In una tipica struttura d'ufficio, c'è un capo e i suoi dipendenti o assistenti responsabili della corretta esecuzione dei compiti e dei doveri d'ufficio. Un assistente d'ufficio è conosciuto con diversi nomi come impiegato/assistente amministrativo/specialista di supporto, ecc. Poiché quasi tutti gli uffici o organizzazioni hanno bisogno di un assistente d'ufficio per gestire i propri compiti d'ufficio, godono di un'enorme domanda e di buone prospettive salariali.
Profilo professionale e doveri
Un assistente d'ufficio è responsabile dello svolgimento dei compiti d'ufficio. I compiti possono differire e variare da organizzazione a organizzazione, ma i compiti ampi e più importanti sono menzionati di seguito:
- Organizzazione e gestione delle pratiche relative ai vari clienti dell'azienda
- Prendere appunti e redigere i verbali della riunione del consiglio
- Raccogliere e rispondere alle telefonate
- Gestisci tutte le comunicazioni
- Fungere da canale di comunicazione tra l'alta dirigenza e i clienti dell'azienda
- Redazione di documenti aziendali, risposte ed elaborazione testi
- Mantenere gli orari degli appuntamenti dei dirigenti
- Riprogrammare gli appuntamenti su richiesta del manager o dei clienti dell'azienda
- Assicurati che le forniture per ufficio e la cancelleria siano in quantità sufficiente
- Mantenere un database dei clienti dell'azienda
- Pianificare, organizzare e supervisionare i viaggi di lavoro della dirigenza di alto livello
- Scartoffie complete e inserimento dati
- Saluta i clienti e i clienti che entrano nei locali dell'ufficio
- Svolgi brevi commissioni per consegnare o ritirare qualcosa
- Assicurarsi che tutte le apparecchiature per ufficio e l'infrastruttura IT funzionino correttamente e siano in buone condizioni
- Assicurarsi che tutte le apparecchiature elettriche e antincendio siano ben posizionate e completamente installate
- Mantenere il decoro dell'ufficio
Abilità richieste
Un assistente d'ufficio è definito e considerato come un tuttofare responsabile della gestione di tutti i vari compiti in modo efficiente. Sono diverse le competenze che un assistente d'ufficio deve possedere. Alcuni importanti sono menzionati di seguito:
| Nome delle abilità | Ragione |
| Abilità comunicative | Per rispondere alle domande del cliente e riprogrammare gli appuntamenti in modo efficace |
| Abilità di disegno | Per preparare comunicazioni impeccabili, grammaticalmente corrette e logicamente scritte |
| Personalità affascinante | Per salutare e impressionare i clienti dell'azienda |
| Disciplina | Per gestire così tante cose contemporaneamente, devi essere disciplinato e organizzato |
| Buona memoria | Per gestire i file in modo efficace e produrre il file richiesto nel tempo minimo necessario, è necessario disporre di una memoria nitida. |
Prospettive salariali
Le prospettive salariali di un assistente d'ufficio sono brillanti a causa dell'aumento della domanda e delle necessità. Lo stipendio recuperato in un ruolo simile dipende da vari fattori come illustrato di seguito:
| Nome del fattore | Effetto sullo stipendio |
| Dove | Un assistente d'ufficio, distaccato in località con un costo della vita più elevato, otterrebbe salari più elevati rispetto agli assistenti distaccati in aree semiurbane o rurali. L’aumento o l’aumento dello stipendio serve sostanzialmente a compensare l’inflazione. |
| Experience | L'esperienza gioca un ruolo importante nello stipendio guadagnato. Maggiore è l'esperienza di un assistente d'ufficio, maggiore sarà il suo stipendio. |
| Abilità | Un assistente d'ufficio abile ed efficiente è sempre nel radar dei datori di lavoro e, per trattenere un tale talento, le organizzazioni pagano stipendi più alti della media. |
| Certificazioni | Un assistente d'ufficio altamente qualificato che abbia seguito corsi di formazione pertinenti otterrebbe stipendi elevati. |
Titoli di studio
