda, motivo per cui l'affidabilità è molto importante in questo campo.
- La gestione del tempo
I dirigenti nominano un assistente in modo che possano concentrarsi sul loro lavoro molto importante poiché sono troppo occupati per svolgere tutto il lavoro. In qualità di assistente, devi avere l'abilità di una corretta gestione del tempo poiché tutto dovrebbe essere fatto in tempo perché più compiti sono in sospeso dietro il recente.
- Multitasking
Gli assistenti hanno diverse attività da eseguire contemporaneamente, a volte dedicare tutto il tempo a una singola attività non è una buona opzione, quindi anche il multitasking è importante per l'esecuzione di un assistente.
- Attenzione ai dettagli
Mentre lavorare su molte attività in una sola volta può essere frenetico, ma l'assistente deve farlo in modo elegante, lavorare solo su più attività non è ciò che è apprezzato, ma sicuramente lo è lavorare su diverse attività con perfezione.
Istruzione necessaria per essere un assistente esecutivo
Da un punto di vista educativo, avere una scuola superiore o una laurea è preferibile a essere un assistente. Alcuni corsi aggiuntivi sarebbero la ciliegina sulla torta, ad esempio: computer di base, MS Excel, MS PowerPoint, ecc. Se uno ha una laurea in ambito aziendale, sarà preferibile.
Stipendio per un assistente esecutivo
Gli assistenti esecutivi guadagnano in media uno stipendio annuo medio di ₹ 1,20,000, il che non è male per le matricole o per coloro che non vedi l'ora di fare carriera in questo campo. Lo stipendio differisce in base all'esperienza e ad altri aspetti, ma man mano che trascorri più anni in questo campo guadagni più stipendio e anche commissioni, incentivi a parte.
Conclusione
L'India è un paese in via di sviluppo in cui le innovazioni avvengono ogni giorno e viene anche adottata molto rapidamente, quindi essendo parte di un paese così in via di sviluppo, anche le aziende e gli affari stanno crescendo in modo esponenziale, il che si traduce in molti dirigenti che si assumono molte responsabilità alla fine la domanda di assistenti che possono assumersi metà della loro responsabilità sulle spalle, quindi è lecito affermare che l'esposizione per la carriera è di buon livello.
Quindi, se non vedi l'ora di entrare in questo campo come carriera, allora può essere la tua decisione appropriata, ma assicurati di essere fiducioso e devoto al tuo lavoro in questo campo.
Infine, questo è tutto ciò che devi sapere sugli assistenti esecutivi. Spero che questo articolo ti piaccia e, se lo fai, assicurati di mettere mi piace e anche di condividerlo con coloro che vogliono esserlo. Se nel caso ci siamo persi qualcosa o devi aggiungere qualcosa, faccelo sapere commentando in basso e mostra anche i tuoi pensieri, come sempre sono apprezzati.
Riferimento
- https://www.comm-unityplus.org.au/images/documents/position_descriptions/2018-05-09_PD_Executive_Assistant.pdf
- https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-137-44424-0_3
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Sandeep Bhandari è il fondatore del sito Web PrepMyCareer.com.
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