Il ruolo di un assistente d'ufficio è di un generalista e non di uno specialista. Quindi, i requisiti educativi non sono molto grandi. Tuttavia, è necessario disporre di almeno uno dei seguenti:
- Una laurea in qualsiasi campo (3 anni)
- Un diploma in gestione d'ufficio (2 anni)
Ultimi Corsi e Certificazioni
Come discusso in precedenza, una persona altamente qualificata con conoscenza di tutti i software più recenti e dei relativi corsi accademici godrà sempre di salari più alti e di un migliore avanzamento di carriera. Pertanto, è sempre necessario aggiungere alcune importanti certificazioni al carrello per migliorare le possibilità di selezione e le prospettive di stipendio. Alcuni corsi principali sono:
| Nome del corso | Durata |
| Fondamenti del professionista amministrativo | 3 mesi |
| Capacità di parlare in pubblico e di comunicazione efficace | 3 mesi |
| Contabilità di base e gestione generale | mesi 5-6 |
| Verbali del Consiglio – Guida completa | 3 mesi |
| Corso di redazione e comunicazione aziendale | 3 mesi |
3 Deve preparare domande di intervista
I colloqui per il posto di assistente d'ufficio sono complicati e richiedono molta preparazione e perseveranza a causa della dura concorrenza. Ma con un'adeguata preparazione si può facilmente superare il colloquio. Le tre domande da preparare per l'intervista sono:
1) Come gestisci file e documenti?
La risposta a questa domanda consente a un intervistatore di comprendere il tuo metodo di gestione di file, documenti importanti e documenti aziendali.
Risposta di esempio
Preparo sempre un diario e un elenco di note insieme all'organizzazione dei file in un ordine logico. È mia abitudine mettere piccole pedine di carta su ogni file, che le distingue dal resto. Inoltre, una corretta categorizzazione dei file è della massima necessità per ridurre il tempo necessario per la disponibilità dei file.
2) Con quanta efficienza puoi redigere comunicazioni scritte?
La redazione è un'abilità importante degli assistenti d'ufficio attesa da quasi tutti i datori di lavoro. Se ti manca questa abilità, devi iscriverti a un corso di certificazione, poiché, senza questo, le tue possibilità di selezione sono quasi trascurabili.
Risposta di esempio
Il disegno è un'abilità importante e possiedo conoscenze specialistiche in questo campo. Sono a conoscenza di tutte le terminologie aziendali, dell'etica da seguire e, soprattutto, dei vari formati di più documenti aziendali. Insieme a questo, ho una base grammaticale competente con la capacità di inquadrare frasi lunghe e significative.
3) Come gestisci elevati volumi di lavoro?
L'onere del lavoro e la gestione di elevati volumi di file è naturale per la professione di assistente d'ufficio. Lui o lei è il Assistente amministrativo dell'azienda e potrebbe richiedere di fare straordinari per gestire efficacemente i file.
Risposta di esempio
Capisco perfettamente la necessità di elevati carichi di lavoro. Ti assicuro che ho la capacità di lavorare per lunghe ore, grazie al mio alto livello di concentrazione e concentrazione sviluppata. Questo mi aiuta a lavorare in modo efficace e a svolgere i miei compiti e compiti in modo efficiente. Per mantenerlo pratico 15 minuti di meditazione al giorno.
Conclusione
Un assistente d'ufficio è la necessità del momento per tutte le organizzazioni che operano in tutto il mondo. Permette ai manager o al senior management di concentrarsi su compiti importanti e decisioni strategiche, senza preoccuparsi dei loro file e dei dettagli dei clienti. Sono ben compensati e con il tempo il loro compenso aumenta a passi da gigante. Se ti piacciono i nostri articoli, non dimenticare di condividerli con la tua famiglia e i tuoi amici. Inoltre, facci sapere attraverso la sezione commenti qui sotto, quanto ti piacciono i nostri articoli.
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Sandeep Bhandari è il fondatore del sito Web PrepMyCareer.com.
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